Какво е PDF?

PDF означава Portable Document Format. Този тип файл запазва първоначалния си вид, включително шрифтовете, текста, оформлението и изображенията, еднакъв на всеки екран, на който го отворите. В това ръководство ще научите какво е PDF, как всъщност работи, за какво се използва, какви видове има, какви са предимствата и ограниченията му и как се сравнява с други формати.

Какво означава PDF

PDF означава Portable Document Format. Всяка дума от пълното наименование описва какво прави форматът. Portable означава, че PDF се отваря на телефони, таблети и компютри независимо от софтуера, с който е създаден. Document означава, че е предназначен за съдържание като договори, формуляри и отчети. Format означава, че оформлението е фиксирано: шрифтовете, текстът и изображенията остават там, където сте ги поставили, така че получателят вижда страницата точно както сте я запазили.

Казано просто, PDF е цифров отпечатък на лист хартия, а не набор от символи, които браузърът пренарежда в движение. Това е значението на PDF в едно изречение и причината съкращението да се използва много по-често от пълното име в ежедневното и техническото писане.

Какво е PDF файл

PDF е един файл, който съхранява заедно текста, изображенията и оформлението на страницата, така че да изглежда еднакво, където и да бъде отворен. Ето какво съдържа и как го постига.

Какво може да съдържа PDF

Що се отнася до съдържанието на PDF файл, той може да включва различни типове съдържание според начина, по който е създаден. Те включват:

• Текст

• Изображение

• Векторна графика

• Вградени шрифтове

• Интерактивни бутони

• Хипервръзки

• Полета за попълване във формуляр

• Коментари

• Видеа и други мултимедийни файлове

• Метаданни

• Прикачени файлове

PDF не е снимка на документ, а контейнер за различни интерактивни елементи. Той съдържа много повече от статични страници: позволява Ви да натискате връзки, да попълвате формуляри и във визуализатори, които ги поддържат, да възпроизвеждате видео или да използвате бутони. Благодарение на многото типове съдържание, които PDF може да включва, това е многофункционален файл, който можете да използвате за документи и за изпълнение на различни задачи.

Как PDF запазва едно и също оформление навсякъде

И така, как работи PDF, когато съдържа различни елементи, но ги запазва непроменени? PDF съхранява точното местоположение на всеки елемент, вместо да разчита друга програма или софтуер да ги подрежда отново. Фиксираното форматиране, което включва координатите на всеки елемент и вградените шрифтове, е наследство от PostScript — предшественика на PDF. PDF произлиза от PostScript, езика за описание на страници на Adobe. И двата подхода (фиксирани координати и вградени шрифтове) правят файла стабилен; той не зависи от софтуера, в който е създаден, от устройството или от операционната система. За разлика от PDF, DOCX може да се различава от първоначалния си вид на друг компютър по отношение на шрифтовете или структурата. PDF съдържа точни инструкции за съхраняване на позициите на елементите, което позволява те да се показват по един и същ начин навсякъде.

Как да разпознаете PDF на компютъра си

Ако се чудите какво е PDF на компютър или как да го намерите, потърсете файловото разширение .pdf в края на името на документа. Системата Ви също показва иконата на PDF визуализатора по подразбиране до името на файла. Ако щракнете двукратно върху този файл, най-вероятно няма да можете да го редактирате, защото системата го отваря във визуализатор. За да правите промени по документа, ще Ви е необходим специален инструмент или трябва да го преобразувате в редактируем формат.

За какво се използва PDF форматът

Ясното разбиране на PDF формата улеснява обяснението защо този тип документ е толкова популярен. Предвид фиксираното му оформление и многофункционалността му, той е подходящо решение за подписване на договори, попълване на формуляри и изпълнение на други задачи. Вижте най-честите приложения на PDF по-долу.

Договори, фактури и споразумения

Правните и финансовите документи често са в PDF формат, защото той запазва договорената версия. PDF запазва договореното съдържание на страницата. След като документът има цифров подпис, базиран на сертификат, всяка последваща промяна прави този подпис невалиден. Можете да използвате инструмент за подписване на PDF, за да добавите електронен подпис и да го изпратите по имейл, за да го подпише друг човек.

Формуляри, които хората попълват и връщат

Заявления за работа, данъчни формуляри и въпросници се запазват като PDF файлове с възможност за попълване, защото полетата са вградени във файл. Получателят може да въведе информацията си и да върне документа, без да го преписва и да променя формата. PDF може да бъде шаблон за формуляр за многократна употреба, когато различни хора трябва да го попълнят. Инструментът на PDFAid за попълване на PDF Ви позволява да въвеждате текст в полетата в браузъра си, да запазите попълнения формуляр и да създавате PDF шаблони с интерактивни полета.

Автобиографии, отчети, ръководства и електронни книги

Изборът на PDF формат е правилното решение, когато документи като автобиография, отчет, научна разработка, инструкция, брошура или електронна книга вече са предназначени за четене, а не за редактиране. Причината е, че авторът иска да запази първоначалния дизайн на файла. За да запазите оформлението такова, каквото е създадено, при споделяне можете да преобразувате DOCX в PDF с нашия инструмент. Когато за електронна книга е необходимо фиксирано форматиране, преобразуването на EPUB в PDF също ще помогне.

Файлове за печат за дизайнери

Печатниците често изискват PDF, готов за печат, защото форматът запазва всички детайли, необходими за висококачествен печат. Стандартът за печат е PDF/X и се регулира от ISO 15930. Документът може да включва изображения с висока резолюция, вградени шрифтове и цветови профили, а PDF поддържа всички тях. Оформлението ще бъде отпечатано така, както дизайнерът го е създал, с всички визуални елементи на мястото им и без промени.

Сканирани и архивирани документи

Използваме PDF формат, когато е необходимо хартиени документи като договори, касови бележки и медицински досиета да се превърнат в цифрови файлове. Можете да създадете един файл, вместо да правите и съхранявате множество снимки. В резултат той изглежда като документ на екрана, но текстът все още не може да се търси или редактира. В крайна сметка страниците остават изображения.

Видове PDF файлове

Разликата между видовете PDF определя какво можете да правите с даден файл и какви инструменти са нужни. Например, ако се опитате да изберете фраза на екрана с мишката и нищо не се случи, това означава, че имате сканиран документ. Съществува и PDF Portfolio — един PDF, който включва няколко файла, като договор, електронна таблица и снимки.

Цифрови PDF файлове

Това са файлове, създадени цифрово в Word, Excel, браузър или софтуер за дизайн. Текстът в този документ е истински, затова можете да го търсите и копирате във всеки визуализатор и да го променяте в PDF редактор. Това е един от често срещаните видове PDF, с които хората обикновено работят. Такива файлове са съвместими с повечето инструменти за редактиране, конвертиране и други действия.

Сканирани PDF файлове

За да разберете по-добре какво можете да правите с този тип файл, е необходимо да се изясни какво е сканиран PDF. Това е изображение на страница, запазено в PDF формат. Картините и текстът, които виждате, са част от това копие и не можете да ги търсите, избирате, копирате или редактирате. От техническа гледна точка това са пикселите, от които е съставена страницата, а не отделни елементи. Този тип PDF е страница от скенер или снимка, направена със смартфон. Можете обаче да преобразувате сканиран PDF в редактируем документ на нашата платформа и да правите промени тук.

PDF файлове с възможност за търсене

И така, какво е PDF файл с възможност за търсене и как се работи с него? След прилагане на OCR сканираният документ получава текстов слой с възможност за търсене, въпреки че все още изглежда като изображение. Той съдържа разпознатото от сканирането съдържание и можете да го избирате или копирате. Важното е, че OCR изтегля нов файл. Това не е различен вид документ, а същото сканирано копие с добавен текстов слой отдолу. Можете бързо да преобразувате сканиран файл с инструмента OCR PDF и да търсите в PDF в браузър.

Предимства и ограничения на PDF

В какво форматът е най-добър

Освен че запазва първоначалното оформление, както беше споменато по-горе, PDF има още няколко предимства. В документ с възможност за търсене можете бързо да намирате и редактирате необходимия текст, думи, числа и друга информация, без да преглеждате всяка страница. PDF отговаря на отворения стандарт ISO 32000, което го прави независим от доставчик на софтуер. Затова такива файлове могат да се споделят и преглеждат в различни програми на различни устройства независимо от операционната система. PDF файловете имат и опции за защита, като пароли и разрешения за безопасна употреба, особено при корпоративни договори, заявления и други документи с важни данни. Други поддържани функции, включително хипервръзки, подписи и формуляри за попълване, правят PDF един от най-практичните формати за лични, учебни или служебни цели.

Кога създава затруднения

Трябва да знаете за ограниченията на PDF, които могат да повлияят на работата. Тъй като този формат е създаден за споделяне, редактирането изисква допълнителна стъпка, което означава, че е необходимо да го редактирате директно или да го преобразувате в DOCX. Друг проблем е сканираният документ, който остава изображение, а не текст, преди да използвате OCR. Дългият PDF също може да създаде проблем, ако трябва да изпратите прикачен файл по имейл поради ограниченията за размер. В такъв случай решение може да бъде разделянето или компресирането на файл. Обикновено хората преобразуват PDF не заради самото преобразуване, а за да получат достъп до съдържанието.

PDF спрямо други файлови формати

Файловете в различни формати отговарят на конкретни нужди и може да са по-добър вариант за някои задачи, затова ще сравним PDF с Word и JPG. Разликата между PDF и Word е разгледана по-долу.

PDF спрямо Word

DOCX работи добре като чернова, която можете да редактирате, а PDF е практичен избор за окончателна версия. Ако трябва да правите промени в PDF, можете да преобразувате PDF в Word, а след като приключите, отново да превърнете Word в PDF. Имайте предвид, че преобразуването в DOCX може да повлияе на първоначалното оформление, включително на колони, надписи към изображения и други елементи.

PDF спрямо JPG

За разлика от многостраничен PDF документ, който съдържа текст с възможност за търсене, JPG е единично изображение без текстов слой. Това е полезно решение, ако не знаете дали получателят разполага с програма, която отваря PDF. За да работите с двата типа файлове, преобразувайте PDF в JPG или JPG в PDF онлайн в браузъра си.

Как да отворите PDF

Ако искате да знаете как да отворите PDF файл, можете да използвате всеки съвременен браузър, без да инсталирате софтуер. Плъзнете файла в отворен раздел на браузъра или щракнете върху него с десния бутон и изберете Open with > Chrome, Edge или Safari. PDF файлът Ви ще бъде достъпен за преглед веднага. За да търсите текст, да го редактирате, да оставите анотация или да го отпечатате, можете да използвате онлайн инструмент за преглед на PDF. Качете файла от всяко устройство и при нужда използвайте вградените инструменти. Можете да преглеждате, увеличавате, преминавате между страници, отпечатвате, изтегляте и изпращате PDF по имейл, както и да го отворите в редактора, ако трябва да го подпишете или промените.

Как да създадете PDF файл

Има няколко начина за създаване на PDF файл, включително преобразуване на документ, запазване като PDF в прозореца за печат или при изтегляне на уеб страница.

Преобразувайте файл от Word, Excel или PowerPoint

Преобразуването е най-популярният метод, особено за офис документи, когато искате да запазите първоначалното оформление. Преобразувайте DOCX в PDF, ако искате да споделите договор или отчет, Excel в PDF за електронни таблици и PowerPoint в PDF за презентации.

Печатайте в PDF вместо на хартия

Можете да печатате в PDF вместо да отпечатвате документ на хартия, ако изберете тази опция в прозореца на принтера. В зависимост от системата, която използвате, направете следното: Destination > Save as PDF (Chrome и Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); менюто PDF > Save as PDF (macOS). Можете да направите това с почти всички файлове, които могат да се отпечатват — от изображения до документи.

Запазете уеб страница като PDF

За да запазите оформлението и съдържанието на нужните Ви файлове, запазете уеб страница като PDF. Този метод Ви позволява да изтегляте билети, потвърждения за поръчки и статии. Използвайте онлайн инструмент за HTML в PDF, за да преобразувате уеб страници в PDF файлове.

Превърнете снимки или сканирани документи в PDF

Това е удобна опция, защото можете да създадете един файл от колекция изображения или сканирани копия, като запазите реда на страниците. Един PDF се съхранява и споделя по-лесно от отделни снимки или документи. Обработвайте файла си с инструментите JPG в PDF, Сканиране в PDF и сливане на изображения в един PDF.

Създайте PDF от нулата

Макар това да не е най-честата нужда, понякога е необходимо да създадете PDF без изходен файл. Обикновено хората започват от нулата, когато е нужно мотивационно писмо, обикновен формуляр или друг едностраничен документ. Използвайте инструмента Създаване на PDF, за да започнете от празна страница.

Как да редактирате PDF

Редактирането на PDF изисква повече от едно действие, тъй като може да включва промяна на текст и изображения, обединяване или разделяне на файлове или извличане на необходимото Ви съдържание.

Промяна на текст и изображения

Можете да промените число, да замените лого или да премахнете абзац директно в нашия PDF редактор. Няма да се налага да създавате документа си наново. Освен това този инструмент Ви позволява да редактирате текст с оригиналния шрифт, използван за текста. Шрифтът може да бъде съпоставен само когато е вграден в PDF, затова при някои редакции ще се използва подобен шрифт. Отличителната функция PDF Text Editor е полезно решение, когато коригираният ред трябва да съответства на останалата част от абзаца.

Обединяване, разделяне и пренареждане на страници

Можете да работите с PDF като с тесте карти, като пренареждате и обединявате страниците му. Обединете отделни файлове в един с нашия PDF Merger, за да съхраните архивирани документи или да запазите подробностите от отчета в един файл. Разделяне на PDF, ако трябва да изпратите дълъг файл по имейл или Ви е необходима само една глава. Когато трябва да реорганизирате файла си, можете също да пренаредите страниците в нашето работно пространство.

Извличане на необходимите страници или изображения

Ако имате файл от 60 страници и Ви трябват само 3 от тях, можете да извлечете страници от PDF. Извлечете необходимото съдържание и го изпратете отделно от целия документ. Нашият инструмент Extract PDF обработва файлове до 100 MB. Можете също да извличате изображения от PDF, когато трябва да запазите важна екранна снимка, чрез услугата Extract Images.

Добавяне на воден знак преди споделяне

Добавете воден знак към PDF, когато документът напуска Вашите ръце, преди да е окончателен, или трябва да бъде отбелязан като Confidential. Например можете да използвате означения като Draft или Confidential. Изберете персонализиран шаблон за файла си, когато добавяте воден знак или поставяте печат чрез инструментите на PDFAid.

Намаляване на размера на файла преди изпращане

Големите PDF файлове вероятно няма да отговарят на ограниченията за размер на имейл услугите, особено ако включват многостранично сканиране, съставено от снимки с телефон — то може да достигне десетки мегабайти. Компресирайте PDF, за да намалите размера на файла си, и го изпратете по имейл чрез нашата платформа. Компресирането може да засегне само качеството на изображенията, но не и текста в документа Ви.

Защитен ли е PDF

PDF разполага с три различни механизма за защита и разрешения (изискващи парола на собственика), които можете да изберете според целите и задачите си. По-долу са описани паролите (парола за отваряне и парола за разрешения), подписите и заличаването или обединяването на слоеве. Изборът Ви зависи от това какво трябва да защитите.

Пароли и криптиране

Криптирането на PDF със защита с парола не позволява на други хора да отворят файла Ви, освен ако не въведат необходимата парола. То е полезно, когато искате само определени получатели да имат достъп до документа. Възможно е обаче да имате файл, който вече не се нуждае от защита, и да искате да премахнете криптирането. След като знаете паролата за PDF, можете да отключите PDF и да го направите достъпен за преглеждане, промяна и споделяне.

Цифрови и електронни подписи

И така, какво е сертифициран PDF и защо е важно да знаете разликата между тези подписи? Много хора ги бъркат, въпреки че не си приличат. Електронният подпис е такъв, който можете да въведете, поставите или нарисувате, за да покажете, че одобрявате или възнамерявате да направите посоченото. Можете да подпишете PDF по този начин чрез нашата услуга. Цифровият подпис се основава на криптографска технология и може да потвърди самоличността и да запази целостта на документа след подписването. Когато авторът приложи сертификационен подпис, PDF става сертифициран: читателите могат да видят кой го е сертифицирал и дали някой е направил промени, които авторът не е разрешил.

Заличаване и обединяване на слоеве

Заличаването и обединяването на слоеве са два различни механизма, които могат да защитят документа Ви. Заличаването премахва окончателно избрания текст или област от файла; черен правоъгълник, нарисуван отгоре, не е заличаване, защото текстът остава отдолу и може да бъде копиран. Обединяването на слоеве работи по различен начин, като прави невъзможно внасянето на промени в подписи и полета. Тази опция фиксира слоевете със съдържание, така че другите да не могат да редактират или премахват тези елементи. Полетата и подписите стават част от страницата, така че никой не може да ги редактира или премахва като елементи на формуляр. Редактирайте PDF, когато трябва да скриете чувствителни данни, и обединете слоевете на PDF, за да го направите защитен за споделяне.

Кратка история на PDF

1991 г. – Д-р Джон Уорнок, който изобретява PDF, започва проекта Camelot, известен като ранния етап от развитието на PDF технологията.

15 юни 1993 г. - Adobe официално пуска Acrobat 1.0, първата версия на PDF.

2008 г. – PDF 1.7 е публикуван от Международната организация по стандартизация като стандарт ISO 32000-1:2008.

2017/2020 г. – ISO публикува PDF 2.0 като ISO 32000-2 през 2017 г., последван от второ издание (ISO 32000-2:2020) през декември 2020 г.

Проектът Camelot през 1991 година

Д-р Джон Уорнок стартира проекта Camelot. Той описва идеята за файл, който може да бъде отварян и отпечатван с оригиналното оформление на всеки компютър или принтер. По онова време споделянето на документи е било доста проблемно, защото те можели да изглеждат различно на екрана на колега. Проектът Camelot е създаден, за да реши този проблем.

Acrobat и PDF 1.0, 1993 г.

Adobe представя първия Acrobat заедно с формата PDF на 15 юни 1993 г. Той дава възможност на хората да споделят документи, като запазват автентичния им вид. Възприемането на PDF обаче е бавно, тъй като по това време файловете са били големи, а Adobe Acrobat е бил платен софтуер.

Отворен стандарт от 2008 г.

През 2008 г. Adobe прехвърля спецификацията Adobe PDF на ISO, което означава, че PDF вече не се контролира от един доставчик. Съгласно действащия ISO 32000-2 това е отворен стандарт, който може да се използва самостоятелно независимо от доставчика на софтуер.

Стандарти за PDF, с които ще се срещнете

Какво е PDF от гледна точка на спецификациите му? PDF е по-скоро семейство от различни стандарти, отколкото един-единствен стандарт. Всички те отговарят на различни задачи, включително съхранение, достъпност и организация.

PDF/A за дългосрочно архивиране

PDF/A е предназначен за архивиране и дългосрочно съхранение на файлове. Тази версия изисква всички необходими елементи, включително шрифтове и цветови профили, да бъдат вградени в документа. PDF не трябва да зависи от външни инструменти или ресурси. PDF/A се използва, когато файловете трябва да се съхраняват и да остават възпроизводими години наред, което често се изисква от съдилища, архиви и държавни агенции.

Маркиран PDF и PDF/UA за достъпност

Маркираният PDF запазва структурата на документа, която включва заглавия, списъци, ред на четене и надписи към изображенията. Благодарение на това съдържанието се разпознава, вместо да се разглежда като съвкупност от елементи. PDF/UA (ISO 14289) определя правилата, на които трябва да отговаря маркираният PDF, за да могат екранните четци да го прочетат в правилния ред. Достъпността е основният принцип при маркираните PDF файлове.

Линеаризиран PDF за бързо преглеждане в интернет

Първо е необходимо да се отговори на въпроса: какво е линеаризиран PDF? Това е PDF, който е преструктуриран така, че да можете да видите първата му страница, преди браузърът да завърши изтеглянето му. Този подход е полезен, когато работите онлайн с големи файлове, например дълги каталози или научни статии. Не е нужно да чакате изтеглянето да приключи и можете да започнете да четете линеаризиран PDF веднага.

ЧЗВ

Безплатен ли е PDF?

Да. PDF е отворен формат, така че отварянето, четенето и създаването на PDF файлове не струва нищо.

Мога ли да получа конвертирания файл без заплащане?

Нашият инструмент Ви позволява да конвертирате файл безплатно, но това важи само за един документ и обработката отнема няколко часа, преди файлът Ви да е готов. Ако предпочитате да не чакате, с абонамент получавате резултата веднага.

Защо толкова много хора използват PDF файлове?

PDF, съкращение от Portable Document Format, остава популярен, защото запазва външния вид и форматирането на документа напълно еднакви на всяко устройство или операционна система.

Какво е PDF четец?

PDF четец е софтуер, създаден за отваряне, преглеждане и отпечатване на файлове във формат PDF, или Portable Document Format.

Как да разбера дали PDF е сканиран?

Опитайте да изберете или копирате текст с мишката. Ако нищо не се маркира, PDF е сканиран документ — по същество изображение на страница, а не редактируем текст.

Изглежда ли PDF по един и същ начин на всяко устройство?

Да. PDF е създаден да се показва еднакво на всеки екран или принтер. Той фиксира оформлението, шрифтовете и изображенията на място, така че нищо да не се измества.