PDFとは？

PDF は Portable Document Format の略です。このファイル形式では、フォント、テキスト、レイアウト、画像などの元の見た目が、どの画面で開いても同じように保たれます。このガイドでは、PDF とは何か、実際の仕組み、用途、種類、メリット、制限、ほかの形式との違きを説明します。

PDF とは何の略か

PDF は Portable Document Format の略です。この正式名称の各単語は、形式の機能を表しています。Portableは、作成に使ったソフトウェアにかかわらず、PDF をスマートフォン、タブレット、パソコンで開けることを意味します。Documentは、契約書、フォーム、レポートなどを格納するために作られていることを意味します。Formatは、レイアウトが固定されることを意味します。フォント、テキスト、画像は配置した場所に維持されるため、受信者には保存時とまったく同じページが表示されます。

簡単に言うと、PDF はブラウザがその場で並べ替える記号の集まりではなく、紙面をデジタルに写したものです。これが PDF の意味を端的に表しており、日常文書でも技術文書でも正式名称より略称がはるかに多く使われる理由です。

PDF ファイルとは

PDF は、ページのテキスト、画像、レイアウトをまとめて保存するファイルで、どこで開いても同じ見た目になります。含まれる要素と、その仕組みを見ていきましょう。

PDF に保存できる内容

PDF ファイルに含まれる内容は、作成方法によって異なります。主に次の種類があります。

• テキスト

• 画像

• ベクターグラフィック

• 埋め込みフォント

• インタラクティブボタン

• ハイパーリンク

• 入力可能なフォームフィールド

• コメント

• 動画などのメディア

• メタデータ

• 添付ファイル

PDF はドキュメントの単なる画像ではなく、さまざまなインタラクティブ要素を格納するコンテナです。静的なページ以上の内容を保持でき、リンクのクリック、フォームへの入力、対応するビューアでは動画の再生やボタンの使用も可能です。PDF に含められる多様なコンテンツにより、書類作業やさまざまなタスクの完了に使える多目的なファイルになっています。

PDF がどこでも同じレイアウトを保つ仕組み

では、複数の要素を含みながら、そのまま維持できる PDF はどのように機能するのでしょうか。PDF は、別のプログラムやソフトウェアに要素の並べ直しを任せるのではなく、各要素の正確な位置を保存します。各要素の座標と埋め込みフォントを含む固定書式は、PDF の前身である PostScript から受け継がれたものです。PDF は、Adobe のページ記述言語である PostScript から発展しました。これら両方のアプローチ (固定座標と埋め込みフォント) により、ファイルは安定し、作成したソフトウェア、デバイス、オペレーティングシステムに依存しません。PDF とは異なり、DOCX はフォントや構造によって、別のパソコンでは元の見た目と異なる場合があります。PDF には要素の位置を保存する正確な指示が含まれているため、どこでも同じように表示できます。

パソコンで PDF を見分ける方法

パソコン上の PDF とは何か、または見つけ方を知りたい場合は、ドキュメント名の末尾にある .pdf ファイル拡張子を確認してください。システムでは、ファイル名の横にデフォルトの PDF ビューアのアイコンも表示されます。このファイルをダブルクリックすると、通常はビューアで開かれるため編集できません。ドキュメントを変更するには、専用ツールを使うか、編集可能な形式に変換する必要があります。

PDF 形式の用途

PDF 形式とは何かを理解すると、このドキュメント形式が広く利用されている理由もわかりやすくなります。固定レイアウトと多目的な性質から、契約書への署名、フォームへの入力、その他の作業を完了するのに適しています。PDF の主な用途は以下のとおりです。

契約書、請求書、合意書

法務・金融関連のドキュメントは、合意済みの版を維持できるため、PDF 形式で扱われることがよくあります。PDF は合意済みの内容をページ上に保持します。証明書ベースのデジタル署名が付与されると、その後に変更を加えた場合は署名が無効になります。PDF に署名ツールを使えば、電子署名を追加し、別の人に署名してもらうためにメールで送信できます。

入力して返送するフォーム

求人応募書類、税務フォーム、アンケートは、フィールドがファイルに埋め込まれているため、入力可能な PDF として保存されます。受信者は、再入力して形式を変更することなく情報を入力し、ドキュメントを返送できます。異なる人が記入する必要がある場合、PDF は再利用可能なフォームテンプレートになります。PDFAid のPDF に入力ツールでは、ブラウザ内でフィールドに入力し、記入済みフォームを保存したり、インタラクティブフィールドを含むPDF テンプレートを作成したりできます。

履歴書、レポート、マニュアル、eBook

履歴書、レポート、研究論文、説明書、パンフレット、eBook など、編集ではなく閲覧を目的とするドキュメントには PDF 形式が適しています。これは、作成者が元のファイルデザインを維持したいからです。作成時のレイアウトを保ったまま共有するには、当社のツールでDOCX を PDF に変換できます。eBook に固定書式が必要な場合も、EPUB を PDF に変換すると役立ちます。

デザイナー向けの印刷用ファイル

印刷会社は、高品質な印刷に必要なすべての詳細を形式が保持できるため、印刷用 PDF を求めることがよくあります。印刷専用の規格は PDF/X で、ISO 15930 により規定されています。ドキュメントには高解像度画像、埋め込みフォント、カラープロファイルを含めることができ、PDF はそれらすべてに対応しています。すべての視覚要素が所定の位置に保たれ、変更なく、デザイナーが作成したとおりのレイアウトで印刷されます。

スキャンとアーカイブする書類

契約書、領収書、医療記録などの紙のドキュメントをデジタルファイルにする必要がある場合に、PDF 形式を使用します。複数の写真を作成して保管する代わりに、単一のファイルにまとめられます。その結果、画面上ではドキュメントのように見えますが、検索や編集ができるテキストではありません。結局のところ、ページは画像のままです。

PDF ファイルの種類

PDF の種類の違いによって、ファイルでできることや必要なツールが決まります。たとえば、画面上のフレーズをマウスで選択しようとしても何も起こらない場合は、スキャンであることを意味します。PDF Portfolio もあります。これは、契約書、スプレッドシート、写真など複数のファイルを含む単一の PDF です。

デジタル PDF

Word、Excel、ブラウザ、デザインソフトウェアでデジタル作成されたファイルです。このドキュメント内のテキストは実際のテキストであるため、任意のビューアで検索・コピーでき、PDF編集ツールで変更できます。これは、一般的に扱われる代表的な PDF タイプです。このようなファイルは、編集、変換、その他の操作を行うほとんどのツールと互換性があります。

スキャン PDF

この種類のファイルでできることをより理解するには、スキャン PDF とは何かを明確にする必要があります。これは、PDF 形式で保存されたページの画像です。表示される写真やテキストはこのコピーの一部であり、検索、選択、コピー、編集はできません。技術的には、個別の要素ではなく、ページを構成するピクセルです。このタイプの PDF は、スキャナーで読み取ったページやスマートフォンで撮影した写真です。ただし、当社のプラットフォームでは、スキャンした PDF を編集可能なドキュメントに変換して、変更を加えることができます。

検索可能な PDF

では、検索可能な PDF ファイルとは何で、どのように扱うのでしょうか。スキャンしたドキュメントに OCR を適用すると、見た目は画像のままでも検索可能なテキストレイヤーが追加されます。これにはスキャンで認識された内容が含まれ、選択やコピーができます。重要なのは、OCR により新しいファイルがダウンロードされる点です。別の種類のドキュメントになるのではなく、同じスキャンの下にテキストレイヤーが追加されます。OCR PDFツールでスキャンしたファイルをすばやく変換し、ブラウザでPDF を検索できます。

PDF のメリットと制限

この形式の主なメリット

前述の元のレイアウトを保てる点以外にも、PDF には複数のメリットがあります。検索可能なドキュメントでは、必要なテキスト、単語、数値などの情報をすばやく見つけて編集でき、すべてのページを確認する必要はありません。PDF はオープンな ISO 32000 規格に準拠しており、特定のソフトウェアベンダーに依存しません。そのため、このようなファイルは、オペレーティングシステムにかかわらず、異なるデバイス上のさまざまなプログラムで共有・閲覧できます。また、PDF にはパスワードや権限などのセキュリティオプションがあり、特に企業の契約書、申請書、重要な資格情報を含むその他のドキュメントを安全に扱えます。ハイパーリンク、署名、入力可能なフォームなどの対応機能により、PDF は社会生活、学業、業務において最も実用的な形式に数えられます。

利用時に不便になる点

作業に影響する可能性がある PDF の制限も知っておく必要があります。この形式は共有用に作られたため、編集には追加の手順が必要です。つまり、直接編集するか、DOCX に変換する必要があります。また、OCR を使用するまでは、スキャンしたドキュメントがテキストではなく画像のままであることも問題になります。長い PDF は、サイズ制限のためメール添付で送信する必要がある場合に問題となることもあります。その場合は、ファイルの分割または圧縮が解決策になります。通常、PDF を変換する目的は変換自体ではなく、内容にアクセスすることです。

PDF とほかのファイル形式の比較

異なる形式のファイルは特定のニーズに適しており、タスクによってはより良い選択肢になるため、PDF と Word、JPG を比較します。まず、PDF と Word の違いを説明します。

PDF と Word の違い

DOCX は編集できる下書きに適しており、PDF は最終版に実用的な選択肢です。PDF を変更する必要がある場合は、PDF から Wordツールを使用して変換し、作業が完了したらWord から PDFツールで再び変換できます。DOCX への変換は、列、画像のキャプション、その他の要素を含む元のレイアウトに影響する場合があることに注意してください。

PDF と JPG の違い

検索可能なテキストを含む複数ページの PDF ドキュメントとは異なり、JPG はテキストレイヤーのない単一の画像です。受信者が PDF を開くプログラムを持っているかわからない場合に役立つ選択肢です。両方の種類のファイルを変換するには、ブラウザでオンラインのPDF から JPGまたはJPG から PDFツールを使用できます。

PDF を開く方法

PDF ファイルを開く方法を知りたい場合は、ソフトウェアをインストールせずに、最新のブラウザを使用できます。開いているブラウザタブにファイルをドラッグするか、ファイルを右クリックして「プログラムから開く」> Chrome、Edge、または Safari を選択してください。PDF はすぐに閲覧できます。テキストの検索、編集、注釈の追加、印刷を行うには、オンラインのPDF リーダーツールを使用できます。任意のデバイスからファイルをアップロードし、必要に応じて組み込みツールを利用してください。PDF の閲覧、拡大・縮小、ページ間の移動、印刷、ダウンロード、メール送信ができ、署名や変更が必要な場合はエディターで開けます。

PDF ファイルを作成する方法

PDF ファイルを作成する方法には、ドキュメントの変換、印刷ウィンドウで PDF として保存する方法、Web ページをダウンロードする方法などがあります。

Word、Excel、PowerPoint ファイルを変換する

特にオフィス文書で元のレイアウトを維持したい場合は、変換が最も一般的な方法です。契約書やレポートを共有したい場合はDOCX を PDF に変換し、スプレッドシートにはExcel を PDF に変換、プレゼンテーションにはPowerPoint を PDF に変換してください。

紙に印刷せず PDF に印刷する

プリンターウィンドウでこのオプションを選択すると、ドキュメントを紙に印刷する代わりに PDF に印刷できます。使用しているシステムに応じて、次の操作を行ってください。出力先 > PDF に保存（Chrome および Edge）、Microsoft Print to PDF（Windows）、PDF メニュー > PDF として保存（macOS）。画像からドキュメントまで、ほぼすべての印刷可能なファイルでこの操作を行えます。

Web ページを PDF として保存する

必要なファイルのレイアウトと内容を保持するには、Web ページを PDF として保存してください。この方法では、チケット、注文確認、記事をダウンロードできます。オンラインのHTML を PDF に変換ツールを使用して、Web ページを PDF に変換できます。

写真やスキャンを PDF にする

ページ順を維持したまま、画像やスキャンしたコピーをまとめてファイルを作成できるため、便利な選択肢です。まとめた PDF のほうが、別々の写真やドキュメントよりも保管・共有しやすくなります。JPG から PDF、スキャンを PDF に変換、画像を PDF に結合を使用してファイルを処理できます。

白紙から PDF を作成する

最も一般的なニーズではありませんが、元のファイルなしで PDF を作成する必要がある場合もあります。通常、送付状、簡単なフォーム、その他の単一ページのドキュメントが必要な場合は、白紙から作成する必要があります。PDF を作成ツールを使用して、空白のページから始めてください。

PDF を編集する方法

PDF を編集するには、テキストや画像の変更、ファイルの結合・分割、必要なコンテンツの取り出しなど、複数の操作が必要になる場合があります。

テキストと画像を変更する

数値の変更、ロゴの差し替え、段落の削除は、PDF編集ツールで直接行えます。ドキュメントを作り直す必要はありません。また、このツールでは、テキストに使用されていた元のフォントで編集できます。フォントを一致させられるのは PDF に埋め込まれている場合のみのため、一部の編集では類似したフォントが使用されます。修正した行を段落のほかの部分と一致させる必要がある場合は、独自のPDFテキストエディター機能が役立ちます。

ページを結合・分割・並べ替えする

PDF はトランプのように扱え、ページの並べ替えや結合ができます。保存するドキュメントをまとめたり、レポートの詳細を単一のファイルに保存したりするには、PDF結合ツールで別々のファイルをひとまとめにします。長いファイルをメールで送る必要がある場合や、必要な章だけを取り出したい場合は、PDF の分割を行います。ファイルを再構成する必要がある場合は、ワークスペースでページを並べ替えることもできます。

必要なページまたは画像を取り出す

60ページのファイルから必要なページが3ページだけの場合は、PDF からページを抽出できます。必要なコンテンツを取り出し、ドキュメント全体とは別に送信できます。PDF抽出ツールは 100 MB のファイルに対応しています。また、重要なスクリーンショットを保存する必要がある場合は、画像抽出サービスで PDF から画像を抽出できます。

共有前に透かしを追加する

ドキュメントが最終版になる前に手元を離れる場合や、機密として表示する必要がある場合は、PDF に透かしを追加します。たとえば、Draft や Confidential などのラベルを使用できます。PDFAid のツールで透かしを追加する場合、またはスタンプを追加する場合は、ファイル用のカスタムテンプレートを選択してください。

送信前にファイルサイズを小さくする

大きな PDF は、メールサービスのサイズ制限を超える可能性があります。特に、スマートフォンで撮影した写真から作成した複数ページのスキャンは数十 MB に達することがあります。PDF を圧縮してファイルサイズを小さくし、当社のプラットフォームからメールで送信できます。圧縮の影響を受けるのは画像品質のみで、ドキュメント内のテキストには影響しない場合があります。

PDF は安全ですか

PDF には、目的や作業に応じて選択できる、三種類のセキュリティ機構と権限設定（所有者パスワードが必要）があります。パスワード（開くためのパスワードと権限パスワード）、署名、墨消しまたはフラット化について、以下で説明します。何を保護する必要があるかによって選択してください。

パスワードと暗号化

パスワード保護による PDF の暗号化では、必要なパスワードを入力しない限り、他の人はファイルを開けません。特定の受信者だけにドキュメントへのアクセスを許可したい場合に便利です。ただし、保護が不要になったファイルでは、暗号化を解除したい場合もあります。PDF のパスワードがわかっている場合は、PDF のロックを解除して、閲覧、変更、共有できるようにします。

デジタル署名と電子署名

では、認証済み PDF とは何でしょうか。また、これらの署名の違いを知ることが重要なのはなぜでしょうか。多くの人が混同していますが、両者は同じものではありません。電子署名は、記載内容を承認する、または実行する意思を示すために、入力、挿入、手描きできる署名です。当サービスでは、この方法でPDF に署名できます。デジタル署名は暗号技術に基づいており、本人確認と署名後のドキュメントの完全性維持を行えます。作成者が認証署名を適用すると、PDF は認証済みになります。閲覧者は、誰が認証したか、また作成者が許可していない変更が行われたかどうかを確認できます。

墨消しとフラット化

墨消しとフラット化は、ドキュメントを保護できる二つの異なる仕組みです。墨消しでは、選択したテキストまたは領域をファイルから完全に削除します。上から黒い長方形を描いても墨消しにはなりません。テキストはその下に残り、コピーできるためです。フラット化は別の方法で機能し、署名やフィールドを変更できないようにします。このオプションではコンテンツのレイヤーが固定されるため、他の人はそれらの要素を編集または削除できません。フィールドと署名はページの一部になるため、フォーム要素として編集または削除することはできません。機密情報を隠す必要がある場合はPDF を墨消しし、共有用に安全な状態にするにはPDF をフラット化します。

PDF の簡単な歴史

1991年 ―― PDF を発明した John Warnock 博士が、PDF 技術の初期段階として知られる Camelot Project を開始しました。

1993年六月15日 - Adobe が最初の PDF バージョンである Acrobat 1.0 を正式に公開しました。

2008年 ―― PDF 1.7 が国際標準化機構により ISO 32000-1:2008 規格として発行されました。

2017年／2020年 ―― ISO は 2017年に PDF 2.0 を ISO 32000-2 として発行し、続いて 2020年十二月に第二版（ISO 32000-2:2020）を発行しました。

Camelot Project、1991年

John Warnock 博士は Camelot Project を開始しました。どのコンピューターやプリンターでも元のレイアウトのまま開いて印刷できるファイルという構想を説明しています。当時、同僚の画面ではドキュメントの見え方が異なることがあり、ドキュメントの共有には問題がありました。Camelot Project はこの問題を解決するために設計されました。

Acrobat と PDF 1.0、1993年

Adobe は 1993年六月15日に、最初の Acrobat と PDF 形式を発表しました。これにより、人々は元の見た目を保ったままドキュメントを共有できるようになりました。ただし、当時はファイルサイズが大きく、Adobe Acrobat は有料ソフトウェアだったため、PDF の普及はゆっくり進みました。

2008年以降のオープン規格

Adobe は 2008年に Adobe PDF 仕様を ISO に移管しました。これは、PDF が単一のベンダーによって管理されなくなったことを意味します。現行の ISO 32000-2 によると、PDF はソフトウェア提供元にかかわらず独立して使用できるオープン規格です。

よく使われる PDF 規格

仕様の観点で PDF とは何でしょうか。PDF は単一の規格ではなく、さまざまな規格の集合です。これらはすべて、長期保存、アクセシビリティ、整理など、異なる用途に対応しています。

長期保存向けの PDF/A

PDF/A は、ファイルをアーカイブして長期間保存するための形式です。このバージョンでは、フォントやカラープロファイルを含む必要なすべての要素をドキュメントに埋め込む必要があります。PDF は外部ツールやリソースに依存すべきではありません。PDF/A は、ファイルを何年にもわたって保存し、再現可能な状態に保つ必要がある場合に使用されます。このことは、裁判所、アーカイブ機関、政府機関で求められることがよくあります。

アクセシビリティのためのタグ付き PDF と PDF/UA

タグ付き PDF は、見出し、リスト、読み上げ順序、画像キャプションを含むドキュメント構造を保持します。これにより、コンテンツは単なる要素の集まりとしてではなく、内容として認識されます。PDF/UA（ISO 14289）は、スクリーンリーダーが正しい順序で読み上げられるように、タグ付き PDF が満たすべきルールを定めています。タグ付き PDF の基本原則はアクセシビリティです。

Web での高速表示に適した線形化 PDF

まず、線形化 PDF とは何かという疑問に答える必要があります。これは、ブラウザーがダウンロードを完了する前に最初のページを表示できるよう、構造を変更した PDF です。この方法は、長いカタログや研究論文のような大きなファイルをオンラインで扱う場合に便利です。ダウンロードが終わるまで待つ必要はなく、線形化 PDF をすぐに読み始められます。

よくある質問

PDF は無料ですか

はい。PDF はオープン形式のため、PDF を開く、読む、作成することに費用はかかりません。

変換したファイルを無料で取得できますか

当ツールではファイルを無料で変換できますが、対象は単一のドキュメントのみで、ファイルの準備ができるまで処理に数時間かかります。待ち時間を省きたい場合は、サブスクリプションによりすぐに結果を取得できます。

多くの人が PDF を使う理由は何ですか

Portable Document Format の略である PDF が人気を保っているのは、どのデバイスやオペレーティングシステムでもドキュメントの見た目と書式をまったく同じに維持できるためです。

PDF リーダーとは何ですか

PDF リーダーは、PDF、すなわち Portable Document Format のファイルを開く、表示する、印刷するために作られたソフトウェアです。

PDF がスキャンかどうかは、どう確認できますか

マウスでテキストの一部を選択またはコピーしてみてください。何も強調表示されない場合、その PDF は編集可能なテキストではなく、実質的にページの画像であるスキャンです。

PDF はどのデバイスでも同じように表示されますか？

はい。PDF は、どの画面やプリンターでも同じように表示されるように作られています。レイアウト、フォント、画像を所定の位置に固定するため、位置がずれることはありません。