วิธีเปิด PDF ใน Word

คุณสามารถเปิดไฟล์ PDF ใน Word ได้ แต่ Word จะต้องแปลงไฟล์เป็นเอกสาร Word ก่อน จึงเป็นการแก้ไขสำเนา ไม่ใช่ PDF ต้นฉบับ สำหรับจดหมายหรือสัญญาที่มีแต่ข้อความ สำเนามักมีรูปแบบใกล้เคียงต้นฉบับ แต่หากเป็นรายงานสองคอลัมน์ แบบฟอร์ม หรือไฟล์สแกน ควรคาดไว้ว่าจะต้องแก้ไขบางส่วนด้วยตนเอง คู่มือนี้อธิบายวิธีเปิด PDF ใน Word สิ่งที่มักผิดพลาด และทางเลือกที่ควรใช้แทน

สิ่งที่เกิดขึ้นจริงเมื่อ Word เปิด PDF

Word ไม่ได้เปิด PDF โดยตรง แต่จะสร้างสำเนาของไฟล์และแปลงไฟล์นั้น โดยไฟล์ต้นฉบับจะไม่ถูกแก้ไข Microsoft อธิบายไว้ว่า: "Word creates a copy of the PDF, converting it to a Word document and attempting to match the layout of the original PDF." คำว่า attempting คือจุดสำคัญ เนื่องจาก Word สร้างเค้าโครงขึ้นใหม่ ไม่ได้ย้ายเค้าโครงเดิมมา

ผลลัพธ์จะบันทึกเป็นไฟล์ .docx หากต้องการ PDF อีกครั้งหลังจากนั้น จะเป็นอีกขั้นตอนหนึ่ง ซึ่งอธิบายไว้ท้ายคู่มือนี้

การเปิด PDF ไม่เหมือนกับการแทรก PDF

คู่มือหลายฉบับในหัวข้อนี้มักสับสนระหว่างงานสองอย่างที่ต่างกัน การเปิด PDF ใน Word คือการแปลงเพื่อให้แก้ไขข้อความได้ ส่วนการแทรก PDF (แทรก แล้วเลือก วัตถุ แล้วเลือก สร้างจากไฟล์) คือการวาง PDF ไว้ในเอกสาร Word อีกไฟล์ในรูปแบบวัตถุ และMicrosoft ระบุข้อจำกัดไว้อย่างชัดเจน: "You can resize the object, but you can't edit it after you insert it." หากต้องการเปลี่ยนข้อความ ต้องใช้วิธีแรก

วิธีเปิด PDF ใน Word ทีละขั้นตอน

ขั้นตอนนี้เหมือนกันใน Word for Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 และ 2016:

• ขั้นตอนที่ 1 เปิด Word

• ขั้นตอนที่ 2 ไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก เปิด

• ขั้นตอนที่ 3 เลือก PDF จากคอมพิวเตอร์หรือโฟลเดอร์บนคลาวด์

• ขั้นตอนที่ 4 คลิก ตกลง ในข้อความแจ้งการแปลง

• ขั้นตอนที่ 5 แก้ไขเอกสารที่แปลงแล้ว

• ขั้นตอนที่ 6 บันทึกไฟล์

ยืนยันข้อความแจ้งการแปลง

นี่คือขั้นตอนที่คนส่วนใหญ่มักคลิกผ่านโดยไม่อ่าน แต่ข้อความนี้บอกสิ่งที่คาดหวังได้อย่างชัดเจน ข้อความแจ้งการแปลงระบุว่า: "Word will now convert your PDF to an editable Word document. This may take a while. The resulting Word document will be optimized to allow you to edit the text, so it might not look exactly like the original PDF, especially if the original file contained lots of graphics."

กล่าวโดยง่าย คำเตือนการแปลงนี้บอกสามเรื่อง: Word สร้างสำเนาใหม่ สำเนานั้นจัดรูปแบบเพื่อการแก้ไขมากกว่าความสวยงาม และหน้าที่มีรูปภาพจำนวนมากมีแนวโน้มเปลี่ยนแปลงมากที่สุด การคลิก ตกลง ปลอดภัย PDF ต้นฉบับจะไม่ถูกแก้ไข ดังนั้นหากสำเนาดูไม่ถูกต้อง ให้ปิดไฟล์ได้โดยไม่มีสิ่งใดสูญหาย

บันทึกผลลัพธ์ในรูปแบบที่ถูกต้อง

เมื่อกดบันทึก Word จะบันทึกเป็น .docx โดยค่าเริ่มต้น ไม่ใช่ PDF ซึ่งอาจทำให้ผู้ที่คาดว่าไฟล์จะคงรูปแบบเดิมประหลาดใจ ใช้ บันทึกเป็น และตั้งชื่อสำเนาให้บอกว่าเป็นไฟล์อะไร เพื่อให้แยกสองไฟล์ออกจากกันได้ในภายหลัง ตอนนี้อุปกรณ์ของคุณมีสองไฟล์ คือ PDF ต้นฉบับและเอกสาร Word ที่แก้ไขได้

สิ่งที่ Word แปลงได้ไม่ถูกต้อง

Word ไม่ได้ย้าย PDF มาเป็นเอกสาร แต่สร้างหน้าใหม่ทั้งหมด ยิ่งหน้าซับซ้อน สำเนาก็ยิ่งคลาดเคลื่อน หากวางแผนจะแก้ไข PDF ใน Word ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรตรวจสอบก่อน

PDF เป็นไฟล์สแกน

PDF ที่สร้างจากภาพถ่ายหรือสแกนเนอร์ไม่มีข้อความอยู่ภายใน มีเพียงภาพของหน้าเอกสาร Word จึงไม่รู้จำข้อความในไฟล์นั้น ตามที่ผู้ดูแลอาสาสมัครของ Microsoft Q&A อธิบายว่า "Word will create a .docx file that contains the same picture, not editable text," และ "Word doesn't have OCR capability."

ดังนั้น หากสงสัยว่าจะแปลงภาพ PDF เป็นข้อความใน Word ได้อย่างไร คำตอบคือให้รู้จำข้อความก่อน: ใช้ OCR กับ PDF แล้วจึงเปิดหรือแปลงผลลัพธ์ หากต้องการตรวจสอบว่า PDF เป็นประเภทใด ให้ใช้การทดสอบเลือกข้อความในเวลาสองวินาที: ลองลากเคอร์เซอร์ไฮไลท์ข้อความหนึ่งบรรทัด หากไฮไลท์ไม่ได้ หน้านั้นน่าจะเป็นไฟล์สแกนหรือภาพข้อความ แต่หากทำได้ แสดงว่าเป็น PDF ที่ใช้ข้อความและเลือกข้อความได้

คอลัมน์ ตาราง และหัวกระดาษเลื่อนตำแหน่ง

เค้าโครงหลายคอลัมน์มักยุบเป็นข้อความยาวคอลัมน์เดียว ตารางอาจขยายหรือแยกออก และหัวกระดาษกับท้ายกระดาษอาจเลื่อนเข้าไปในเนื้อหา สาเหตุอยู่ที่รูปแบบไฟล์เอง คู่มือการเปิด PDF ใน Word ของ Microsoft อธิบายว่า: "PDF stores a table as a set of lines without any relationship to the content inside the table cells." Word จึงต้องคาดเดาว่าเส้นใดประกอบเป็นตาราง และคำใดอยู่ในคอลัมน์ใด

ดังนั้น หากค้นหาวิธีเปิด PDF ใน Word โดยไม่ให้รูปแบบเสีย จะไม่มีตัวเลือกสำหรับสิ่งนี้ การแปลงไม่มีการตั้งค่าให้ปรับ และรายการองค์ประกอบที่ Microsoft ระบุว่าแปลงได้ไม่ดี ได้แก่ ตารางที่มีระยะห่างระหว่างเซลล์ เส้นขอบหน้า เชิงอรรถที่ครอบคลุมมากกว่าหนึ่งหน้า บุ๊กมาร์ก PDF และความคิดเห็น PDF

แบบอักษรถูกแทนที่

PDF มักมีแบบอักษรที่ฝังอยู่ในไฟล์ ขณะที่เอกสาร Word ใช้แบบอักษรที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ หากไม่มีแบบอักษรใน PDF ติดตั้งอยู่ Word จะใช้แบบอักษรที่คล้ายกันแทน และความยาวของบรรทัดจะเปลี่ยนไป

ความแตกต่างเล็กน้อยจะสะสม หากแบบอักษรที่ใช้แทนกว้างกว่า 5% บรรทัดที่มี 60 อักขระจะต้องใช้ความกว้างเท่ากับ 63 อักขระ ทำให้อักขระท้าย ๆ ตัดขึ้นบรรทัดใหม่ และหน้าที่เคยมี 40 บรรทัดอาจดันสองบรรทัดสุดท้ายไปยังหน้าถัดไป ในรายงาน 12 หน้า ความคลาดเคลื่อนจะอยู่ที่ประมาณ 24 บรรทัด หรือมากกว่าครึ่งหน้า ปัญหานี้เห็นได้ชัดที่สุดในหัวจดหมาย เทมเพลตแบรนด์ และแบบฟอร์มที่ข้อความต้องวางบนเส้น

ช่องแบบฟอร์มและลายเซ็นหายไป

ช่องกรอกข้อมูลของแบบฟอร์มมักกลายเป็นข้อความธรรมดาหรือหายไป แทนที่จะคงเป็นช่องที่กรอกได้ ลายเซ็นดิจิทัลก็ไม่คงอยู่เช่นกัน เพราะลายเซ็นรับรอง PDF ไฟล์หนึ่งโดยเฉพาะ และเอกสาร Word เป็นไฟล์ใหม่ จึงไม่มีสิ่งใดให้ลายเซ็นตรวจสอบ ภาพของลายเซ็นอาจยังแสดงบนหน้า แต่ลายเซ็นเข้ารหัสที่อยู่เบื้องหลังจะหายไป

หลักปฏิบัติคือ อย่าเปิดเอกสารที่ลงนามแล้วใน Word ให้ทำงานกับเอกสารเหล่านั้นเป็น PDF และหากข้อตกลงที่ลงนามแล้วต้องแก้ไข ต้องแก้ไขและลงนามใหม่

แก้ไข PDF โดยไม่ต้องเปิดใน Word

หากต้องการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อย เช่น ตัวเลขในใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง ข้อความในนโยบายล้าสมัย หรือขาดหนึ่งประโยคในจดหมายปะหน้า การแปลงอาจสร้างงานมากกว่าที่ช่วยประหยัด คุณจะต้องแปลงทั้งไฟล์ ตรวจสอบทุกหน้าว่าเค้าโครงคลาดเคลื่อนหรือไม่ แล้วส่งออกกลับเป็น PDF ทั้งหมดนี้เพียงเพื่อแก้ไขหนึ่งบรรทัด

วิธีที่ง่ายกว่าคือแก้ไข PDF ออนไลน์โดยตรงในเบราว์เซอร์ ในตัวแก้ไข แก้ไขข้อความ ช่วยให้เปลี่ยนคำเดิมในตำแหน่งเดิมได้ และ ข้อความ จะวางกล่องข้อความใหม่ มีเพียงบรรทัดที่แก้ไขเท่านั้นที่เปลี่ยน ส่วนอื่นของหน้าจะไม่ถูกสร้างใหม่

หากแบบอักษรเดิมถูกฝังไว้ใน PDF เพียงบางส่วน อักขระใหม่อาจแสดงด้วยแบบอักษรที่ใช้แทน จึงควรตรวจดูบรรทัดที่แก้ไข เมื่อเสร็จแล้ว ให้ลงชื่อเข้าใช้เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ หรือเลือกให้ส่งลิงก์ดาวน์โหลดทางอีเมล เก็บ Word ไว้สำหรับงานที่ต้องใช้เอกสาร Word จริง ๆ เช่น การเขียนเนื้อหาส่วนยาวใหม่ หรือการนำเนื้อหาไปใช้ซ้ำในไฟล์ใหม่

แปลง PDF เป็น Word ด้วย PDFAid

หากต้องการเอกสาร Word ที่แก้ไขได้ เครื่องมือแปลงแยกต่างหากเป็นทางเลือกแทนการแปลงในตัวของ Word: แปลงเป็น DOCX ก่อน แล้วจึงเปิดไฟล์นั้นใน Word Word จะเปิด .docx เป็นรูปแบบไฟล์ของตัวเอง จึงไม่มีข้อความแจ้งการแปลงและไม่มีการสร้างเค้าโครงใหม่เป็นครั้งที่สอง (หากไฟล์ที่ดาวน์โหลดแสดงแถบ Protected View สีเหลือง ให้คลิก Enable Editing) เครื่องมือ PDF เป็น Word ทำงานดังนี้:

• ขั้นตอนที่ 1 คลิก อัปโหลดเพื่อแปลง แล้วเลือก PDF (ขนาดไม่เกิน 100 MB) ไฟล์จะเปิดในตัวแก้ไขก่อน หากต้องการแก้คำผิดก่อนแปลง ให้ปิดกล่องโต้ตอบ แก้ไข แล้วคลิก เสร็จสิ้น เพื่อนำไฟล์กลับมา

• ขั้นตอนที่ 2 ใน แปลง PDF เป็น ให้เลือก DOCX สำหรับ Word เวอร์ชันปัจจุบัน หรือ DOC สำหรับเวอร์ชันเก่า แล้วตั้งชื่อไฟล์

• ขั้นตอนที่ 3 คลิก ดาวน์โหลด แล้วเลือก วิธีการแปลง: ไม่มี OCR หากเลือกข้อความได้อยู่แล้ว หรือ OCR (การรู้จำข้อความ) สำหรับไฟล์สแกนและรูปถ่าย นี่คือขั้นตอนที่ Word ไม่มี

• ขั้นตอนที่ 4 คลิก ดำเนินการต่อ รอระหว่างประมวลผลไฟล์ จากนั้นลงชื่อเข้าใช้ด้วย Google, Apple หรืออีเมลเพื่อดาวน์โหลด หรือเลือกให้ส่งลิงก์ดาวน์โหลดทางอีเมล

มีข้อจำกัดอยู่บ้าง: ต้องอัปโหลดไฟล์ ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และต้องมีบัญชีเพื่อดาวน์โหลด การแปลงในตัวของ Word เก็บทุกอย่างไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ และไม่มีเครื่องมือแปลงใดรับประกันสำเนาที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกเค้าโครงได้ ดังนั้นควรตรวจเอกสารที่แปลงแล้วเทียบกับต้นฉบับทีละหน้า เช่นเดียวกับที่ควรทำกับเวอร์ชันของ Word

แปลงกลับเป็น PDF

เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณสามารถแปลงเอกสาร Word กลับเป็น PDF ได้เสมอ ใน Word ให้เปิดไฟล์ ไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก บันทึกสำเนา (หรือ บันทึกเป็น หากยังไม่ได้บันทึกไฟล์) จากนั้นเลือก PDF ในรายการประเภทไฟล์

ตั้งชื่อเพื่อไม่ให้สับสนกับต้นฉบับ: ไม่ใช่ lease.pdf ซึ่งอาจเขียนทับหรือสับสนกับไฟล์ที่เริ่มต้น แต่เป็น lease_2026-10_signed-ready.pdf คำแนะนำของ Microsoft อยู่ในบันทึกหรือแปลงเป็น PDF หากใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่มี Word เครื่องมือ Word เป็น PDF จะทำเช่นเดียวกันในเบราว์เซอร์

สิ่งหนึ่งที่ควรจำไว้: PDF ใหม่สร้างจากสำเนา Word ที่แก้ไขแล้ว ไม่ได้สร้างจากต้นฉบับ สิ่งใดที่สูญหายไประหว่างการแปลง เช่น ช่องกรอกข้อมูลหรือลายเซ็นดิจิทัล จะไม่กลับมาเมื่อแปลงกลับ

สรุป: Word แก้ไขสำเนา จึงต้องตรวจสอบสำเนา

การเปิด PDF ใน Word คือการแปลงไฟล์ และการแปลงทุกครั้งคือการคาดเดาเค้าโครง ผลลัพธ์เหมาะกับข้อความธรรมดา แต่ไม่น่าเชื่อถือสำหรับไฟล์สแกน คอลัมน์ แบบฟอร์ม และไฟล์ที่ลงนามแล้ว

ประเด็นสำคัญ

• Word แปลงสำเนาของ PDF ไฟล์ต้นฉบับจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง

• ทดสอบการเลือกข้อความก่อน: หากไฮไลท์ข้อความไม่ได้ ไฟล์นั้นน่าจะเป็นไฟล์สแกน และ Word จะให้เพียงรูปภาพ

• หากแก้ไขเพียงหนึ่งบรรทัด ให้แก้ไข PDF โดยตรงแทนการแปลง

• เก็บ PDF ที่ลงนามแล้วและแบบฟอร์มที่กรอกได้ไว้เป็น PDF: ลายเซ็นดิจิทัลไม่สามารถคงอยู่เมื่อย้ายไป Word และช่องแบบฟอร์มมักไม่กลับมาเป็นช่องกรอกข้อมูล

ครั้งถัดไปที่ต้องแก้ไข PDF ให้ลองทดสอบการเลือกข้อความบนหนึ่งบรรทัดก่อนเปิด Word ใช้เวลาสองวินาที และช่วยบอกได้ว่าควรใช้วิธีใด

คำถามที่พบบ่อย

การเปิด PDF ใน Word ทำให้ไฟล์ต้นฉบับเปลี่ยนหรือไม่

ไม่ Word ทำงานกับสำเนาของไฟล์ ดังนั้น PDF ต้นฉบับจะคงเดิมไม่ว่าจะแก้ไขอะไรในสำเนา

เหตุใด PDF จึงแสดงผลผิดหลังเปิดใน Word

Word พยายามเปลี่ยนเค้าโครงแบบตายตัวของ PDF ให้แก้ไขได้ และกระบวนการนี้อาจทำให้รูปแบบที่ซับซ้อน แบบอักษร และเค้าโครงผิดเพี้ยน ยิ่งการออกแบบต้นฉบับซับซ้อน ก็ยิ่งมีโอกาสที่องค์ประกอบจะเลื่อนผิดตำแหน่ง

Word เปิด PDF ที่สแกนได้หรือไม่

ได้ แต่ข้อความจะยังเป็นส่วนหนึ่งของรูปภาพแทนที่จะกลายเป็นข้อความจริงที่แก้ไขได้ หากต้องการให้เลือกและแก้ไขได้ ให้ใช้เครื่องมือ OCR ของเราก่อน

Word เวอร์ชันใดเปิด PDF ได้บ้าง

Microsoft Word 2013 และเวอร์ชันใหม่กว่าสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ PDF ได้โดยตรง โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม