Πώς να συνενώσετε πολλά αρχεία PDF σε Mac

Υπάρχουν τέσσερις τρόποι για να συγχωνεύσετε PDF σε Mac και κανένας δεν είναι πάντα ο καλύτερος. Η κατάλληλη επιλογή εξαρτάται από το πόσα αρχεία έχετε, πού βρίσκονται και αν χρειάζεται να αλλάξετε τη σειρά των σελίδων πριν από την αποθήκευση.

Τέσσερις τρόποι για συνένωση PDF σε Mac

Δείτε πώς συγκρίνονται στην πράξη τα τέσσερα βασικά εργαλεία για τη συνένωση εγγράφων σε ένα PDF σε Mac.

Διαβάστε παρακάτω για αυτές τις τέσσερις μεθόδους, ώστε να δημιουργήσετε ένα PDF από πολλά PDF χρησιμοποιώντας την καταλληλότερη εφαρμογή.

Συνένωση PDF με την Προεπισκόπηση

Υπάρχουν δύο τρόποι να συνενώσετε αρχεία PDF σε ένα έγγραφο στην Προεπισκόπηση, αλλά συχνά συγχέονται. Αυτή η σύγχυση είναι που κάνει τις σελίδες να καταλήγουν σε λάθος θέση.

Πριν συνενώσετε αρχεία, δημιουργήστε αντίγραφο κάθε αρχικού PDF που θέλετε να διατηρήσετε, επιλέγοντας Αρχείο > Δημιουργία αντιγράφου. Η Προεπισκόπηση αποθηκεύει τις αλλαγές αυτόματα, επομένως η εξαγωγή ως PDF στη συνέχεια δεν θα προστατεύσει τα αρχικά σας αρχεία από αλλαγές που έγιναν κατά τη διαδικασία.

Συγχώνευση δύο ολόκληρων PDF

• Βήμα 1. Ανοίξτε το έγγραφό σας στην Προεπισκόπηση και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή > Μικρογραφίες για να ανοίξετε την πλαϊνή στήλη, ώστε να βλέπετε όλες τις σελίδες σας ως μικρές προεπισκοπήσεις. Πάρτε το δεύτερο αρχείο από το Finder και αποθέστε το στην πλαϊνή στήλη με τις μικρογραφίες.

• Βήμα 2. Κάντε κλικ στη μικρογραφία που πρέπει να βρίσκεται ακριβώς πριν από το νέο έγγραφο.

• Βήμα 3. Μεταβείτε στην επιλογή Επεξεργασία > Εισαγωγή σελίδας από αρχείο..., επιλέξτε το δεύτερο PDF και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

Υπάρχει κάτι στην Προεπισκόπηση που εκπλήσσει πολλούς χρήστες. Οι νέες σελίδες που προσθέτετε από άλλο αρχείο δεν πηγαίνουν στο τέλος. Εισάγονται ακριβώς μετά από όποια σελίδα έχετε επιλέξει. Κάντε κλικ στη σελίδα 3, εισαγάγετε το αρχείο σας και θα τοποθετηθεί μεταξύ των σελίδων 3 και 4. Θέλετε να εμφανίζονται στο τέλος; Κάντε κύλιση προς τα κάτω, κάντε πρώτα κλικ στην τελευταία μικρογραφία και έπειτα εισαγάγετε το αρχείο.

Προσθήκη μόνο ορισμένων σελίδων από άλλο PDF

Αν θέλετε να προσθέσετε συγκεκριμένες σελίδες σε ένα έγγραφο, χρησιμοποιήστε τη δεύτερη επιλογή:

• Βήμα 1. Ανοίξτε και τα δύο αρχεία PDF σε ξεχωριστά παράθυρα Προεπισκόπησης.

• Βήμα 2. Σε κάθε παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή > Μικρογραφίες για να εμφανίσετε τις πλαϊνές στήλες.

• Βήμα 3. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Command και κάντε κλικ σε κάθε μικρογραφία σελίδας που θέλετε να μετακινήσετε.

• Βήμα 4. Σύρετε τις επιλεγμένες σελίδες στην πλαϊνή στήλη του τελικού εγγράφου και αποθέστε τις εκεί όπου εμφανίζεται η γραμμή διαχωρισμού.

Δείτε πώς διαφέρουν αυτές οι δύο μέθοδοι. Η μέθοδος 1 εισάγει ένα πλήρες αρχείο χωρίς να το ανοίγει. Η μέθοδος 2 σάς επιτρέπει να εξαγάγετε και να μετακινήσετε συγκεκριμένες σελίδες μεταξύ δύο ενεργών παραθύρων.

Περιορισμοί

• Χειροκίνητη εισαγωγή αρχείων: Η εισαγωγή κάθε αρχείου με το χέρι απαιτεί χρόνο.

• Χωρίς προεπισκόπηση της τελικής σειράς: Δεν υπάρχει τρόπος να δείτε την πλήρη σειρά των σελίδων σε μία διάταξη πριν από την αποθήκευση.

• Η κανονική αποθήκευση αντικαθιστά το αρχείο προέλευσης: Κάνοντας κλικ στην κανονική αποθήκευση αντικαθιστάτε οριστικά το αρχικό σας έγγραφο. Αν ξεχάσετε να επιλέξετε «Εξαγωγή ως PDF», το αρχικό σας αρχείο χάνεται.

• Δύο μπερδεμένες λειτουργίες: Είναι εύκολο να μπερδέψετε την εισαγωγή αρχείων από τον δίσκο με τη μεταφορά μικρογραφιών μεταξύ παραθύρων. Αυτή η σύγχυση συχνά οδηγεί σε σελίδες που καταλήγουν σε λάθος θέση.

• Χωρίς έλεγχο μεγέθους ή ποιότητας: Η Προεπισκόπηση δεν περιλαμβάνει εργαλεία για τη συμπίεση του αρχείου σας ή την προσαρμογή των ρυθμίσεων εξαγωγής. Δεν μπορείτε να αλλάξετε ρυθμίσεις για να εξισορροπήσετε την καθαρή οπτική ποιότητα με μικρότερο μέγεθος αρχείου.

• Τα διαδραστικά στοιχεία διακόπτονται: Τα συμπληρώσιμα πεδία φορμών, οι ψηφιακές υπογραφές, οι σύνδεσμοι ιστού και οι σελιδοδείκτες συνήθως σταματούν να λειτουργούν μετά από συγχώνευση. Μπορεί να πάψουν να λειτουργούν, επομένως πρέπει να ελέγξετε το ολοκληρωμένο έγγραφο.

Συνένωση PDF απευθείας από το Finder

Το Finder είναι ο προεπιλεγμένος διαχειριστής αρχείων και εφαρμογή συστήματος του macOS. Το χρησιμοποιείτε ήδη για να οργανώνετε τους φακέλους σας, αλλά μπορεί επίσης να συνενώσει έγγραφα.

Πώς να συνενώσετε PDF με το Finder

Αν γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε ένα PDF από πολλά αρχεία σε Mac στο Finder, δεν χρειάζεται να ανοίξετε άλλο πρόγραμμα. Το Finder έχει μία γρήγορη μέθοδο για να συνενώσετε αρχεία, αν τα PDF σας βρίσκονται ήδη σε έναν φάκελο:

• Κρατήστε πατημένο το Command

• Κάντε κλικ σε κάθε αρχείο με τη σειρά που θέλετε να εμφανίζονται οι σελίδες. Το Finder δημιουργεί το PDF με τη σειρά που κάνατε κλικ και όχι αλφαβητικά

• Κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε Γρήγορες ενέργειες και πατήστε Δημιουργία PDF.

Το συνενωμένο αρχείο εμφανίζεται στον ίδιο φάκελο και παίρνει το όνομα του πρώτου αρχείου που επιλέξατε. Φροντίστε να το μετονομάσετε αμέσως, αλλιώς θα χαθεί ανάμεσα στα αρχικά.

Περιορισμοί

• Η σειρά κλικ καθορίζει τη σειρά των σελίδων: Το Finder αγνοεί τα ονόματα των αρχείων και την αλφαβητική ταξινόμηση. Όποιο αρχείο επιλέξετε πρώτο γίνεται η πρώτη σελίδα.

• Χωρίς προεπισκόπηση: Δεν βλέπετε τίποτα μέχρι να δημιουργηθεί το αρχείο. Αν η σειρά είναι λάθος, διαγράφετε το αποτέλεσμα και ξεκινάτε ξανά.

• Μόνο ολόκληρα αρχεία: Το Finder χρησιμοποιεί κάθε αρχείο ως έχει, επομένως δεν μπορείτε να παραλείψετε σελίδες ή να πάρετε μόνο μία ενότητα.

• Η σειρά δεν αλλάζει κατά τη συγχώνευση: Για αναδιάταξη πρέπει να ανοίξετε το ολοκληρωμένο PDF σε άλλη εφαρμογή.

• Όλα σε έναν φάκελο: Τα αρχεία πρέπει να βρίσκονται στο ίδιο σημείο στο Mac σας.

Συνένωση PDF με το Automator

Το Automator είναι ενσωματωμένο στο macOS και η νεότερη εφαρμογή Shortcuts της Apple αυτοματοποιεί επίσης εργασίες PDF. Ο βασικός ρόλος αυτών των δύο είναι να διεκπεραιώνουν επαναλαμβανόμενες εργασίες χωρίς να χρειάζεται να γράφετε κώδικα. Είναι υπερβολή για μια μεμονωμένη συγχώνευση, αλλά αποδίδουν όταν τη χρειάζεστε κάθε εβδομάδα.

Πώς να συνενώσετε PDF με το Automator

Δεν χρειάζεται να σύρετε σελίδες με το χέρι κάθε εβδομάδα· αφιερώστε χρόνο για να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας και κάντε το μία φορά. Στο Automator, ξεκινήστε μια νέα ροή εργασίας και χρησιμοποιήστε την ενέργεια «Συνένωση σελίδων PDF». Επιλέξτε τον φάκελο εξόδου και αποθηκεύστε όλη τη ροή ως εφαρμογή ή Γρήγορη ενέργεια. Έτσι, μπορείτε να συνενώσετε πολλά αρχεία σε ένα PDF στο Mac σας με ένα κλικ.

Αν θέλετε να προχωρήσετε περισσότερο, χρησιμοποιήστε AppleScript ή εντολές κελύφους. Για παράδειγμα, δημιουργήστε ένα απλό script για να προσθέτετε σφραγίδα με τη σημερινή ημερομηνία στο αρχείο, να ταξινομείτε τις σελίδες χρονολογικά ή να τοποθετείτε το αποτέλεσμα σε έναν κοινόχρηστο φάκελο ομάδας.

Περιορισμοί

• Μεγάλος αρχικός χρόνος ρύθμισης: Η ρύθμιση και ο έλεγχος μιας ροής εργασίας διαρκούν δέκα έως δεκαπέντε λεπτά. Αυτό είναι χάσιμο χρόνου για μια εφάπαξ συγχώνευση.

• Δύσχρηστο περιβάλλον και σφάλματα που περνούν απαρατήρητα: Το Automator εμφανίζει σφάλματα όταν εκτελείτε τη ροή εργασίας στην εφαρμογή· μια Γρήγορη ενέργεια που εκτελείται από το Finder μπορεί να αποτύχει χωρίς ορατό μήνυμα.

• Σταθερός προορισμός εξόδου: Το script τοποθετεί πάντα το νέο αρχείο στον φάκελο που επιλέξατε κατά τη ρύθμιση. Αν ταξινομείτε αρχεία σε διαφορετικούς φακέλους πελατών κάθε μέρα, αυτό δεν θα σας εξυπηρετήσει.

• Συνδεδεμένο με έναν μόνο υπολογιστή: Το script βρίσκεται στην τοπική βιβλιοθήκη σας. Δεν συγχρονίζεται από μόνο του με άλλα Mac.

• Οι ενημερώσεις μπορούν να χαλάσουν το script σας: Οι ενημερώσεις του macOS μερικές φορές αλλάζουν τα δικαιώματα και τους κανόνες των script, κάτι που μπορεί να διακόψει τη ρύθμισή σας.

• Έλλειψη οπτικής επιβεβαίωσης: Πριν από την αποθήκευση, δεν μπορείτε να ελέγξετε τη μορφοποίηση ή να κάνετε προεπισκόπηση της σειράς των σελίδων.

Συνένωση PDF με το εργαλείο Συγχώνευση PDF

Το online εργαλείο Συγχώνευση PDF του PDFAid λειτουργεί απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας, επομένως δεν περιορίζεστε στο Mac σας. Τα ενσωματωμένα εργαλεία του συστήματος απλώς συνενώνουν τα αρχεία και έπειτα δημιουργούν ένα αρχείο. Εδώ, έχετε πρώτα έναν οπτικό καμβά. Μπορείτε να δείτε όλες τις σελίδες πριν από τη συγχώνευση και να διορθώσετε τη διάταξη στην οθόνη.

Πώς να συνενώσετε PDF με το εργαλείο Συγχώνευση PDF

Θέλετε έλεγχο σε κάθε σελίδα; Δείτε πώς να συγχωνεύσετε έγγραφα PDF σε Mac:

• Βήμα 1. Ανεβάστε τα αρχεία σας. Σύρετε και αποθέστε αρχεία από την επιφάνεια εργασίας ή τον χώρο αποθήκευσης Cloud, έως 12 κάθε φορά, και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Ανέβασμα για συγχώνευση. Στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχώνευση αρχείων.

• Βήμα 2. Τακτοποιήστε τις σελίδες. Μπορείτε να ανοίξετε τη Διαχείριση σελίδων και έπειτα να σύρετε τις μικρογραφίες στη θέση τους. Πριν από την αποθήκευση, μπορείτε να περιστρέψετε ή να διαγράψετε σελίδες.

• Βήμα 3. Αποθηκεύστε και κατεβάστε. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Το αρχείο παραμένει ανοιχτό στο πρόγραμμα επεξεργασίας, ώστε να μπορείτε ακόμη να υπογράψετε, να συμπιέσετε ή να κάνετε γρήγορες αλλαγές. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος, επιλέξτε τον τύπο αρχείου και δώστε του όνομα.

Πότε είναι η καλύτερη επιλογή

• Τα αρχεία σας είναι διασκορπισμένα σε αποθηκευτικό χώρο cloud και πολλούς φακέλους·

• Η σειρά των σελίδων έχει σημασία και θέλετε να ελέγχετε κάθε σελίδα πριν από την αποθήκευση·

• Χρειάζεστε μόνο ορισμένες σελίδες, όχι ολόκληρα έγγραφα·

• Χρησιμοποιείτε υπολογιστή γραφείου, δανεικό laptop ή το τηλέφωνό σας·

• Θέλετε να υπογράψετε, να συμπιέσετε ή να μετατρέψετε το αποτέλεσμα σε Word ή JPG αμέσως μετά τη συγχώνευση.

Περιορισμοί

• Απαιτείται internet. Η επεξεργασία γίνεται online, επομένως δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε χωρίς ενεργή σύνδεση.

• 12 αρχεία ανά παρτίδα. Για να προσθέσετε περισσότερα, ανεβάστε τα σε άλλη παρτίδα.

• Όριο 100 MB. Οι μεγάλες ασυμπίεστες σαρώσεις πρέπει πρώτα να μικρύνουν.

Σάρωση πολλών σελίδων σε ένα PDF σε Mac

Ίσως αντί γι’ αυτό να έχετε χάρτινες αποδείξεις, χειρόγραφες σημειώσεις ή ακατέργαστες σαρώσεις φωτογραφιών. Δείτε πώς να σαρώσετε πολλές σελίδες σε ένα PDF σε Mac με την εφαρμογή Προεπισκόπηση.

• Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε σαρωτή ή την εφαρμογή Image Capture για να λάβετε τις σαρώσεις.

• Βήμα 2. Επιλέξτε τις σαρωμένες εικόνες σας στο Finder, κάντε δεξί κλικ και ανοίξτε τις στην Προεπισκόπηση.

• Βήμα 3. Στο επάνω μενού, μεταβείτε στην επιλογή Προβολή > Μικρογραφίες για να εμφανίσετε την πλαϊνή στήλη.

• Βήμα 4. Πατήστε Command-P για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης.

• Βήμα 5. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού PDF και επιλέξτε Αποθήκευση ως PDF.

Μια προειδοποίηση: οι σαρώσεις πολλών σελίδων δημιουργούν τα μεγαλύτερα PDF, επομένως το αποτέλεσμα μπορεί να καταλαμβάνει πολύ περισσότερο χώρο από ένα συνηθισμένο έγγραφο.

Τι να ελέγξετε μετά τη συγχώνευση

Πριν στείλετε ή αρχειοθετήσετε το νέο συνενωμένο αρχείο σας, ελέγξτε 3 σημεία όπου συνήθως κρύβονται σφάλματα συγχώνευσης:

Πεδία, υπογραφές και σύνδεσμοι

Τα διαδραστικά στοιχεία παρουσιάζουν συχνότερα προβλήματα κατά τη συγχώνευση. Είναι συνηθισμένο οι ψηφιακές υπογραφές, οι σελιδοδείκτες, οι συμπληρώσιμες φόρμες και οι υπερσύνδεσμοι να εξαφανίζονται ή να γίνονται ανενεργοί. Τα πεδία φορμών, οι σύνδεσμοι και οι σελιδοδείκτες μπορεί να σταματήσουν να λειτουργούν ή να εξαφανιστούν μετά από συγχώνευση, γι’ αυτό δοκιμάστε τα. Επίσης, οι συμφωνίες πρέπει πάντα να συγχωνεύονται πριν υπογραφούν. Η συγχώνευση τροποποιεί τη δομή του αρχείου, γεγονός που διακόπτει αμέσως τα ψηφιακά πιστοποιητικά και ακυρώνει ή διαγράφει τις υπάρχουσες υπογραφές.

Αν χρειάζεται να συλλέξετε ηλεκτρονικές υπογραφές, μπορείτε να τις ρυθμίσετε με το εργαλείο Υπογραφή PDF αφού οριστεί η διάταξη.

Μέγεθος και προσανατολισμός σελίδας

Οι σελίδες σας δεν θα ταιριάζουν πάντα. Ένα τυπικό φύλλο A4, μια μικρή απόδειξη και ένα οριζόντιο υπολογιστικό φύλλο έχουν όλα διαφορετικά μεγέθη και προσανατολισμούς. Πριν κοινοποιήσετε το αρχείο, περιηγηθείτε σε αυτό και περιστρέψτε οτιδήποτε είναι πλαγιαστό ή ανάποδα.

Απότομη αύξηση μεγέθους αρχείου

Επειδή κάθε σελίδα είναι εικόνα πλήρους ανάλυσης, οι συγχωνευμένες σαρώσεις μπορεί να γίνουν πολύ μεγάλες. Οι περισσότεροι πάροχοι email απορρίπτουν συνημμένα που υπερβαίνουν το όριο των 25 MB. Αν το ολοκληρωμένο αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο για αποστολή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Συμπίεση PDF. Με αυτό, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου χωρίς να θολώσετε το κείμενο.