O que é um PDF?

PDF significa Portable Document Format. Este tipo de ficheiro mantém o aspeto original, incluindo fontes, texto, disposição e imagens, igual em qualquer ecrã onde o abrir. Neste guia, saiba o que é um PDF, como funciona na prática, para que serve, quais os seus tipos, vantagens, limitações e diferenças face a outros formatos.

O que significa PDF

PDF significa Portable Document Format. Cada palavra do nome completo descreve o que o formato faz. Portable significa que um PDF abre em telemóveis, tablets e computadores, independentemente do software em que foi criado. Document significa que foi concebido para conter elementos como contratos, formulários e relatórios. Format significa que a disposição é fixa: as fontes, o texto e as imagens mantêm-se onde foram colocados, para que o destinatário veja a página exatamente como foi guardada.

Em termos simples, um PDF é uma reprodução digital de uma folha de papel, não um conjunto de símbolos que um navegador reorganiza no momento. Isto resume o significado de PDF numa frase e explica por que motivo a sigla é muito mais usada do que o nome completo, tanto na escrita quotidiana como na técnica.

O que é um ficheiro PDF

Um PDF é um único ficheiro que guarda em conjunto o texto, as imagens e a disposição de uma página, para que tenha o mesmo aspeto onde quer que seja aberto. Veja o que contém e como o consegue fazer.

O que pode conter um PDF

Quanto ao conteúdo de um ficheiro PDF, este pode incluir diferentes tipos de conteúdo, consoante a forma como foi criado. Incluem-se os seguintes:

• Texto

• Imagem

• Gráficos vetoriais

• Fontes incorporadas

• Botões interativos

• Ligações

• Campos de formulário preenchíveis

• Comentários

• Vídeos e outros conteúdos multimédia

• Metadados

• Ficheiros anexados

Um PDF não é uma imagem de um documento, mas sim um contentor de diferentes elementos interativos. Contém muito mais do que páginas estáticas: permite clicar em ligações, preencher formulários e, nos visualizadores compatíveis, reproduzir vídeo ou utilizar botões. Graças aos muitos tipos de conteúdo que pode incluir, um PDF é um ficheiro multifunções que pode usar para tratar de documentação e realizar várias tarefas.

Como um PDF mantém a mesma disposição em todo o lado

Então, como funciona um PDF quando contém diferentes elementos, mas os mantém inalterados? Um PDF guarda a posição exata de cada elemento, em vez de depender de outro programa ou software para os organizar novamente. A formatação fixa, que inclui as coordenadas de cada elemento e fontes incorporadas, é uma herança do PostScript, o antecessor do PDF. O PDF surgiu a partir do PostScript, a linguagem de descrição de páginas da Adobe. Ambas as abordagens (coordenadas fixas e fontes incorporadas) tornam um ficheiro estável; não depende do software em que foi criado, do dispositivo nem do sistema operativo. Ao contrário de um PDF, um DOCX pode apresentar diferenças face ao aspeto original noutro computador, no que respeita às fontes ou à estrutura. Um PDF contém instruções precisas para guardar as posições dos elementos, permitindo apresentá-los da mesma forma em todo o lado.

Como identificar um PDF no computador

Se quiser saber o que é um PDF num computador ou como encontrá-lo, procure a extensão .pdf no final do nome do documento. O sistema também apresenta o ícone do visualizador de PDF predefinido junto ao nome do ficheiro. Se clicar duas vezes neste ficheiro, provavelmente não o conseguirá editar, porque o sistema abre-o num visualizador. Para alterar o documento, precisará de uma ferramenta específica ou de o converter para um formato editável.

Para que serve o formato PDF

Compreender claramente o que é o formato PDF torna mais fácil explicar por que este tipo de documento é tão popular. Dada a sua disposição fixa e natureza multifunções, é uma solução adequada para assinar contratos, preencher formulários e concluir outras tarefas. Veja abaixo as utilizações mais comuns do PDF.

Contratos, faturas e acordos

Os documentos legais e financeiros são frequentemente disponibilizados em formato PDF porque este preserva a versão acordada. Um PDF mantém o conteúdo acordado na página. Quando inclui uma assinatura digital baseada em certificado, qualquer alteração posterior invalida essa assinatura. Pode utilizar uma ferramenta para assinar PDF para adicionar uma assinatura eletrónica e enviá-lo por e-mail para outra pessoa assinar.

Formulários para preencher e devolver

Candidaturas a emprego, formulários fiscais e questionários são guardados como PDFs preenchíveis porque os campos estão incorporados num ficheiro. Um destinatário pode introduzir as suas informações e devolver o documento sem voltar a escrevê-lo nem alterar o formato. Um PDF pode ser um modelo de formulário reutilizável quando diferentes pessoas precisam de o preencher. A ferramenta da PDFAid para preencher PDF permite escrever nos campos no navegador, guardar o formulário preenchido e criar modelos PDF com campos interativos.

Currículos, relatórios, manuais e eBooks

Escolher o formato PDF é a decisão certa quando documentos como um currículo, relatório, trabalho de investigação, instrução, brochura ou eBook já se destinam à leitura em vez da edição. Isto deve-se ao facto de o autor pretender preservar o design original do ficheiro. Para manter a disposição tal como foi criada ao partilhar, pode converter DOCX para PDF com a nossa ferramenta. Quando é necessária formatação fixa para um eBook, converter EPUB para PDF também pode ajudar.

Ficheiros prontos para impressão para designers

As gráficas pedem frequentemente um PDF pronto para impressão porque o formato preserva todos os detalhes necessários para uma impressão de alta qualidade. A norma específica para impressão é PDF/X e é regulada pela ISO 15930. Um documento pode incluir imagens de alta resolução, fontes incorporadas e perfis de cor, e um PDF suporta todos estes elementos. A disposição será impressa como foi criada pelo designer, com todos os elementos visuais no lugar e sem alterações.

Digitalizações e documentação arquivada

Utilizamos o formato PDF quando é necessário transformar documentos em papel em ficheiros digitais, como contratos, recibos e registos médicos. Pode criar um único ficheiro em vez de criar e guardar várias fotografias. Como resultado, parece um documento num ecrã, mas continua a não ter texto pesquisável nem editável. Afinal, as páginas continuam a ser imagens.

Tipos de ficheiros PDF

A diferença entre os tipos de PDF determina o que pode fazer com um ficheiro e quais as ferramentas necessárias. Por exemplo, se tentar selecionar uma frase no ecrã com o rato e nada acontecer, significa que tem uma digitalização. Existe também o PDF Portfolio — um PDF que inclui vários ficheiros, como um contrato, uma folha de cálculo e fotografias.

PDFs digitais

São ficheiros criados digitalmente no Word, Excel, num navegador ou em software de design. O texto deste documento é real, pelo que pode pesquisá-lo e copiá-lo em qualquer visualizador, bem como alterá-lo num Editor de PDF. É um dos tipos de PDF mais comuns com que as pessoas habitualmente trabalham. Estes ficheiros são compatíveis com a maioria das ferramentas de edição, conversão e outras ações.

PDFs digitalizados

Para compreender melhor o que pode fazer com este tipo de ficheiro, é necessário esclarecer o que é um PDF digitalizado. É uma imagem de uma página guardada em formato PDF. As imagens e o texto que vê fazem parte dessa cópia e não é possível pesquisá-los, selecioná-los, copiá-los ou editá-los. Tecnicamente, são os píxeis que compõem uma página, não elementos individuais. Este tipo de PDF corresponde a uma página de um digitalizador ou a uma fotografia tirada com um smartphone. No entanto, pode converter um PDF em documento editável na nossa plataforma e fazer alterações aqui.

PDF pesquisáveis

Então, o que é um ficheiro PDF pesquisável e como se trabalha com ele? Depois de aplicar OCR a um documento digitalizado, este passa a ter uma camada de texto pesquisável, embora continue a parecer uma imagem. Contém o conteúdo reconhecido numa digitalização, que pode selecionar ou copiar. O principal é que o OCR transfere um novo ficheiro. Não se trata de um tipo diferente de documento, mas da mesma digitalização com uma camada de texto adicionada por baixo. Pode converter rapidamente um ficheiro digitalizado com a ferramenta OCR PDF e pesquisar num PDF no navegador.

Vantagens e limitações do PDF

Em que o formato se destaca

Além de manter a disposição original, como referido acima, o PDF tem várias vantagens. Num documento pesquisável, pode encontrar e editar rapidamente o texto, as palavras, os números e outras informações necessários, sem ter de consultar todas as páginas. O PDF cumpre a norma aberta ISO 32000, o que o torna independente de um fornecedor de software. Por isso, estes ficheiros podem ser partilhados e visualizados em vários programas e dispositivos, independentemente do sistema operativo. Os PDFs também dispõem de opções de segurança, como palavras-passe e permissões para uma utilização segura, especialmente em contratos empresariais, candidaturas e outros documentos com dados importantes. Outras funcionalidades suportadas, incluindo ligações, assinaturas e formulários preenchíveis, fazem do PDF um dos formatos mais práticos para fins pessoais, académicos ou profissionais.

Onde pode dificultar o trabalho

Deve conhecer as limitações do PDF que podem afetar o trabalho. Como este formato foi criado para partilha, a edição requer um passo adicional, o que significa que é necessário editá-lo diretamente ou convertê-lo em DOCX. Outra questão surge com um documento digitalizado que permanece uma imagem, e não texto, antes de utilizar OCR. Um PDF extenso também pode ser problemático se precisar de enviar um anexo por e-mail devido a limitações de tamanho. Nesse caso, dividir ou comprimir um ficheiro pode ser uma solução. Normalmente, as pessoas convertem PDFs não pela conversão em si, mas para aceder ao conteúdo.

PDF vs. outros formatos de ficheiro

Ficheiros de diferentes formatos adequam-se a necessidades específicas e podem ser uma opção melhor para algumas tarefas. Por isso, vamos comparar PDF vs. Word e JPG. A diferença entre PDF e Word é abordada em seguida.

PDF vs. Word

O DOCX funciona bem como rascunho que pode editar, e um PDF é uma escolha prática para a versão final. Se precisar de alterar um PDF, pode converter PDF para Word e, quando terminar, voltar a converter Word para PDF. Tenha em conta que uma conversão para DOCX pode afetar a disposição original, incluindo colunas, legendas de imagens e outros elementos.

PDF vs. JPG

Ao contrário de um documento PDF com várias páginas e texto pesquisável, um JPG é uma imagem única sem camada de texto. É uma solução útil se não souber se o destinatário tem um programa que abre um PDF. Para trabalhar com ambos os tipos de ficheiro, converta PDF para JPG ou JPG para PDF online no navegador.

Como abrir um PDF

Se quiser saber como abrir um ficheiro PDF, pode usar qualquer navegador moderno sem instalar software. Arraste o ficheiro para um separador aberto do navegador ou clique nele com o botão direito do rato e escolha Abrir com > Chrome, Edge ou Safari. O seu PDF ficará imediatamente disponível para visualização. Para pesquisar texto, editá-lo, deixar uma anotação ou imprimi-lo, pode utilizar uma ferramenta de leitor de PDF online. Carregue o ficheiro a partir de qualquer dispositivo e aplique as ferramentas integradas, se necessário. Pode visualizar, ampliar, navegar entre páginas, imprimir, transferir e enviar um PDF por e-mail, bem como abri-lo no editor se precisar de o assinar ou alterar.

Como criar um ficheiro PDF

Existem vários métodos para criar um ficheiro PDF, incluindo converter um documento, guardá-lo como PDF numa janela de impressão ou transferir uma página Web.

Converter um ficheiro Word, Excel ou PowerPoint

A conversão é o método mais popular, especialmente para documentos de escritório quando pretende manter a disposição original. Converta DOCX para PDF se quiser partilhar um contrato ou relatório, Excel para PDF para folhas de cálculo e PowerPoint para PDF para apresentações.

Imprimir para PDF em vez de papel

Pode imprimir para PDF em vez de imprimir um documento em papel se escolher esta opção na janela da impressora. Consoante o sistema que utiliza, proceda da seguinte forma: Destino > Guardar como PDF (Chrome e Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); menu PDF > Guardar como PDF (macOS). Pode fazê-lo com quase todos os ficheiros imprimíveis, desde imagens a documentos.

Guardar uma página Web como PDF

Para preservar a disposição e o conteúdo dos ficheiros de que necessita, guarde uma página Web como PDF. Este método permite transferir bilhetes, confirmações de encomenda e artigos. Utilize uma ferramenta HTML para PDF online para converter páginas Web em PDFs.

Transformar fotografias ou digitalizações em PDF

É uma opção prática, pois permite criar um ficheiro a partir de um conjunto de imagens ou cópias digitalizadas, mantendo a ordem das páginas. Um PDF é mais fácil de guardar e partilhar do que fotografias ou documentos separados. Trate o seu ficheiro com as ferramentas JPG para PDF, Digitalizar para PDF e combinar imagens num PDF.

Criar um PDF de raiz

Embora não seja a necessidade mais comum, por vezes é necessário criar um PDF sem um ficheiro original. Normalmente, é preciso começar de raiz quando é necessária uma carta de apresentação, um formulário simples ou outro documento de uma página. Utilize a ferramenta Criar um PDF para começar com uma página em branco.

Como editar um PDF

Editar um PDF requer mais do que uma ação, pois pode envolver alterar texto e imagens, combinar ou dividir ficheiros, ou extrair o conteúdo de que necessita.

Alterar texto e imagens

Pode alterar uma figura, substituir um logótipo ou remover um parágrafo diretamente no nosso Editor de PDF. Não terá de reconstruir o seu documento. Além disso, esta ferramenta permite editar texto com a fonte original utilizada no texto. A fonte só pode ser correspondida quando está incorporada no PDF, pelo que algumas edições recorrerão a uma fonte semelhante. A funcionalidade exclusiva Editor de texto PDF é uma solução útil quando a linha corrigida tem de corresponder ao resto do parágrafo.

Combinar, dividir e reordenar páginas

Pode trabalhar com um PDF como se fosse um baralho de cartas, reordenando e combinando as páginas. Junte ficheiros separados num só com a nossa ferramenta Combinar PDF, para guardar documentos arquivados ou manter os detalhes de um relatório num único ficheiro. Dividir PDF se for necessário enviar um ficheiro extenso por e-mail ou se precisar apenas de um capítulo. Se precisar de reorganizar o seu ficheiro, também pode reordenar páginas no nosso espaço de trabalho.

Extrair as páginas ou imagens de que necessita

Se tiver um ficheiro de 60 páginas e precisar apenas de 3 delas, pode extrair páginas de um PDF. Extraia o conteúdo necessário e envie-o separadamente do documento completo. A nossa ferramenta Extrair PDF processa ficheiros de 100 MB. Também pode extrair imagens de um PDF quando precisar de guardar uma captura de ecrã importante com o serviço Extrair imagens.

Adicionar uma marca de água antes de partilhar

Adicione uma marca de água a um PDF quando um documento sai das suas mãos antes de estar finalizado ou deve ser assinalado como Confidencial. Por exemplo, pode utilizar etiquetas como Rascunho ou Confidencial. Escolha um modelo personalizado para o seu ficheiro quando adicionar uma marca de água ou adicionar um carimbo com as ferramentas da PDFAid.

Reduzir o tamanho do ficheiro antes de o enviar

É pouco provável que PDFs grandes respeitem os limites de tamanho dos serviços de e-mail, sobretudo se incluírem uma digitalização de várias páginas criada a partir de fotografias do telemóvel – que pode atingir dezenas de megabytes. Comprimir um PDF para reduzir o tamanho do seu ficheiro e enviá-lo por e-mail na nossa plataforma. A compressão pode afetar apenas a qualidade das imagens, não o texto do seu documento.

Um PDF é seguro

O PDF tem três mecanismos de segurança e permissões diferentes (que exigem uma palavra-passe do proprietário), que pode escolher consoante as suas finalidades e tarefas. As palavras-passe (uma palavra-passe de abertura e uma palavra-passe de permissões), as assinaturas e a ocultação de informações ou o nivelamento são descritos em seguida. A sua escolha depende do que precisa de proteger.

Palavras-passe e encriptação

A encriptação de PDF com proteção por palavra-passe impede outras pessoas de abrir o seu ficheiro, a menos que introduzam a palavra-passe necessária. É útil quando pretende que apenas determinados destinatários acedam ao documento. No entanto, pode ter um ficheiro que já não necessita de proteção e querer remover a encriptação. Depois de saber a palavra-passe de um PDF, pode desbloquear um PDF e torná-lo disponível para visualização, alteração e partilha.

Assinaturas digitais e eletrónicas

Então, o que é um PDF certificado e porque é importante conhecer a diferença entre estas assinaturas? Muitas pessoas confundem-nas, embora não sejam semelhantes. Uma assinatura eletrónica é aquela que pode escrever, inserir ou desenhar para demonstrar que aprova ou pretende fazer o que é indicado. Pode assinar um PDF desta forma com o nosso serviço. Uma assinatura digital baseia-se em tecnologia criptográfica e pode verificar a identidade e manter a integridade do documento após a assinatura. Quando o autor aplica uma assinatura de certificação, o PDF fica certificado: os leitores podem ver quem o certificou e se alguém efetuou alterações não autorizadas pelo autor.

Ocultação de informações e nivelamento

A ocultação de informações e o nivelamento são dois mecanismos diferentes que podem proteger o seu documento. A ocultação de informações elimina definitivamente o texto ou a área selecionada do ficheiro; uma caixa preta desenhada por cima não constitui ocultação de informações, porque o texto permanece por baixo e pode ser copiado. O nivelamento funciona de outra forma, impossibilitando alterações às assinaturas e aos campos. Esta opção fixa as camadas de conteúdo, pelo que outras pessoas não podem editar nem remover esses elementos. Os campos e as assinaturas passam a fazer parte da página, pelo que ninguém pode editá-los nem removê-los como elementos de formulário. Oculte informações num PDF quando precisar de esconder detalhes sensíveis e nivele um PDF para o tornar seguro para partilha.

Breve história do PDF

1991 – O Dr. John Warnock, que inventou o PDF, inicia o Projeto Camelot, conhecido como a fase inicial da tecnologia PDF.

15 de junho de 1993 - A Adobe lança oficialmente o Acrobat 1.0, a primeira versão de PDF.

2008 – O PDF 1.7 é publicado pela Organização Internacional de Normalização como a norma ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – A ISO publica o PDF 2.0 como ISO 32000-2 em 2017, seguido de uma segunda edição (ISO 32000-2:2020) em dezembro de 2020.

O Projeto Camelot, 1991

O Dr. John Warnock lança o Projeto Camelot. Descreve a ideia de um ficheiro que pode ser aberto e impresso com a apresentação original em qualquer computador ou impressora. Nessa altura, a partilha de documentos era bastante problemática porque podiam ter um aspeto diferente no ecrã de um colega. O Projeto Camelot foi concebido para resolver este problema.

Acrobat e PDF 1.0, 1993

A Adobe apresentou o primeiro Acrobat juntamente com um formato PDF em 15 de junho de 1993. Deu às pessoas a possibilidade de partilhar documentos preservando o seu aspeto autêntico. No entanto, a adoção do PDF foi lenta porque os ficheiros eram grandes naquela época e o Adobe Acrobat era um software pago.

Uma norma aberta desde 2008

A Adobe transferiu a especificação Adobe PDF para a ISO em 2008, o que significou que um PDF deixou de ser controlado por um único fornecedor. Segundo a atual ISO 32000-2, é uma norma aberta que pode ser utilizada de forma independente, independentemente do fornecedor de software.

Normas PDF que poderá encontrar

O que é um PDF em termos das suas especificações? O PDF é mais uma família de normas diferentes do que uma norma única. Todas se adequam a tarefas distintas, incluindo preservação, acessibilidade e organização.

PDF/A para arquivo a longo prazo

O PDF/A destina-se a arquivar ficheiros e preservá-los durante muito tempo. Esta versão exige que todos os elementos necessários, incluindo fontes e perfis de cor, sejam incorporados num documento. Um PDF não deve depender de ferramentas ou recursos externos. O PDF/A é utilizado quando os ficheiros têm de ser armazenados e permanecer reproduzíveis durante anos, algo frequentemente exigido por tribunais, arquivos e organismos públicos.

PDF com etiquetas e PDF/UA para acessibilidade

Um PDF com etiquetas preserva uma estrutura de documento que inclui títulos, listas, ordem de leitura e legendas de imagens. Graças a isso, o conteúdo é reconhecido em vez de ser tratado como uma coleção de elementos. O PDF/UA (ISO 14289) define as regras que um PDF com etiquetas tem de cumprir para que os leitores de ecrã o possam ler na ordem correta. A acessibilidade é o princípio central dos PDFs com etiquetas.

PDF linearizado para visualização rápida na Web

Primeiro, é necessário responder à pergunta: o que é um PDF linearizado? É um PDF reestruturado para que possa ver a primeira página antes de o navegador terminar de o transferir. Esta abordagem é útil quando tem de lidar online com ficheiros grandes, como catálogos extensos ou trabalhos de investigação. Não precisa de esperar que a transferência termine e pode começar a ler imediatamente um PDF linearizado.

Perguntas frequentes

O PDF é gratuito?

Sim. O PDF é um formato aberto, pelo que abrir, ler e criar PDFs não tem qualquer custo.

Posso obter o meu ficheiro convertido sem pagar?

A nossa ferramenta permite converter um ficheiro gratuitamente, mas aplica-se apenas a um documento e o processamento demora algumas horas até o seu ficheiro estar pronto. Se preferir evitar a espera, uma subscrição dá-lhe o resultado de imediato.

Porque é que tantas pessoas utilizam PDFs?

O PDF, abreviatura de Portable Document Format, continua popular porque mantém o aspeto e a formatação de um documento exatamente iguais em qualquer dispositivo ou sistema operativo.

O que é um leitor de PDF?

Um leitor de PDF é um software criado para abrir, visualizar e imprimir ficheiros em PDF, ou Portable Document Format.

Como sei se o meu PDF é uma digitalização?

Tente selecionar ou copiar algum texto com o rato. Se nada ficar realçado, o seu PDF é uma digitalização, essencialmente uma imagem de uma página e não texto editável.

Um PDF tem o mesmo aspeto em todos os dispositivos?

Sim. Um PDF é criado para ser apresentado de forma idêntica em qualquer ecrã ou impressora. Fixa a disposição, as fontes e as imagens para que nada se desloque da posição.