PDF को पासवर्ड से सुरक्षित कैसे करें

मान लीजिए, आप जानते हैं कि PDF को एन्क्रिप्ट कैसे करना है, लेकिन आपका तरीका काम नहीं कर रहा और आप सोच रहे हैं, "मैंने पासवर्ड सेट किया था, लेकिन यह काम नहीं कर रहा…अब क्या करूँ?" फ़ाइल तक पहुँच सीमित करना और कार्रवाइयों को प्रतिबंधित करना एक ही बात नहीं है। PDF में दो पासवर्ड होते हैं, और उसे खुलने से रोकने वाला यूज़र (ओपन) पासवर्ड होता है। दोनों के उद्देश्य अलग हैं, इसलिए इस गाइड में बताया गया है कि प्रत्येक क्या सुरक्षित करता है, उन्हें Windows, Mac और Word में कैसे सेट करें और फ़ाइल को सुरक्षित रूप से कैसे भेजें।

PDF एन्क्रिप्शन वास्तव में क्या सुरक्षित करता है

यूज़र और ओनर पासवर्ड होते हैं, और आप इनमें से कोई एक या दोनों सेट कर सकते हैं। नीचे जानें कि प्रत्येक किस काम के लिए सबसे उपयुक्त है।

यूज़र पासवर्ड बनाम ओनर पासवर्ड

PDF को इस तरह लॉक करने के लिए कि अन्य लोग उसे खोल या संपादित न कर सकें, दोनों के बीच का अंतर ध्यान में रखें:

• यूज़र पासवर्ड। इसे ओपन पासवर्ड भी कहा जाता है। यह दस्तावेज़ को दूसरों से लॉक कर देता है, जिससे कोई भी उसका अंदरूनी कंटेंट नहीं देख सकता। PDF एन्क्रिप्टेड रहता है और सही पासवर्ड के बिना कोई भी उसे एक्सेस नहीं कर सकता।

• ओनर पासवर्ड। इसे परमिशन पासवर्ड भी कहा जाता है। इसे तब लागू करें, जब PDF पढ़ने के लिए उपलब्ध हो, लेकिन आप संपादन, प्रिंट या कॉपी करने को प्रतिबंधित करना चाहते हों।

अगर कोई भी आपका लॉक किया हुआ PDF अभी भी खोल सकता है, तो संभवतः आपने केवल ओनर पासवर्ड सेट किया है।

हर पासवर्ड वास्तव में किसे रोकता है

जब दोनों की ज़रूरत हो

दस्तावेज़ पर नियंत्रण बनाए रखने के लिए आप अपने PDF को दोनों पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं। इस तरह, केवल ओपन पासवर्ड वाले लोग ही इसे पढ़ सकते हैं और व्यूअर ऐप इसे प्रिंट या संपादित करने से मना कर देगा। याद रखें कि अकेला ओनर पासवर्ड फ़ाइल के अंदर की जानकारी सुरक्षित करने का कमज़ोर तरीका है, क्योंकि इसके प्रतिबंध लागू करने वाले PDF सॉफ़्टवेयर पर निर्भर करते हैं। अगर कंटेंट निजी है, तो यूज़र पासवर्ड ज़रूर जोड़ें।

Windows पर PDF को पासवर्ड से सुरक्षित करें

Windows पर PDF फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करने के दो तरीके हैं:

• डेस्कटॉप PDF एडिटर का उपयोग करें। Windows में PDF को पासवर्ड से सुरक्षित करने का कोई अंतर्निहित तरीका नहीं है, इसलिए आपको एक डाउनलोड करना होगा।

• Microsoft Word में पासवर्ड सेट करें। अगर आपने अपने दस्तावेज़ को अभी तक PDF में कन्वर्ट नहीं किया है, तो आप ऐसा कर सकते हैं। इसे PDF के रूप में सहेजते समय, फ़ाइल > इस रूप में सहेजें > PDF चुनें > विकल्प... > "दस्तावेज़ को पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें" पर टिक करें > ठीक है > पासवर्ड दो बार दर्ज करें पर क्लिक करें।

लोग अक्सर इस विकल्प को भूल जाते हैं, जबकि यह अलग PDF एडिटर खोलने से तेज़ है।

Preview के साथ Mac पर PDF को पासवर्ड से सुरक्षित करें

Mac पर PDF फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए प्रीव्यू ऐप इस्तेमाल करें; कुछ अतिरिक्त इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं है:

• चरण 1. अपना दस्तावेज़ खोलें।

• चरण 2. फ़ाइल > निर्यात… चुनें।

• चरण 3. अनुमतियाँ बटन पर क्लिक करें।

• चरण 4. दस्तावेज़ खोलने के लिए पासवर्ड आवश्यक चुनें।

• चरण 5. पासवर्ड दर्ज करें, फिर पुष्टि के लिए दोबारा दर्ज करें।

• चरण 6. ओनर पासवर्ड अनुभाग में पासवर्ड दर्ज करें, फिर पुष्टि के लिए दोबारा दर्ज करें।

• चरण 7. लागू करें पर क्लिक करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।

एक महत्वपूर्ण बात ध्यान में रखें: प्रीव्यू केवल एक नई एन्क्रिप्टेड फ़ाइल बनाता है, जबकि मूल फ़ाइल असुरक्षित रहती है। पहले संस्करण को अलग से रखें और यदि दस्तावेज़ को निजी रखना है, तो उसे सुरक्षित करें या हटाएं।

Word या Google Docs से PDF को पासवर्ड से सुरक्षित करें

Word और Google Docs इसे अलग-अलग तरीके से संभालते हैं। Word में, PDF में एक्सपोर्ट करते समय आप पासवर्ड सेट कर सकते हैं। यह विकल्प Google Docs में एकीकृत नहीं है, इसलिए आपको एक अतिरिक्त चरण करना होगा। अपनी फ़ाइल को PDF के रूप में डाउनलोड करें, फिर उसे पासवर्ड से सुरक्षित करें।

ऐसा पासवर्ड चुनें जो वास्तव में दस्तावेज़ को सुरक्षित करे

तीन बातें पासवर्ड सेट करना सार्थक बनाती हैं:

• विशेष चिह्नों के बजाय लंबा संयोजन चुनें। वर्णों से भरे छोटे पासवर्ड की तुलना में लंबे पासवर्ड का अनुमान लगाना कठिन होता है, इसलिए आप कुछ शब्दों को जोड़ सकते हैं या अक्षरों, अंकों और चिह्नों का मिश्रण बना सकते हैं।

• पूरी तरह नया पासवर्ड बनाएँ। अपने ऑनलाइन अकाउंट में पहले से इस्तेमाल किए जा रहे संयोजन का उपयोग न करें, क्योंकि यदि कोई उसे जान लेता है, तो वह उसे आपकी फ़ाइल पर भी आज़मा सकता है।

• फ़ाइल वाले उसी ईमेल में पासवर्ड न भेजें। इसे अपने PDF से अलग रखें और किसी सुरक्षित चैनल से संदेश भेजें, ताकि उस ईमेल तक पहुँच रखने वाला कोई अन्य व्यक्ति PDF न खोल सके।

Word का PDF एक्सपोर्ट डिफ़ॉल्ट रूप से 128-bit AES एन्क्रिप्शन का उपयोग करता है, इसलिए सुरक्षा स्तर बढ़ाने के लिए आपको सेटिंग बदलने की ज़रूरत नहीं होगी।

सुरक्षित PDF को ईमेल से भेजें

दो आदतें ईमेल के लिए एन्क्रिप्ट किए गए PDF को सुरक्षित रखती हैं।

पासवर्ड किसी दूसरे माध्यम से साझा करें

आप हमारे टूल से किसी भी प्राप्तकर्ता को PDF भेज सकते हैं। ध्यान दें कि हमारा टूल असुरक्षित फ़ाइलों के साथ काम करता है, इसलिए पासवर्ड-सुरक्षित PDF को अपने ईमेल क्लाइंट से भेजना होगा। ईमेल से फ़ाइल साझा करते समय पासवर्ड शामिल न करें, क्योंकि यह सुरक्षा न होने के बराबर है। उसे अलग संदेश में भेजें या फ़ोन पर बताने के लिए उन्हें कॉल करें। अगर PDF में संवेदनशील जानकारी है, तो उसका नाम न लिखें: विषय पंक्ति एन्क्रिप्ट नहीं होती, इसलिए वह नोटिफ़िकेशन प्रीव्यू में और मेलबॉक्स तक पहुँच रखने वाले सभी लोगों को दिखाई देती है।

अटैचमेंट के बजाय लिंक इस्तेमाल करें

अगर आप कोई बड़ा PDF या संवेदनशील कंटेंट भेज रहे हैं, तो फ़ाइल के बजाय समाप्त होने की अवधि वाले लिंक का उपयोग करने पर विचार करें (Workspace अकाउंट के लिए Google Drive, OneDrive या Dropbox की शेयर-लिंक समाप्ति सेटिंग)। यह अधिक सुरक्षित और सुविधाजनक है, क्योंकि आप पहुँच रद्द कर सकते हैं और यह किसी के मेलबॉक्स में लंबे समय तक संग्रहीत नहीं रहेगा।

क्या गलत हो सकता है

सही तरीके से सेट किया गया पासवर्ड भी तीन समस्याएँ पैदा कर सकता है:

• कोई प्राप्तकर्ता फ़ाइल नहीं खोल पाता। ऐसा इसलिए होता है कि उनका PDF व्यूअर पुराना है और आधुनिक एन्क्रिप्शन को सपोर्ट नहीं करता। उन्हें सॉफ़्टवेयर अपडेट करने या दस्तावेज़ को किसी दूसरे, नए रीडर में खोलने की सलाह दें।

• आप पासवर्ड भूल गए। जब आप PDF को पासवर्ड से सुरक्षित करते हैं, तो याद रखें कि सही संयोजन के बिना आप उसे एक्सेस नहीं कर पाएँगे और उसे रिकवर नहीं कर सकते। इस स्थिति से बचने के लिए, इसे किसी सुरक्षित जगह पर रखें।

• फ़ाइल ईमेल से भेजने के लिए बहुत बड़ी है। एन्क्रिप्शन से आकार नहीं बदलता। पहले PDF को कंप्रेस करें, फिर पासवर्ड जोड़ें। एन्क्रिप्शन फ़ाइल को छोटा नहीं करता।

पासवर्ड की ज़रूरत न रहने पर उसे हटाएँ

जब दस्तावेज़ संवेदनशील न रहे, तो पासवर्ड हटा दें; अन्यथा, आप उसे भूल सकते हैं और लगभग एक साल बाद फ़ाइल नहीं खोल पाएँगे। अगर आपको पासवर्ड पता है, तो आप हमारे ब्राउज़र-आधारित सेवा का उपयोग करके PDF अनलॉक कर सकते हैं। याद रखें कि आप केवल अपनी फ़ाइल या ओनर की अनुमति वाली फ़ाइल को ही डिक्रिप्ट कर सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मैं PDF को मुफ़्त में पासवर्ड से सुरक्षित कर सकता हूँ?

हाँ। आप Mac पर या Microsoft Word में मुफ़्त में पासवर्ड जोड़ सकते हैं।

ओपन पासवर्ड और परमिशन पासवर्ड में क्या अंतर है?

ओपन पासवर्ड (जिसे यूज़र पासवर्ड भी कहा जाता है) यह नियंत्रित करता है कि कौन PDF खोल सकता है, जबकि परमिशन पासवर्ड (जिसे ओनर या मास्टर पासवर्ड भी कहा जाता है) यह नियंत्रित करता है कि फ़ाइल खुलने के बाद लोग उसके साथ क्या कर सकते हैं, जैसे प्रिंट या संपादन।

क्या पासवर्ड-सुरक्षित PDF को बिना पासवर्ड के खोला जा सकता है?

नहीं, अगर उसमें ओपन पासवर्ड है। उसके बिना फ़ाइल नहीं खुलेगी।

क्या पासवर्ड सुरक्षा फ़ोन पर काम करती है?

हाँ। जब आप फ़ोन पर सुरक्षित PDF खोलते हैं, तो व्यूअर पासवर्ड माँगेगा।

क्या मैं Google Docs में PDF सुरक्षित कर सकता हूँ?

नहीं। Google Docs में यह विकल्प नहीं है, इसलिए फ़ाइल डाउनलोड करने के बाद आपको एक अलग चरण में पासवर्ड जोड़ना होगा।