Cos'è un PDF?

PDF significa Portable Document Format. Questo tipo di file mantiene invariato l'aspetto originale, inclusi caratteri, testo, impaginazione e immagini, su qualsiasi schermo lo si apra. In questa guida scoprirai cos'è un PDF, come funziona davvero, a cosa serve, quali sono le tipologie, i vantaggi, i limiti e il confronto con altri formati.

Cosa significa PDF

PDF significa Portable Document Format. Ogni parola del nome completo descrive la funzione del formato. Portable significa che un PDF si apre su telefoni, tablet e computer, indipendentemente dal software con cui è stato creato. Document indica che è progettato per contenere elementi come contratti, moduli e report. Format significa che l'impaginazione è fissa: caratteri, testo e immagini restano dove li hai inseriti, così chi riceve il file vede la pagina esattamente come l'hai salvata.

In parole semplici, un PDF è l'impronta digitale di un foglio di carta, non un insieme di simboli che un browser riorganizza al volo. Questo è il significato di PDF in una frase, ed è il motivo per cui l'abbreviazione viene usata molto più spesso del nome completo sia nel linguaggio comune sia in quello tecnico.

Cos'è un file PDF

Un PDF è un singolo file che conserva insieme testo, immagini e impaginazione di una pagina, così da avere lo stesso aspetto ovunque venga aperto. Ecco cosa contiene e come riesce a farlo.

Cosa può contenere un PDF

Un file PDF può contenere diversi tipi di contenuto, a seconda di come è stato creato. Tra questi:

• Testo

• Immagine

• Grafica vettoriale

• Caratteri incorporati

• Pulsanti interattivi

• Link

• Campi modulo compilabili

• Commenti

• Video e altri contenuti multimediali

• Metadati

• File allegati

Un PDF non è l'immagine di un documento, ma un contenitore di diversi elementi interattivi. Contiene molto più di pagine statiche: puoi fare clic sui link, compilare moduli e, nei lettori che li supportano, riprodurre video o usare pulsanti. Grazie ai numerosi tipi di contenuto che può includere, un PDF è un file versatile che puoi usare per la documentazione e per svolgere molte attività.

Come un PDF mantiene la stessa impaginazione ovunque

Come funziona dunque un PDF quando contiene elementi diversi ma li mantiene inalterati? Un PDF memorizza l'esatta posizione di ogni elemento anziché affidarsi a un altro programma o software per riorganizzarli. La formattazione fissa, che include le coordinate di ciascun elemento e i caratteri incorporati, deriva da PostScript, l'antenato del PDF. Il PDF nasce da PostScript, il linguaggio di descrizione delle pagine di Adobe. Entrambi gli approcci (coordinate fisse e caratteri incorporati) rendono stabile un file: non dipende dal software con cui è stato creato, dal dispositivo o dal sistema operativo. A differenza di un PDF, un DOCX può apparire diverso dall'originale su un altro computer per quanto riguarda i caratteri o la struttura. Un PDF contiene istruzioni precise per memorizzare le posizioni degli elementi, rendendo possibile visualizzarli allo stesso modo ovunque.

Come riconoscere un PDF sul computer

Se ti chiedi cos'è un PDF su un computer o come trovarlo, cerca l'estensione .pdf alla fine del nome del documento. Il sistema mostra anche l'icona del tuo lettore PDF predefinito accanto al nome del file. Facendo doppio clic su questo file, molto probabilmente non potrai modificarlo perché il sistema lo apre in un lettore. Per apportare modifiche al documento, ti servirà uno strumento specifico oppure dovrai convertirlo in un formato modificabile.

A cosa serve il formato PDF

Capire bene cos'è il formato PDF aiuta a spiegare perché questo tipo di documento è così diffuso. Data l'impaginazione fissa e la sua versatilità, è una soluzione ideale per firmare contratti, compilare moduli e svolgere altre attività. Di seguito trovi gli usi più comuni del PDF.

Contratti, fatture e accordi

I documenti legali e finanziari sono spesso in formato PDF perché mantengono la versione concordata. Un PDF conserva il contenuto concordato sulla pagina. Una volta dotato di firma digitale basata su certificato, qualsiasi modifica successiva invalida la firma. Puoi usare uno strumento per firmare un PDF per aggiungere una firma elettronica e inviarlo via email a un'altra persona affinché lo firmi.

Moduli da compilare e restituire

Candidature di lavoro, moduli fiscali e questionari vengono salvati come PDF compilabili perché i campi sono incorporati in un file. Il destinatario può inserire le proprie informazioni e restituire il documento senza riscriverlo né modificarne il formato. Un PDF può essere un modello di modulo riutilizzabile quando deve essere compilato da persone diverse. Lo strumento PDFAid per compilare un PDF ti consente di digitare nei campi dal browser, salvare il modulo compilato e creare modelli PDF con campi interattivi.

Curriculum, report, manuali ed eBook

Scegliere il formato PDF è la decisione giusta quando documenti come un curriculum, un report, una ricerca, un'istruzione, una brochure o un eBook sono destinati alla lettura più che alla modifica. Questo perché l'autore vuole preservare il design del file originale. Per mantenere l'impaginazione originale durante la condivisione, puoi convertire un DOCX in PDF con il nostro strumento. Quando serve una formattazione fissa per un eBook, può essere utile anche convertire un EPUB in PDF.

File pronti per la stampa per designer

Le tipografie spesso richiedono un PDF pronto per la stampa perché il formato preserva tutti i dettagli necessari per una stampa di alta qualità. Lo standard specifico per la stampa è PDF/X ed è regolato da ISO 15930. Un documento può includere immagini ad alta risoluzione, caratteri incorporati e profili colore, e un PDF li supporta tutti. L'impaginazione verrà stampata come l'ha realizzata il designer, con tutti gli elementi visivi al loro posto e senza modifiche.

Scansioni e documenti archiviati

Usiamo il formato PDF quando è necessario trasformare documenti cartacei in file digitali, come contratti, ricevute e cartelle cliniche. Puoi creare un singolo file anziché creare e conservare più foto. Di conseguenza, sullo schermo appare come un documento, ma il testo non è ancora ricercabile né modificabile. Le pagine restano comunque immagini.

Tipi di file PDF

La differenza tra i tipi di PDF determina cosa puoi fare con un file e quali strumenti ti servono. Ad esempio, se provi a selezionare una frase sullo schermo con il mouse e non succede nulla, significa che hai una scansione. Esiste anche il Portfolio PDF: un PDF che include diversi file, come un contratto, un foglio di calcolo e foto.

PDF digitali

Sono file creati digitalmente in Word, Excel, un browser o un software di progettazione. Il testo di questo documento è reale, quindi puoi cercarlo e copiarlo in qualsiasi lettore e modificarlo in un Editor PDF. È uno dei tipi di PDF più comuni con cui si lavora di solito. Questi file sono compatibili con la maggior parte degli strumenti per modificare, convertire ed eseguire altre operazioni.

PDF acquisiti tramite scansione

Per capire meglio cosa puoi fare con questo tipo di file, è necessario chiarire cos'è un PDF acquisito tramite scansione. È l'immagine di una pagina salvata in formato PDF. Le immagini e il testo visualizzati fanno parte di questa copia e non puoi cercarli, selezionarli, copiarli o modificarli. Tecnicamente, sono i pixel che compongono una pagina, non singoli elementi. Questo tipo di PDF deriva da una pagina acquisita con uno scanner o da una foto scattata con uno smartphone. Tuttavia, puoi convertire un PDF in un documento modificabile sulla nostra piattaforma e apportare qui le modifiche.

PDF ricercabili

Cos'è dunque un file PDF ricercabile e come si usa? Dopo aver applicato OCR, un documento acquisito tramite scansione ottiene un livello di testo ricercabile, pur continuando ad avere l'aspetto di un'immagine. Contiene il contenuto riconosciuto dalla scansione, che puoi selezionare o copiare. L'aspetto principale è che OCR scarica un nuovo file. Non è un tipo diverso di documento, ma la stessa scansione con un livello di testo aggiunto sotto. Puoi convertire rapidamente un file acquisito tramite scansione con lo strumento OCR PDF e cercare in un PDF nel browser.

Vantaggi e limiti del PDF

Cosa offre al meglio questo formato

Oltre a mantenere l'impaginazione originale, come indicato sopra, il PDF presenta diversi vantaggi. In un documento ricercabile puoi trovare rapidamente il testo, le parole, le cifre e altre informazioni che ti servono e modificarle, senza dover visualizzare ogni pagina. Il PDF rispetta lo standard aperto ISO 32000, quindi è indipendente da un fornitore di software. Di conseguenza, questi file possono essere condivisi e visualizzati in vari programmi, su dispositivi diversi e indipendentemente dal sistema operativo. Inoltre, i PDF offrono opzioni di sicurezza come password e autorizzazioni per un uso sicuro, soprattutto per contratti aziendali, candidature e altri documenti con credenziali importanti. Altre funzionalità supportate, tra cui link, firme e moduli compilabili, rendono il PDF uno dei formati più pratici per esigenze personali, accademiche o lavorative.

Dove può creare difficoltà

Dovresti conoscere i limiti del PDF che possono influire sul lavoro. Poiché questo formato è stato creato per la condivisione, la modifica richiede un passaggio aggiuntivo: devi modificarlo direttamente o convertirlo in DOCX. Un altro problema riguarda i documenti acquisiti tramite scansione, che restano immagini anziché testo finché non usi OCR. Un PDF lungo può essere problematico anche quando devi inviare un allegato via email a causa dei limiti di dimensione. In questo caso, dividere o comprimere un file può essere una soluzione. Di solito, le persone convertono i PDF non per la conversione in sé, ma per accedere al contenuto.

PDF e altri formati di file

File di formati diversi rispondono a esigenze specifiche e possono essere un'opzione migliore per alcune attività; per questo confronteremo PDF con Word e JPG. La differenza tra PDF e Word è illustrata di seguito.

PDF e Word

DOCX funziona bene come bozza modificabile, mentre un PDF è una scelta pratica per la versione finale. Se devi apportare modifiche a un PDF, puoi convertire un PDF in Word e poi convertire di nuovo Word in PDF quando hai finito. Tieni presente che la conversione in DOCX può influire sull'impaginazione originale, incluse colonne, didascalie delle immagini e altri elementi.

PDF e JPG

A differenza di un documento PDF multipagina che contiene testo ricercabile, un JPG è una singola immagine senza livello di testo. È una soluzione utile se non sai se il destinatario dispone di un programma che apre un PDF. Per lavorare con entrambi i tipi di file, converti PDF in JPG o JPG in PDF online nel browser.

Come aprire un PDF

Se vuoi sapere come aprire un file PDF, puoi usare qualsiasi browser moderno senza installare software. Trascina il file in una scheda del browser aperta oppure fai clic con il pulsante destro e scegli Apri con > Chrome, Edge o Safari. Il PDF sarà subito disponibile per la visualizzazione. Per cercare testo, modificarlo, aggiungere un'annotazione o stamparlo, puoi usare uno strumento di lettura PDF online. Carica il file da qualsiasi dispositivo e, se necessario, usa gli strumenti integrati. Puoi visualizzare, ingrandire, passare da una pagina all'altra, stampare, scaricare e inviare via email un PDF, nonché aprirlo nell'editor se devi firmarlo o modificarlo.

Come creare un file PDF

Esistono diversi metodi per creare un file PDF, tra cui la conversione di un documento, il salvataggio in PDF dalla finestra di stampa o il download di una pagina web.

Convertire un file Word, Excel o PowerPoint

La conversione è il metodo più diffuso, soprattutto per i documenti d'ufficio quando vuoi mantenere l'impaginazione originale. Converti un DOCX in PDF se vuoi condividere un contratto o un report, un Excel in PDF per i fogli di calcolo e un PowerPoint in PDF per le presentazioni.

Stampare in PDF anziché su carta

Puoi stampare in PDF anziché stampare un documento su carta selezionando questa opzione nella finestra della stampante. A seconda del sistema in uso, procedi così: Destinazione > Salva come PDF (Chrome ed Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); menu PDF > Salva come PDF (macOS). Puoi farlo con quasi tutti i file stampabili, dalle immagini ai documenti.

Salvare una pagina web come PDF

Per preservare l'impaginazione e il contenuto dei file che ti servono, salva una pagina web come PDF. Questo metodo ti consente di scaricare biglietti, conferme d'ordine e articoli. Usa uno strumento HTML in PDF online per convertire le pagine web in PDF.

Trasformare foto o scansioni in PDF

È un'opzione pratica perché puoi creare un unico file da una raccolta di immagini o copie acquisite tramite scansione, mantenendo l'ordine delle pagine. Un PDF è più facile da archiviare e condividere rispetto a foto o documenti separati. Gestisci il file con gli strumenti JPG in PDF, Scan in PDF e unisci immagini in un unico PDF.

Creare un PDF da zero

Anche se non è l'esigenza più comune, talvolta è necessario creare un PDF senza un file originale. In genere, occorre iniziare da zero quando serve una lettera di presentazione, un semplice modulo o un altro documento di una pagina. Usa lo strumento Crea un PDF per iniziare da una pagina vuota.

Come modificare un PDF

Modificare un PDF richiede più di un'azione: potresti dover cambiare testo e immagini, unire o dividere file oppure estrarre il contenuto che ti serve.

Modifica testo e immagini

Puoi modificare una figura, sostituire un logo o rimuovere un paragrafo direttamente nel nostro Editor PDF. Non dovrai ricreare il documento. Inoltre, questo strumento ti consente di modificare il testo usando il carattere originale. Il carattere può essere riprodotto solo se è incorporato nel PDF, quindi per alcune modifiche verrà usato un carattere simile. La funzionalità distintiva Editor di testo PDF è utile quando la riga corretta deve corrispondere al resto del paragrafo.

Unisci, dividi e riordina le pagine

Puoi gestire un PDF come un mazzo di carte, riordinandone e combinandone le pagine. Unisci file separati in un unico file con il nostro Unisci PDF per archiviare documenti o mantenere i dettagli di un report in un solo file. Dividi PDF se devi inviare via email un file lungo o se ti serve un solo capitolo. Se devi riorganizzare il file, puoi anche riordinare le pagine nel nostro spazio di lavoro.

Estrai le pagine o le immagini che ti servono

Se hai un file di 60 pagine e te ne servono solo 3, puoi estrarre le pagine da un PDF. Estrai il contenuto necessario e invialo separatamente dal documento completo. Il nostro strumento Estrai PDF gestisce file fino a 100 MB. Puoi anche estrarre immagini da un PDF quando devi conservare uno screenshot importante con il servizio Estrai immagini.

Aggiungi una filigrana prima di condividere

Aggiungi una filigrana a un PDF quando un documento viene condiviso prima di essere definitivo o deve essere contrassegnato come riservato. Ad esempio, puoi usare etichette come Bozza o Riservato. Scegli un modello personalizzato per il file quando aggiungi una filigrana o applichi un timbro con gli strumenti di PDFAid.

Riduci le dimensioni del file prima di inviarlo

È improbabile che i PDF di grandi dimensioni rientrino nei limiti di dimensione dei servizi email, soprattutto se includono una scansione di più pagine creata da foto del telefono—può raggiungere decine di megabyte. Comprimere un PDF per ridurre le dimensioni del file e inviarlo via email sulla nostra piattaforma. La compressione può influire solo sulla qualità delle immagini, non sul testo del documento.

Un PDF è sicuro

Il formato PDF offre tre diversi meccanismi di sicurezza e autorizzazioni (che richiedono una password del proprietario), che puoi scegliere in base alle tue esigenze e attività. Di seguito vengono descritti questi meccanismi: le password (una password di apertura e una password per le autorizzazioni), le firme e l'oscuramento o l'appiattimento. La scelta dipende da ciò che devi proteggere.

Password e crittografia

La crittografia dei PDF con protezione tramite password impedisce ad altri di aprire il file senza inserire la password necessaria. È utile quando vuoi che solo determinati destinatari accedano al documento. Potresti però avere un file che non richiede più protezione e voler rimuovere la crittografia. Quando conosci la password di un PDF, puoi sbloccare un PDF e renderlo disponibile per la visualizzazione, la modifica e la condivisione.

Firme digitali e firme elettroniche

Che cos'è dunque un PDF certificato e perché è importante conoscere la differenza tra queste firme? Molte persone le confondono, anche se non sono simili. Una firma elettronica è una firma che puoi digitare, inserire o disegnare per dimostrare che approvi o intendi fare quanto indicato. Puoi firmare un PDF in questo modo usando il nostro servizio. Una firma digitale si basa sulla tecnologia crittografica e può verificare l'identità e mantenere l'integrità del documento dopo la firma. Quando l'autore applica una firma di certificazione, il PDF diventa certificato: i lettori possono vedere chi lo ha certificato e se qualcuno ha apportato modifiche non consentite dall'autore.

Oscuramento e appiattimento

L'oscuramento e l'appiattimento sono due meccanismi diversi che possono proteggere il documento. L'oscuramento elimina definitivamente dal file il testo o l'area selezionata; un rettangolo nero disegnato sopra non è un oscuramento, perché il testo rimane sotto e può essere copiato. L'appiattimento funziona diversamente, rendendo impossibile apportare modifiche a firme e campi. Questa opzione fissa i livelli di contenuto, così gli altri non possono modificare o rimuovere tali elementi. I campi e le firme diventano parte della pagina, quindi nessuno può modificarli o rimuoverli come elementi del modulo. Oscura un PDF quando devi nascondere dettagli sensibili e appiattisci un PDF per renderlo sicuro da condividere.

Breve storia del PDF

1991 – Il dott. John Warnock, che ha inventato il PDF, avvia il Camelot Project, noto come fase iniziale della tecnologia PDF.

15 giugno 1993 - Adobe lancia ufficialmente Acrobat 1.0, la prima versione del PDF.

2008 – PDF 1.7 viene pubblicato dall'International Organization for Standardization come standard ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO pubblica PDF 2.0 come ISO 32000-2 nel 2017, seguito da una seconda edizione (ISO 32000-2:2020) nel dicembre 2020.

Il progetto Camelot, 1991

Il dott. John Warnock avvia il Camelot Project. Descrive l'idea di un file che possa essere aperto e stampato con il layout originale su qualsiasi computer o stampante. All'epoca, condividere documenti era piuttosto problematico perché potevano apparire diversamente sullo schermo di un collega. Il progetto Camelot è stato ideato per risolvere questo problema.

Acrobat e PDF 1.0, 1993

Adobe ha presentato il primo Acrobat insieme a un formato PDF il 15 giugno 1993. Ha dato alle persone la possibilità di condividere documenti mantenendone l'aspetto originale. Tuttavia, l'adozione del PDF è stata lenta perché allora i file erano grandi e Adobe Acrobat era un software a pagamento.

Uno standard aperto dal 2008

Adobe ha trasferito la specifica Adobe PDF a ISO nel 2008, il che significa che un PDF non è più controllato da un unico fornitore. Secondo l'attuale ISO 32000-2, è uno standard aperto che può essere usato in modo indipendente, a prescindere dal fornitore del software.

Gli standard PDF che potresti incontrare

Che cos'è un PDF in termini di specifiche? PDF è più una famiglia di standard diversi che un unico standard. Ciascuno è adatto a compiti differenti, tra cui la conservazione, l'accessibilità e l'organizzazione.

PDF/A per l'archiviazione a lungo termine

PDF/A serve per archiviare i file e conservarli a lungo. Questa versione richiede che tutti gli elementi necessari, inclusi caratteri e profili colore, siano incorporati in un documento. Un PDF non deve dipendere da strumenti o risorse esterni. PDF/A viene usato quando i file devono essere archiviati e rimanere riproducibili per anni, come spesso richiesto da tribunali, archivi ed enti governativi.

PDF con tag e PDF/UA per l'accessibilità

Un PDF con tag mantiene una struttura del documento che include titoli, elenchi, ordine di lettura e didascalie delle immagini. Grazie a ciò, il contenuto viene riconosciuto anziché trattato come una raccolta di elementi. PDF/UA (ISO 14289) stabilisce le regole che un PDF con tag deve rispettare affinché gli screen reader possano leggerlo nell'ordine corretto. L'accessibilità è il principio fondamentale dei PDF con tag.

PDF linearizzato per una rapida visualizzazione sul web

Prima è necessario rispondere alla domanda: che cos'è un PDF linearizzato? È un PDF ristrutturato in modo da consentirti di vedere la prima pagina prima che il browser abbia terminato di scaricarlo. Questo approccio è utile quando devi gestire file di grandi dimensioni online, come cataloghi lunghi o articoli di ricerca. Non devi aspettare la fine del download e puoi iniziare subito a leggere un PDF linearizzato.

FAQ

Il PDF è gratuito?

Sì. PDF è un formato aperto, quindi aprire, leggere e creare PDF non costa nulla.

Posso ottenere gratuitamente il file convertito?

Il nostro strumento ti consente di convertire gratuitamente un file, ma vale solo per un documento e l'elaborazione richiede alcune ore prima che il file sia pronto. Se preferisci non aspettare, un abbonamento ti offre il risultato subito.

Perché così tante persone usano i PDF?

PDF, abbreviazione di Portable Document Format, rimane popolare perché mantiene l'aspetto e la formattazione di un documento esattamente uguali su qualsiasi dispositivo o sistema operativo.

Che cos'è un lettore PDF?

Un lettore PDF è un software progettato per aprire, visualizzare e stampare file in formato PDF, ovvero Portable Document Format.

Come faccio a sapere se il mio PDF è una scansione?

Prova a selezionare o copiare del testo con il mouse. Se non riesci a evidenziare nulla, il PDF è una scansione, essenzialmente l'immagine di una pagina anziché testo modificabile.

Un PDF ha lo stesso aspetto su ogni dispositivo?

Sì. Un PDF è progettato per essere visualizzato in modo identico su qualsiasi schermo o stampante. Fissa layout, caratteri e immagini, così nulla si sposta dalla posizione.