Cách chuyển đổi PDF sang Google Slides

Google Slides không thể mở PDF, vì vậy để chuyển đổi PDF sang Google Slides, trước tiên bạn cần chuyển tệp này thành tệp PowerPoint hoặc một tập hợp hình ảnh. Lựa chọn phụ thuộc vào một câu hỏi: sau đó bạn có cần chỉnh sửa văn bản trên các trang chiếu không? Nếu có, hãy chuyển đổi sang PowerPoint. Nếu báo cáo 12 trang phải giữ nguyên chính xác thiết kế ban đầu, hãy dùng hình ảnh.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho cả hai phương pháp, cách thêm một trang PDF vào bản trình bày đã hoàn thiện và những điểm cần chỉnh sửa sau khi chuyển đổi.

Vì sao Google Slides không mở được PDF

Không có cách trực tiếp để mở PDF trong Google Slides. Trong Google Drive, nhấp chuột phải vào PDF rồi vào Mở bằng: bạn sẽ thấy Google Docs, nhưng không thấy Google Slides. Docs có thể trích xuất văn bản từ PDF và chuyển thành tài liệu có thể chỉnh sửa, như trang Trợ giúp của Google về chuyển đổi PDF giải thích, miễn là tệp có dung lượng từ 2 MB trở xuống.

Slides chỉ mở các tệp trình bày, chẳng hạn như bản trình bày Slides hoặc PowerPoint PPTX, và hình ảnh được đặt trên trang chiếu. Vì vậy, mọi phương pháp khả dụng đều chuyển PDF thành một trong các định dạng đó.

Cách chuyển đổi PDF sang Google Slides

Hai cách này khác nhau ở nội dung xuất hiện trên mỗi trang chiếu: hộp văn bản có thể gõ lại hoặc ảnh của trang. Các trình chuyển đổi chạy trên trình duyệt, vì vậy bước 1 cũng thực hiện được trên iPad hoặc điện thoại; các bước trong Slides dành cho máy tính.

Chuyển đổi PDF sang PowerPoint rồi nhập

Đây là phương pháp duy nhất tạo ra các trang chiếu mà văn bản vẫn là văn bản.

• Bước 1. Mở PDF sang PPTX và nhấp vào Tải lên để chuyển đổi. Trong hộp thoại Chuyển đổi PDF sang, giữ PPTX được chọn, kiểm tra Tên tệp rồi nhấp vào Tải xuống.

• Bước 2. Mở bản trình bày trong Google Slides, bản trống hoặc bản bạn đang thêm vào, rồi nhấp vào Tệp > Nhập trang chiếu, như mô tả trong hướng dẫn nhập trang chiếu của Google.

• Bước 3. Chọn tùy chọn tải bản trình bày lên từ máy tính và chọn tệp PPTX bạn vừa tải xuống.

• Bước 4. Nhấp vào các trang chiếu bạn muốn hoặc chọn tất cả, rồi nhấp vào Nhập trang chiếu. Chọn Giữ chủ đề gốc để đưa các trang chiếu vào mà không thay đổi; bỏ chọn để khớp với chủ đề của bản trình bày.

Văn bản vẫn là văn bản không có nghĩa bố cục vẫn giữ nguyên. Bạn có thể cần chỉnh lại một số hộp văn bản và phông chữ; các cách khắc phục được trình bày bên dưới.

Chuyển đổi PDF sang hình ảnh rồi chèn

Dùng phương pháp này khi một trang có bố cục phức tạp, sơ đồ hoặc bản quét và cần trông chính xác như trong PDF.

• Bước 1. Mở PDF sang JPG, nhấp vào Tải lên để chuyển đổi, giữ JPG được chọn rồi nhấp vào Tải xuống. Các trang được tải xuống dưới dạng kho lưu trữ ZIP với một hình ảnh cho mỗi trang; hãy giải nén trước bước tiếp theo. Thay vào đó, chọn PNG cho trang chủ yếu là văn bản hoặc biểu đồ. Bỏ qua WEBP và TIFF: trợ giúp của Google về nền trang chiếu liệt kê hình ảnh .gif, .jpg hoặc .png dưới 50 MB.

• Bước 2. Trong Google Slides, nhấp vào Chèn > Hình ảnh > Tải lên từ máy tính rồi chọn hình ảnh của trang đầu tiên.

• Bước 3. Thêm trang chiếu mới và lặp lại, mỗi trang chiếu một hình ảnh trang, rồi thay đổi kích thước từng hình để vừa khít.

Hãy chú ý tỷ lệ khung hình. Một trang letter dọc vừa với chiều cao của trang chiếu 16:9 chỉ phủ khoảng 43% chiều rộng (8.5/11 × 9/16 ≈ 0.43), nên sẽ có khoảng trắng ở hai bên. Một trang ngang phủ khoảng 73%. Để lấp đầy trang chiếu, hãy thay đổi kích thước bản trình bày trong Tệp > Thiết lập trang: một trang letter ngang phủ khoảng 97% chiều rộng của trang chiếu Chuẩn (4:3) (11/8.5 × 3/4 ≈ 0.97). Thiết lập này thay đổi mọi trang chiếu, vì vậy hãy bỏ qua nếu bạn đang thêm trang vào bản trình bày 16:9 hiện có.

Trang chiếu nhận được là hình ảnh tĩnh. Bạn không thể chỉnh sửa hoặc tìm kiếm văn bản trên đó, và lỗi chính tả trong PDF vẫn là lỗi chính tả trên trang chiếu. Tuy nhiên, ở chế độ trình chiếu, nó trông chính xác như trang gốc.

Nên chọn cách nào

Trước hết, hãy quyết định một điều. Nếu bạn sẽ thay đổi câu chữ, cập nhật số liệu hoặc tái sử dụng nội dung trong bản trình bày của mình, bạn cần văn bản có thể chỉnh sửa. Nếu trang đã hoàn thiện và chỉ cần hiển thị, hãy cố định nó dưới dạng hình ảnh.

Nếu cần chỉnh sửa văn bản, hãy dùng phương pháp PPTX; nếu trang phải giữ nguyên, hãy dùng hình ảnh.

Cách chèn PDF vào bản trình bày Google Slides

Việc chuyển đổi sẽ biến toàn bộ PDF thành các trang chiếu. Đôi khi bản trình bày đã hoàn chỉnh và bạn chỉ cần chèn PDF vào Google Slides dưới dạng một trang hoặc liên kết đến toàn bộ tài liệu.

Chèn một trang dưới dạng hình ảnh

Bạn không thể tải trực tiếp PDF lên Google Slides, nhưng có thể tải ảnh của một trang lên. Với một trang trong báo cáo 40 trang, hãy chuyển đổi toàn bộ báo cáo bằng trình chuyển đổi PDF sang JPG như trong phương pháp hình ảnh ở trên. Mỗi trang sẽ được xuất thành một hình ảnh riêng và các hình ảnh được tải xuống cùng nhau trong kho lưu trữ ZIP. Giải nén tệp, tìm hình ảnh của trang cần dùng rồi thêm bằng Chèn > Hình ảnh.

Đừng dùng ảnh chụp màn hình thay thế. Độ phân giải của ảnh phụ thuộc vào màn hình và mức thu phóng: một trang letter vừa với màn hình cao 1.080 pixel sẽ có khoảng 1.000 pixel cho 11 inch giấy, tương đương khoảng 90 pixel mỗi inch. Các nhãn nhỏ sẽ mờ ngay khi bạn cắt chỉ còn một biểu đồ hoặc trình chiếu trên màn hình 4K. Ảnh chụp màn hình cũng thường chứa thanh công cụ của trình xem hoặc cắt mất một cạnh của trang.

❌ Ảnh chụp màn hình của trang ở độ phân giải mà màn hình và mức thu phóng của bạn tạo ra

✅ Trang được chuyển đổi sang JPG hoặc PNG, gồm toàn bộ trang và không có gì xung quanh

Liên kết đến toàn bộ PDF từ trang chiếu

Khi tài liệu dài, chẳng hạn như bản kiểm toán 60 trang, hãy đặt liên kết đến tài liệu trên trang chiếu thay vì đưa các trang vào. Tải PDF lên Google Drive, nhấp vào Chia sẻ, rồi trong Quyền truy cập chung, chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, sau đó chọn Sao chép đường liên kết. Quay lại Slides, chọn văn bản bạn muốn biến thành liên kết, nhấp vào Chèn > Liên kết rồi dán liên kết.

Bất kỳ ai có liên kết đó đều có thể mở tệp và hướng dẫn chia sẻ của Google lưu ý rằng họ thậm chí không cần đăng nhập. Với hợp đồng hoặc báo cáo bảng lương, hãy chia sẻ với những người được chỉ định thay vì vậy.

❌ Báo cáo bảng lương đặt thành Bất kỳ ai có đường liên kết và được liên kết từ bản trình bày bạn gửi cho toàn bộ phòng ban

✅ Cùng báo cáo đó được chia sẻ với năm quản lý cần xem, có liên kết từ bản sao bản trình bày của họ

Những gì quá trình chuyển đổi giữ lại và làm hỏng

Phương pháp PowerPoint giữ lại từ ngữ, hình ảnh và thứ tự các trang. Ba điểm thường cần chú ý sau khi nhập.

Hộp văn bản nằm sai vị trí

PDF không lưu trữ đoạn văn. Nó lưu vị trí của từng ký tự trên trang. Trình chuyển đổi phải dựng lại các dòng thành hộp văn bản, vì vậy một đoạn dài có thể thành năm hộp riêng biệt và hai cột có thể bị trộn lẫn. Hãy xem lại các trang chiếu và Hợp nhất các khối bị tách bằng tay trước khi chỉnh sửa câu chữ.

Phông chữ bị thay thế

PDF thường chứa sẵn phông chữ bên trong tệp. Google Slides thì không; nó dùng các phông chữ trong menu phông chữ riêng. Khi không có phông chữ gốc, Slides sẽ thay bằng phông gần nhất và độ rộng dòng thay đổi. Ngay cả dịch chuyển vài pixel cũng làm lệch hàng các nhãn dưới biểu đồ, vì vậy hãy kiểm tra từng trang chiếu có sơ đồ.

PDF được quét không có văn bản để chuyển đổi

Nếu PDF được tạo từ ảnh hoặc bản quét các trang, bên trong sẽ không có văn bản và phương pháp PowerPoint cho ra cùng hình ảnh như phương pháp hình ảnh. Trình chuyển đổi PPTX không có tùy chọn nhận dạng văn bản, vì vậy hãy chạy OCR trên bản quét trước rồi chuyển đổi kết quả. Kiểm tra xem văn bản có thể được chọn hay không và đối chiếu tên cùng số với bản gốc; OCR có thể đọc sai chúng. Nếu các trang chiếu vẫn hiển thị bản quét dưới dạng một hình ảnh, hãy chọn WORD ở bước OCR và dán văn bản đã nhận dạng vào trang chiếu thay thế.

Cách đưa ghi chú diễn giả vào PDF từ Google Slides

Để tạo PDF giữ lại ghi chú, hãy mở bản trình bày, nhấp vào Tệp > Cài đặt in và bản xem trước, mở menu bố cục trên thanh công cụ — mặc định hiển thị 1 trang chiếu không có ghi chú — rồi chọn 1 trang chiếu có ghi chú, như hướng dẫn in của Google mô tả. Sau đó nhấp vào Tải xuống dưới dạng PDF trên cùng thanh công cụ.

Cách lưu Google Slides dưới dạng PDF

Chiều ngược lại chỉ cần một thao tác: trong Slides, nhấp vào Tệp > Tải xuống > Tài liệu PDF (.pdf). Cách này hữu ích khi bạn gửi bản trình bày cho những người không có quyền truy cập Drive của bạn. Nếu bạn làm việc với tệp PowerPoint, hãy chuyển đổi PPTX sang PDF trên trình duyệt.

Kết luận: trước hết hãy xác định cách xử lý văn bản

Hầu hết vấn đề khi dùng PDF trong Google Slides xuất phát từ việc chọn phương pháp trước khi quyết định về văn bản. Trang chiếu có thể chỉnh sửa cần được rà soát lại; trang chiếu dạng hình ảnh hoàn toàn không thể chỉnh sửa. Tự dựng lại trang chiếu từ văn bản đã sao chép là lựa chọn thứ ba, nhưng nằm ngoài phạm vi hướng dẫn này.

Điểm chính cần nhớ

• Văn bản hay hình ảnh: nếu văn bản sẽ thay đổi, hãy chuyển đổi sang PPTX và dùng Nhập trang chiếu; nếu trang đã hoàn thiện, hãy chèn dưới dạng JPG.

• Rà soát lại: sau khi nhập PPTX, Hợp nhất các hộp văn bản bị tách và kiểm tra phông chữ trên các trang chiếu biểu đồ.

• Định dạng hình ảnh: chọn JPG hoặc PNG trong trình chuyển đổi; đây là các định dạng Google liệt kê cho hình ảnh trong Slides.

• Bản quét và ghi chú: chạy OCR cho bản quét trước khi chuyển đổi; để giữ ghi chú diễn giả trong PDF, hãy in bản trình bày kèm ghi chú.

Hãy bắt đầu với bản trình bày tiếp theo mà bạn cần dựng lại: quyết định xem văn bản có thay đổi không, chuyển đổi một trang và kiểm tra kết quả ở chế độ trình chiếu trước khi chuyển đổi các trang còn lại.