วิธีแปลง PDF เป็น Google Slides

Google Slides เปิด PDF ไม่ได้ ดังนั้นหากต้องการแปลง PDF เป็น Google Slides ต้องแปลงเป็นไฟล์ PowerPoint หรือชุดรูปภาพก่อน โดยเลือกวิธีจากคำถามเดียวคือ หลังจากนั้นต้องแก้ไขข้อความบนสไลด์หรือไม่ หากต้องแก้ไข ให้แปลงเป็น PowerPoint แต่หากรายงาน 12 หน้าต้องคงหน้าตาเดิมตามที่ออกแบบไว้ ให้ใช้รูปภาพ

ด้านล่างนี้จะแสดงทั้งสองวิธีแบบทีละขั้นตอน วิธีเพิ่มหน้า PDF หนึ่งหน้าลงในชุดสไลด์ที่เสร็จแล้ว และสิ่งที่ต้องแก้ไขหลังการแปลง

เหตุใด Google Slides จึงเปิด PDF ไม่ได้

ไม่มีวิธีเปิด PDF ใน Google Slides โดยตรง ใน Google Drive ให้คลิกขวาที่ PDF แล้วไปที่ เปิดด้วย จะเห็น Google Docs แต่จะไม่เห็น Google Slides โดย Docs สามารถดึงข้อความออกจาก PDF และเปลี่ยนเป็นเอกสารที่แก้ไขได้ ตามที่ หน้าช่วยเหลือของ Google เกี่ยวกับการแปลง PDF อธิบายไว้ ตราบใดที่ไฟล์มีขนาดไม่เกิน 2 MB

Slides เปิดได้เฉพาะไฟล์งานนำเสนอ เช่น ชุดสไลด์ของ Slides หรือ PowerPoint PPTX รวมถึงรูปภาพที่วางบนสไลด์ ดังนั้นทุกวิธีที่ใช้งานได้จึงต้องเปลี่ยน PDF ให้เป็นรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเหล่านี้

วิธีแปลง PDF เป็น Google Slides

ทั้งสองวิธีต่างกันที่สิ่งที่จะอยู่บนแต่ละสไลด์ ได้แก่ กล่องข้อความที่พิมพ์แก้ไขได้ หรือรูปภาพของหน้าเอกสาร เครื่องมือแปลงทำงานในเบราว์เซอร์ ดังนั้นขั้นตอนที่ 1 จึงใช้ได้บน iPad หรือโทรศัพท์ด้วย ส่วนขั้นตอนใน Slides ใช้สำหรับคอมพิวเตอร์

แปลง PDF เป็น PowerPoint แล้วนำเข้า

นี่เป็นวิธีเดียวที่จะได้สไลด์ที่ข้อความยังคงเป็นข้อความ

• ขั้นตอนที่ 1 เปิด PDF เป็น PPTX แล้วคลิก อัปโหลดเพื่อแปลง ในกล่องโต้ตอบ แปลง PDF เป็น ให้คงการเลือก PPTX ไว้ ตรวจสอบ ชื่อไฟล์ แล้วคลิก ดาวน์โหลด

• ขั้นตอนที่ 2 เปิดงานนำเสนอใน Google Slides ไม่ว่าจะเป็นงานเปล่าหรือชุดสไลด์ที่ต้องการเพิ่มสไลด์เข้าไป แล้วคลิก ไฟล์ > นำเข้าสไลด์ ตามที่อธิบายไว้ในคู่มือการนำเข้าสไลด์ของ Google

• ขั้นตอนที่ 3 เลือกตัวเลือกเพื่ออัปโหลดงานนำเสนอจากคอมพิวเตอร์ แล้วเลือกไฟล์ PPTX ที่เพิ่งดาวน์โหลด

• ขั้นตอนที่ 4 คลิกสไลด์ที่ต้องการ หรือเลือกทั้งหมด แล้วคลิก นำเข้าสไลด์ เลือก คงธีมเดิมไว้ เพื่อนำเข้าสไลด์โดยไม่เปลี่ยนแปลง หรือไม่ต้องเลือกเพื่อให้ตรงกับธีมของชุดสไลด์

ข้อความที่ยังคงเป็นข้อความไม่ได้หมายความว่าเลย์เอาต์จะเหมือนเดิม ควรเตรียมเก็บรายละเอียดกล่องข้อความและแบบอักษรบางส่วน โดยจะแสดงวิธีแก้ไขไว้ด้านล่าง

แปลง PDF เป็นรูปภาพ แล้วแทรก

ใช้วิธีนี้เมื่อหน้ามีเลย์เอาต์ซับซ้อน ไดอะแกรม หรือไฟล์สแกน และต้องมีลักษณะเหมือนใน PDF ทุกประการ

• ขั้นตอนที่ 1 เปิด PDF เป็น JPG คลิก อัปโหลดเพื่อแปลง คงการเลือก JPG ไว้ แล้วคลิก ดาวน์โหลด หน้าต่าง ๆ จะดาวน์โหลดเป็นไฟล์ ZIP ที่มีหนึ่งรูปภาพต่อหนึ่งหน้า ให้แตกไฟล์ก่อนทำขั้นตอนถัดไป เลือก PNG แทนสำหรับหน้าที่มีข้อความหรือแผนภูมิเป็นส่วนใหญ่ ไม่ต้องใช้ WEBP และ TIFF: หน้าช่วยเหลือของ Google เกี่ยวกับพื้นหลังสไลด์ระบุรูปภาพ .gif, .jpg หรือ .png ที่มีขนาดต่ำกว่า 50 MB

• ขั้นตอนที่ 2 ใน Google Slides ให้คลิก แทรก > รูปภาพ > อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ แล้วเลือกรูปภาพของหน้าแรก

• ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มสไลด์ใหม่และทำซ้ำ โดยใส่รูปภาพหนึ่งหน้าต่อหนึ่งสไลด์ และปรับขนาดแต่ละรูปให้พอดี

ระวังสัดส่วนภาพ หน้ากระดาษ letter แนวตั้งที่ปรับให้พอดีกับความสูงของสไลด์ 16:9 จะครอบคลุมความกว้างประมาณ 43% (8.5/11 × 9/16 ≈ 0.43) จึงมีพื้นที่ว่างสีขาวทั้งสองด้าน หน้ากระดาษแนวนอนจะครอบคลุมประมาณ 73% หากต้องการให้เต็มสไลด์ ให้เปลี่ยนขนาดของชุดสไลด์ใน ไฟล์ > ตั้งค่าหน้ากระดาษ: หน้ากระดาษ letter แนวนอนจะเต็มความกว้างประมาณ 97% ของสไลด์ มาตรฐาน (4:3) (11/8.5 × 3/4 ≈ 0.97) การตั้งค่านี้จะเปลี่ยนทุกสไลด์ จึงไม่ควรใช้เมื่อเพิ่มหน้าเข้าในชุดสไลด์ 16:9 ที่มีอยู่แล้ว

สไลด์ที่ได้เป็นรูปภาพแบบคงที่ ไม่สามารถแก้ไขหรือค้นหาข้อความบนสไลด์ได้ และคำสะกดผิดใน PDF จะยังคงผิดบนสไลด์ อย่างไรก็ตาม ในโหมดนำเสนอ สไลด์จะมีลักษณะเหมือนหน้าเอกสารทุกประการ

ควรเลือกวิธีใด

ให้ตัดสินใจเพียงเรื่องเดียวก่อน หากต้องเปลี่ยนถ้อยคำ อัปเดตตัวเลข หรือนำเนื้อหาไปใช้ซ้ำในชุดสไลด์ของตนเอง จำเป็นต้องใช้ข้อความที่แก้ไขได้ แต่หากหน้าเสร็จสมบูรณ์และต้องการเพียงแสดงผล ให้คงไว้เป็นรูปภาพ

หากต้องแก้ไขข้อความ ให้ใช้วิธี PPTX แต่หากหน้าต้องคงเดิมโดยไม่มีการแก้ไข ให้ใช้รูปภาพ

วิธีแทรก PDF ในงานนำเสนอ Google Slides

การแปลงจะเปลี่ยน PDF ทั้งไฟล์เป็นสไลด์ บางครั้งชุดสไลด์อาจเสร็จเรียบร้อยแล้ว และต้องการเพียงแทรก PDF ใน Google Slides เป็นหนึ่งหน้า หรือเพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารฉบับเต็ม

แทรกหนึ่งหน้าเป็นรูปภาพ

ไม่สามารถอัปโหลด PDF ไปยัง Google Slides ได้โดยตรง แต่สามารถอัปโหลดรูปภาพของหนึ่งหน้าได้ หากต้องการใช้หนึ่งหน้าจากรายงาน 40 หน้า ให้แปลงรายงานทั้งฉบับด้วยเครื่องมือ PDF เป็น JPG ตามวิธีใช้รูปภาพด้านบน แต่ละหน้าจะออกมาเป็นรูปภาพแยกกัน และรูปภาพทั้งหมดจะดาวน์โหลดรวมกันเป็นไฟล์ ZIP ให้แตกไฟล์ ค้นหารูปภาพของหน้าที่ต้องการ แล้วเพิ่มด้วย แทรก > รูปภาพ

ไม่ควรใช้ภาพหน้าจอแทน ความละเอียดของภาพหน้าจอขึ้นอยู่กับจอภาพและระดับการซูม: หน้ากระดาษ letter ที่ปรับให้พอดีกับหน้าจอสูง 1,080 พิกเซล จะมีความละเอียดประมาณ 1,000 พิกเซลสำหรับกระดาษ 11 นิ้ว หรือประมาณ 90 พิกเซลต่อนิ้ว ป้ายกำกับขนาดเล็กจะเริ่มไม่คมชัดทันทีเมื่อครอบตัดให้เหลือแผนภูมิเดียว หรือนำเสนอบนหน้าจอ 4K ภาพหน้าจอยังมักติดแถบเครื่องมือของโปรแกรมดูไฟล์ หรือตัดขอบหน้ากระดาษออกไปด้วย

❌ ภาพหน้าจอของหน้ากระดาษที่มีความละเอียดตามที่หน้าจอและระดับการซูมให้มา

✅ หน้าที่แปลงเป็น JPG หรือ PNG โดยมีเฉพาะทั้งหน้าและไม่มีสิ่งอื่นอยู่รอบ ๆ

ลิงก์ไปยัง PDF ฉบับเต็มจากสไลด์

เมื่อเอกสารมีความยาว เช่น รายงานการตรวจสอบ 60 หน้า ให้ใส่ลิงก์ไปยังเอกสารบนสไลด์แทนการใส่ทุกหน้า อัปโหลด PDF ไปยัง Google Drive คลิก แชร์ จากนั้นใต้ การเข้าถึงทั่วไป ให้เลือก ทุกคนที่มีลิงก์ แล้วเลือก คัดลอกลิงก์ กลับไปที่ Slides เลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนเป็นลิงก์ คลิก แทรก > ลิงก์ แล้ววางลิงก์

ทุกคนที่มีลิงก์นั้นสามารถเปิดไฟล์ได้ และ หน้าช่วยเหลือการแชร์ของ Google ระบุว่าไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยซ้ำ สำหรับสัญญาหรือรายงานเงินเดือน ควรแชร์ให้บุคคลที่ระบุชื่อแทน

❌ รายงานเงินเดือนที่ตั้งค่าเป็น ทุกคนที่มีลิงก์ และเชื่อมลิงก์จากชุดสไลด์ที่ส่งให้ทั้งแผนก

✅ รายงานเดียวกันที่แชร์ให้ผู้จัดการห้าคนซึ่งต้องใช้ และเชื่อมลิงก์จากสำเนาชุดสไลด์ของแต่ละคน

สิ่งที่การแปลงคงไว้และสิ่งที่อาจเสียหาย

วิธี PowerPoint คงข้อความ รูปภาพ และลำดับของหน้าไว้ มีสามเรื่องที่มักต้องตรวจสอบหลังการนำเข้า

กล่องข้อความอยู่ผิดตำแหน่ง

PDF ไม่ได้จัดเก็บย่อหน้า แต่จัดเก็บตำแหน่งของอักขระแต่ละตัวบนหน้า เครื่องมือแปลงจึงต้องสร้างบรรทัดขึ้นใหม่เป็นกล่องข้อความ ทำให้ย่อหน้ายาวอาจกลายเป็นห้ากล่องแยกกัน และข้อความสองคอลัมน์อาจปะปนกันได้ ตรวจดูสไลด์ทั้งหมดและรวมบล็อกที่แยกออกจากกันด้วยตนเองก่อนแก้ไขข้อความ

มีการแทนที่แบบอักษร

โดยทั่วไป PDF จะฝังแบบอักษรไว้ในไฟล์ แต่ Google Slides ไม่ได้ทำเช่นนั้น โดยจะใช้แบบอักษรในเมนูแบบอักษรของตัวเอง เมื่อไม่มีแบบอักษรต้นฉบับ Slides จะใช้แบบอักษรที่ใกล้เคียงที่สุดแทน และความกว้างของบรรทัดจะเปลี่ยนไป แม้เลื่อนเพียงไม่กี่พิกเซลก็ทำให้ป้ายกำกับใต้แผนภูมิไม่ตรงแนว จึงควรตรวจสอบสไลด์ไดอะแกรมทุกหน้า

PDF ที่สแกนไม่มีข้อความให้แปลง

หาก PDF ประกอบด้วยภาพถ่ายหรือหน้ากระดาษที่สแกนไว้ จะไม่มีข้อความอยู่ภายใน และวิธี PowerPoint จะให้ภาพเดียวกับวิธีใช้รูปภาพ เครื่องมือแปลง PPTX ไม่มีการตั้งค่าการรู้จำข้อความ ดังนั้นให้ใช้ OCR กับไฟล์สแกนก่อน แล้วจึงแปลงผลลัพธ์ ตรวจสอบว่าสามารถเลือกข้อความได้ และเปรียบเทียบชื่อกับตัวเลขกับต้นฉบับ เนื่องจาก OCR อาจอ่านผิดได้ หากสไลด์ยังแสดงไฟล์สแกนเป็นรูปภาพเดียว ให้เลือก WORD ในขั้นตอน OCR แล้ววางข้อความที่รู้จำได้ลงในสไลด์แทน

วิธีรวมบันทึกย่อผู้บรรยายใน PDF ของ Google Slides

หากต้องการสร้าง PDF ที่คงบันทึกย่อไว้ ให้เปิดชุดสไลด์ คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าการพิมพ์และตัวอย่างก่อนพิมพ์ เปิดเมนูเลย์เอาต์ในแถบเครื่องมือ ซึ่งค่าเริ่มต้นจะแสดง 1 สไลด์โดยไม่มีบันทึก แล้วเลือก 1 สไลด์พร้อมบันทึก ตามที่หน้าช่วยเหลือการพิมพ์ของ Googleอธิบายไว้ จากนั้นคลิก ดาวน์โหลดเป็น PDF ในแถบเครื่องมือเดียวกัน

วิธีบันทึก Google Slides เป็น PDF

การแปลงกลับใช้เพียงขั้นตอนเดียว: ใน Slides ให้คลิก ไฟล์ > ดาวน์โหลด > เอกสาร PDF (.pdf) ซึ่งมีประโยชน์เมื่อส่งชุดสไลด์ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Drive ของคุณ หากทำงานกับไฟล์ PowerPoint แทน ให้แปลง PPTX เป็น PDFในเบราว์เซอร์

สรุป: ตัดสินใจก่อนว่าจะทำอย่างไรกับข้อความ

ปัญหาส่วนใหญ่ในการใช้ PDF กับ Google Slides เกิดจากการเลือกวิธีก่อนตัดสินใจเรื่องข้อความ สไลด์ที่แก้ไขได้ต้องผ่านการเก็บรายละเอียด ส่วนสไลด์รูปภาพแก้ไขไม่ได้เลย การสร้างสไลด์ใหม่ด้วยตนเองจากข้อความที่คัดลอกเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แต่ไม่อยู่ในขอบเขตของคู่มือนี้

ประเด็นสำคัญ

• ข้อความหรือรูปภาพ: หากข้อความจะเปลี่ยน ให้แปลงเป็น PPTX และใช้ นำเข้าสไลด์; หากหน้าเป็นฉบับสุดท้ายแล้ว ให้แทรกเป็น JPG

• การเก็บรายละเอียด: หลังนำเข้า PPTX ให้รวมกล่องข้อความที่แยกออกจากกัน และตรวจสอบแบบอักษรในสไลด์แผนภูมิ

• รูปแบบรูปภาพ: เลือก JPG หรือ PNG ในเครื่องมือแปลง ซึ่งเป็นรูปแบบที่ Google ระบุว่าสำหรับรูปภาพใน Slides

• ไฟล์สแกนและบันทึกย่อ: ใช้ OCR กับไฟล์สแกนก่อนแปลง หากต้องการเก็บบันทึกย่อผู้บรรยายไว้ใน PDF ให้พิมพ์ชุดสไลด์พร้อมบันทึกย่อ

เริ่มจากชุดสไลด์ถัดไปที่ต้องสร้างใหม่: ตัดสินใจว่าข้อความจะมีการเปลี่ยนหรือไม่ แปลงหนึ่งหน้า และตรวจสอบผลลัพธ์ในโหมดนำเสนอก่อนแปลงหน้าที่เหลือ