Jak chránit PDF heslem

Víte, jak zašifrovat PDF, ale zvolený postup nefunguje a říkáte si: „Heslo je nastavené, ale nefunguje… co mám teď dělat?“ Omezení přístupu k souboru a zákaz určitých akcí nejsou totéž. PDF může mít dvě hesla a otevření zabrání heslo uživatele (pro otevření). Slouží k různým účelům, proto tento návod vysvětluje, co každé z nich chrání, jak je nastavit ve Windows, na Macu a ve Wordu a jak soubor bezpečně odeslat.

Co šifrování PDF skutečně chrání

Existují hesla uživatele a vlastníka a můžete nastavit jedno z nich nebo obě. Níže zjistíte, k čemu se které z nich hodí nejlépe.

Heslo uživatele a heslo vlastníka

Chcete-li PDF uzamknout, aby jej ostatní nemohli otevřít ani upravovat, pamatujte na rozdíl mezi nimi:

• Heslo uživatele. Označuje se také jako heslo pro otevření a uzamkne dokument před ostatními, takže nikdo neuvidí jeho obsah. PDF zůstane zašifrované a bez správného hesla k němu nikdo nemá přístup.

• Heslo vlastníka. Toto heslo se také nazývá heslo oprávnění. Použijte je, pokud má být PDF dostupné ke čtení, ale chcete omezit úpravy, tisk nebo kopírování.

Pokud kdokoli stále může otevřít vaše uzamčené PDF, pravděpodobně jste nastavili pouze heslo vlastníka.

Co které heslo skutečně blokuje

Kdy potřebujete obě hesla

PDF můžete zabezpečit oběma hesly, abyste si zachovali kontrolu nad dokumentem. Tímto způsobem jej mohou číst pouze lidé s heslem pro otevření a prohlížeč odmítne tisk nebo úpravy. Pamatujte, že samotné heslo vlastníka je slabý způsob ochrany informací v souboru, protože jeho omezení závisí na softwaru PDF, který je uplatňuje. Pokud je obsah soukromý, nezapomeňte přidat heslo uživatele.

Jak chránit PDF heslem ve Windows

PDF soubor můžete ve Windows chránit heslem dvěma způsoby:

• Použijte desktopový Editor PDF. Windows nemá integrovaný způsob ochrany PDF heslem, proto si jej musíte stáhnout.

• Nastavte heslo v Microsoft Wordu. To lze provést, pokud jste dokument ještě nepřevedli do PDF. Při ukládání jako PDF klikněte na Soubor > Uložit jako > vyberte PDF > Možnosti... > zaškrtněte „Zašifrovat dokument heslem“ > OK > zadejte heslo dvakrát.

Na tuto možnost lidé často zapomínají a je rychlejší než otevírat samostatný Editor PDF.

Jak chránit PDF heslem na Macu v Náhledu

K ochraně PDF souboru heslem na Macu použijte aplikaci Náhled; není potřeba nic dalšího instalovat:

• Krok 1. Otevřete dokument.

• Krok 2. Vyberte Soubor > Exportovat….

• Krok 3. Klikněte na tlačítko Oprávnění.

• Krok 4. Vyberte možnost Vyžadovat heslo k otevření dokumentu.

• Krok 5. Zadejte heslo a poté je pro ověření zadejte znovu.

• Krok 6. Zadejte heslo do části Heslo vlastníka a poté je pro ověření zadejte znovu.

• Krok 7. Klikněte na Použít a poté na Uložit.

Je třeba mít na paměti jeden důležitý detail: Náhled vytvoří pouze nový zašifrovaný soubor, zatímco původní zůstane nechráněný. První verzi ukládejte odděleně a zabezpečte ji nebo ji vymažte, pokud má zůstat soukromým dokumentem.

Jak chránit PDF heslem z Wordu nebo Google Docs

Word a Google Docs to řeší odlišně. Ve Wordu můžete při exportu do PDF nastavit heslo. Tato možnost není integrována v Google Docs, takže budete muset provést další krok. Stáhněte si soubor jako PDF a poté jej zabezpečte heslem.

Vyberte heslo, které dokument skutečně ochrání

Heslo má smysl nastavit ze tří důvodů:

• Zvolte raději delší kombinaci než speciální znaky. Dlouhé heslo se odhaduje hůře než krátké heslo plné znaků, proto můžete spojit několik slov nebo vytvořit kombinaci písmen, číslic a symbolů.

• Vytvořte zcela nové heslo. Nepoužívejte kombinaci, kterou už máte u svých online účtů, protože pokud ji někdo zjistí, může ji použít i pro váš soubor.

• Neposílejte heslo ve stejné zprávě jako soubor. Uchovávejte ho odděleně od PDF a pošlete jej zabezpečeným kanálem, aby PDF nemohl otevřít nikdo další, kdo má přístup k danému e-mailu.

Export PDF ve Wordu ve výchozím nastavení používá 128bitové šifrování AES, takže pro zvýšení úrovně ochrany nemusíte upravovat nastavení.

Jak poslat chráněné PDF e-mailem

PDF, které šifrujete pro odeslání e-mailem, ochrání dva návyky.

Sdílejte heslo jiným kanálem

Pomocí našeho nástroje můžete odeslat PDF libovolnému příjemci. Upozorňujeme, že náš nástroj pracuje s nechráněnými soubory, takže PDF chráněná heslem je nutné odeslat pomocí vlastního e-mailového klienta. Když sdílíte soubor e-mailem, neuvádějte heslo, protože by to bylo stejné jako žádná ochrana. Pošlete je samostatně ve zprávě nebo příjemci zavolejte a sdělte mu ho telefonicky. Pokud PDF obsahuje citlivé informace, nezmiňujte jeho název: předmět e-mailu není zašifrovaný, takže se zobrazuje v náhledech oznámení a každému, kdo má přístup k poštovní schránce.

Použijte odkaz místo přílohy

Pokud posíláte velké PDF nebo citlivý obsah, zvažte místo souboru odeslání odkazu s omezenou platností (nastavení vypršení platnosti odkazů ke sdílení v Google Drive pro účty Workspace, OneDrive nebo Dropbox). Je to bezpečnější a pohodlnější, protože můžete zrušit přístup a soubor nebude navždy uložen v něčí poštovní schránce.

Co se může pokazit

I správně nastavené heslo může způsobit tři problémy:

• Příjemce nemůže soubor otevřít. Stává se to, protože jeho prohlížeč PDF je zastaralý a nepodporuje moderní šifrování. Doporučte mu aktualizovat software nebo dokument otevřít v jiné, novější čtečce.

• Zapomenete heslo. Když chráníte PDF heslem, pamatujte, že bez správné kombinace se k němu nedostanete a heslo nelze obnovit. Abyste této situaci předešli, uložte si ho na bezpečné místo.

• Soubor je příliš velký pro odeslání e-mailem. Šifrování jeho velikost nemění. Nejprve komprimujte PDF a pak přidejte heslo. Šifrování soubor nezmenší.

Odstraňte heslo, když už ho nepotřebujete

Jakmile dokument již neobsahuje citlivé údaje, heslo odstraňte; jinak ho zapomenete a za rok nebo dva soubor neotevřete. Pokud heslo znáte, můžete pomocí naší služby přímo v prohlížeči odemknout PDF. Pamatujte, že dešifrovat můžete pouze svůj soubor nebo soubor se svolením vlastníka.

Časté dotazy

Mohu PDF chránit heslem zdarma?

Ano. Heslo můžete zdarma přidat na Macu nebo v Microsoft Wordu.

Jaký je rozdíl mezi heslem pro otevření a heslem oprávnění?

Heslo pro otevření (nazývané také heslo uživatele) určuje, kdo může PDF otevřít, zatímco heslo oprávnění (nazývané také heslo vlastníka nebo hlavní heslo) určuje, co mohou lidé se souborem po jeho otevření dělat, například tisknout nebo upravovat.

Lze PDF chráněné heslem otevřít bez hesla?

Ne, pokud má heslo pro otevření. Bez něj se soubor neotevře.

Funguje ochrana heslem i na telefonech?

Ano. Když v telefonu otevřete chráněné PDF, prohlížeč vás vyzve k zadání hesla.

Mohu PDF chránit v Google Docs?

Ne. Google Docs tuto možnost nemá, takže po stažení souboru budete muset heslo přidat v samostatném kroku.