Jak zabezpieczyć PDF hasłem

Wiesz już, jak zaszyfrować PDF, ale wybrana metoda nie działa i pojawia się pytanie: „Hasło zostało ustawione, ale nie działa… co teraz?” Ograniczenie dostępu do pliku i zablokowanie określonych działań to nie to samo. PDF może mieć dwa hasła, a hasłem blokującym otwarcie jest hasło użytkownika (otwierania). Służą one do różnych celów, dlatego z tego poradnika dowiesz się, co chroni każde z nich, jak je ustawić w systemie Windows, na Macu i w Wordzie oraz jak bezpiecznie wysłać plik.

Co naprawdę chroni szyfrowanie PDF

Można ustawić hasło użytkownika, hasło właściciela lub oba te hasła. Poniżej wyjaśniamy, do czego najlepiej służy każde z nich.

Hasło użytkownika a hasło właściciela

Aby zablokować PDF, tak by inne osoby nie mogły go otwierać ani edytować, warto znać różnicę między tymi hasłami:

• Hasło użytkownika. Nazywane też hasłem otwierania, blokuje innym osobom dostęp do dokumentu i uniemożliwia zobaczenie jego zawartości. PDF pozostaje zaszyfrowany i nikt nie uzyska do niego dostępu bez prawidłowego hasła.

• Hasło właściciela. Jest również nazywane hasłem uprawnień. Ustaw je, jeśli PDF ma być dostępny do odczytu, ale chcesz ograniczyć edycję, drukowanie lub kopiowanie.

Jeśli ktoś nadal może otworzyć zablokowany PDF, prawdopodobnie ustawiono tylko hasło właściciela.

Co dokładnie blokuje każde hasło

Kiedy potrzebne są oba hasła

Można zabezpieczyć PDF oboma hasłami, aby zachować kontrolę nad dokumentem. Wtedy tylko osoby znające hasło otwierania mogą go przeczytać, a aplikacja do wyświetlania odmówi drukowania lub edycji. Pamiętaj, że samo hasło właściciela jest słabą metodą ochrony informacji w pliku, ponieważ jego ograniczenia zależą od oprogramowania PDF, które je stosuje. Jeśli zawartość jest prywatna, koniecznie dodaj hasło użytkownika.

Jak zabezpieczyć PDF hasłem w systemie Windows

Są dwa sposoby zabezpieczenia pliku PDF hasłem w systemie Windows:

• Użyj stacjonarnego Edytora PDF. Windows nie ma wbudowanego sposobu zabezpieczania PDF hasłem, dlatego trzeba pobrać odpowiedni program.

• Ustaw hasło w Microsoft Word. Można to zrobić, jeśli dokument nie został jeszcze skonwertowany do PDF. Podczas zapisywania go jako PDF kliknij Plik > Zapisz jako > wybierz PDF > Opcje... > zaznacz „Szyfruj dokument przy użyciu hasła” > OK > wprowadź hasło dwukrotnie.

Ta opcja jest często pomijana, a korzystanie z niej jest szybsze niż otwieranie osobnego Edytora PDF.

Jak zabezpieczyć PDF hasłem na Macu w aplikacji Podgląd

Aby zabezpieczyć plik PDF hasłem na Macu, użyj aplikacji Podgląd; nie trzeba niczego dodatkowo instalować:

• Krok 1. Otwórz dokument.

• Krok 2. Wybierz Plik > Eksportuj….

• Krok 3. Kliknij przycisk Uprawnienia.

• Krok 4. Wybierz Wymagaj hasła do otwarcia dokumentu.

• Krok 5. Wprowadź hasło, a następnie wpisz je ponownie, aby je potwierdzić.

• Krok 6. Wprowadź hasło w sekcji Hasło właściciela, a następnie wpisz je ponownie, aby je potwierdzić.

• Krok 7. Kliknij Zastosuj, a następnie kliknij Zapisz.

Trzeba pamiętać o ważnym szczególe: Podgląd tworzy tylko nowy zaszyfrowany plik, podczas gdy oryginał pozostaje niezabezpieczony. Przechowuj pierwszą wersję oddzielnie oraz zabezpiecz ją lub usuń, jeśli dokument ma pozostać prywatny.

Jak zabezpieczyć PDF hasłem z Worda lub Google Docs

Word i Google Docs obsługują to inaczej. W Wordzie można ustawić hasło podczas eksportowania dokumentu do PDF. Ta opcja nie jest zintegrowana z Google Docs, dlatego trzeba wykonać dodatkowy krok. Pobierz plik jako PDF, a następnie zabezpiecz go hasłem.

Wybierz hasło, które naprawdę chroni dokument

Trzy rzeczy sprawiają, że warto ustawić hasło:

• Wybierz dłuższą kombinację zamiast znaków specjalnych. Długie hasło jest trudniejsze do odgadnięcia niż krótkie, wypełnione znakami, dlatego można połączyć kilka słów albo utworzyć mieszankę liter, cyfr i symboli.

• Utwórz całkowicie nowe hasło. Unikaj używania kombinacji stosowanej już na kontach online, ponieważ jeśli ktoś ją odkryje, może wykorzystać ją również do pliku.

• Nie wysyłaj hasła w tej samej wiadomości co plik. Przechowuj je oddzielnie od PDF i przekaż bezpiecznym kanałem, aby nikt inny mający dostęp do tego e-maila nie mógł otworzyć PDF.

Eksport PDF w Wordzie domyślnie używa 128-bitowego szyfrowania AES, więc nie trzeba zmieniać ustawień, aby zwiększyć poziom ochrony.

Jak wysłać chroniony PDF e-mailem

Dwa nawyki pomagają chronić PDF zaszyfrowany na potrzeby wysyłki e-mailem.

Udostępnij hasło innym kanałem

Za pomocą naszego narzędzia można wysłać PDF do dowolnego odbiorcy. Należy pamiętać, że nasze narzędzie działa z niezabezpieczonymi plikami, dlatego PDF chronione hasłem trzeba wysyłać za pomocą własnego klienta poczty e-mail. Udostępniając plik e-mailem, nie dołączaj hasła, ponieważ jest to równoznaczne z brakiem ochrony. Wyślij je osobno w wiadomości lub przekaż telefonicznie. Nie podawaj nazwy PDF, jeśli zawiera on poufne informacje: temat wiadomości nie jest szyfrowany, więc pojawia się w podglądach powiadomień oraz jest widoczny dla każdej osoby mającej dostęp do skrzynki pocztowej.

Użyj linku zamiast załącznika

W przypadku wysyłania dużego PDF lub poufnej zawartości warto rozważyć wysłanie linku wygasającego zamiast pliku (ustawienia wygaśnięcia linku do udostępniania w Google Drive dla kont Workspace, OneDrive lub Dropbox). To bezpieczniejsze i wygodniejsze rozwiązanie, ponieważ można anulować dostęp, a plik nie będzie przez lata przechowywany w czyjejś skrzynce pocztowej.

Co może pójść nie tak

Nawet prawidłowo ustawione hasło może powodować trzy problemy:

• Odbiorca nie może otworzyć pliku. Dzieje się tak, gdy jego przeglądarka PDF jest nieaktualna i nie obsługuje nowoczesnego szyfrowania. Należy doradzić aktualizację oprogramowania lub otwarcie dokumentu w innej, nowszej przeglądarce.

• Hasło zostało zapomniane. Zabezpieczając PDF hasłem, pamiętaj, że bez prawidłowej kombinacji nie będzie można uzyskać do niego dostępu ani odzyskać hasła. Aby uniknąć tej sytuacji, przechowuj je w bezpiecznym miejscu.

• Plik jest zbyt duży, aby wysłać go e-mailem. Szyfrowanie nie zmienia rozmiaru. Najpierw skompresuj PDF, a następnie dodaj hasło. Szyfrowanie nie zmniejsza pliku.

Usuń hasło, gdy przestanie być potrzebne

Gdy dokument przestanie zawierać poufne informacje, usuń hasło; w przeciwnym razie można je zapomnieć i za mniej więcej rok nie móc otworzyć pliku. Jeśli hasło jest znane, można odblokować PDF za pomocą naszej usługi bezpośrednio w przeglądarce. Pamiętaj, że można odszyfrować wyłącznie własny plik lub plik za zgodą właściciela.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można bezpłatnie zabezpieczyć PDF hasłem?

Tak. Hasło można dodać bezpłatnie na Macu lub w Microsoft Word.

Jaka jest różnica między hasłem otwierania a hasłem uprawnień?

Hasło otwierania (nazywane też hasłem użytkownika) określa, kto może otworzyć PDF, natomiast hasło uprawnień (nazywane też hasłem właściciela lub hasłem głównym) określa, co można zrobić z plikiem po jego otwarciu, na przykład drukować go lub edytować.

Czy PDF chroniony hasłem można otworzyć bez hasła?

Nie, jeśli ma hasło otwierania. Bez niego plik się nie otworzy.

Czy ochrona hasłem działa na telefonach?

Tak. Po otwarciu chronionego PDF na telefonie przeglądarka poprosi o hasło.

Czy można zabezpieczyć PDF w Google Docs?

Nie. Google Docs nie oferuje tej opcji, więc po pobraniu pliku trzeba dodać hasło w osobnym kroku.