Cách mở PDF trong Word

Bạn có thể mở tập tin PDF trong Word, nhưng trước hết Word sẽ chuyển đổi tập tin đó thành tài liệu Word, vì vậy bạn chỉnh sửa một bản sao chứ không phải PDF gốc. Với thư hoặc hợp đồng chỉ có văn bản, bản sao thường khá sát với bản gốc. Với báo cáo hai cột, biểu mẫu hoặc bản quét, bạn sẽ cần chỉnh sửa thủ công một phần nội dung. Hướng dẫn này trình bày cách mở PDF trong Word, những phần thường bị lỗi và giải pháp thay thế.

Điều thực sự xảy ra khi Word mở PDF

Word không mở trực tiếp PDF. Word tạo một bản sao của tập tin rồi chuyển đổi nó, còn tập tin gốc vẫn giữ nguyên. Microsoft diễn đạt như sau: "Word tạo một bản sao của PDF, chuyển đổi thành tài liệu Word và cố gắng khớp với bố cục của PDF gốc." Từ quan trọng là cố gắng: bố cục được dựng lại, không phải được giữ nguyên.

Kết quả được lưu dưới dạng tập tin .docx. Nếu sau đó bạn cần PDF trở lại, đó là một bước riêng, được hướng dẫn ở cuối bài viết này.

Mở PDF không giống với chèn PDF

Nhiều hướng dẫn về chủ đề này nhầm lẫn giữa hai thao tác khác nhau. Mở PDF trong Word sẽ chuyển đổi để bạn có thể chỉnh sửa văn bản. Chèn PDF (Chèn, rồi Đối tượng, rồi Tạo từ Tập tin) đặt PDF vào bên trong một tài liệu Word khác dưới dạng đối tượng, và Microsoft nêu rõ giới hạn này: "Bạn có thể thay đổi kích thước đối tượng, nhưng không thể chỉnh sửa đối tượng sau khi chèn." Nếu muốn thay đổi nội dung, bạn cần dùng cách thứ nhất.

Cách mở PDF trong Word từng bước

Quy trình này giống nhau trong Word cho Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 và 2016:

• Bước 1. Mở Word.

• Bước 2. Vào Tệp, rồi Mở.

• Bước 3. Chọn PDF trên máy tính hoặc trong thư mục đám mây.

• Bước 4. Nhấp OK trong thông báo chuyển đổi.

• Bước 5. Chỉnh sửa tài liệu đã chuyển đổi.

• Bước 6. Lưu tài liệu.

Xác nhận thông báo chuyển đổi

Đây là bước mà đa số mọi người nhấp qua mà không đọc, nhưng thông báo này cho biết chính xác điều bạn cần dự kiến. Thông báo chuyển đổi ghi: "Word sẽ chuyển đổi PDF của bạn thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Quá trình này có thể mất một lúc. Tài liệu Word tạo ra sẽ được tối ưu hóa để bạn có thể chỉnh sửa văn bản, vì vậy có thể không giống hệt PDF gốc, đặc biệt nếu tập tin gốc chứa nhiều đồ họa."

Nói đơn giản, cảnh báo chuyển đổi này cho biết ba điều: Word tạo một bản sao mới, bản sao được định dạng để chỉnh sửa thay vì để giữ nguyên hình thức, và các trang có nhiều hình ảnh là những trang dễ thay đổi nhất. Nhấp OK là an toàn. PDF gốc không bị chỉnh sửa, nên nếu bản sao hiển thị không đúng, hãy đóng nó và bạn không mất gì cả.

Lưu kết quả đúng định dạng

Khi bạn nhấn Lưu, Word mặc định lưu dưới dạng .docx, không phải PDF. Điều đó khiến những người nghĩ tập tin sẽ giữ nguyên định dạng ban đầu ngạc nhiên. Hãy dùng Lưu Thành và đặt cho bản sao tên nêu rõ đó là gì, để sau này bạn có thể phân biệt hai tập tin: giờ đây thiết bị của bạn có hai tập tin, PDF gốc và tài liệu Word có thể chỉnh sửa.

Những điểm Word xử lý chưa tốt

Word không chuyển PDF vào một tài liệu; nó dựng lại trang từ đầu. Vì vậy, trang càng phức tạp thì bản sao càng dễ lệch. Nếu định chỉnh sửa PDF trong Word, đây là những điểm cần kiểm tra đầu tiên.

PDF là bản quét

PDF được tạo từ ảnh hoặc máy quét không chứa văn bản, mà chỉ có hình ảnh của trang. Word không nhận dạng được văn bản trong đó. Như một người điều phối tình nguyện trên Microsoft Q&A giải thích: "Word sẽ tạo một tập tin .docx chứa cùng hình ảnh đó, chứ không phải văn bản có thể chỉnh sửa," và "Word không có khả năng OCR."

Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách chuyển ảnh PDF thành văn bản trong Word, câu trả lời là hãy nhận dạng trước: chạy OCR trên PDF, rồi mở hoặc chuyển đổi kết quả. Để kiểm tra bạn có loại PDF nào, hãy dùng phép thử chọn trong hai giây: thử bôi chọn một dòng bằng con trỏ. Nếu không chọn được gì, trang đó rất có thể là bản quét hoặc ảnh chứa văn bản; nếu chọn được, bạn có PDF dựa trên văn bản với nội dung có thể chọn.

Cột, bảng và đầu trang bị xê dịch

Bố cục nhiều cột thường bị dồn thành một luồng văn bản dài, bảng bị giãn hoặc tách ra, còn đầu trang và chân trang trôi vào phần nội dung. Lý do nằm ở chính định dạng này. Hướng dẫn của Microsoft về cách mở PDF trong Word giải thích: "PDF lưu bảng dưới dạng một tập hợp các đường kẻ mà không có mối liên hệ nào với nội dung bên trong các ô bảng." Word phải đoán đường kẻ nào tạo thành bảng và từ nào thuộc cột nào.

Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách mở PDF trong Word mà không mất định dạng, sẽ không có tùy chọn nào cho việc đó. Quá trình chuyển đổi không có cài đặt để điều chỉnh, và danh sách các thành phần chuyển đổi không tốt của chính Microsoft bao gồm bảng có khoảng cách ô, viền trang, chú thích cuối trang kéo dài qua nhiều trang, dấu trang PDF và nhận xét PDF.

Phông chữ bị thay thế

PDF thường chứa các phông chữ nhúng bên trong tập tin. Tài liệu Word dựa vào các phông chữ được cài đặt trên máy tính. Nếu phông chữ trong PDF chưa được cài đặt, Word sẽ thay bằng phông tương tự và độ dài dòng sẽ thay đổi.

Những khác biệt nhỏ sẽ cộng dồn. Nếu phông thay thế rộng hơn 5%, một dòng 60 ký tự giờ cần độ rộng của 63 ký tự, nên vài ký tự cuối sẽ xuống dòng, và một trang vốn chứa 40 dòng có thể đẩy hai dòng cuối sang trang sau. Trên báo cáo 12 trang, chênh lệch đó là khoảng 24 dòng, hơn nửa trang. Điều này dễ thấy nhất ở giấy tiêu đề thư, mẫu có thương hiệu và biểu mẫu nơi văn bản phải nằm trên một dòng.

Trường biểu mẫu và chữ ký biến mất

Các trường biểu mẫu có thể điền thường trở thành văn bản thuần hoặc biến mất, thay vì vẫn là trường có thể điền. Chữ ký số cũng không được giữ lại. Chữ ký xác nhận một tập tin PDF cụ thể, còn tài liệu Word là tập tin mới, nên không còn gì để chữ ký xác minh. Hình ảnh chữ ký có thể vẫn hiển thị trên trang, nhưng chữ ký mật mã phía sau nó đã mất.

Quy tắc thực tế: không mở tài liệu đã ký trong Word. Hãy xử lý chúng dưới dạng PDF; nếu cần thay đổi một thỏa thuận đã ký, các thay đổi phải được thực hiện và ký lại.

Chỉnh sửa PDF mà không cần mở trong Word

Nếu thay đổi nhỏ, như một số liệu sai trong hóa đơn, một dòng đã lỗi thời trong chính sách hoặc một câu bị thiếu trong thư xin việc, việc chuyển đổi sẽ tạo ra nhiều việc hơn là tiết kiệm. Bạn sẽ phải chuyển đổi toàn bộ tập tin, kiểm tra mọi trang xem bố cục có bị xê dịch không rồi xuất lại thành PDF, chỉ để thay đổi một dòng.

Đơn giản hơn là chỉnh sửa PDF trực tuyến, ngay trong trình duyệt. Trong trình chỉnh sửa, Chỉnh sửa văn bản cho phép bạn thay đổi từ hiện có ngay tại chỗ, còn Văn bản sẽ đặt một hộp văn bản mới. Chỉ dòng được chỉnh sửa thay đổi; phần còn lại của trang không được dựng lại.

Nếu phông chữ gốc chỉ được nhúng một phần trong PDF, các ký tự mới có thể hiển thị bằng phông thay thế, vì vậy hãy kiểm tra dòng bạn đã thay đổi. Khi hoàn tất, hãy đăng nhập để tải tập tin xuống hoặc nhận liên kết tải xuống qua email. Hãy dùng Word cho những việc thực sự cần tài liệu Word: viết lại các phần dài hoặc tái sử dụng nội dung trong tập tin mới.

Chuyển đổi PDF sang Word với PDFAid

Khi cần một tài liệu Word có thể chỉnh sửa, trình chuyển đổi độc lập là lựa chọn thay thế cho tính năng chuyển đổi tích hợp của Word: hãy chuyển đổi sang DOCX trước, rồi mở tập tin đó trong Word. Word mở .docx theo định dạng riêng của mình, nên sẽ không có thông báo chuyển đổi và không phải dựng lại lần thứ hai (nếu thanh Protected View màu vàng xuất hiện trên tập tin đã tải xuống, hãy nhấp Enable Editing). Trình chuyển đổi PDF sang Word hoạt động như sau:

• Bước 1. Nhấp Tải lên để chuyển đổi và chọn PDF (tối đa 100 MB). Tập tin sẽ mở trong trình chỉnh sửa trước: để sửa lỗi chính tả trước khi chuyển đổi, hãy đóng hộp thoại, thực hiện chỉnh sửa, rồi nhấp Hoàn tất để quay lại.

• Bước 2. Trong Chuyển đổi PDF sang, chọn DOCX cho các phiên bản Word hiện tại hoặc DOC cho các phiên bản cũ hơn, rồi đặt tên tập tin.

• Bước 3. Nhấp Tải xuống, rồi chọn Phương thức chuyển đổi: Không OCR nếu văn bản đã có thể chọn được, hoặc OCR (nhận dạng văn bản) cho bản quét và ảnh. Đây là bước Word không có.

• Bước 4. Nhấp Tiếp tục, chờ tập tin được xử lý, rồi đăng nhập bằng Google, Apple hoặc địa chỉ email để tải xuống, hoặc nhận liên kết tải xuống qua email.

Có một số hạn chế: tập tin phải được tải lên, bạn cần kết nối internet và cần có tài khoản để tải xuống. Tính năng chuyển đổi tích hợp của Word giữ mọi thứ trên máy tính của bạn. Và không trình chuyển đổi nào có thể hứa hẹn bản sao hoàn hảo cho mọi bố cục, vì vậy hãy kiểm tra tài liệu đã chuyển đổi theo từng trang với bản gốc, như khi bạn dùng phiên bản của Word.

Chuyển lại thành PDF

Khi chỉnh sửa xong, bạn luôn có thể chuyển tài liệu Word trở lại thành PDF. Trong Word, mở tập tin, vào Tệp, rồi Lưu Bản sao (hoặc Lưu Thành nếu tập tin chưa được lưu), và chọn PDF trong danh sách loại tập tin.

Đặt tên để không nhầm với bản gốc: không dùng lease.pdf, vì sẽ ghi đè hoặc dễ nhầm với tập tin ban đầu, mà dùng lease_2026-10_signed-ready.pdf. Hướng dẫn của Microsoft nằm tại Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF. Nếu bạn dùng máy tính không có Word, trình chuyển đổi Word sang PDF cũng thực hiện việc này trong trình duyệt.

Một điều cần lưu ý: PDF mới được tạo từ bản sao Word đã chỉnh sửa, không phải từ bản gốc. Bất cứ nội dung nào bị mất trong quá trình chuyển đổi ban đầu, như trường có thể điền hoặc chữ ký số, sẽ không trở lại khi chuyển ngược.

Kết luận: Word chỉnh sửa bản sao, vì vậy hãy kiểm tra bản sao

Mở PDF trong Word là một quá trình chuyển đổi, và mỗi lần chuyển đổi đều là một sự phỏng đoán về bố cục. Kết quả phù hợp với văn bản thuần và không đáng tin cậy với bản quét, cột, biểu mẫu và tập tin đã ký.

Điểm chính cần nhớ

• Word chuyển đổi một bản sao của PDF; tập tin gốc không bao giờ bị thay đổi.

• Hãy thực hiện phép thử chọn trước: nếu không thể bôi chọn văn bản, đó rất có thể là bản quét và Word sẽ chỉ cho bạn một hình ảnh.

• Đối với chỉnh sửa một dòng, hãy chỉnh sửa trực tiếp PDF thay vì chuyển đổi.

• Giữ PDF đã ký và biểu mẫu có thể điền ở dạng PDF: chữ ký số không thể tồn tại khi chuyển sang Word, và các trường biểu mẫu hiếm khi trở lại dưới dạng trường.

Lần tới khi PDF cần thay đổi, hãy thử phép thử chọn trên một dòng trước khi mở Word. Việc này chỉ mất hai giây và cho bạn biết nên dùng cách nào.

Câu hỏi thường gặp

Mở PDF trong Word có thay đổi tập tin gốc không?

Không. Word làm việc với một bản sao của tập tin, nên PDF gốc giữ nguyên chính xác như ban đầu, bất kể bạn thực hiện những thay đổi nào.

Tại sao PDF của tôi bị hiển thị sai sau khi mở trong Word?

Word cố gắng biến bố cục cố định của PDF thành nội dung có thể chỉnh sửa, và quá trình đó có thể làm sai lệch định dạng, phông chữ và bố cục phức tạp. Thiết kế gốc càng phức tạp, khả năng một phần nào đó bị xê dịch càng cao.

Word có thể mở PDF đã quét không?

Có, nhưng văn bản vẫn là một phần của hình ảnh thay vì trở thành văn bản thực có thể chỉnh sửa. Để có thể chọn và chỉnh sửa, hãy chạy qua công cụ OCR của chúng tôi trước.

Phiên bản Word nào có thể mở PDF?

Microsoft Word 2013 và các phiên bản mới hơn có thể mở và chỉnh sửa trực tiếp tập tin PDF mà không cần phần mềm bổ sung.