PDF คืออะไร

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format เป็นประเภทไฟล์ที่คงรูปลักษณ์เดิมไว้เหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็นแบบอักษร ข้อความ เค้าโครง หรือรูปภาพ บนทุกหน้าจอที่เปิดดู คู่มือนี้จะอธิบายว่า PDF คืออะไร ทำงานอย่างไร ใช้ทำอะไร รวมถึงประเภท ข้อดี ข้อจำกัด และการเปรียบเทียบกับรูปแบบอื่น

PDF ย่อมาจากอะไร

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format แต่ละคำในชื่อเต็มบอกถึงหน้าที่ของรูปแบบนี้ Portable หมายความว่า PDF เปิดได้บนโทรศัพท์ แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะสร้างด้วยซอฟต์แวร์ใด Document หมายความว่าออกแบบมาเพื่อเก็บสิ่งต่าง ๆ เช่น สัญญา แบบฟอร์ม และรายงาน Format หมายความว่าเค้าโครงถูกกำหนดตายตัว แบบอักษร ข้อความ และรูปภาพจะอยู่ในตำแหน่งที่วางไว้ เพื่อให้ผู้รับเห็นหน้าเอกสารเหมือนกับตอนที่บันทึกไว้

พูดอย่างเข้าใจง่าย PDF คือภาพจำลองดิจิทัลของกระดาษหนึ่งแผ่น ไม่ใช่ชุดสัญลักษณ์ที่เบราว์เซอร์จัดเรียงใหม่แบบทันที นี่คือความหมายของ PDF ในประโยคเดียว และเป็นเหตุผลที่ในการเขียนทั่วไปและการเขียนเชิงเทคนิคมักใช้ตัวย่อนี้มากกว่าชื่อเต็ม

ไฟล์ PDF คืออะไร

PDF คือไฟล์เดียวที่เก็บข้อความ รูปภาพ และเค้าโครงของหน้าไว้ด้วยกัน จึงแสดงผลเหมือนเดิมไม่ว่าจะเปิดที่ใด ต่อไปนี้คือสิ่งที่อยู่ภายในและวิธีที่ไฟล์จัดการเรื่องนี้

PDF เก็บข้อมูลอะไรได้บ้าง

เนื้อหาภายในไฟล์ PDF อาจมีได้หลายประเภท ขึ้นอยู่กับวิธีสร้างไฟล์ โดยมีดังนี้

• ข้อความ

• รูปภาพ

• กราฟิกแบบเวกเตอร์

• แบบอักษรที่ฝังอยู่ในไฟล์

• ปุ่มโต้ตอบ

• ไฮเปอร์ลิงก์

• ช่องแบบฟอร์มที่กรอกได้

• ความคิดเห็น

• วิดีโอและสื่ออื่น ๆ

• ข้อมูลเมตา

• ไฟล์แนบ

PDF ไม่ใช่เพียงรูปภาพของเอกสาร แต่เป็นภาชนะสำหรับองค์ประกอบแบบโต้ตอบต่าง ๆ ไฟล์นี้เก็บได้มากกว่าหน้าเอกสารแบบคงที่ ทำให้คลิกลิงก์ กรอกแบบฟอร์ม และในโปรแกรมดูที่รองรับ สามารถเล่นวิดีโอหรือใช้ปุ่มต่าง ๆ ได้ ด้วยประเภทเนื้อหาที่หลากหลายซึ่ง PDF รองรับ จึงเป็นไฟล์อเนกประสงค์สำหรับงานเอกสารและงานหลายประเภท

PDF คงเค้าโครงเดิมได้ทุกที่อย่างไร

แล้ว PDF ทำงานอย่างไรเมื่อมีองค์ประกอบหลากหลายแต่ยังคงไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง PDF จะเก็บตำแหน่งที่แน่นอนของทุกองค์ประกอบไว้ แทนที่จะพึ่งพาโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์อื่นให้จัดเรียงใหม่ การจัดรูปแบบแบบตายตัวที่รวมพิกัดของแต่ละองค์ประกอบและแบบอักษรที่ฝังอยู่ เป็นมรดกจาก PostScript ซึ่งเป็นต้นกำเนิดของ PDF PDF พัฒนามาจาก PostScript ซึ่งเป็นภาษาคำอธิบายหน้ากระดาษของ Adobe ทั้งสองแนวทาง (พิกัดตายตัวและแบบอักษรที่ฝังอยู่) ทำให้ไฟล์มีความคงที่ โดยไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้าง อุปกรณ์ หรือระบบปฏิบัติการ ต่างจาก PDF ไฟล์ DOCX อาจมีลักษณะต่างจากต้นฉบับเมื่อเปิดบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ทั้งในเรื่องแบบอักษรหรือโครงสร้าง PDF มีคำสั่งที่แม่นยำสำหรับเก็บตำแหน่งขององค์ประกอบ จึงแสดงผลเหมือนกันได้ทุกที่

วิธีสังเกตไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์

หากต้องการทราบว่า PDF บนคอมพิวเตอร์คืออะไรหรือจะค้นหาอย่างไร ให้มองหานามสกุลไฟล์ .pdf ที่ท้ายชื่อเอกสาร ระบบจะแสดงไอคอนของโปรแกรมดู PDF เริ่มต้นไว้ข้างชื่อไฟล์ด้วย หากดับเบิลคลิกไฟล์นี้ โดยส่วนใหญ่จะยังแก้ไขไม่ได้ เพราะระบบจะเปิดไฟล์ในโปรแกรมดู หากต้องการแก้ไขเอกสาร คุณจะต้องใช้เครื่องมือเฉพาะหรือแปลงเป็นรูปแบบที่แก้ไขได้

รูปแบบ PDF ใช้ทำอะไร

เมื่อเข้าใจชัดเจนว่า PDF คืออะไร ก็อธิบายได้ง่ายขึ้นว่าทำไมเอกสารประเภทนี้จึงได้รับความนิยม ด้วยเค้าโครงที่ตายตัวและความอเนกประสงค์ จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสำหรับลงนามในสัญญา กรอกแบบฟอร์ม และทำงานอื่น ๆ ต่อไปนี้คือการใช้งาน PDF ที่พบบ่อยที่สุด

สัญญา ใบแจ้งหนี้ และข้อตกลง

เอกสารทางกฎหมายและการเงินมักอยู่ในรูปแบบ PDF เพราะช่วยคงเวอร์ชันที่ตกลงกันไว้ PDF จะเก็บเนื้อหาที่ตกลงกันไว้บนหน้าเอกสาร เมื่อมีลายเซ็นดิจิทัลแบบอิงใบรับรองแล้ว การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในภายหลังจะทำให้ลายเซ็นนั้นใช้ไม่ได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือ ลงนาม PDF เพื่อเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และส่งทางอีเมลให้ผู้อื่นลงนาม

แบบฟอร์มที่ผู้คนกรอกและส่งกลับ

ใบสมัครงาน แบบฟอร์มภาษี และแบบสอบถามจะบันทึกเป็น PDF ที่กรอกได้ เนื่องจากมีการฝังช่องข้อมูลไว้ในไฟล์ ผู้รับสามารถกรอกข้อมูลและส่งเอกสารกลับได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่หรือเปลี่ยนรูปแบบ PDF อาจเป็นเทมเพลตแบบฟอร์มที่ใช้ซ้ำได้เมื่อมีคนหลายคนต้องกรอกแบบฟอร์มเดียวกัน เครื่องมือ กรอก PDF ของ PDFAid ช่วยให้พิมพ์ข้อมูลลงในช่องผ่านเบราว์เซอร์ บันทึกแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้ว และสร้างเทมเพลต PDFที่มีช่องโต้ตอบได้

เรซูเม่ รายงาน คู่มือ และ eBook

การเลือกรูปแบบ PDF เหมาะสมเมื่อเอกสาร เช่น เรซูเม่ รายงาน งานวิจัย คำแนะนำ โบรชัวร์ หรือ eBook มีไว้สำหรับอ่านมากกว่าการแก้ไข เหตุผลคือผู้เขียนต้องการคงการออกแบบไฟล์ต้นฉบับไว้ เพื่อรักษาเค้าโครงเดิมขณะแชร์ คุณสามารถแปลง DOCX เป็น PDF ด้วยเครื่องมือของเรา เมื่อต้องการการจัดรูปแบบตายตัวสำหรับ eBook การแปลง EPUB เป็น PDF ก็ช่วยได้เช่นกัน

ไฟล์พร้อมพิมพ์สำหรับนักออกแบบ

ร้านพิมพ์มักขอ PDF ที่พร้อมพิมพ์ เนื่องจากรูปแบบนี้เก็บรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการพิมพ์คุณภาพสูง มาตรฐานเฉพาะสำหรับงานพิมพ์คือ PDF/X ซึ่งกำกับโดย ISO 15930 เอกสารอาจมีรูปภาพความละเอียดสูง แบบอักษรที่ฝังอยู่ และโปรไฟล์สี โดย PDF รองรับทั้งหมดนี้ เค้าโครงจะถูกพิมพ์ตามที่นักออกแบบสร้างไว้ โดยองค์ประกอบภาพทั้งหมดอยู่ในตำแหน่งเดิมและไม่มีการเปลี่ยนแปลง

เอกสารที่สแกนและจัดเก็บเป็นข้อมูลถาวร

เราใช้รูปแบบ PDF เมื่อต้องเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น สัญญา ใบเสร็จ และเวชระเบียน คุณสามารถสร้างเป็นไฟล์เดียวแทนการสร้างและเก็บรูปภาพหลายรูป ผลลัพธ์จึงดูเหมือนเอกสารบนหน้าจอ แต่ยังไม่ใช่ข้อความที่ค้นหาหรือแก้ไขได้ เพราะท้ายที่สุดแล้วแต่ละหน้ายังคงเป็นรูปภาพ

ประเภทของไฟล์ PDF

ความแตกต่างระหว่างประเภทของ PDF กำหนดว่าคุณจะทำอะไรกับไฟล์ได้บ้างและต้องใช้เครื่องมือใด ตัวอย่างเช่น หากลองใช้เมาส์เลือกวลีบนหน้าจอแล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น แสดงว่าคุณมีไฟล์สแกน นอกจากนี้ยังมี PDF Portfolio ซึ่งเป็น PDF หนึ่งไฟล์ที่รวมหลายไฟล์ไว้ เช่น สัญญา สเปรดชีต และรูปภาพ

PDF ดิจิทัล

เป็นไฟล์ที่สร้างแบบดิจิทัลใน Word, Excel, เบราว์เซอร์ หรือซอฟต์แวร์ออกแบบ ข้อความในเอกสารนี้เป็นข้อความจริง จึงค้นหาและคัดลอกได้ในโปรแกรมดูทุกประเภท และแก้ไขได้ด้วยเครื่องมือแก้ไข PDF นี่เป็นหนึ่งในประเภท PDF ที่ผู้คนใช้งานกันบ่อย ไฟล์ลักษณะนี้เข้ากันได้กับเครื่องมือส่วนใหญ่สำหรับแก้ไข แปลง และดำเนินการอื่น ๆ

PDF ที่สแกน

เพื่อให้เข้าใจมากขึ้นว่าสามารถทำอะไรกับไฟล์ประเภทนี้ได้ จำเป็นต้องอธิบายก่อนว่า PDF ที่สแกนคืออะไร โดยเป็นรูปภาพของหน้ากระดาษที่บันทึกในรูปแบบ PDF รูปภาพและข้อความที่เห็นเป็นส่วนหนึ่งของสำเนานี้ จึงไม่สามารถค้นหา เลือก คัดลอก หรือแก้ไขได้ ในทางเทคนิค สิ่งเหล่านั้นคือพิกเซลที่ประกอบกันเป็นหน้า ไม่ใช่องค์ประกอบแต่ละชิ้น PDF ประเภทนี้อาจเป็นหน้าที่ได้จากสแกนเนอร์หรือภาพถ่ายจากสมาร์ทโฟน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแปลง PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้บนแพลตฟอร์มของเรา แล้วแก้ไขได้ที่นี่

PDF ที่ค้นหาได้

แล้วไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้คืออะไร และใช้งานอย่างไร เอกสารที่สแกนเมื่อใช้ OCR แล้วจะมีชั้นข้อความที่ค้นหาได้ แม้ยังดูเหมือนรูปภาพ โดยมีเนื้อหาที่ระบบจดจำจากการสแกน ซึ่งสามารถเลือกหรือคัดลอกได้ สิ่งสำคัญคือ OCR จะดาวน์โหลดไฟล์ใหม่ ไฟล์นี้ไม่ใช่เอกสารคนละประเภท แต่เป็นไฟล์สแกนเดิมที่เพิ่มชั้นข้อความไว้ด้านล่าง คุณสามารถแปลงไฟล์สแกนได้อย่างรวดเร็วด้วยเครื่องมือ OCR PDF และค้นหาใน PDFผ่านเบราว์เซอร์

ข้อดีและข้อจำกัดของ PDF

สิ่งที่รูปแบบนี้ทำได้ดีที่สุด

นอกจากการคงเค้าโครงเดิมตามที่กล่าวข้างต้นแล้ว PDF ยังมีข้อดีอีกหลายประการ คุณสามารถค้นหาข้อความ คำ ตัวเลข และข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องการในเอกสารที่ค้นหาได้และแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเปิดดูทุกหน้า PDF เป็นไปตามมาตรฐานเปิด ISO 32000 จึงไม่ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ไฟล์ประเภทนี้จึงแชร์และเปิดดูได้ในหลายโปรแกรมบนอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยไม่ขึ้นกับระบบปฏิบัติการ นอกจากนี้ PDF ยังมีตัวเลือกด้านความปลอดภัย เช่น รหัสผ่านและสิทธิ์อนุญาต เพื่อการใช้งานอย่างปลอดภัย โดยเฉพาะสำหรับสัญญาบริษัท ใบสมัคร และเอกสารอื่นที่มีข้อมูลสำคัญ คุณสมบัติอื่นที่รองรับ เช่น ไฮเปอร์ลิงก์ ลายเซ็น และแบบฟอร์มที่กรอกได้ ทำให้ PDF เป็นหนึ่งในรูปแบบที่ใช้งานได้จริงที่สุดสำหรับการใช้งานด้านสังคม การศึกษา หรือการทำงาน

ข้อจำกัดในการใช้งาน

ควรทราบข้อจำกัดของ PDF ที่อาจส่งผลต่อการทำงาน เนื่องจากรูปแบบนี้สร้างขึ้นเพื่อการแชร์ การแก้ไขจึงต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม ซึ่งหมายความว่าต้องแก้ไขโดยตรงหรือแปลงเป็น DOCX อีกประเด็นคือเอกสารที่สแกนยังคงเป็นรูปภาพแทนข้อความก่อนใช้ OCR PDF ที่ยาวอาจเป็นปัญหาได้เช่นกัน หากต้องส่งไฟล์แนบทางอีเมลเนื่องจากข้อจำกัดด้านขนาด การแยกหรือบีบอัดไฟล์อาจเป็นทางออกในกรณีนี้ โดยทั่วไป ผู้คนแปลง PDF ไม่ใช่เพื่อการแปลงเอง แต่เพื่อเข้าถึงเนื้อหา

PDF เทียบกับรูปแบบไฟล์อื่น

ไฟล์แต่ละรูปแบบเหมาะกับความต้องการเฉพาะ และอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับบางงาน ดังนั้นเราจะเปรียบเทียบ PDF กับ Word และ JPG ส่วนถัดไปจะกล่าวถึงความแตกต่างระหว่าง PDF และ Word

PDF เทียบกับ Word

DOCX เหมาะสำหรับใช้เป็นฉบับร่างที่แก้ไขได้ ส่วน PDF เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงสำหรับเวอร์ชันสุดท้าย หากต้องการแก้ไข PDF คุณสามารถแปลง PDF เป็น Word แล้วแปลง Word เป็น PDF อีกครั้งเมื่อเสร็จสิ้น โปรดทราบว่าการแปลงเป็น DOCX อาจส่งผลต่อเค้าโครงเดิม รวมถึงคอลัมน์ คำบรรยายรูปภาพ และองค์ประกอบอื่น ๆ

PDF เทียบกับ JPG

ต่างจากเอกสาร PDF หลายหน้าที่มีข้อความค้นหาได้ JPG เป็นรูปภาพเดียวที่ไม่มีชั้นข้อความ เป็นทางเลือกที่มีประโยชน์หากไม่แน่ใจว่าผู้รับมีโปรแกรมสำหรับเปิด PDF หรือไม่ หากต้องการทำงานกับไฟล์ทั้งสองประเภท ให้แปลง PDF เป็น JPG หรือ JPG เป็น PDF ออนไลน์ผ่านเบราว์เซอร์

วิธีเปิด PDF

หากต้องการทราบวิธีเปิดไฟล์ PDF คุณสามารถใช้เบราว์เซอร์สมัยใหม่ใดก็ได้โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ ลากไฟล์ไปยังแท็บเบราว์เซอร์ที่เปิดอยู่ หรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก Open with > Chrome, Edge หรือ Safari PDF จะพร้อมให้เปิดดูได้ทันที หากต้องการค้นหาข้อความ แก้ไข เพิ่มคำอธิบายประกอบ หรือพิมพ์ คุณสามารถใช้เครื่องมือ โปรแกรมอ่าน PDF ออนไลน์ อัปโหลดไฟล์จากอุปกรณ์ใดก็ได้และใช้เครื่องมือในตัวเมื่อจำเป็น คุณสามารถเปิดดู ซูม เปลี่ยนไปมาระหว่างหน้า พิมพ์ ดาวน์โหลด และส่ง PDF ทางอีเมล รวมถึงเปิดในเครื่องมือแก้ไขเมื่อต้องการลงนามหรือแก้ไข

วิธีสร้างไฟล์ PDF

มีหลายวิธีในการสร้างไฟล์ PDF รวมถึงการแปลงเอกสาร การบันทึกเป็น PDF ในหน้าต่างพิมพ์ หรือการดาวน์โหลดหน้าเว็บ

แปลงไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint

การแปลงเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมที่สุด โดยเฉพาะสำหรับเอกสารสำนักงานที่ต้องการคงเค้าโครงเดิมไว้ แปลง DOCX เป็น PDF หากต้องการแชร์สัญญาหรือรายงาน ใช้ Excel เป็น PDF สำหรับสเปรดชีต และแปลง PowerPoint เป็น PDF สำหรับงานนำเสนอ

พิมพ์เป็น PDF แทนกระดาษ

คุณสามารถพิมพ์เป็น PDF แทนการพิมพ์เอกสารลงบนกระดาษได้ หากเลือกตัวเลือกนี้ในหน้าต่างเครื่องพิมพ์ โดยขึ้นอยู่กับระบบที่ใช้ ให้ดำเนินการดังนี้ Destination > Save as PDF (Chrome และ Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); เมนู PDF > Save as PDF (macOS) คุณสามารถทำเช่นนี้ได้กับไฟล์ที่พิมพ์ได้เกือบทุกประเภท ตั้งแต่รูปภาพไปจนถึงเอกสาร

บันทึกหน้าเว็บเป็น PDF

หากต้องการเก็บเค้าโครงและเนื้อหาของไฟล์ที่ต้องการ ให้บันทึกหน้าเว็บเป็น PDF วิธีนี้ช่วยให้ดาวน์โหลดบัตรโดยสาร การยืนยันคำสั่งซื้อ และบทความได้ ใช้เครื่องมือ HTML เป็น PDF ออนไลน์เพื่อแปลงหน้าเว็บเป็น PDF

แปลงรูปภาพหรือไฟล์สแกนเป็น PDF

เป็นตัวเลือกที่สะดวก เพราะคุณสามารถสร้างไฟล์เดียวจากชุดรูปภาพหรือสำเนาที่สแกน พร้อมคงลำดับหน้าไว้ PDF หนึ่งไฟล์จัดเก็บและแชร์ได้ง่ายกว่ารูปภาพหรือเอกสารแยกกัน จัดการไฟล์ด้วย JPG เป็น PDF, สแกนเป็น PDF และรวมรูปภาพเป็น PDF เดียว

สร้าง PDF ตั้งแต่ต้น

แม้จะไม่ใช่ความต้องการที่พบบ่อยที่สุด แต่บางครั้งจำเป็นต้องสร้าง PDF โดยไม่มีไฟล์ต้นฉบับ โดยทั่วไป ผู้คนต้องเริ่มตั้งแต่ต้นเมื่อต้องใช้จดหมายสมัครงาน แบบฟอร์มง่าย ๆ หรือเอกสารหน้าเดียวประเภทอื่น ใช้เครื่องมือ สร้าง PDF เพื่อเริ่มจากหน้าว่าง

วิธีแก้ไข PDF

การแก้ไข PDF อาจต้องทำมากกว่าหนึ่งอย่าง เพราะอาจรวมถึงการเปลี่ยนข้อความและรูปภาพ การรวมหรือแยกไฟล์ หรือการดึงเนื้อหาที่ต้องการออกมา

เปลี่ยนข้อความและรูปภาพ

คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลข แทนที่โลโก้ หรือลบย่อหน้าได้โดยตรงใน เครื่องมือแก้ไข PDF ของเรา โดยไม่ต้องสร้างเอกสารใหม่ทั้งหมด นอกจากนี้ เครื่องมือนี้ยังช่วยให้แก้ไขข้อความด้วยแบบอักษรเดิมที่ใช้ในข้อความได้ แบบอักษรจะจับคู่ได้ก็ต่อเมื่อฝังอยู่ใน PDF ดังนั้นการแก้ไขบางส่วนอาจใช้แบบอักษรที่คล้ายกันแทน คุณสมบัติ เครื่องมือแก้ไขข้อความ PDF ที่โดดเด่นนี้มีประโยชน์เมื่อบรรทัดที่แก้ไขต้องมีลักษณะเข้ากับส่วนที่เหลือของย่อหน้า

รวม แยก และจัดเรียงหน้าใหม่

คุณสามารถจัดการ PDF ได้คล้ายกับการจัดไพ่ โดยสลับลำดับและรวมเข้าด้วยกัน ใช้ เครื่องมือรวม PDF ของเราเพื่อรวมไฟล์แยกกันเป็นไฟล์เดียว สำหรับบันทึกเอกสารที่จัดเก็บไว้หรือเก็บรายละเอียดรายงานไว้ในไฟล์เดียว แยก PDF หากต้องส่งไฟล์ขนาดยาวทางอีเมล หรือต้องการเพียงหนึ่งบท เมื่อต้องการจัดระเบียบไฟล์ใหม่ คุณยังสามารถ จัดเรียงหน้าใหม่ ในพื้นที่ทำงานของเราได้

ดึงหน้าหรือรูปภาพที่ต้องการออกมา

หากมีไฟล์ 60 หน้าและต้องการเพียง 3 หน้า คุณสามารถแยกหน้าจาก PDF ได้ ดึงเนื้อหาที่จำเป็นออกมาแล้วส่งแยกจากเอกสารทั้งฉบับ เครื่องมือ แยกหน้า PDF ของเรารองรับไฟล์ขนาด 100 MB นอกจากนี้ หากต้องการเก็บภาพหน้าจอสำคัญ ก็แยกรูปภาพจาก PDF ได้ด้วยบริการ แยกรูปภาพ

ใส่ลายน้ำก่อนแชร์

เพิ่มลายน้ำใน PDF เมื่อเอกสารต้องส่งต่อก่อนจัดทำเสร็จสมบูรณ์ หรือต้องทำเครื่องหมายว่าเป็นความลับ ตัวอย่างเช่น ใช้ป้ายกำกับอย่าง Draft หรือ Confidential ได้ เลือกเทมเพลตแบบกำหนดเองสำหรับไฟล์เมื่อ เพิ่มลายน้ำ หรือ ใส่แสตมป์ ด้วยเครื่องมือของ PDFAid

ลดขนาดไฟล์ก่อนส่ง

PDF ขนาดใหญ่อาจเกินข้อจำกัดขนาดไฟล์ของบริการอีเมล โดยเฉพาะเมื่อมีเอกสารสแกนหลายหน้าที่สร้างจากภาพถ่ายในโทรศัพท์ ซึ่งอาจมีขนาดถึงหลายสิบเมกะไบต์ บีบอัด PDF เพื่อลดขนาดไฟล์ แล้วส่งทางอีเมลบนแพลตฟอร์มของเรา การบีบอัดอาจส่งผลต่อคุณภาพรูปภาพเท่านั้น ไม่กระทบข้อความในเอกสาร

PDF ปลอดภัยหรือไม่

PDF มีกลไกและสิทธิ์ด้านความปลอดภัยสามแบบ (ที่ต้องใช้รหัสผ่านของเจ้าของ) ซึ่งเลือกใช้ได้ตามวัตถุประสงค์และงานของคุณ โดยจะอธิบายเรื่องรหัสผ่าน (รหัสผ่านสำหรับเปิดและรหัสผ่านสำหรับสิทธิ์) ลายเซ็น การปกปิดข้อมูล หรือการทำให้แบนราบในหัวข้อถัดไป ตัวเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสิ่งที่ต้องการปกป้อง

รหัสผ่านและการเข้ารหัส

การเข้ารหัส PDF ด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่านจะไม่ให้ผู้อื่นเปิดไฟล์ได้ เว้นแต่จะป้อนรหัสผ่านที่จำเป็น เหมาะเมื่อคุณต้องการให้เฉพาะผู้รับบางรายเข้าถึงเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม คุณอาจมีไฟล์ที่ไม่จำเป็นต้องป้องกันอีกต่อไปและต้องการลบการเข้ารหัส เมื่อทราบรหัสผ่าน PDF แล้ว คุณสามารถ ปลดล็อก PDF และทำให้ไฟล์พร้อมสำหรับการเปิดดู แก้ไข และแชร์

ลายเซ็นดิจิทัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

แล้ว PDF ที่ได้รับการรับรองคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญที่ต้องทราบความแตกต่างระหว่างลายเซ็นเหล่านี้ หลายคนสับสนระหว่างลายเซ็นทั้งสอง แม้จะไม่เหมือนกัน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือสิ่งที่คุณพิมพ์ แทรก หรือวาดเพื่อแสดงว่าคุณยอมรับหรือตั้งใจดำเนินการตามที่ระบุไว้ คุณสามารถลงนามใน PDFด้วยวิธีนี้ผ่านบริการของเรา ลายเซ็นดิจิทัลอาศัยเทคโนโลยีการเข้ารหัสลับ และสามารถยืนยันตัวตนรวมทั้งรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารหลังการลงนามได้ เมื่อผู้จัดทำใช้ลายเซ็นรับรอง PDF จะกลายเป็น PDF ที่ได้รับการรับรอง ผู้อ่านจะเห็นว่าใครเป็นผู้รับรอง และมีใครแก้ไขสิ่งที่ผู้จัดทำไม่อนุญาตหรือไม่

การปกปิดข้อมูลและการทำให้แบนราบ

การปกปิดข้อมูลและการทำให้แบนราบเป็นกลไกสองแบบที่ช่วยปกป้องเอกสารได้ การปกปิดข้อมูลจะลบข้อความหรือพื้นที่ที่เลือกออกจากไฟล์อย่างถาวร กล่องสีดำที่วาดทับไม่ได้ถือเป็นการปกปิดข้อมูล เพราะข้อความยังอยู่ด้านล่างและยังคัดลอกออกมาได้ การทำให้แบนราบทำงานต่างออกไป โดยทำให้ไม่สามารถแก้ไขลายเซ็นและช่องกรอกข้อมูลได้ ตัวเลือกนี้จะตรึงเลเยอร์ของเนื้อหาไว้ เพื่อไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขหรือลบองค์ประกอบเหล่านั้นได้ ช่องกรอกข้อมูลและลายเซ็นจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของหน้า จึงไม่มีใครแก้ไขหรือลบออกในฐานะองค์ประกอบของแบบฟอร์มได้ Redact PDF เมื่อต้องการซ่อนรายละเอียดที่ละเอียดอ่อน และทำให้ PDF แบนราบเพื่อให้ปลอดภัยสำหรับการแชร์

ประวัติโดยย่อของ PDF

1991 – Dr. John Warnock ผู้คิดค้น PDF เริ่มโครงการ Camelot ซึ่งเป็นที่รู้จักในฐานะระยะแรกเริ่มของเทคโนโลยี PDF

15 มิถุนายน 1993 - Adobe เปิดตัว Acrobat 1.0 ซึ่งเป็น PDF เวอร์ชันแรกอย่างเป็นทางการ

2008 – PDF 1.7 ได้รับการเผยแพร่โดยองค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐานในฐานะมาตรฐาน ISO 32000-1:2008

2017/2020 – ISO เผยแพร่ PDF 2.0 ในชื่อ ISO 32000-2 เมื่อปี 2017 ตามด้วยฉบับที่สอง (ISO 32000-2:2020) ในเดือนธันวาคม 2020

โครงการ Camelot ปี 1991

Dr. John Warnock เปิดตัวโครงการ Camelot เขาอธิบายแนวคิดของไฟล์ที่สามารถเปิดและพิมพ์โดยคงเค้าโครงเดิมไว้ได้บนคอมพิวเตอร์หรือเครื่องพิมพ์ทุกเครื่อง ในเวลานั้น การแชร์เอกสารค่อนข้างมีปัญหา เพราะเอกสารอาจมีลักษณะแตกต่างกันบนหน้าจอของเพื่อนร่วมงาน โครงการ Camelot ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้

Acrobat และ PDF 1.0 ปี 1993

Adobe นำเสนอ Acrobat รุ่นแรกพร้อมรูปแบบ PDF เมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 1993 ซึ่งเปิดโอกาสให้ผู้คนแชร์เอกสารโดยคงรูปลักษณ์ดั้งเดิมไว้ อย่างไรก็ตาม PDF ได้รับความนิยมอย่างช้า ๆ เนื่องจากไฟล์ในเวลานั้นมีขนาดใหญ่ และ Adobe Acrobat เป็นซอฟต์แวร์แบบชำระเงิน

มาตรฐานเปิดตั้งแต่ปี 2008

Adobe ถ่ายโอนข้อกำหนด Adobe PDF ให้ ISO ในปี 2008 ซึ่งหมายความว่า PDF ไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ให้บริการรายเดียวอีกต่อไป ตาม ISO 32000-2 ฉบับปัจจุบัน PDF เป็นมาตรฐานเปิดที่ใช้งานได้อย่างอิสระ ไม่ว่าผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จะเป็นรายใด

มาตรฐาน PDF ที่อาจพบ

PDF ในแง่ของข้อกำหนดคืออะไร PDF เป็นกลุ่มของมาตรฐานหลายแบบมากกว่าจะเป็นมาตรฐานเดียว แต่ละแบบเหมาะกับงานต่างกัน รวมถึงการเก็บรักษา การเข้าถึง และการจัดระเบียบ

PDF/A สำหรับการเก็บถาวรระยะยาว

PDF/A ใช้สำหรับจัดเก็บไฟล์ถาวรและเก็บรักษาไว้เป็นเวลานาน เวอร์ชันนี้กำหนดให้ต้องฝังองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมด รวมถึงแบบอักษรและโปรไฟล์สี ไว้ในเอกสาร PDF ไม่ควรต้องพึ่งพาเครื่องมือหรือทรัพยากรภายนอก PDF/A ใช้เมื่อจำเป็นต้องจัดเก็บไฟล์และให้สามารถสร้างซ้ำได้เป็นเวลาหลายปี ซึ่งมักเป็นข้อกำหนดของศาล หอจดหมายเหตุ และหน่วยงานรัฐบาล

Tagged PDF และ PDF/UA เพื่อการเข้าถึง

Tagged PDF จะคงโครงสร้างเอกสารที่มีหัวเรื่อง รายการ ลำดับการอ่าน และคำบรรยายรูปภาพไว้ ด้วยเหตุนี้ ระบบจึงจดจำเนื้อหาได้ แทนที่จะมองว่าเป็นเพียงชุดขององค์ประกอบ PDF/UA (ISO 14289) กำหนดกฎที่ Tagged PDF ต้องปฏิบัติตาม เพื่อให้โปรแกรมอ่านหน้าจออ่านได้ตามลำดับที่ถูกต้อง การเข้าถึงได้คือหลักการสำคัญของ Tagged PDF

Linearized PDF สำหรับการดูบนเว็บอย่างรวดเร็ว

ก่อนอื่นจำเป็นต้องตอบคำถามว่า Linearized PDF คืออะไร โดยเป็น PDF ที่ปรับโครงสร้างใหม่เพื่อให้เห็นหน้าแรกได้ก่อนที่เบราว์เซอร์จะดาวน์โหลดเสร็จ แนวทางนี้มีประโยชน์เมื่อต้องจัดการไฟล์ขนาดใหญ่ทางออนไลน์ เช่น แค็ตตาล็อกขนาดยาวหรือบทความวิจัย คุณไม่ต้องรอให้ดาวน์โหลดเสร็จ และเริ่มอ่าน Linearized PDF ได้ทันที

คำถามที่พบบ่อย

PDF ใช้งานฟรีหรือไม่

ใช่ PDF เป็นรูปแบบเปิด ดังนั้นการเปิด อ่าน และสร้าง PDF จึงไม่มีค่าใช้จ่าย

รับไฟล์ที่แปลงแล้วโดยไม่ต้องจ่ายเงินได้หรือไม่

เครื่องมือของเราช่วยให้แปลงไฟล์ได้ฟรี แต่ใช้ได้กับเอกสารเพียงหนึ่งฉบับ และการประมวลผลใช้เวลาสองสามชั่วโมงก่อนที่ไฟล์จะพร้อม หากไม่ต้องการรอ การสมัครใช้งานจะช่วยให้ได้รับผลลัพธ์ทันที

เหตุใดคนจำนวนมากจึงใช้ PDF

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format และยังคงเป็นที่นิยมเพราะทำให้เอกสารมีลักษณะและการจัดรูปแบบเหมือนเดิมทุกประการบนอุปกรณ์หรือระบบปฏิบัติการใดก็ตาม

โปรแกรมอ่าน PDF คืออะไร

โปรแกรมอ่าน PDF คือซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับเปิด ดู และพิมพ์ไฟล์ในรูปแบบ PDF หรือ Portable Document Format

จะทราบได้อย่างไรว่า PDF เป็นไฟล์สแกน

ลองเลือกหรือคัดลอกข้อความบางส่วนด้วยเมาส์ หากไม่มีสิ่งใดถูกไฮไลท์ PDF ของคุณคือไฟล์สแกน ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นรูปภาพของหน้าเอกสาร ไม่ใช่ข้อความที่แก้ไขได้

PDF แสดงเหมือนกันบนทุกอุปกรณ์หรือไม่

ใช่ PDF ได้รับการออกแบบให้แสดงผลเหมือนกันบนทุกหน้าจอหรือเครื่องพิมพ์ โดยตรึงเค้าโครง แบบอักษร และรูปภาพไว้ เพื่อไม่ให้สิ่งใดเลื่อนออกจากตำแหน่ง