PDF-tiedoston avaaminen Wordissa

Voit avata PDF-tiedoston Wordissa, mutta Word muuntaa sen ensin Word-asiakirjaksi. Muokkaat siis kopiota etkä alkuperäistä PDF-tiedostoa. Pelkkää tekstiä sisältävän kirjeen tai sopimuksen kopio vastaa yleensä hyvin alkuperäistä. Kaksipalstaisen raportin, lomakkeen tai skannauksen kohdalla osa sisällöstä on kuitenkin korjattava käsin. Tässä oppaassa kerrotaan, miten PDF avataan Wordissa, mikä yleensä menee pieleen ja mitä kannattaa tehdä sen sijaan.

Mitä tapahtuu, kun Word avaa PDF-tiedoston

Word ei avaa itse PDF-tiedostoa. Se luo tiedostosta kopion ja muuntaa sen, jolloin alkuperäinen tiedosto säilyy muuttumattomana. Microsoft ilmaisee asian näin: "Word makes a copy of the PDF, converting it to a Word document and attempting to match the layout of the original PDF." Ratkaiseva sana on attempting: asettelu luodaan uudelleen, ei siirretä sellaisenaan.

Tulos tallennetaan .docx-tiedostona. Jos tarvitset sen jälkeen jälleen PDF-tiedoston, se on erillinen vaihe, joka käsitellään tämän oppaan lopussa.

PDF-tiedoston avaaminen ei ole sama asia kuin sen lisääminen

Monissa tätä aihetta käsittelevissä oppaissa sekoitetaan kaksi eri toimintoa. PDF-tiedoston avaaminen Wordissa muuntaa sen, jotta voit muokata tekstiä. PDF-tiedoston lisääminen (Lisää, sitten Objekti ja Luo tiedostosta) sijoittaa sen objektina toiseen Word-asiakirjaan, ja Microsoft kertoo rajoituksesta selvästi: "You can resize the object, but you can't edit it after you insert it." Jos haluat muuttaa sanoja, tarvitset ensimmäisen tavan.

PDF-tiedoston avaaminen Wordissa vaihe vaiheelta

Toimintatapa on sama Word for Microsoft 365:ssä sekä Word 2024-, 2021-, 2019- ja 2016 -versioissa:

• Vaihe 1. Avaa Word.

• Vaihe 2. Siirry kohtaan Tiedosto ja sitten Avaa.

• Vaihe 3. Valitse PDF-tiedosto tietokoneeltasi tai pilvikansiosta.

• Vaihe 4. Napsauta muunnosilmoituksessa OK.

• Vaihe 5. Muokkaa muunnettua asiakirjaa.

• Vaihe 6. Tallenna se.

Vahvista muunnosilmoitus

Tämän vaiheen useimmat ohittavat lukematta sitä, vaikka se kertoo tarkalleen, mitä on odotettavissa. Muunnosilmoituksessa lukee: "Word will now convert your PDF to an editable Word document. This may take a while. The resulting Word document will be optimized to allow you to edit the text, so it might not look exactly like the original PDF, especially if the original file contained lots of graphics."

Yksinkertaisesti ilmaistuna tämä muunnosvaroitus kertoo kolme asiaa: Word luo uuden kopion, kopio on tarkoitettu muokattavaksi eikä ulkoasultaan alkuperäisen kaltaiseksi, ja sivut, joilla on paljon kuvia, muuttuvat todennäköisimmin. OK-painikkeen napsauttaminen on turvallista. Alkuperäistä PDF-tiedostoa ei muuteta, joten jos kopio näyttää väärältä, sulje se eikä mitään menetetä.

Tallenna tulos oikeassa muodossa

Kun painat Tallenna, Word tallentaa oletusarvoisesti .docx-tiedoston, ei PDF-tiedostoa. Tämä yllättää ne, jotka odottivat tiedoston pysyvän samana. Käytä Tallenna nimellä -toimintoa ja anna kopiolle nimi, joka kertoo, mikä se on, jotta erotat tiedostot myöhemmin: laitteellasi on nyt kaksi tiedostoa, alkuperäinen PDF ja muokattava Word-asiakirja.

Missä Word tekee virheitä

Word ei siirrä PDF-tiedostoa asiakirjaksi, vaan rakentaa sivun uudelleen alusta asti. Mitä monimutkaisempi sivu on, sitä enemmän kopio poikkeaa alkuperäisestä. Jos aiot muokata PDF-tiedostoa Wordissa, tarkista ensin nämä kohdat.

PDF on skannaus

Valokuvasta tai skannerilla tehty PDF ei sisällä tekstiä, vaan pelkän sivun kuvan. Word ei tunnista siinä olevaa tekstiä. Kuten Microsoft Q&A:n vapaaehtoinen moderaattori selittää: "Word will create a .docx file that contains the same picture, not editable text," ja "Word doesn't have OCR capability."

Jos siis mietit, miten PDF-kuva muunnetaan tekstiksi Wordissa, tekstintunnistus on tehtävä ensin: suorita PDF-tiedostolle OCR ja avaa tai muunna sitten tulos. Voit tarkistaa PDF-tiedoston tyypin kahden sekunnin valintatestillä: yritä korostaa kohdistimella yksi rivi. Jos mitään ei korostu, sivu on todennäköisesti skannaus tai tekstikuva. Jos korostus onnistuu, PDF on tekstipohjainen ja sen teksti on valittavissa.

Palstat, taulukot ja ylä- ja alatunnisteet siirtyvät

Monipalstainen asettelu muuttuu usein yhdeksi pitkäksi tekstivirraksi, taulukot leviävät tai jakautuvat, ja ylä- ja alatunnisteet siirtyvät tekstiosioon. Syynä on tiedostomuoto itse. Microsoftin opas PDF-tiedostojen avaamiseen Wordissa selittää asian näin: "PDF stores a table as a set of lines without any relationship to the content inside the table cells." Wordin täytyy arvata, mitkä viivat muodostavat taulukon ja mitkä sanat kuuluvat mihinkin palstaan.

Jos siis haet tapaa avata PDF Wordissa menettämättä muotoiluja, siihen ei ole asetusta. Muunnoksessa ei ole säädettäviä asetuksia, ja Microsoftin omassa luettelossa huonosti muuntuvista elementeistä mainitaan muun muassa soluvälillä varustetut taulukot, sivun reunukset, useammalle kuin yhdelle sivulle jatkuvat alaviitteet, PDF-kirjanmerkit ja PDF-kommentit.

Fontit vaihtuvat

PDF sisältää yleensä upotetut fontit tiedoston sisällä. Word-asiakirja käyttää tietokoneelle asennettuja fontteja. Jos PDF-tiedoston fonttia ei ole asennettu, Word korvaa sen samankaltaisella fontilla, jolloin rivien pituudet muuttuvat.

Pienet erot kertyvät. Jos korvaava fontti on 5 % leveämpi, 60 merkin rivi tarvitsee nyt 63 merkin leveyden, jolloin viimeiset merkit siirtyvät seuraavalle riville. Sivulta, jolle mahtui 40 riviä, voi siirtyä kaksi viimeistä riviä seuraavalle sivulle. 12-sivuisessa raportissa tämä tarkoittaa noin 24 rivin siirtymää, yli puolta sivua. Tämä näkyy erityisesti kirjelomakkeissa, brändätyissä malleissa ja lomakkeissa, joissa tekstin on osuttava riville.

Lomakekentät ja allekirjoitukset katoavat

Täytettävät lomakekentät muuttuvat yleensä tavalliseksi tekstiksi tai katoavat sen sijaan, että ne säilyisivät täytettävinä kenttinä. Myöskään digitaalinen allekirjoitus ei säily. Se vahvistaa yhden tietyn PDF-tiedoston, ja Word-asiakirja on uusi tiedosto, joten allekirjoituksella ei ole enää mitään vahvistettavaa. Allekirjoituksen kuva voi edelleen näkyä sivulla, mutta sen taustalla oleva salauspohjainen allekirjoitus on poissa.

Käytännön sääntö on, ettei allekirjoitettuja asiakirjoja avata Wordissa. Käsittele niitä PDF-tiedostoina, ja jos allekirjoitettuun sopimukseen tarvitaan muutoksia, muutokset on tehtävä ja allekirjoitettava uudelleen.

Muokkaa PDF-tiedostoa avaamatta sitä Wordissa

Jos muutos on pieni, kuten laskun väärä luku, käytännön vanhentunut rivi tai saatekirjeestä puuttuva virke, muuntaminen aiheuttaa enemmän työtä kuin säästää sitä. Muuntaisit koko tiedoston, tarkistaisit jokaisen sivun asettelumuutosten varalta ja viet sen takaisin PDF-muotoon vain yhden rivin muuttamiseksi.

PDF-tiedostoa on helpompi muokata verkossa suoraan selaimessa. Muokkausohjelmassa Muokkaa tekstiä -toiminnolla voit muuttaa olemassa olevia sanoja paikoillaan, ja Teksti lisää uuden tekstiruudun. Vain muokattu rivi muuttuu, eikä muuta sivua rakenneta uudelleen.

Jos alkuperäinen fontti on PDF-tiedostossa vain osittain upotettu, uudet merkit voivat näkyä korvaavalla fontilla, joten tarkista muuttamasi rivi. Kun olet valmis, kirjaudu sisään ladataksesi tiedoston tai saadaksesi latauslinkin sähköpostiisi. Käytä Wordia tehtäviin, jotka todella tarvitsevat Word-asiakirjan, kuten pitkien osioiden uudelleenkirjoittamiseen tai sisällön hyödyntämiseen uudessa tiedostossa.

Muunna PDF Wordiksi PDFAidilla

Kun tarvitset muokattavan Word-asiakirjan, erillinen muunnin on vaihtoehto Wordin sisäänrakennetulle muunnokselle: muunna tiedosto ensin DOCX-muotoon ja avaa se sitten Wordissa. Word avaa .docx-tiedoston omassa muodossaan, joten muunnosilmoitusta tai toista uudelleenrakennusta ei tule näkyviin (jos ladatussa tiedostossa näkyy keltainen Suojattu näkymä -palkki, napsauta Ota muokkaus käyttöön). PDF Wordiksi -muunnin toimii näin:

• Vaihe 1. Napsauta Lataa muunnettavaksi ja valitse PDF-tiedosto (enintään 100 MB). Se avautuu ensin muokkausohjelmassa: jos haluat korjata kirjoitusvirheen ennen muuntamista, sulje valintaikkuna, tee korjaus ja palauta tiedosto napsauttamalla Valmis.

• Vaihe 2. Valitse kohdassa Muunna PDF muotoon DOCX Wordin nykyisiä versioita varten tai DOC vanhempia versioita varten ja nimeä tiedosto.

• Vaihe 3. Napsauta Lataa ja valitse sitten Muunnostapa: Ei OCR:ää, jos teksti on jo valittavissa, tai OCR (tekstintunnistus) skannauksia ja valokuvia varten. Tätä vaihetta Wordissa ei ole.

• Vaihe 4. Napsauta Jatka, odota tiedoston käsittelyä ja kirjaudu sitten sisään Google- tai Apple-tilillä tai sähköpostiosoitteella ladataksesi tiedoston tai saadaksesi latauslinkin sähköpostiisi.

Menetelmällä on haittapuolia: tiedosto on ladattava palveluun, tarvitset internetyhteyden ja lataamiseen tilin. Wordin sisäänrakennettu muunnos pitää kaiken tietokoneellasi. Mikään muunnin ei myöskään voi luvata täydellistä kopiota jokaisesta asettelusta, joten tarkista muunnettu asiakirja sivu sivulta alkuperäistä vasten, kuten tekisit Wordin versiollekin.

Muunna se takaisin PDF-tiedostoksi

Kun muokkaukset ovat valmiit, voit aina muuntaa Word-asiakirjan takaisin PDF-tiedostoksi. Avaa tiedosto Wordissa, siirry kohtaan Tiedosto ja sitten Tallenna kopio (tai Tallenna nimellä, jos tiedostoa ei ole vielä tallennettu) ja valitse tiedostotyyppiluettelosta PDF.

Nimeä se niin, ettei sitä voi sekoittaa alkuperäiseen: älä käytä nimeä lease.pdf, joka korvaa alkuperäisen tai sekoittuu lähtötiedostoon, vaan nimeä se esimerkiksi lease_2026-10_signed-ready.pdf. Microsoftin ohjeet ovat sivulla Save or convert to PDF. Jos käytössäsi on tietokone, jossa ei ole Wordia, Word PDF:ksi -muunnin tekee saman selaimessa.

Muista yksi asia: uusi PDF tehdään muokatusta Word-kopiosta, ei alkuperäisestä. Muunnoksessa kadonneet asiat, kuten täytettävä kenttä tai digitaalinen allekirjoitus, eivät palaa takaisin muunnettaessa.

Yhteenveto: Word muokkaa kopiota, joten tarkista kopio

PDF-tiedoston avaaminen Wordissa on muunnos, ja jokainen muunnos on arvaus asettelusta. Tulos toimii hyvin pelkälle tekstille, mutta on epäluotettava skannausten, palstojen, lomakkeiden ja allekirjoitettujen tiedostojen kohdalla.

Tärkeimmät huomiot

• Word muuntaa PDF-tiedostosta kopion; alkuperäinen tiedosto ei koskaan muutu.

• Tee ensin valintatesti: jos tekstiä ei voi korostaa, kyseessä on todennäköisesti skannaus, ja Word antaa sinulle vain kuvan.

• Yhden rivin korjausta varten muokkaa itse PDF-tiedostoa sen muuntamisen sijaan.

• Säilytä allekirjoitetut PDF-tiedostot ja täytettävät lomakkeet PDF-muodossa: digitaalinen allekirjoitus ei säily matkassa Wordiin, ja lomakekentät palaavat harvoin kenttinä.

Kun PDF-tiedostoon tarvitaan seuraavan kerran muutoksia, tee yhdelle riville valintatesti ennen kuin avaat Wordin. Se vie kaksi sekuntia ja kertoo, mikä tapa kannattaa valita.

Usein kysytyt kysymykset

Muuttuuko alkuperäinen tiedosto, kun PDF avataan Wordissa?

Ei. Word käsittelee tiedostostasi kopiota, joten alkuperäinen PDF säilyy täsmälleen ennallaan riippumatta tekemistäsi muutoksista.

Miksi PDF-tiedostoni näyttää väärältä, kun avaan sen Wordissa?

Word yrittää muuttaa PDF-tiedoston kiinteän asettelun muokattavaksi, ja prosessi voi vääristää monimutkaista muotoilua, fontteja ja asettelua. Mitä monimutkaisempi alkuperäinen ulkoasu on, sitä todennäköisemmin jokin siirtyy paikaltaan.

Voiko Word avata skannatun PDF-tiedoston?

Kyllä, mutta teksti pysyy osana kuvaa sen sijaan, että siitä tulisi oikeaa muokattavaa tekstiä. Tee siitä valittava ja muokattava suorittamalla sille ensin OCR-työkalumme.

Mitkä Word-versiot voivat avata PDF-tiedostoja?

Microsoft Word 2013 ja uudemmat versiot voivat avata ja muokata PDF-tiedostoja suoraan ilman lisäohjelmistoja.