Hva er en PDF?

PDF står for Portable Document Format. Denne filtypen beholder det opprinnelige utseendet, inkludert skrifter, tekst, oppsett og bilder, på samme måte på alle skjermer du åpner den på. Finn ut hva en PDF er, hvordan den faktisk fungerer, hva den brukes til, samt hvilke typer, fordeler, begrensninger og sammenligninger med andre formater som finnes, i denne veiledningen.

Hva står PDF for

PDF står for Portable Document Format. Hvert ord i hele navnet beskriver hva formatet gjør. Portable betyr at en PDF åpnes på telefoner, nettbrett og datamaskiner, uavhengig av programvaren den ble opprettet i. Document betyr at den er laget for å inneholde blant annet kontrakter, skjemaer og rapporter. Format betyr at oppsettet er fast: skrifter, tekst og bilder blir værende der du plasserte dem, slik at mottakeren ser siden nøyaktig slik du lagret den.

Enkelt forklart er en PDF et digitalt avtrykk av et papirark, ikke en samling symboler som en nettleser omorganiserer fortløpende. Det er hele betydningen av PDF i én setning, og derfor brukes forkortelsen langt oftere enn det fulle navnet i vanlig og teknisk tekst.

Hva er en PDF-fil

En PDF er én fil som lagrer en sides tekst, bilder og oppsett samlet, slik at den ser lik ut uansett hvor den åpnes. Her ser du hva en PDF inneholder, og hvordan den håndterer dette.

Hva en PDF kan inneholde

En PDF-fil kan inneholde ulike typer innhold, avhengig av hvordan den ble opprettet. Dette omfatter:

• Tekst

• Bilde

• Vektorgrafikk

• Innebygde skrifter

• Interaktive knapper

• Hyperlenker

• Utfyllbare skjemafelt

• Kommentarer

• Videoer og andre medier

• Metadata

• Vedlagte filer

En PDF er ikke et bilde av et dokument, men en beholder for ulike interaktive elementer. Den rommer langt mer enn statiske sider og lar deg klikke på lenker, fylle ut skjemaer og, i visningsprogrammer som støtter det, spille av video eller bruke knapper. Takket være de mange innholdstypene en PDF kan inneholde, er den en allsidig fil du kan bruke til papirarbeid og mange ulike oppgaver.

Slik beholder en PDF samme oppsett overalt

Hvordan fungerer så en PDF når den inneholder ulike elementer, men holder dem uendret? En PDF lagrer den nøyaktige plasseringen av hvert element i stedet for å være avhengig av at et annet program eller en annen programvare ordner dem på nytt. Fast formatering som inkluderer koordinatene til hvert element og innebygde skrifter, er arven fra PostScript, som er forløperen til PDF. PDF vokste ut av PostScript, Adobes sidebeskrivelsesspråk. Begge tilnærmingene (faste koordinater og innebygde skrifter) gjør en fil stabil; den er ikke avhengig av programvaren den ble opprettet i, enheten eller operativsystemet. I motsetning til en PDF kan en DOCX se annerledes ut enn originalen på en annen datamaskin når det gjelder skrifter eller struktur. En PDF inneholder presise instruksjoner for lagring av elementenes plassering, slik at de kan vises på samme måte overalt.

Slik gjenkjenner du en PDF på datamaskinen

Hvis du lurer på hva en PDF er på en datamaskin eller hvordan du finner den, ser du etter filtypen .pdf på slutten av dokumentnavnet. Systemet viser også ikonet til standardvisningsprogrammet for PDF ved siden av filnavnet. Hvis du dobbeltklikker på filen, vil du sannsynligvis ikke kunne redigere den fordi systemet åpner den i et visningsprogram. For å endre dokumentet trenger du et eget verktøy eller må konvertere det til et redigerbart format.

Hva brukes PDF-formatet til

Når du forstår hva PDF-formatet er, blir det enklere å forklare hvorfor denne dokumenttypen er så populær. Med sitt faste oppsett og allsidige bruksområde er det en god løsning for å signere kontrakter, fylle ut skjemaer og utføre andre oppgaver. Se de vanligste bruksområdene for PDF nedenfor.

Kontrakter, fakturaer og avtaler

Juridiske og økonomiske dokumenter leveres ofte i PDF-format fordi det bevarer den avtalte versjonen. En PDF bevarer det avtalte innholdet på siden. Når den har en sertifikatbasert digital signatur, vil enhver senere endring bryte signaturen. Du kan bruke et verktøy for å signere PDF for å legge til en elektronisk signatur og sende dokumentet på e-post slik at en annen person kan signere det.

Skjemaer som folk fyller ut og sender tilbake

Jobbsøknader, skatteskjemaer og spørreskjemaer lagres som utfyllbare PDF-er fordi feltene er innebygd i en fil. En mottaker kan legge inn opplysningene sine og sende dokumentet tilbake uten å skrive det på nytt eller endre formatet. En PDF kan være en gjenbrukbar skjemamal når ulike personer må fylle den ut. PDFAids verktøy for å fylle ut PDF lar deg skrive i feltene i nettleseren, lagre det utfylte skjemaet og opprette PDF-maler med interaktive felt.

CV-er, rapporter, håndbøker og e-bøker

Å velge PDF-format er riktig når dokumenter, som en CV, rapport, forskningsartikkel, instruksjon, brosjyre eller e-bok, allerede er ment for lesing fremfor redigering. Grunnen er at forfatteren ønsker å bevare den opprinnelige filutformingen. For å beholde oppsettet slik det ble opprettet når du deler dokumentet, kan du konvertere DOCX til PDF med verktøyet vårt. Når en e-bok trenger fast formatering, kan det også hjelpe å konvertere EPUB til PDF.

Utskriftsklare filer for designere

Trykkerier ber ofte om en utskriftsklar PDF fordi formatet bevarer alle detaljer som er nødvendige for utskrift av høy kvalitet. Den utskriftsspesifikke standarden er PDF/X, og den er regulert av ISO 15930. Et dokument kan inneholde høyoppløselige bilder, innebygde skrifter og fargeprofiler, og en PDF støtter alle disse. Oppsettet blir skrevet ut slik en designer opprettet det, med alle visuelle elementer på plass og uten endringer.

Skanninger og arkiverte papirdokumenter

Vi bruker PDF-format når papirdokumenter må gjøres om til digitale filer, for eksempel kontrakter, kvitteringer og medisinske journaler. Du kan opprette én fil i stedet for å lage og oppbevare flere bilder. Resultatet ser ut som et dokument på skjermen, men teksten er fortsatt ikke søkbar eller redigerbar. Sidene forblir tross alt bilder.

Typer PDF-filer

Forskjellen mellom PDF-typene avgjør hva du kan gjøre med en fil, og hvilke verktøy du trenger. Hvis du for eksempel prøver å velge en setning på skjermen med musen og ingenting skjer, betyr det at du har en skanning. Det finnes også PDF Portfolio – én PDF som inneholder flere filer, for eksempel en kontrakt, et regneark og bilder.

Digitale PDF-er

Dette er filer som er opprettet digitalt i Word, Excel, en nettleser eller designprogramvare. Teksten i dokumentet er ekte, så du kan søke i og kopiere den i et hvilket som helst visningsprogram og endre den i et PDF-redigeringsprogram. Det er en av de vanlige PDF-typene folk som regel arbeider med. Slike filer er kompatible med de fleste verktøy for redigering, konvertering og andre handlinger.

Skannede PDF-er

For å forstå bedre hva du kan gjøre med denne typen fil, er det nødvendig å avklare hva en skannet PDF er. Det er et bilde av en side lagret i PDF-format. Bildene og teksten du ser, er en del av denne kopien, og du kan ikke søke i, velge, kopiere eller redigere dem. Teknisk sett er dette pikslene en side består av, ikke enkeltstående elementer. Denne typen PDF er en side fra en skanner eller et bilde tatt med en smarttelefon. Du kan imidlertid konvertere en skannet PDF til redigerbart dokument på plattformen vår og gjøre endringer der.

Søkbare PDF-er

Hva er så en søkbar PDF-fil, og hvordan arbeider du med den? Et skannet dokument får et søkbart tekstlag etter at OCR er brukt, selv om det fortsatt ser ut som et bilde. Det inneholder innholdet som er gjenkjent i skanningen, og du kan velge eller kopiere det. Det viktigste her er at OCR laster ned en ny fil. Det er ikke en annen type dokument, men den samme skanningen med et tekstlag lagt til under. Du kan raskt konvertere en skannet fil med verktøyet OCR PDF og søke i en PDF i en nettleser.

Fordeler og begrensninger ved PDF

Dette gjør formatet best

PDF har flere fordeler, i tillegg til å bevare det opprinnelige oppsettet som nevnt ovenfor. Du kan raskt finne nødvendig tekst, ord, tall og annen informasjon i et søkbart dokument og redigere det, uten å måtte se gjennom hver side. PDF oppfyller den åpne ISO 32000-standarden, noe som gjør formatet uavhengig av en programvareleverandør. Slike filer kan derfor deles og vises i en rekke programmer på ulike enheter, uavhengig av operativsystemet. PDF-er har også sikkerhetsalternativer, for eksempel passord og tillatelser for trygg bruk, særlig for bedriftskontrakter, søknader og andre dokumenter med viktige opplysninger. Andre støttede funksjoner, blant annet hyperlenker, signaturer og utfyllbare skjemaer, gjør PDF til et av de mest praktiske formatene for sosiale, akademiske og arbeidsrelaterte formål.

Når det blir en begrensning

Du bør kjenne til PDF-begrensninger som kan påvirke arbeidet. Siden dette formatet ble opprettet for deling, krever redigering et ekstra trinn, noe som betyr at du må redigere det direkte eller konvertere det til DOCX. Et annet problem er et skannet dokument som forblir et bilde i stedet for tekst før du bruker OCR. En lang PDF kan også bli et problem hvis du må sende et vedlegg på e-post på grunn av størrelsesbegrensninger. Å splitte eller komprimere en fil kan være en løsning i dette tilfellet. Vanligvis konverterer folk ikke PDF-er for konverteringens skyld, men for å få tilgang til innholdet.

PDF sammenlignet med andre filformater

Filer i ulike formater passer til bestemte behov og kan være et bedre valg for noen oppgaver. Derfor sammenligner vi PDF med Word og JPG. Forskjellen mellom PDF og Word gjennomgås nedenfor.

PDF sammenlignet med Word

DOCX fungerer godt som et utkast du kan redigere, mens en PDF er et praktisk valg for en endelig versjon. Hvis du må gjøre endringer i en PDF, kan du konvertere PDF til Word, og deretter konvertere Word til PDF igjen når du er ferdig. Vær oppmerksom på at konvertering til DOCX kan påvirke det opprinnelige oppsettet, inkludert kolonner, bildetekster og andre elementer.

PDF sammenlignet med JPG

I motsetning til et PDF-dokument med flere sider og søkbar tekst, er en JPG ett enkelt bilde uten et tekstlag. Det er en nyttig løsning hvis du ikke vet om mottakeren har et program som åpner en PDF. For å arbeide med begge filtypene kan du konvertere PDF til JPG eller JPG til PDF nettbasert i nettleseren.

Slik åpner du en PDF

Hvis du vil vite hvordan du åpner en PDF-fil, kan du bruke en hvilken som helst moderne nettleser uten å installere programvare. Dra filen til en åpen nettleserfane, eller høyreklikk på den og velg Åpne med > Chrome, Edge eller Safari. PDF-en er umiddelbart tilgjengelig for visning. For å søke i tekst, redigere den, legge til en merknad eller skrive ut kan du bruke et nettbasert verktøy for PDF-leser. Last opp filen fra en hvilken som helst enhet, og bruk de innebygde verktøyene ved behov. Du kan vise, zoome, hoppe mellom sider, skrive ut, laste ned og sende en PDF på e-post, og åpne den i redigeringsprogrammet hvis du må signere eller endre den.

Slik oppretter du en PDF-fil

Det finnes flere måter å lage en PDF-fil på, blant annet ved å konvertere et dokument, lagre det som PDF i utskriftsvinduet eller laste ned en nettside.

Konverter en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil

Konvertering er den mest populære metoden, særlig for kontordokumenter når du vil beholde det opprinnelige oppsettet. Konverter DOCX til PDF hvis du vil dele en kontrakt eller rapport, Excel til PDF for regneark, og konverter PowerPoint til PDF for presentasjoner.

Skriv ut til PDF i stedet for papir

Du kan skrive ut til PDF i stedet for å skrive ut et dokument på papir hvis du velger dette alternativet i skrivervinduet. Gjør følgende, avhengig av hvilket system du bruker: Mål > Lagre som PDF (Chrome og Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); PDF-menyen > Lagre som PDF (macOS). Dette kan du gjøre med nesten alle utskriftsbare filer, fra bilder til dokumenter.

Lagre en nettside som PDF

For å bevare oppsettet og innholdet i filene du trenger, kan du lagre en nettside som PDF. Med denne metoden kan du laste ned billetter, ordrebekreftelser og artikler. Bruk et nettbasert verktøy for HTML til PDF for å konvertere nettsider til PDF-er.

Gjør bilder eller skanninger om til PDF

Dette er et praktisk alternativ fordi du kan opprette én fil fra en samling bilder eller skannede kopier og samtidig bevare siderekkefølgen. Én PDF er enklere å lagre og dele enn separate bilder eller dokumenter. Behandle filen med JPG til PDF, Skann til PDF og slå sammen bilder til én PDF.

Start en PDF fra bunnen av

Selv om det ikke er det vanligste behovet, er det noen ganger nødvendig å opprette en PDF uten en originalfil. Vanligvis må folk starte fra bunnen av når det trengs et følgebrev, et enkelt skjema eller et annet dokument på én side. Bruk verktøyet Opprett en PDF for å starte med en tom side.

Slik redigerer du en PDF

Å redigere en PDF krever mer enn én handling, siden det kan innebære å endre tekst og bilder, slå sammen eller dele filer, eller hente ut innholdet du trenger.

Endre tekst og bilder

Du kan endre en figur, erstatte en logo eller fjerne et avsnitt direkte i vårt PDF-redigeringsprogram. Du trenger ikke å bygge opp dokumentet på nytt. Verktøyet lar deg også redigere tekst med den opprinnelige skrifttypen som ble brukt i teksten. Skrifttypen kan bare matches når den er innebygd i PDF-en, så enkelte redigeringer vil bruke en lignende skrifttype i stedet. Den særpregede funksjonen PDF-tekstredigering er en nyttig løsning når den korrigerte linjen må passe med resten av avsnittet.

Slå sammen, del og endre rekkefølgen på sider

Du kan arbeide med en PDF på samme måte som med en kortstokk, ved å endre rekkefølgen og slå sammen sider. Slå sammen separate filer til én fil med vår PDF-sammenslåing for å lagre arkiverte dokumenter eller samle rapportdetaljer i én fil. Del PDF hvis du må sende en stor fil på e-post, eller hvis du bare trenger ett kapittel. Når du må organisere filen på nytt, kan du også endre rekkefølgen på sider i arbeidsområdet vårt.

Hent ut sidene eller bildene du trenger

Hvis du har en fil på 60 sider og bare trenger 3 av dem, kan du ekstrahere sider fra en PDF. Hent ut innholdet du trenger, og send det separat fra hele dokumentet. Verktøyet vårt for ekstrahering av PDF håndterer filer på 100 MB. Du kan også hente ut bilder fra en PDF når du trenger å beholde et viktig skjermbilde, med tjenesten Hent ut bilder.

Legg til et vannmerke før du deler

Legg til et vannmerke i en PDF når et dokument forlater hendene dine før det er endelig, eller når det bør merkes Konfidensielt. Du kan for eksempel bruke etiketter som Utkast eller Konfidensielt. Velg en egendefinert mal for filen din når du legger til et vannmerke eller stempler ved hjelp av PDFAids verktøy.

Gjør filen mindre før du sender den

Store PDF-er vil sannsynligvis ikke komme gjennom størrelsesbegrensningene i e-posttjenester, særlig hvis de inneholder en flersidig skanning laget av mobilbilder – den kan bli på flere titalls megabyte. Komprimer en PDF for å gjøre filen mindre, og send den på e-post på plattformen vår. Komprimering kan bare påvirke bildekvaliteten, ikke teksten i dokumentet.

Er en PDF sikker

PDF har tre ulike sikkerhetsmekanismer og tillatelser (som krever et eierpassord), som du kan velge mellom avhengig av formålet og oppgavene dine. Passord (et åpningspassord og et tillatelsespassord), signaturer og redigering eller flating beskrives nedenfor. Valget ditt avhenger av hva du trenger å beskytte.

Passord og kryptering

PDF-kryptering med passordbeskyttelse hindrer andre i å åpne filen din med mindre de oppgir riktig passord. Det er nyttig når du vil at bare bestemte mottakere skal få tilgang til dokumentet. Du kan imidlertid ha en fil som ikke lenger trenger beskyttelse, og ønske å fjerne krypteringen. Når du kjenner PDF-passordet, kan du låse opp en PDF og gjøre den tilgjengelig for visning, endring og deling.

Digitale og elektroniske signaturer

Så hva er en sertifisert PDF, og hvorfor er det viktig å kjenne forskjellen mellom disse signaturene? Mange forveksler dem, selv om de ikke er like. En elektronisk signatur er en signatur du kan skrive inn, sette inn eller tegne for å vise at du godkjenner eller har til hensikt å gjøre det som står. Du kan signere en PDF på denne måten med tjenesten vår. En digital signatur bygger på kryptografisk teknologi og kan bekrefte identitet og bevare dokumentets integritet etter signering. Når forfatteren legger til en sertifiseringssignatur, blir PDF-en sertifisert: Lesere kan se hvem som sertifiserte den, og om noen har gjort endringer som forfatteren ikke tillot.

Redigering og flating

Redigering og flating er to ulike mekanismer som kan beskytte dokumentet ditt. Redigering sletter den valgte teksten eller det valgte området fra filen for godt; en svart boks som er tegnet over, er ikke redigering, fordi teksten fortsatt ligger under og kan kopieres ut. Flating fungerer på en annen måte og gjør det umulig å endre signaturer og felt. Dette alternativet låser innholdslagene, slik at andre ikke kan redigere eller fjerne disse elementene. Feltene og signaturene blir en del av siden, slik at ingen kan redigere eller fjerne dem som skjemaelementer. Rediger en PDF når du må skjule sensitive opplysninger, og flat ut en PDF for å gjøre den sikker å dele.

En kort historie om PDF

1991 – Dr. John Warnock, som oppfant PDF, starter Camelot Project, som er kjent som det tidlige stadiet i PDF-teknologien.

15. juni 1993 – Adobe lanserer offisielt Acrobat 1.0, den første PDF-versjonen.

2008 – PDF 1.7 publiseres av Den internasjonale standardiseringsorganisasjonen som standarden ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO publiserer PDF 2.0 som ISO 32000-2 i 2017, etterfulgt av en andre utgave (ISO 32000-2:2020) i desember 2020.

Camelot-prosjektet, 1991

Dr. John Warnock lanserer Camelot Project. Han beskriver ideen om en fil som kan åpnes og skrives ut med den opprinnelige utformingen på enhver datamaskin eller skriver. På den tiden var det ganske problematisk å dele dokumenter, fordi de kunne se annerledes ut på en kollegas skjerm. Camelot-prosjektet ble utviklet for å løse dette problemet.

Acrobat og PDF 1.0, 1993

Adobe presenterte den første Acrobat sammen med et PDF-format 15. juni 1993. Det ga folk mulighet til å dele dokumenter og samtidig beholde det opprinnelige utseendet. Innføringen av PDF gikk imidlertid sakte, fordi filene var store på den tiden, og Adobe Acrobat var betalt programvare.

En åpen standard siden 2008

Adobe overførte Adobe PDF-spesifikasjonen til ISO i 2008, noe som betydde at en PDF ikke lenger kontrolleres av én leverandør. I henhold til gjeldende ISO 32000-2 er det en åpen standard som kan brukes uavhengig av programvareleverandør.

PDF-standarder du vil møte

Hva er en PDF med tanke på spesifikasjonene? PDF er heller en familie av ulike standarder enn én enkelt standard. De passer alle til ulike oppgaver, inkludert bevaring, tilgjengelighet og organisering.

PDF/A for langtidsarkivering

PDF/A er for arkivering av filer og bevaring av dem over lang tid. Denne versjonen krever at alle nødvendige elementer, inkludert skrifttyper og fargeprofiler, er innebygd i et dokument. En PDF bør ikke være avhengig av eksterne verktøy eller ressurser. PDF/A brukes når filer må lagres og fortsatt kunne gjengis i årevis, noe som ofte kreves av domstoler, arkiver og offentlige etater.

Tagget PDF og PDF/UA for tilgjengelighet

En tagget PDF beholder en dokumentstruktur som omfatter overskrifter, lister, leserekkefølge og bildetekster. Takket være dette gjenkjennes innholdet i stedet for å behandles som en samling av elementer. PDF/UA (ISO 14289) fastsetter reglene en tagget PDF må oppfylle, slik at skjermlesere kan lese den i riktig rekkefølge. Tilgjengelighet er hovedprinsippet for taggede PDF-er.

Lineariserte PDF-er for rask visning på nettet

Først må spørsmålet besvares: Hva er en lineariserte PDF? Det er en PDF som er omstrukturert slik at du kan se den første siden før nettleseren er ferdig med å laste den ned. Denne fremgangsmåten er nyttig når du må håndtere store filer på nettet, for eksempel lange kataloger eller forskningsartikler. Du trenger ikke vente til nedlastingen er ferdig, og kan begynne å lese en linearisert PDF med én gang.

Vanlige spørsmål

Er PDF gratis?

Ja. PDF er et åpent format, så det koster ingenting å åpne, lese og opprette PDF-er.

Kan jeg få den konverterte filen uten å betale?

Verktøyet vårt lar deg konvertere en fil gratis, men det gjelder bare ett dokument, og behandlingen tar noen timer før filen er klar. Hvis du heller vil slippe å vente, får du resultatet med én gang med et abonnement.

Hvorfor bruker så mange PDF-er?

PDF, forkortelse for Portable Document Format, er fortsatt populært fordi det sørger for at et dokument ser helt likt ut og har samme formatering på alle enheter og operativsystemer.

Hva er en PDF-leser?

En PDF-leser er programvare utviklet for å åpne, vise og skrive ut filer i PDF, eller Portable Document Format.

Hvordan vet jeg om PDF-en min er en skanning?

Prøv å velge eller kopiere litt tekst med musen. Hvis ingenting utheves, er PDF-en din en skanning, altså i hovedsak et bilde av en side i stedet for redigerbar tekst.

Ser en PDF lik ut på alle enheter?

Ja. En PDF er laget for å vises likt på alle skjermer eller skrivere. Den låser layout, skrifttyper og bilder på plass, slik at ingenting flytter seg.