O que é PDF?

PDF significa Portable Document Format, ou Formato de Documento Portátil. Esse tipo de arquivo mantém a aparência original, incluindo fontes, texto, layout e imagens, igual em qualquer tela em que for aberto. Neste guia, descubra o que é um PDF, como ele funciona na prática, para que serve, além de seus tipos, vantagens, limitações e comparações com outros formatos.

O que significa PDF

PDF significa Portable Document Format, ou Formato de Documento Portátil. Cada palavra do nome completo descreve o que o formato faz. Portátil significa que um PDF é aberto em celulares, tablets e computadores, independentemente do software em que foi criado. Documento significa que ele foi desenvolvido para armazenar itens como contratos, formulários e relatórios. Formato significa que o layout é fixo: fontes, texto e imagens permanecem onde você os colocou, para que o destinatário veja a página exatamente como você a salvou.

Em termos simples, um PDF é uma reprodução digital de uma folha de papel, não um conjunto de símbolos que um navegador reorganiza instantaneamente. Esse é o significado de PDF em uma frase e o motivo de a sigla ser usada muito mais do que o nome completo na linguagem cotidiana e técnica.

O que é um arquivo PDF

Um PDF é um único arquivo que armazena juntos o texto, as imagens e o layout de uma página, para que tenha a mesma aparência onde quer que seja aberto. Veja o que há dentro dele e como ele consegue fazer isso.

O que um PDF pode conter

Quanto ao que há dentro de um arquivo PDF, ele pode conter diferentes tipos de conteúdo, dependendo de como foi criado. Eles incluem:

• Texto

• Imagem

• Gráficos vetoriais

• Fontes incorporadas

• Botões interativos

• Links

• Campos de formulário preenchíveis

• Comentários

• Vídeos e outras mídias

• Metadados

• Arquivos anexados

Um PDF não é uma imagem de um documento, mas um contêiner de diferentes elementos interativos. Ele armazena muito mais do que páginas estáticas, permitindo clicar em links, preencher formulários e, em visualizadores compatíveis, reproduzir vídeos ou usar botões. Graças aos muitos tipos de conteúdo que um PDF pode incluir, ele é um arquivo multifuncional que você pode usar para documentos e diversas tarefas.

Como um PDF mantém o mesmo layout em todos os lugares

Então, como um PDF funciona quando contém elementos diferentes, mas os mantém intactos? Um PDF armazena a posição exata de cada elemento, em vez de depender de outro programa ou software para reorganizá-los. A formatação fixa, que inclui as coordenadas de cada elemento e fontes incorporadas, é uma herança do PostScript, o antecessor do PDF. O PDF surgiu do PostScript, a linguagem de descrição de páginas da Adobe. Ambas as abordagens (coordenadas fixas e fontes incorporadas) tornam um arquivo estável; ele não depende do software em que foi criado, do dispositivo nem do sistema operacional. Diferentemente de um PDF, um DOCX pode ter aparência diferente da original em outro computador quanto às fontes ou à estrutura. Um PDF contém instruções precisas para armazenar as posições dos elementos, o que permite exibi-los da mesma forma em todos os lugares.

Como identificar um PDF no seu computador

Se você quer saber o que é um PDF em um computador ou como encontrá-lo, procure a extensão de arquivo .pdf ao final do nome do documento. O sistema também mostra o ícone do seu visualizador de PDF padrão ao lado do nome do arquivo. Se você clicar duas vezes nesse arquivo, provavelmente não conseguirá editá-lo, pois o sistema o abre em um visualizador. Para fazer alterações no documento, você precisará de uma ferramenta específica ou convertê-lo para um formato editável.

Para que serve o formato PDF

Entender claramente o que é o formato PDF facilita explicar por que esse tipo de documento é tão popular. Considerando seu layout fixo e sua natureza multifuncional, ele é uma solução ideal para assinar contratos, preencher formulários e realizar outras tarefas. Confira abaixo os usos mais comuns do PDF.

Contratos, faturas e acordos

Documentos jurídicos e financeiros costumam ser disponibilizados em formato PDF porque ele mantém a versão acordada. Um PDF preserva o conteúdo acordado na página. Quando contém uma assinatura digital baseada em certificado, qualquer alteração posterior invalida essa assinatura. Você pode usar uma ferramenta para assinar PDF a fim de adicionar uma assinatura eletrônica e enviá-lo por e-mail para que outra pessoa assine.

Formulários que as pessoas preenchem e devolvem

Solicitações de emprego, formulários fiscais e questionários são salvos como PDFs preenchíveis porque os campos são incorporados a um arquivo. O destinatário pode inserir suas informações e devolver o documento sem redigitá-lo nem alterar o formato. Um PDF pode ser um modelo de formulário reutilizável quando diferentes pessoas precisam preenchê-lo. A ferramenta preencher PDF do PDFAid permite que você digite nos campos no navegador, salve o formulário preenchido e crie modelos de PDF com campos interativos.

Currículos, relatórios, manuais e eBooks

Escolher o formato PDF é a decisão certa quando documentos, como currículo, relatório, trabalho de pesquisa, instrução, folheto ou eBook, já são destinados à leitura, e não à edição. Isso ocorre porque o autor quer preservar o design do arquivo original. Para manter o layout como foi criado ao compartilhar, você pode converter DOCX em PDF com nossa ferramenta. Quando é necessária formatação fixa para um eBook, converter EPUB em PDF também ajuda.

Arquivos prontos para impressão para designers

Gráficas costumam solicitar um PDF pronto para impressão porque o formato preserva todos os detalhes necessários para uma impressão de alta qualidade. O padrão específico para impressão é o PDF/X, regulamentado pela ISO 15930. Um documento pode incluir imagens em alta resolução, fontes incorporadas e perfis de cor, e um PDF é compatível com todos eles. O layout será impresso da forma como o designer o criou, com todos os elementos visuais no lugar e sem alterações.

Digitalizações e documentos arquivados

Usamos o formato PDF quando é necessário transformar documentos em papel em arquivos digitais, como contratos, recibos e prontuários médicos. Você pode criar um único arquivo em vez de fazer e guardar várias fotos. Como resultado, ele se parece com um documento na tela, mas ainda não é um texto pesquisável ou editável. Afinal, as páginas continuam sendo imagens.

Tipos de arquivos PDF

A diferença entre os tipos de PDF determina o que você pode fazer com um arquivo e quais ferramentas são necessárias. Por exemplo, se você tentar selecionar uma frase na tela com o mouse e nada acontecer, isso significa que você tem uma digitalização. Há também o Portfólio PDF: um PDF que inclui vários arquivos, como um contrato, uma planilha e fotos.

PDFs digitais

São arquivos criados digitalmente no Word, Excel, em um navegador ou em um software de design. O texto desse documento é real, portanto você pode pesquisá-lo e copiá-lo em qualquer visualizador e alterá-lo em um Editor de PDF. É um dos tipos comuns de PDF com que as pessoas costumam trabalhar. Esses arquivos são compatíveis com a maioria das ferramentas para editar, converter e realizar outras ações.

PDFs digitalizados

Para entender melhor o que você pode fazer com esse tipo de arquivo, é necessário esclarecer o que é um PDF digitalizado. Ele é uma imagem de uma página salva no formato PDF. As imagens e o texto que você vê fazem parte dessa cópia, e não é possível pesquisá-los, selecioná-los, copiá-los ou editá-los. Tecnicamente, são os pixels que compõem uma página, e não elementos individuais. Esse tipo de PDF é uma página de scanner ou uma foto tirada em um smartphone. No entanto, você pode converter um PDF em documento editável na nossa plataforma e fazer alterações nele.

PDFs pesquisáveis

Então, o que é um arquivo PDF pesquisável e como trabalhar com ele? Depois de aplicar OCR, um documento digitalizado recebe uma camada de texto pesquisável, embora ainda pareça uma imagem. Ela contém o conteúdo reconhecido na digitalização, que você pode selecionar ou copiar. O principal aqui é que o OCR baixa um novo arquivo. Não se trata de um tipo diferente de documento, mas da mesma digitalização com uma camada de texto adicionada por baixo. Você pode converter rapidamente um arquivo digitalizado com a ferramenta OCR PDF e pesquisar em um PDF no navegador.

Vantagens e limitações do PDF

No que o formato se destaca

Há várias vantagens do PDF, além de manter o layout original, como mencionado acima. Você pode encontrar rapidamente o texto, as palavras, os números e outras informações necessários em um documento pesquisável e editá-los, sem precisar visualizar todas as páginas. O PDF atende ao padrão aberto ISO 32000, o que o torna independente de um fornecedor de software. Portanto, esses arquivos podem ser compartilhados e visualizados em diversos programas, em diferentes dispositivos, independentemente do sistema operacional. Além disso, os PDFs têm opções de segurança, como senhas e permissões para uso seguro, especialmente em contratos corporativos, solicitações e outros documentos com credenciais importantes. Outros recursos compatíveis, incluindo links, assinaturas e formulários preenchíveis, fazem do PDF um dos formatos mais práticos para fins pessoais, acadêmicos ou de trabalho.

Onde ele pode atrapalhar

Você deve conhecer as limitações do PDF que podem afetar o trabalho. Como esse formato foi criado para compartilhamento, a edição exige uma etapa adicional, o que significa que é necessário editá-lo diretamente ou convertê-lo em DOCX. Outro problema ocorre com um documento digitalizado que permanece uma imagem, e não texto, antes de você usar OCR. Um PDF extenso também pode se tornar um problema se você precisar enviar um anexo por e-mail devido às limitações de tamanho. Dividir ou compactar um arquivo pode ser uma solução nesse caso. Normalmente, as pessoas convertem PDFs não pela conversão em si, mas para acessar o conteúdo.

PDF vs. outros formatos de arquivo

Arquivos de formatos diferentes atendem a necessidades específicas e podem ser uma opção melhor para algumas tarefas. Por isso, vamos comparar PDF vs. Word e JPG. A diferença entre PDF e Word é explicada a seguir.

PDF vs. Word

DOCX funciona bem como um rascunho que você pode editar, e um PDF é uma escolha prática para uma versão final. Se precisar fazer alterações em um PDF, você pode converter PDF em Word e, depois, converter Word em PDF novamente quando terminar. Lembre-se de que a conversão para DOCX pode afetar o layout original, incluindo colunas, legendas de imagens e outros elementos.

PDF vs. JPG

Diferentemente de um documento PDF com várias páginas que contém texto pesquisável, um JPG é uma única imagem sem camada de texto. É uma solução útil se você não sabe se o destinatário tem um programa que abre PDF. Para trabalhar com os dois tipos de arquivo, converta PDF em JPG ou JPG em PDF on-line no navegador.

Como abrir um PDF

Se você quer saber como abrir um arquivo PDF, pode usar qualquer navegador moderno sem precisar instalar software. Arraste o arquivo para uma guia aberta do navegador ou clique nele com o botão direito e escolha Abrir com > Chrome, Edge ou Safari. Seu PDF ficará disponível para visualização imediatamente. Para pesquisar texto, editá-lo, deixar uma anotação ou imprimi-lo, você pode usar uma ferramenta de leitor de PDF on-line. Carregue o arquivo de qualquer dispositivo e aplique as ferramentas integradas, se necessário. Você pode visualizar, ampliar, alternar entre páginas, imprimir, baixar e enviar um PDF por e-mail, além de abri-lo no editor se precisar assiná-lo ou alterá-lo.

Como criar um arquivo PDF

Há vários métodos para criar um arquivo PDF, incluindo converter um documento, salvá-lo como PDF na janela de impressão ou baixar uma página da web.

Converta um arquivo Word, Excel ou PowerPoint

A conversão é o método mais popular, especialmente para documentos de escritório, quando você quer manter o layout original. Converta DOCX em PDF se quiser compartilhar um contrato ou relatório, Excel em PDF para planilhas e PowerPoint em PDF para apresentações.

Imprima em PDF em vez de papel

Você pode imprimir em PDF em vez de imprimir um documento em papel se escolher essa opção na janela da impressora. Dependendo do sistema que estiver usando, faça o seguinte: Destino > Salvar como PDF (Chrome e Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); menu PDF > Salvar como PDF (macOS). Você pode fazer isso com quase todos os arquivos imprimíveis, de imagens a documentos.

Salve uma página da web como PDF

Para preservar o layout e o conteúdo dos arquivos de que você precisa, salve uma página da web como PDF. Esse método permite baixar ingressos, confirmações de pedido e artigos. Use uma ferramenta de HTML em PDF on-line para converter páginas da web em PDFs.

Transforme fotos ou digitalizações em PDF

É uma opção prática porque você pode criar um arquivo a partir de uma coleção de imagens ou cópias digitalizadas, preservando a ordem das páginas. Um PDF é mais fácil de armazenar e compartilhar do que fotos ou documentos separados. Trabalhe com seu arquivo usando as ferramentas JPG em PDF, Digitalizar em PDF e mesclar imagens em um PDF.

Crie um PDF do zero

Embora não seja a necessidade mais comum, às vezes é necessário criar um PDF sem um arquivo original. Normalmente, é preciso começar do zero quando uma carta de apresentação, um formulário simples ou outro documento de uma página é necessário. Use a ferramenta Criar um PDF para começar com uma página em branco.

Como editar um PDF

Editar um PDF exige mais de uma ação, pois pode envolver alterar textos e imagens, mesclar ou dividir arquivos ou extrair o conteúdo de que você precisa.

Alterar textos e imagens

Você pode alterar uma figura, substituir um logotipo ou remover um parágrafo diretamente no nosso Editor de PDF. Não será necessário recriar seu documento. Além disso, esta ferramenta permite editar o texto com a fonte original usada nele. A fonte só pode ser correspondida quando está incorporada ao PDF; por isso, algumas edições usarão uma fonte semelhante. O recurso exclusivo Editor de texto em PDF é uma solução útil quando a linha corrigida precisa corresponder ao restante do parágrafo.

Mesclar, dividir e reorganizar páginas

Você pode trabalhar com um PDF como se fosse um baralho, reorganizando e combinando suas páginas. Una arquivos separados em um único arquivo com nosso Mesclador de PDF para salvar documentos arquivados ou manter os detalhes de relatórios em um só arquivo. Dividir PDF se for necessário enviar um arquivo extenso por e-mail ou se você precisar de apenas um capítulo. Quando precisar reorganizar seu arquivo, também poderá reorganizar páginas no nosso espaço de trabalho.

Extraia as páginas ou imagens de que você precisa

Se você tem um arquivo de 60 páginas e precisa de apenas 3 delas, pode extrair páginas de um PDF. Extraia o conteúdo necessário e envie-o separadamente do documento inteiro. Nossa ferramenta Extrair PDF processa arquivos de 100 MB. Além disso, extraia imagens de um PDF quando precisar guardar uma captura de tela importante com o serviço Extrair imagens.

Adicione uma marca-d'água antes de compartilhar

Adicione uma marca-d'água a um PDF quando um documento sair das suas mãos antes de estar finalizado ou precisar ser marcado como Confidencial. Por exemplo, você pode usar rótulos como Rascunho ou Confidencial. Escolha um modelo personalizado para seu arquivo ao adicionar uma marca-d'água ou adicionar um adesivo usando as ferramentas do PDFAid.

Reduza o tamanho do arquivo antes de enviá-lo

É pouco provável que PDFs grandes atendam aos limites de tamanho dos serviços de e-mail, especialmente se incluírem uma digitalização de várias páginas feita com fotos de celular — que pode chegar a dezenas de megabytes. Compacte um PDF para reduzir o tamanho do arquivo e envie-o por e-mail em nossa plataforma. A compactação pode afetar apenas a qualidade das imagens, não o texto do documento.

Um PDF é seguro

O PDF tem três mecanismos de segurança e permissões diferentes (que exigem uma senha de proprietário), que você pode escolher conforme suas finalidades e tarefas. Senhas (uma senha de abertura e uma senha de permissões), assinaturas e supressão ou achatamento são descritos a seguir. Sua escolha depende do que você precisa proteger.

Senhas e criptografia

A criptografia de PDF com proteção por senha impede que outras pessoas abram seu arquivo, a menos que informem a senha necessária. Ela é útil quando você quer que apenas determinados destinatários acessem o documento. No entanto, você pode ter um arquivo que não precisa mais de proteção e querer remover a criptografia. Quando você souber a senha de um PDF, poderá desbloquear um PDF e disponibilizá-lo para visualização, alteração e compartilhamento.

Assinaturas digitais e eletrônicas

Então, o que é um PDF certificado e por que é importante saber a diferença entre essas assinaturas? Muitas pessoas as confundem, embora não sejam semelhantes. Uma assinatura eletrônica é aquela que você pode digitar, inserir ou desenhar para demonstrar que aprova ou pretende fazer o que está declarado. Você pode assinar um PDF dessa forma usando nosso serviço. Uma assinatura digital é baseada em tecnologia criptográfica e pode verificar a identidade e manter a integridade do documento após a assinatura. Quando o autor aplica uma assinatura de certificação, o PDF passa a ser certificado: os leitores podem ver quem o certificou e se alguém fez alterações que o autor não permitiu.

Supressão e achatamento

A supressão e o achatamento são dois mecanismos diferentes que podem proteger seu documento. A supressão exclui definitivamente do arquivo o texto ou a área selecionada; um retângulo preto desenhado por cima não é supressão, pois o texto permanece embaixo e pode ser copiado. O achatamento funciona de outra forma, impossibilitando alterações em assinaturas e campos. Essa opção fixa as camadas de conteúdo, para que outras pessoas não possam editar ou remover esses elementos. Os campos e as assinaturas passam a fazer parte da página, portanto ninguém pode editá-los ou removê-los como elementos de formulário. Suprima um PDF quando precisar ocultar dados confidenciais e achate um PDF para torná-lo seguro para compartilhamento.

Uma breve história do PDF

1991 – Dr. John Warnock, que inventou o PDF, inicia o Projeto Camelot, conhecido como a fase inicial da tecnologia PDF.

15 de junho de 1993 - A Adobe lança oficialmente o Acrobat 1.0, a primeira versão do PDF.

2008 – O PDF 1.7 é publicado pela Organização Internacional de Normalização como a norma ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – A ISO publica o PDF 2.0 como ISO 32000-2 em 2017, seguido por uma segunda edição (ISO 32000-2:2020) em dezembro de 2020.

O Projeto Camelot, 1991

Dr. John Warnock lança o Projeto Camelot. Ele descreve a ideia de um arquivo que pode ser aberto e impresso com o layout original em qualquer computador ou impressora. Na época, compartilhar documentos era bastante problemático, pois eles podiam ter uma aparência diferente na tela de um colega. O Projeto Camelot foi criado para resolver esse problema.

Acrobat e PDF 1.0, 1993

A Adobe apresentou o primeiro Acrobat junto com um formato PDF em 15 de junho de 1993. Ele deu às pessoas a oportunidade de compartilhar documentos mantendo sua aparência original. No entanto, a adoção do PDF foi lenta porque os arquivos eram grandes naquela época e o Adobe Acrobat era um software pago.

Um padrão aberto desde 2008

A Adobe transferiu a especificação Adobe PDF para a ISO em 2008, o que significou que um PDF deixou de ser controlado por um único fornecedor. De acordo com a atual ISO 32000-2, ele é um padrão aberto que pode ser usado de forma independente, independentemente do fornecedor de software.

Padrões PDF que você encontrará

O que é um PDF em termos de especificações? O PDF é mais uma família de padrões diferentes do que um padrão único. Todos atendem a tarefas distintas, incluindo preservação, acessibilidade e organização.

PDF/A para arquivamento de longo prazo

O PDF/A serve para arquivar arquivos e preservá-los por muito tempo. Essa versão exige que todos os elementos necessários, incluindo fontes e perfis de cores, sejam incorporados a um documento. Um PDF não deve depender de ferramentas ou recursos externos. O PDF/A é usado quando os arquivos precisam ser armazenados e continuar reproduzíveis por anos, o que costuma ser exigido por tribunais, arquivos e órgãos governamentais.

PDF marcado e PDF/UA para acessibilidade

Um PDF marcado preserva uma estrutura de documento que inclui títulos, listas, ordem de leitura e legendas de imagens. Graças a isso, o conteúdo é reconhecido em vez de ser tratado como uma coleção de elementos. O PDF/UA (ISO 14289) estabelece as regras que um PDF marcado deve cumprir para que leitores de tela possam lê-lo na ordem correta. A acessibilidade é o princípio central dos PDFs marcados.

PDF linearizado para visualização rápida na web

Primeiro, é necessário responder à pergunta: o que é um PDF linearizado? É um PDF reestruturado para que você possa ver a primeira página antes de o navegador terminar de baixá-lo. Essa abordagem é útil quando você precisa lidar com arquivos grandes on-line, como catálogos extensos ou artigos de pesquisa. Você não precisa esperar o download terminar e pode começar a ler um PDF linearizado imediatamente.

Perguntas frequentes

O PDF é gratuito?

Sim. O PDF é um formato aberto, portanto abrir, ler e criar PDFs não tem custo.

Posso obter meu arquivo convertido sem pagar?

Nossa ferramenta permite converter um arquivo gratuitamente, mas isso se aplica a apenas um documento, e o processamento leva algumas horas até que seu arquivo esteja pronto. Se preferir não esperar, uma assinatura disponibiliza o resultado imediatamente.

Por que tantas pessoas usam PDFs?

PDF, abreviação de Portable Document Format, continua popular porque mantém a aparência e a formatação de um documento exatamente iguais em qualquer dispositivo ou sistema operacional.

O que é um leitor de PDF?

Um leitor de PDF é um software desenvolvido para abrir, visualizar e imprimir arquivos no formato PDF, ou Portable Document Format.

Como saber se meu PDF é uma digitalização?

Tente selecionar ou copiar algum texto com o mouse. Se nada for destacado, seu PDF é uma digitalização, essencialmente uma imagem de uma página em vez de texto editável.

Um PDF tem a mesma aparência em todos os dispositivos?

Sim. Um PDF é criado para ser exibido de forma idêntica em qualquer tela ou impressora. Ele fixa o layout, as fontes e as imagens para que nada saia da posição.