Πώς να προστατεύσετε ένα PDF με κωδικό πρόσβασης

Ξέρετε πώς να κρυπτογραφήσετε ένα PDF, αλλά η μέθοδός σας δεν λειτουργεί και σκέφτεστε: "Έθεσα τον κωδικό πρόσβασης, αλλά δεν λειτουργεί… τι πρέπει να κάνω τώρα;" Ο περιορισμός της πρόσβασης στο αρχείο και η απαγόρευση ενεργειών δεν είναι το ίδιο. Ένα PDF έχει δύο κωδικούς πρόσβασης και αυτός που εμποδίζει το άνοιγμα είναι ο κωδικός χρήστη (ανοίγματος). Εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς, γι’ αυτό αυτός ο οδηγός εξηγεί τι προστατεύει ο καθένας, πώς να τους ορίσετε σε Windows, Mac και Word, και πώς να στείλετε το αρχείο με ασφάλεια.

Τι προστατεύει πραγματικά η κρυπτογράφηση PDF

Υπάρχουν κωδικοί χρήστη και ιδιοκτήτη και μπορείτε να ορίσετε έναν από αυτούς ή και τους δύο. Παρακάτω θα δείτε για ποιον σκοπό είναι καταλληλότερος ο καθένας.

Κωδικός χρήστη και κωδικός ιδιοκτήτη

Για να κλειδώσετε ένα PDF ώστε άλλοι να μην μπορούν να το ανοίξουν ή να το επεξεργαστούν, λάβετε υπόψη τη διαφορά μεταξύ των δύο:

• Κωδικός χρήστη. Ονομάζεται επίσης κωδικός ανοίγματος και κλειδώνει το έγγραφο για άλλους, εμποδίζοντας οποιονδήποτε να δει το περιεχόμενό του. Το PDF παραμένει κρυπτογραφημένο και κανείς δεν μπορεί να το προσπελάσει χωρίς τον σωστό κωδικό πρόσβασης.

• Κωδικός ιδιοκτήτη. Ονομάζεται επίσης κωδικός δικαιωμάτων. Εφαρμόστε τον αν το PDF πρέπει να είναι διαθέσιμο για ανάγνωση, αλλά θέλετε να περιορίσετε την επεξεργασία, την εκτύπωση ή την αντιγραφή.

Αν οποιοσδήποτε μπορεί ακόμη να ανοίξει το κλειδωμένο PDF σας, πιθανότατα έχετε ορίσει μόνο κωδικό ιδιοκτήτη.

Τι αποκλείει πραγματικά κάθε κωδικός

Πότε χρειάζεστε και τους δύο

Μπορείτε να ασφαλίσετε το PDF σας με αμφότερους τους κωδικούς πρόσβασης, ώστε να διατηρήσετε τον έλεγχο του εγγράφου σας. Με αυτόν τον τρόπο, μόνο άτομα που διαθέτουν τον κωδικό ανοίγματος μπορούν να το διαβάσουν και η εφαρμογή προβολής δεν θα επιτρέπει την εκτύπωση ή την επεξεργασία του. Να θυμάστε ότι ο κωδικός ιδιοκτήτη από μόνος του είναι αδύναμη μέθοδος προστασίας των πληροφοριών στο αρχείο, επειδή οι περιορισμοί του εξαρτώνται από το λογισμικό PDF που τους εφαρμόζει. Αν το περιεχόμενο είναι ιδιωτικό, φροντίστε να προσθέσετε κωδικό χρήστη.

Προστασία PDF με κωδικό πρόσβασης στα Windows

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προστατεύσετε ένα αρχείο PDF με κωδικό πρόσβασης στα Windows:

• Χρησιμοποιήστε έναν Επεξεργαστή PDF για υπολογιστή. Τα Windows δεν διαθέτουν ενσωματωμένο τρόπο προστασίας ενός PDF με κωδικό πρόσβασης, επομένως πρέπει να κατεβάσετε έναν.

• Ορίστε κωδικό πρόσβασης στο Microsoft Word. Μπορείτε να το κάνετε αυτό αν δεν έχετε μετατρέψει ακόμη το έγγραφό σας σε PDF. Κατά την αποθήκευσή του ως PDF, κάντε κλικ στα Αρχείο > Αποθήκευση ως > επιλέξτε PDF > Επιλογές... > επιλέξτε «Κρυπτογράφηση του εγγράφου με κωδικό πρόσβασης» > OK > εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης δύο φορές.

Οι χρήστες συχνά ξεχνούν αυτήν την επιλογή και είναι ταχύτερη από το άνοιγμα ενός ξεχωριστού Επεξεργαστή PDF.

Προστασία PDF με κωδικό πρόσβασης σε Mac με την Προεπισκόπηση

Για να προστατεύσετε ένα αρχείο PDF με κωδικό πρόσβασης σε Mac, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Προεπισκόπηση· δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε κάτι επιπλέον:

• Βήμα 1. Ανοίξτε το έγγραφό σας.

• Βήμα 2. Επιλέξτε Αρχείο > Εξαγωγή….

• Βήμα 3. Κάντε κλικ στο κουμπί Δικαιώματα.

• Βήμα 4. Επιλέξτε Απαιτείται κωδικός πρόσβασης για το άνοιγμα του εγγράφου.

• Βήμα 5. Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και έπειτα πληκτρολογήστε τον ξανά για επιβεβαίωση.

• Βήμα 6. Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στην ενότητα Κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη και έπειτα πληκτρολογήστε τον ξανά για επιβεβαίωση.

• Βήμα 7. Κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή και έπειτα στην επιλογή Αποθήκευση.

Υπάρχει μια σημαντική λεπτομέρεια που πρέπει να έχετε υπόψη: η Προεπισκόπηση δημιουργεί μόνο ένα νέο κρυπτογραφημένο αρχείο, ενώ το πρωτότυπο παραμένει απροστάτευτο. Αποθηκεύστε την πρώτη έκδοση ξεχωριστά και ασφαλίστε ή διαγράψτε την, αν χρειάζεστε να παραμείνει ιδιωτικό έγγραφο.

Προστασία PDF με κωδικό πρόσβασης από το Word ή το Google Docs

Το Word και το Google Docs το χειρίζονται διαφορετικά. Στο Word, μπορείτε να ορίσετε κωδικό πρόσβασης κατά την εξαγωγή σε PDF. Αυτή η επιλογή δεν είναι ενσωματωμένη στο Google Docs, επομένως θα χρειαστεί να κάνετε ένα επιπλέον βήμα. Κατεβάστε το αρχείο σας ως PDF και έπειτα ασφαλίστε το με κωδικό πρόσβασης.

Επιλέξτε κωδικό πρόσβασης που προστατεύει πραγματικά το έγγραφο

Τρία πράγματα κάνουν έναν κωδικό πρόσβασης να αξίζει να οριστεί:

• Προτιμήστε έναν μεγαλύτερο συνδυασμό αντί για ειδικά σύμβολα. Ένας μεγάλος κωδικός πρόσβασης είναι δυσκολότερο να μαντευτεί από έναν σύντομο γεμάτο χαρακτήρες, επομένως μπορείτε να συνδυάσετε μερικές λέξεις ή να δημιουργήσετε ένα μείγμα γραμμάτων, αριθμών και συμβόλων.

• Δημιουργήστε έναν εντελώς νέο κωδικό πρόσβασης. Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό που έχετε ήδη στους online λογαριασμούς σας, επειδή αν κάποιος τον ανακαλύψει, μπορεί να τον χρησιμοποιήσει και για το αρχείο σας.

• Μη στέλνετε τον κωδικό πρόσβασης στο ίδιο μήνυμα με το αρχείο. Κρατήστε τον χωριστά από το PDF σας και στείλτε τον μέσω ασφαλούς καναλιού, ώστε κανένας άλλος που έχει πρόσβαση σε αυτό το email να μην μπορεί να ανοίξει το PDF.

Η εξαγωγή PDF του Word χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση AES 128-bit από προεπιλογή, επομένως δεν χρειάζεται να προσαρμόσετε ρυθμίσεις για να αυξήσετε το επίπεδο προστασίας.

Στείλτε ένα προστατευμένο PDF μέσω email

Δύο συνήθειες διατηρούν προστατευμένο ένα PDF που κρυπτογραφείτε για αποστολή μέσω email.

Κοινοποιήστε τον κωδικό πρόσβασης μέσω διαφορετικού καναλιού

Μπορείτε να στείλετε ένα PDF σε οποιονδήποτε παραλήπτη χρησιμοποιώντας το εργαλείο μας. Σημειώστε ότι το εργαλείο μας λειτουργεί με μη προστατευμένα αρχεία, επομένως τα PDF που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης πρέπει να αποστέλλονται μέσω του δικού σας προγράμματος email. Όταν κοινοποιείτε το αρχείο σας μέσω email, μην συμπεριλάβετε τον κωδικό πρόσβασης, καθώς αυτό ισοδυναμεί με μηδενική προστασία. Στείλτε τον ξεχωριστά σε ένα μήνυμα ή καλέστε τον παραλήπτη για να του τον πείτε τηλεφωνικά. Μην αναφέρετε το όνομα ενός PDF αν περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες: η γραμμή θέματος δεν είναι κρυπτογραφημένη, επομένως εμφανίζεται στις προεπισκοπήσεις ειδοποιήσεων και σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο.

Χρησιμοποιήστε σύνδεσμο αντί για συνημμένο

Αν στέλνετε μεγάλο PDF ή ευαίσθητο περιεχόμενο, εξετάστε το ενδεχόμενο να στείλετε έναν σύνδεσμο που λήγει αντί για ένα αρχείο (ρυθμίσεις λήξης συνδέσμου κοινής χρήσης του Google Drive για λογαριασμούς Workspace, του OneDrive ή του Dropbox). Είναι ασφαλέστερο και πιο βολικό, επειδή μπορείτε να ακυρώσετε την πρόσβαση και δεν θα αποθηκεύεται στο γραμματοκιβώτιο κάποιου για πολύ καιρό.

Τι μπορεί να πάει στραβά

Ακόμη και ένας σωστά ορισμένος κωδικός πρόσβασης μπορεί να προκαλέσει τρία προβλήματα:

• Ένας παραλήπτης δεν μπορεί να ανοίξει το αρχείο. Αυτό συμβαίνει επειδή το πρόγραμμα προβολής PDF του είναι παρωχημένο και δεν υποστηρίζει σύγχρονη κρυπτογράφηση. Συμβουλέψτε τον να ενημερώσει το λογισμικό ή να ανοίξει το έγγραφο σε άλλο, νεότερο πρόγραμμα ανάγνωσης.

• Ξεχάσατε έναν κωδικό πρόσβασης. Όταν προστατεύετε ένα PDF με κωδικό πρόσβασης, να θυμάστε ότι δεν θα μπορείτε να το προσπελάσετε χωρίς τον σωστό συνδυασμό και δεν μπορείτε να τον ανακτήσετε. Για να αποφύγετε αυτήν την κατάσταση, φυλάξτε τον σε ασφαλές μέρος.

• Το αρχείο είναι πολύ μεγάλο για αποστολή μέσω email. Η κρυπτογράφηση δεν αλλάζει το μέγεθος. Συμπιέστε το PDF πρώτα και έπειτα προσθέστε τον κωδικό πρόσβασης. Η κρυπτογράφηση δεν μικραίνει το αρχείο.

Αφαιρέστε τον κωδικό πρόσβασης όταν δεν χρειάζεται πλέον

Όταν το έγγραφο δεν είναι πλέον ευαίσθητο, αφαιρέστε τον κωδικό πρόσβασης· διαφορετικά, μπορεί να τον ξεχάσετε και να μην μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο έπειτα από έναν περίπου χρόνο. Αν τον γνωρίζετε, μπορείτε να ξεκλειδώσετε ένα PDF χρησιμοποιώντας την υπηρεσία μας απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Να θυμάστε ότι μπορείτε να αποκρυπτογραφήσετε μόνο το δικό σας αρχείο ή ένα αρχείο με την άδεια του ιδιοκτήτη.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να προστατεύσω ένα PDF με κωδικό πρόσβασης δωρεάν;

Ναι. Μπορείτε να προσθέσετε κωδικό πρόσβασης δωρεάν σε Mac ή στο Microsoft Word.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ κωδικού ανοίγματος και κωδικού δικαιωμάτων;

Ο κωδικός ανοίγματος (που ονομάζεται επίσης κωδικός χρήστη) ελέγχει ποιος μπορεί να ανοίξει ένα PDF, ενώ ο κωδικός δικαιωμάτων (που ονομάζεται επίσης κωδικός ιδιοκτήτη ή κύριος κωδικός) ελέγχει τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες με το αρχείο μόλις ανοίξει, όπως εκτύπωση ή επεξεργασία.

Μπορεί να ανοίξει ένα PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης χωρίς τον κωδικό;

Όχι, αν έχει κωδικό ανοίγματος. Χωρίς αυτόν, το αρχείο δεν ανοίγει.

Λειτουργεί η προστασία με κωδικό πρόσβασης σε τηλέφωνα;

Ναι. Όταν ανοίγετε ένα προστατευμένο PDF στο τηλέφωνό σας, το πρόγραμμα προβολής θα ζητήσει τον κωδικό πρόσβασης.

Μπορώ να προστατεύσω ένα PDF στο Google Docs;

Όχι. Το Google Docs δεν διαθέτει αυτήν την επιλογή, επομένως θα χρειαστεί να προσθέσετε κωδικό πρόσβασης σε ξεχωριστό βήμα μετά τη λήψη του αρχείου.