PDF là gì?

PDF là viết tắt của Portable Document Format. Loại tập tin này giữ nguyên giao diện ban đầu, gồm phông chữ, văn bản, bố cục và hình ảnh, trên mọi màn hình bạn mở. Hướng dẫn này giải thích PDF là gì, cách hoạt động thực tế, công dụng, các loại, ưu điểm, hạn chế và so sánh với các định dạng khác.

PDF là viết tắt của gì

PDF là viết tắt của Portable Document Format. Mỗi từ trong tên đầy đủ đều mô tả chức năng của định dạng này. Portable nghĩa là PDF có thể mở trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính, bất kể được tạo bằng phần mềm nào. Document nghĩa là định dạng này được tạo để chứa những nội dung như hợp đồng, biểu mẫu và báo cáo. Format nghĩa là bố cục được cố định: phông chữ, văn bản và hình ảnh giữ nguyên vị trí, để người nhận thấy trang tài liệu đúng như khi bạn đã lưu.

Nói đơn giản, PDF là bản thể hiện kỹ thuật số của một tờ giấy, không phải tập hợp ký hiệu mà trình duyệt sắp xếp lại tức thời. Đó là toàn bộ ý nghĩa của PDF trong một câu, và cũng là lý do chữ viết tắt này được dùng phổ biến hơn nhiều so với tên đầy đủ trong cả văn bản thông thường lẫn kỹ thuật.

Tập tin PDF là gì

PDF là một tập tin duy nhất lưu trữ đồng thời văn bản, hình ảnh và bố cục của một trang, nhờ đó hiển thị giống nhau ở bất cứ đâu được mở. Dưới đây là những thành phần bên trong và cách PDF quản lý chúng.

PDF có thể chứa gì

Về nội dung bên trong tập tin PDF, nó có thể chứa nhiều loại nội dung khác nhau, tùy theo cách được tạo. Bao gồm:

• Văn bản

• Hình ảnh

• Đồ họa vector

• Phông chữ được nhúng

• Nút tương tác

• Siêu liên kết

• Trường biểu mẫu có thể điền

• Bình luận

• Video và nội dung đa phương tiện khác

• Siêu dữ liệu

• Tập tin đính kèm

PDF không phải là ảnh của tài liệu mà là một vùng chứa các phần tử tương tác khác nhau. PDF chứa nhiều hơn các trang tĩnh, cho phép bạn nhấp vào liên kết, điền biểu mẫu và, trong các trình xem có hỗ trợ, phát video hoặc dùng nút bấm. Nhờ có thể bao gồm nhiều loại nội dung, PDF là tập tin đa dụng mà bạn có thể dùng cho thủ tục giấy tờ và nhiều tác vụ khác nhau.

Cách PDF giữ nguyên bố cục ở mọi nơi

Vậy PDF hoạt động như thế nào khi chứa các phần tử khác nhau nhưng vẫn giữ nguyên chúng? PDF lưu chính xác vị trí của từng phần tử thay vì dựa vào chương trình hoặc phần mềm khác để sắp xếp lại. Định dạng cố định, bao gồm tọa độ của từng phần tử và phông chữ được nhúng, là di sản của PostScript, tiền thân của PDF. PDF phát triển từ PostScript, ngôn ngữ mô tả trang của Adobe. Cả hai cách tiếp cận (tọa độ cố định và phông chữ nhúng) đều giúp tập tin ổn định; nó không phụ thuộc vào phần mềm đã tạo, thiết bị hay hệ điều hành. Không giống PDF, DOCX có thể khác so với giao diện gốc trên máy tính khác về phông chữ hoặc cấu trúc. PDF lưu các chỉ dẫn chính xác về vị trí phần tử, giúp hiển thị giống nhau ở mọi nơi.

Cách nhận biết PDF trên máy tính

Nếu bạn muốn biết PDF trên máy tính là gì hoặc cách tìm nó, hãy tìm phần mở rộng tập tin .pdf ở cuối tên tài liệu. Hệ thống cũng hiển thị biểu tượng của trình xem PDF mặc định bên cạnh tên tập tin. Khi nhấp đúp vào tập tin này, có thể bạn sẽ không chỉnh sửa được vì hệ thống mở nó trong trình xem. Để thay đổi tài liệu, bạn cần dùng công cụ chuyên dụng hoặc chuyển đổi sang định dạng có thể chỉnh sửa.

Định dạng PDF dùng để làm gì

Hiểu rõ định dạng PDF là gì sẽ giúp giải thích vì sao loại tài liệu này phổ biến đến vậy. Với bố cục cố định và tính đa dụng, đây là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng, điền biểu mẫu và hoàn thành các tác vụ khác. Dưới đây là những cách sử dụng PDF phổ biến nhất.

Hợp đồng, hóa đơn và thỏa thuận

Tài liệu pháp lý và tài chính thường ở định dạng PDF vì nó giữ lại phiên bản đã được thống nhất. PDF lưu nội dung đã thống nhất trên trang. Khi tài liệu có chữ ký số dựa trên chứng chỉ, bất kỳ thay đổi nào sau đó đều làm chữ ký này không còn hiệu lực. Bạn có thể dùng công cụ Ký PDF để thêm chữ ký điện tử và gửi qua email để người khác ký.

Biểu mẫu để điền và gửi lại

Đơn xin việc, biểu mẫu thuế và bảng câu hỏi được lưu dưới dạng PDF có thể điền vì các trường được nhúng trong tập tin. Người nhận có thể nhập thông tin rồi gửi lại tài liệu mà không cần gõ lại hoặc thay đổi định dạng. PDF có thể là mẫu biểu mẫu tái sử dụng khi nhiều người cần hoàn thành biểu mẫu đó. Công cụ điền PDF của PDFAid cho phép bạn nhập vào các trường trong trình duyệt, lưu biểu mẫu đã hoàn thành và tạo mẫu PDF có trường tương tác.

Sơ yếu lý lịch, báo cáo, hướng dẫn và eBook

Chọn định dạng PDF là quyết định phù hợp khi các tài liệu như sơ yếu lý lịch, báo cáo, bài nghiên cứu, hướng dẫn, tờ giới thiệu hoặc eBook đã được dùng để đọc thay vì chỉnh sửa. Lý do là tác giả muốn giữ nguyên thiết kế tập tin gốc. Để giữ bố cục như khi tạo trong lúc chia sẻ, bạn có thể chuyển đổi DOCX sang PDF bằng công cụ của chúng tôi. Khi cần định dạng cố định cho eBook, chuyển EPUB sang PDF cũng sẽ hữu ích.

Tập tin sẵn sàng in cho nhà thiết kế

Các cơ sở in thường yêu cầu PDF sẵn sàng in vì định dạng này giữ lại mọi chi tiết cần thiết để in chất lượng cao. Tiêu chuẩn dành riêng cho in ấn là PDF/X và được ISO 15930 quy định. Tài liệu có thể bao gồm hình ảnh độ phân giải cao, phông chữ nhúng và hồ sơ màu; PDF hỗ trợ tất cả những nội dung này. Bố cục sẽ được in đúng như nhà thiết kế đã tạo, với mọi yếu tố trực quan ở nguyên vị trí và không có thay đổi nào.

Bản quét và giấy tờ lưu trữ

Chúng ta dùng định dạng PDF khi cần chuyển tài liệu giấy thành tập tin kỹ thuật số, chẳng hạn như hợp đồng, biên lai và hồ sơ y tế. Bạn có thể tạo một tập tin duy nhất thay vì tạo và lưu nhiều ảnh. Kết quả là tài liệu trông giống một văn bản trên màn hình, nhưng vẫn không phải văn bản có thể tìm kiếm hoặc chỉnh sửa. Xét cho cùng, các trang vẫn là hình ảnh.

Các loại tập tin PDF

Sự khác biệt giữa các loại PDF quyết định bạn có thể làm gì với tập tin và cần những công cụ nào. Ví dụ, nếu bạn thử chọn một cụm từ trên màn hình bằng chuột mà không có gì xảy ra, điều đó có nghĩa là bạn đang có bản quét. Ngoài ra còn có PDF Portfolio – một PDF chứa nhiều tập tin, chẳng hạn như hợp đồng, bảng tính và ảnh.

PDF kỹ thuật số

Đây là các tập tin được tạo kỹ thuật số trong Word, Excel, trình duyệt hoặc phần mềm thiết kế. Văn bản trong tài liệu này là văn bản thực, nên bạn có thể tìm kiếm và sao chép trong bất kỳ trình xem nào, đồng thời thay đổi trong Trình biên tập PDF. Đây là một trong các loại PDF phổ biến mà mọi người thường làm việc cùng. Những tập tin này tương thích với hầu hết công cụ để chỉnh sửa, chuyển đổi và thực hiện các thao tác khác.

PDF được quét

Để hiểu rõ hơn bạn có thể làm gì với loại tập tin này, cần làm rõ PDF được quét là gì. Đây là hình ảnh của một trang được lưu ở định dạng PDF. Hình ảnh và văn bản bạn thấy là một phần của bản sao này, nên không thể tìm kiếm, chọn, sao chép hoặc chỉnh sửa chúng. Về mặt kỹ thuật, đó là các điểm ảnh tạo nên trang, không phải các phần tử riêng lẻ. Loại PDF này có thể là trang từ máy quét hoặc ảnh chụp bằng điện thoại thông minh. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi PDF sang tài liệu có thể chỉnh sửa trên nền tảng của chúng tôi và thực hiện thay đổi tại đây.

PDF có thể tìm kiếm

Vậy tập tin PDF có thể tìm kiếm là gì và làm việc với nó như thế nào? Sau khi áp dụng OCR, tài liệu được quét có thêm lớp văn bản có thể tìm kiếm, dù vẫn trông như hình ảnh. Lớp này chứa nội dung được nhận diện từ bản quét và bạn có thể chọn hoặc sao chép. Điểm chính là OCR tải xuống một tập tin mới. Đây không phải một loại tài liệu khác mà vẫn là bản quét đó, với lớp văn bản được thêm bên dưới. Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi tập tin được quét bằng công cụ OCR PDF và tìm kiếm trong PDF trên trình duyệt.

Ưu điểm và hạn chế của PDF

Điểm mạnh của định dạng này

Ngoài việc giữ nguyên bố cục ban đầu như đã nêu ở trên, PDF còn có một số ưu điểm khác. Bạn có thể nhanh chóng tìm văn bản, từ ngữ, số liệu và thông tin cần thiết khác trong tài liệu có thể tìm kiếm rồi chỉnh sửa chúng mà không cần xem từng trang. PDF đáp ứng tiêu chuẩn mở ISO 32000, nên không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Vì vậy, các tập tin này có thể được chia sẻ và xem bằng nhiều chương trình trên các thiết bị khác nhau, bất kể hệ điều hành. PDF cũng có các tùy chọn bảo mật như mật khẩu và quyền sử dụng an toàn, đặc biệt đối với hợp đồng doanh nghiệp, đơn đăng ký và các tài liệu khác có thông tin quan trọng. Những tính năng được hỗ trợ khác, bao gồm siêu liên kết, chữ ký và biểu mẫu có thể điền, khiến PDF trở thành một trong những định dạng thiết thực nhất cho mục đích cá nhân, học tập hoặc công việc.

Khi nào PDF gây trở ngại

Bạn nên biết các hạn chế của PDF có thể ảnh hưởng đến công việc. Vì định dạng này được tạo để chia sẻ, việc chỉnh sửa cần thêm một bước, nghĩa là cần chỉnh sửa trực tiếp hoặc chuyển đổi sang DOCX. Một vấn đề khác là tài liệu quét vẫn là hình ảnh chứ không phải văn bản trước khi bạn dùng OCR. PDF dài cũng có thể gây khó khăn nếu bạn cần gửi tệp đính kèm qua email do giới hạn dung lượng. Chia hoặc nén tập tin có thể là giải pháp trong trường hợp này. Thông thường, mọi người không chuyển đổi PDF chỉ để chuyển đổi mà để truy cập nội dung.

PDF và các định dạng tập tin khác

Các tập tin với định dạng khác nhau phù hợp với những nhu cầu cụ thể và có thể là lựa chọn tốt hơn cho một số tác vụ, vì vậy chúng ta sẽ so sánh PDF với Word và JPG. Sự khác biệt giữa PDF và Word được trình bày tiếp theo.

PDF so với Word

DOCX phù hợp làm bản nháp để chỉnh sửa, còn PDF là lựa chọn thiết thực cho phiên bản cuối cùng. Nếu cần thay đổi PDF, bạn có thể chuyển PDF sang Word, sau đó chuyển Word sang PDF trở lại khi hoàn tất. Hãy lưu ý rằng việc chuyển đổi sang DOCX có thể ảnh hưởng đến bố cục gốc, bao gồm cột, chú thích hình ảnh và các phần tử khác.

PDF so với JPG

Khác với tài liệu PDF nhiều trang có chứa văn bản có thể tìm kiếm, JPG là một hình ảnh đơn lẻ không có lớp văn bản. Đây là giải pháp hữu ích nếu bạn không biết người nhận có chương trình mở PDF hay không. Để làm việc với cả hai loại tập tin, hãy chuyển đổi PDF sang JPG hoặc JPG sang PDF trực tuyến trong trình duyệt.

Cách mở PDF

Nếu muốn biết cách mở tập tin PDF, bạn có thể dùng bất kỳ trình duyệt hiện đại nào mà không cần cài đặt phần mềm. Kéo tập tin vào một thẻ trình duyệt đang mở hoặc nhấp chuột phải vào tập tin rồi chọn Mở bằng > Chrome, Edge hoặc Safari. PDF của bạn sẽ sẵn sàng để xem ngay. Để tìm kiếm văn bản, chỉnh sửa, thêm chú thích hoặc in, bạn có thể dùng công cụ trình đọc PDF trực tuyến. Tải tập tin lên từ bất kỳ thiết bị nào và dùng các công cụ tích hợp nếu cần. Bạn có thể xem, phóng to, chuyển giữa các trang, in, tải xuống và gửi PDF qua email, cũng như mở trong trình biên tập nếu cần ký hoặc thay đổi.

Cách tạo tập tin PDF

Có nhiều cách tạo tập tin PDF, bao gồm chuyển đổi tài liệu, lưu thành PDF trong cửa sổ in hoặc tải xuống trang web.

Chuyển đổi tập tin Word, Excel hoặc PowerPoint

Chuyển đổi là phương pháp phổ biến nhất, đặc biệt với tài liệu văn phòng khi bạn muốn giữ nguyên bố cục gốc. Chuyển DOCX sang PDF nếu muốn chia sẻ hợp đồng hoặc báo cáo, Excel sang PDF cho bảng tính và chuyển PowerPoint sang PDF cho bản trình bày.

In thành PDF thay vì in ra giấy

Bạn có thể in thành PDF thay vì in tài liệu ra giấy nếu chọn tùy chọn này trong cửa sổ máy in. Tùy hệ thống đang dùng, hãy thực hiện như sau: Đích > Lưu dưới dạng PDF (Chrome và Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); menu PDF > Lưu dưới dạng PDF (macOS). Bạn có thể làm điều này với hầu hết mọi tập tin có thể in, từ hình ảnh đến tài liệu.

Lưu trang web thành PDF

Để giữ lại bố cục và nội dung của các tập tin cần thiết, hãy lưu trang web thành PDF. Phương pháp này cho phép bạn tải xuống vé, xác nhận đơn hàng và bài viết. Dùng công cụ HTML sang PDF trực tuyến để chuyển đổi trang web thành PDF.

Chuyển ảnh hoặc bản quét thành PDF

Đây là lựa chọn thuận tiện vì bạn có thể tạo một tập tin từ bộ sưu tập hình ảnh hoặc bản sao được quét mà vẫn giữ nguyên thứ tự trang. Một PDF dễ lưu trữ và chia sẻ hơn các ảnh hoặc tài liệu riêng lẻ. Xử lý tập tin của bạn bằng các công cụ JPG sang PDF, Scan sang PDF và hợp nhất hình ảnh thành một PDF.

Tạo PDF từ đầu

Dù không phải nhu cầu phổ biến nhất, đôi khi cần tạo PDF khi không có tập tin gốc. Thông thường, mọi người phải bắt đầu từ đầu khi cần thư xin việc, biểu mẫu đơn giản hoặc tài liệu một trang khác. Dùng công cụ Tạo PDF để bắt đầu từ trang trống.

Cách chỉnh sửa PDF

Chỉnh sửa PDF không chỉ gồm một thao tác, vì có thể cần thay đổi văn bản và hình ảnh, gộp hoặc chia tập tin, hay trích xuất nội dung cần thiết.

Thay đổi văn bản và hình ảnh

Bạn có thể thay đổi một con số, thay logo hoặc xóa một đoạn văn trực tiếp trong Trình biên tập PDF của chúng tôi. Bạn không cần tạo lại tài liệu. Ngoài ra, công cụ này cho phép chỉnh sửa văn bản bằng phông chữ gốc đã dùng cho văn bản đó. Phông chữ chỉ có thể được khớp khi được nhúng trong PDF, vì vậy một số nội dung chỉnh sửa sẽ dùng phông chữ tương tự. Tính năng Trình biên tập văn bản PDF hữu ích khi dòng đã chỉnh sửa cần khớp với phần còn lại của đoạn văn.

Gộp, chia và sắp xếp lại trang

Bạn có thể xử lý PDF như một bộ bài, sắp xếp lại và gộp các trang. Gộp các tập tin riêng lẻ thành một tập tin duy nhất bằng Công cụ gộp PDF của chúng tôi để lưu tài liệu lưu trữ hoặc giữ chi tiết báo cáo trong một tập tin. Chia PDF nếu cần gửi tập tin dài qua email hoặc nếu bạn chỉ cần một chương. Khi cần tổ chức lại tập tin, bạn cũng có thể sắp xếp lại trang trong không gian làm việc của chúng tôi.

Trích xuất các trang hoặc hình ảnh cần thiết

Nếu bạn có tập tin gồm 60 trang nhưng chỉ cần 3 trang, bạn có thể trích xuất trang từ PDF. Trích xuất nội dung cần thiết và gửi riêng với toàn bộ tài liệu. Công cụ Trích xuất PDF của chúng tôi xử lý các tập tin 100 MB. Bạn cũng có thể trích xuất hình ảnh từ PDF khi cần giữ lại ảnh chụp màn hình quan trọng bằng dịch vụ Trích xuất hình ảnh.

Thêm hình mờ trước khi chia sẻ

Thêm hình mờ vào PDF khi tài liệu chưa hoàn chỉnh nhưng cần được chuyển cho người khác, hoặc cần được đánh dấu Bảo mật. Ví dụ, bạn có thể dùng các nhãn như Bản nháp hoặc Bảo mật. Chọn mẫu tùy chỉnh cho tập tin khi thêm hình mờ hoặc đóng dấu bằng các công cụ của PDFAid.

Giảm dung lượng tập tin trước khi gửi

PDF dung lượng lớn khó đáp ứng giới hạn kích thước của dịch vụ email, đặc biệt nếu có bản quét nhiều trang từ ảnh chụp bằng điện thoại – có thể lên tới hàng chục megabyte. Nén PDF để giảm dung lượng tập tin và gửi qua email trên nền tảng của chúng tôi. Việc nén có thể chỉ ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh, không ảnh hưởng đến văn bản trong tài liệu.

PDF có an toàn không

PDF có ba cơ chế bảo mật và quyền khác nhau (yêu cầu mật khẩu chủ sở hữu), bạn có thể chọn tùy theo mục đích và công việc. Mật khẩu (mật khẩu mở và mật khẩu quyền), chữ ký, cùng tính năng biên tập hoặc làm phẳng sẽ được mô tả tiếp theo. Lựa chọn của bạn phụ thuộc vào nội dung cần bảo vệ.

Mật khẩu và mã hóa

Mã hóa PDF bằng mật khẩu ngăn người khác mở tập tin trừ khi họ nhập đúng mật khẩu cần thiết. Tính năng này hữu ích khi bạn muốn chỉ một số người nhận nhất định truy cập tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể có một tập tin không còn cần bảo vệ và muốn xóa mã hóa. Khi biết mật khẩu PDF, bạn có thể mở khóa PDF để tập tin có thể được xem, thay đổi và chia sẻ.

Chữ ký số và chữ ký điện tử

Vậy PDF được chứng nhận là gì và tại sao cần biết sự khác biệt giữa các loại chữ ký này? Nhiều người nhầm lẫn chúng dù chúng không giống nhau. Chữ ký điện tử là chữ ký bạn có thể nhập, chèn hoặc vẽ để thể hiện rằng bạn chấp thuận hoặc có ý định thực hiện điều được nêu. Bạn có thể ký PDF theo cách này bằng dịch vụ của chúng tôi. Chữ ký số dựa trên công nghệ mật mã, có thể xác minh danh tính và duy trì tính toàn vẹn của tài liệu sau khi ký. Khi tác giả áp dụng chữ ký chứng nhận, PDF trở thành PDF được chứng nhận: người đọc có thể biết ai đã chứng nhận tài liệu và liệu có ai thực hiện những thay đổi mà tác giả không cho phép hay không.

Biên tập và làm phẳng

Biên tập và làm phẳng là hai cơ chế khác nhau có thể bảo vệ tài liệu của bạn. Biên tập xóa vĩnh viễn văn bản hoặc vùng được chọn khỏi tập tin; một hình chữ nhật đen vẽ đè lên trên không phải là biên tập, vì văn bản vẫn nằm bên dưới và có thể được sao chép. Làm phẳng hoạt động theo cách khác, khiến chữ ký và trường không thể bị thay đổi. Tùy chọn này cố định các lớp nội dung, nên người khác không thể chỉnh sửa hoặc xóa các thành phần đó. Các trường và chữ ký trở thành một phần của trang, vì vậy không ai có thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng dưới dạng phần tử biểu mẫu. Biên tập PDF khi cần ẩn thông tin nhạy cảm và làm phẳng PDF để bảo mật hơn khi chia sẻ.

Lịch sử tóm tắt của PDF

1991 – Tiến sĩ John Warnock, người phát minh PDF, khởi động Dự án Camelot, được xem là giai đoạn đầu của công nghệ PDF.

Ngày 15 tháng Sáu năm 1993 - Adobe chính thức ra mắt Acrobat 1.0, phiên bản PDF đầu tiên.

2008 – PDF 1.7 được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế công bố là tiêu chuẩn ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO công bố PDF 2.0 với tên ISO 32000-2 vào năm 2017, sau đó là ấn bản thứ hai (ISO 32000-2:2020) vào tháng Mười Hai năm 2020.

Dự án Camelot, 1991

Tiến sĩ John Warnock khởi động Dự án Camelot. Ông mô tả ý tưởng về một tập tin có thể được mở và in với bố cục gốc trên bất kỳ máy tính hoặc máy in nào. Khi đó, việc chia sẻ tài liệu khá khó khăn vì chúng có thể hiển thị khác nhau trên màn hình của đồng nghiệp. Dự án Camelot được thiết kế để giải quyết vấn đề này.

Acrobat và PDF 1.0, 1993

Adobe giới thiệu Acrobat đầu tiên cùng định dạng PDF vào ngày 15 tháng Sáu năm 1993. Điều này cho phép mọi người chia sẻ tài liệu mà vẫn giữ được diện mạo nguyên bản. Tuy nhiên, PDF được tiếp nhận chậm vì tập tin thời đó có dung lượng lớn và Adobe Acrobat là phần mềm trả phí.

Tiêu chuẩn mở từ năm 2008

Adobe chuyển giao đặc tả Adobe PDF cho ISO vào năm 2008, điều đó có nghĩa PDF không còn do một nhà cung cấp duy nhất kiểm soát. Theo ISO 32000-2 hiện hành, đây là một tiêu chuẩn mở có thể được sử dụng độc lập, bất kể nhà cung cấp phần mềm.

Các tiêu chuẩn PDF thường gặp

PDF là gì xét về mặt đặc tả? PDF là một nhóm các tiêu chuẩn khác nhau hơn là một tiêu chuẩn duy nhất. Mỗi tiêu chuẩn phù hợp với các tác vụ khác nhau, bao gồm lưu trữ, khả năng tiếp cận và tổ chức.

PDF/A để lưu trữ dài hạn

PDF/A dùng để lưu trữ tập tin và bảo quản chúng trong thời gian dài. Phiên bản này yêu cầu mọi thành phần cần thiết, gồm phông chữ và cấu hình màu, phải được nhúng trong tài liệu. PDF không nên phụ thuộc vào công cụ hoặc tài nguyên bên ngoài. PDF/A được dùng khi tập tin phải được lưu giữ và có thể tái tạo trong nhiều năm, thường là yêu cầu của tòa án, cơ quan lưu trữ và cơ quan chính phủ.

PDF có gắn thẻ và PDF/UA cho khả năng tiếp cận

PDF có gắn thẻ giữ lại cấu trúc tài liệu, bao gồm tiêu đề, danh sách, thứ tự đọc và chú thích hình ảnh. Nhờ đó, nội dung được nhận diện thay vì bị coi là tập hợp các thành phần. PDF/UA (ISO 14289) đặt ra các quy tắc mà PDF có gắn thẻ phải đáp ứng để trình đọc màn hình có thể đọc theo đúng thứ tự. Khả năng tiếp cận là nguyên tắc cốt lõi của PDF có gắn thẻ.

PDF được tuyến tính hóa để xem nhanh trên web

Trước hết, cần trả lời câu hỏi: PDF được tuyến tính hóa là gì? Đây là PDF được tái cấu trúc để bạn có thể xem trang đầu tiên trước khi trình duyệt tải xong. Cách tiếp cận này hữu ích khi bạn phải xử lý các tập tin lớn trực tuyến, như danh mục dài hoặc bài nghiên cứu. Bạn không cần chờ đến khi tải xong và có thể bắt đầu đọc PDF được tuyến tính hóa ngay.

Câu hỏi thường gặp

PDF có miễn phí không?

Có. PDF là định dạng mở, vì vậy việc mở, đọc và tạo PDF không mất phí.

Tôi có thể nhận tập tin đã chuyển đổi mà không phải trả tiền không?

Công cụ của chúng tôi cho phép bạn chuyển đổi miễn phí một tập tin, nhưng chỉ áp dụng cho một tài liệu và mất vài giờ xử lý trước khi tập tin sẵn sàng. Nếu không muốn chờ, gói đăng ký sẽ cho bạn kết quả ngay lập tức.

Tại sao nhiều người dùng PDF?

PDF, viết tắt của Portable Document Format, vẫn phổ biến vì giữ nguyên giao diện và định dạng tài liệu trên mọi thiết bị hoặc hệ điều hành.

Trình đọc PDF là gì?

Trình đọc PDF là phần mềm được tạo để mở, xem và in các tập tin ở định dạng PDF, hay Portable Document Format.

Làm sao biết PDF của tôi là bản quét?

Hãy thử chọn hoặc sao chép một đoạn văn bản bằng chuột. Nếu không có nội dung nào được bôi đậm, PDF của bạn là bản quét, về cơ bản là hình ảnh của một trang thay vì văn bản có thể chỉnh sửa.

PDF có hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị không?

Có. PDF được thiết kế để hiển thị giống hệt nhau trên mọi màn hình hoặc máy in. Định dạng này cố định bố cục, phông chữ và hình ảnh để không có gì bị dịch khỏi vị trí.