Kaj je PDF?

PDF pomeni Portable Document Format. Ta vrsta datoteke ohrani izvirni videz, vključno s pisavami, besedilom, postavitvijo in slikami, enak na vsakem zaslonu, na katerem jo odprete. V tem vodniku preberite, kaj je PDF, kako dejansko deluje, za kaj se uporablja ter katere so njegove vrste, prednosti, omejitve in razlike v primerjavi z drugimi formati.

Kaj pomeni PDF

PDF pomeni Portable Document Format. Vsaka beseda v polnem imenu opisuje delovanje formata. Portable pomeni, da se PDF odpre v telefonih, tablicah in računalnikih ne glede na programsko opremo, v kateri je bil ustvarjen. Document pomeni, da je namenjen hranjenju vsebin, kot so pogodbe, obrazci in poročila. Format pomeni, da je postavitev nespremenljiva: pisave, besedilo in slike ostanejo tam, kamor ste jih postavili, zato prejemnik vidi stran natanko tako, kot ste jo shranili.

Preprosto povedano je PDF digitalni odtis lista papirja, ne pa niz znakov, ki jih brskalnik sproti prerazporeja. To v enem stavku pojasni pomen PDF-ja in tudi, zakaj se v vsakdanjem in strokovnem pisanju okrajšava uporablja veliko pogosteje kot polno ime.

Kaj je datoteka PDF

PDF je ena datoteka, ki skupaj shrani besedilo, slike in postavitev strani, zato je videti enako ne glede na to, kje jo odprete. Tukaj je opisano, kaj vsebuje in kako to omogoča.

Kaj lahko vsebuje PDF

Datoteka PDF lahko glede na način nastanka vsebuje različne vrste vsebine. Mednje spadajo:

• Besedilo

• Slika

• Vektorska grafika

• Vdelane pisave

• Interaktivni gumbi

• Hiperpovezave

• Polja obrazca, ki jih je mogoče izpolniti

• Komentarji

• Videoposnetki in drugi mediji

• Metapodatki

• Priložene datoteke

PDF ni slika dokumenta, temveč vsebnik za različne interaktivne elemente. Vsebuje veliko več kot statične strani: omogoča klikanje povezav, izpolnjevanje obrazcev ter v pregledovalnikih, ki to podpirajo, predvajanje videov ali uporabo gumbov. Zaradi številnih vrst vsebine, ki jih lahko vključuje PDF, je to večnamenska datoteka, ki jo lahko uporabljate za dokumentacijo in izvajanje različnih nalog.

Kako PDF povsod ohrani enako postavitev

Kako torej PDF deluje, če vsebuje različne elemente, vendar jih ohrani nespremenjene? PDF shrani točen položaj vsakega elementa, namesto da bi se zanašal na drug program ali programsko opremo, ki bi jih znova uredila. Fiksno oblikovanje, ki vključuje koordinate vsakega elementa in vdelane pisave, izhaja iz PostScripta, predhodnika PDF-ja. PDF je nastal iz Adobejevega jezika za opis strani PostScript. Oba pristopa (fiksne koordinate in vdelane pisave) zagotavljata stabilnost datoteke; ni odvisna od programske opreme, v kateri je bila ustvarjena, naprave ali operacijskega sistema. Za razliko od PDF-ja je lahko DOCX v drugem računalniku videti drugače od izvirnika, kar zadeva pisave ali strukturo. PDF vsebuje natančna navodila za shranjevanje položajev elementov, zato jih je mogoče povsod prikazati enako.

Kako prepoznati PDF v računalniku

Če se sprašujete, kaj je PDF v računalniku ali kako ga najdete, poiščite datotečno pripono .pdf na koncu imena dokumenta. Sistem ob imenu datoteke prikaže tudi ikono privzetega pregledovalnika PDF. Če to datoteko dvokliknete, je najverjetneje ne boste mogli urejati, ker jo sistem odpre v pregledovalniku. Za spreminjanje dokumenta boste potrebovali posebno orodje ali pa ga boste morali pretvoriti v obliko, ki jo je mogoče urejati.

Za kaj se uporablja format PDF

Jasno razumevanje formata PDF olajša pojasnitev, zakaj je ta vrsta dokumenta tako priljubljena. Zaradi fiksne postavitve in večnamenskosti je odlična rešitev za podpisovanje pogodb, izpolnjevanje obrazcev in druga opravila. Spodaj si oglejte najpogostejše uporabe PDF-ja.

Pogodbe, računi in sporazumi

Pravni in finančni dokumenti so pogosto v formatu PDF, ker ohranja dogovorjeno različico. PDF na strani ohrani dogovorjeno vsebino. Ko vsebuje digitalni podpis, ki temelji na potrdilu, vsaka poznejša sprememba ta podpis prekine. Z orodjem Podpiši PDF lahko dodate elektronski podpis in dokument pošljete po e-pošti drugi osebi v podpis.

Obrazci, ki jih ljudje izpolnijo in vrnejo

Prijave za delo, davčni obrazci in vprašalniki se shranjujejo kot PDF-ji, ki jih je mogoče izpolniti, ker so polja vdelana v datoteko. Prejemnik lahko vnese svoje podatke in vrne dokument, ne da bi ga ponovno vnašal ali spreminjal format. PDF je lahko predloga obrazca za večkratno uporabo, kadar ga morajo izpolniti različne osebe. Orodje PDFAid izpolni PDF omogoča vnos v polja v brskalniku, shranjevanje izpolnjenega obrazca in ustvarjanje predlog PDF z interaktivnimi polji.

Življenjepisi, poročila, priročniki in e-knjige

Izbira formata PDF je prava odločitev, kadar so dokumenti, kot so življenjepis, poročilo, raziskovalna naloga, navodila, brošura ali e-knjiga, že namenjeni branju in ne urejanju. Razlog je v tem, da želi avtor ohraniti izvirno oblikovanje datoteke. Če želite med deljenjem ohraniti postavitev, kot je bila ustvarjena, lahko z našim orodjem pretvorite DOCX v PDF. Kadar je za e-knjigo potrebno fiksno oblikovanje, pomaga tudi pretvorba EPUB v PDF.

Datoteke, pripravljene za tisk za oblikovalce

Tiskarne pogosto zahtevajo PDF, pripravljen za tisk, ker format ohrani vse podrobnosti, potrebne za kakovostno tiskanje. Standard za tisk je PDF/X, ureja pa ga ISO 15930. Dokument lahko vključuje slike visoke ločljivosti, vdelane pisave in barvne profile, PDF pa podpira vse navedeno. Postavitev bo natisnjena tako, kot jo je ustvaril oblikovalec, z vsemi vizualnimi elementi na svojem mestu in brez sprememb.

Skeni in arhivirana dokumentacija

Format PDF uporabljamo, kadar je treba papirne dokumente, kot so pogodbe, računi in zdravstvena dokumentacija, pretvoriti v digitalne datoteke. Namesto več fotografij lahko ustvarite eno datoteko. Na zaslonu je videti kot dokument, vendar besedila še vedno ni mogoče iskati ali urejati. Strani navsezadnje ostanejo slike.

Vrste datotek PDF

Razlika med vrstami PDF-jev določa, kaj lahko z datoteko naredite in katera orodja potrebujete. Če na primer z miško poskusite izbrati besedno zvezo na zaslonu in se ne zgodi nič, pomeni, da imate sken. Obstaja tudi PDF Portfolio – en PDF, ki vključuje več datotek, na primer pogodbo, preglednico in fotografije.

Digitalni PDF-ji

To so datoteke, ustvarjene digitalno v programih Word, Excel, brskalniku ali programski opremi za oblikovanje. Besedilo v tem dokumentu je pravo, zato ga lahko v katerem koli pregledovalniku iščete in kopirate ter spreminjate v urejevalniku PDF. To je ena najpogostejših vrst PDF-jev, s katerimi ljudje običajno delajo. Takšne datoteke so združljive z večino orodij za urejanje, pretvarjanje in druga opravila.

Optično prebrani PDF-ji

Za boljše razumevanje, kaj lahko naredite s to vrsto datoteke, je treba pojasniti, kaj je optično prebran PDF. Gre za sliko strani, shranjeno v formatu PDF. Slike in besedilo, ki jih vidite, so del te kopije, zato jih ne morete iskati, izbrati, kopirati ali urejati. Tehnično gledano gre za slikovne pike, iz katerih je sestavljena stran, in ne za posamezne elemente. Ta vrsta PDF-ja je stran iz optičnega bralnika ali fotografija, posneta s pametnim telefonom. Vendar lahko na naši platformi optično prebrani PDF pretvorite v dokument, ki ga je mogoče urejati, in ga tukaj spremenite.

PDF-ji, po katerih je mogoče iskati

Kaj je torej datoteka PDF, po kateri je mogoče iskati, in kako z njo delate? Optično prebrani dokument po uporabi OCR dobi plast besedila, po katerem je mogoče iskati, čeprav je še vedno videti kot slika. Vsebuje vsebino, ki jo je prepoznal sken, in jo lahko izberete ali kopirate. Pomembno je, da OCR prenese novo datoteko. Ne gre za drugo vrsto dokumenta, temveč za isti sken z dodano plastjo besedila pod njim. Optično prebrano datoteko lahko hitro pretvorite z orodjem OCR PDF in iščete v PDF-ju v brskalniku.

Prednosti in omejitve PDF-ja

V čem je format najboljši

Poleg ohranjanja izvirne postavitve, omenjenega zgoraj, ima PDF še več prednosti. V dokumentu, po katerem je mogoče iskati, lahko hitro najdete potrebno besedilo, besede, številke in druge informacije ter jih uredite, ne da bi morali pregledati vsako stran. PDF ustreza odprtemu standardu ISO 32000, zato ni odvisen od ponudnika programske opreme. Takšne datoteke je zato mogoče deliti in pregledovati v različnih programih ter na različnih napravah, ne glede na operacijski sistem. PDF-ji imajo tudi varnostne možnosti, kot so gesla in dovoljenja za varno uporabo, zlasti pri poslovnih pogodbah, vlogah in drugih dokumentih s pomembnimi poverilnicami. Druge podprte funkcije, vključno s hiperpovezavami, podpisi in obrazci, ki jih je mogoče izpolniti, uvrščajo PDF med najbolj praktične formate za osebne, študijske ali službene namene.

Kje vas lahko omejuje

Poznati morate omejitve PDF-ja, ki lahko vplivajo na delo. Ker je bil ta format ustvarjen za deljenje, urejanje zahteva dodaten korak, kar pomeni, da ga je treba urediti neposredno ali pretvoriti v DOCX. Druga težava je optično prebrani dokument, ki pred uporabo OCR ostane slika in ne besedilo. Težavo lahko povzroči tudi dolg PDF, če morate zaradi omejitev velikosti po e-pošti poslati priponko. V tem primeru lahko datoteko razdelite ali stisnete. Ljudje PDF-je običajno pretvarjajo ne zaradi same pretvorbe, temveč zaradi dostopa do vsebine.

PDF v primerjavi z drugimi formati datotek

Datoteke različnih formatov ustrezajo določenim potrebam in so za nekatera opravila lahko boljša izbira, zato bomo primerjali PDF z Wordom in JPG-jem. V nadaljevanju je pojasnjena razlika med PDF-jem in Wordom.

PDF v primerjavi z Wordom

DOCX je primeren kot osnutek, ki ga lahko urejate, PDF pa je praktična izbira za končno različico. Če morate spremeniti PDF, lahko pretvorite PDF v Word in nato, ko končate, znova pretvorite Word v PDF. Upoštevajte, da lahko pretvorba v DOCX vpliva na izvirno postavitev, vključno s stolpci, napisi slik in drugimi elementi.

PDF v primerjavi z JPG

Za razliko od večstranskega dokumenta PDF, ki vsebuje besedilo, po katerem je mogoče iskati, je JPG ena sama slika brez besedilne plasti. To je uporabna rešitev, če ne veste, ali ima prejemnik program, ki odpre PDF. Za delo z obema vrstama datotek v brskalniku prek spleta pretvorite PDF v JPG ali JPG v PDF.

Kako odpreti PDF

Če želite izvedeti, kako odpreti datoteko PDF, lahko uporabite kateri koli sodoben brskalnik, ne da bi morali namestiti programsko opremo. Datoteko povlecite na odprt zavihek brskalnika ali jo kliknite z desno tipko miške in izberite Odpri z > Chrome, Edge ali Safari. PDF bo takoj na voljo za ogled. Za iskanje besedila, urejanje, dodajanje opombe ali tiskanje lahko uporabite spletno orodje bralnik PDF. Datoteko naložite iz katere koli naprave in po potrebi uporabite vgrajena orodja. PDF lahko pregledujete, povečate, se premikate med stranmi, natisnete, prenesete in pošljete po e-pošti ter ga odprete v urejevalniku, če ga morate podpisati ali spremeniti.

Kako ustvariti datoteko PDF

Datoteko PDF lahko ustvarite na več načinov, med drugim s pretvorbo dokumenta, shranjevanjem v PDF v oknu za tiskanje ali prenosom spletne strani.

Pretvorite datoteko Word, Excel ali PowerPoint

Pretvorba je najbolj priljubljen način, zlasti pri pisarniških dokumentih, kadar želite ohraniti izvirno postavitev. Če želite deliti pogodbo ali poročilo, pretvorite DOCX v PDF, za preglednice Excel v PDF, za predstavitve pa pretvorite PowerPoint v PDF.

Natisnite v PDF namesto na papir

Namesto tiskanja dokumenta na papir lahko tiskate v PDF, če to možnost izberete v oknu tiskalnika. Glede na sistem, ki ga uporabljate, naredite naslednje: Destination > Save as PDF (Chrome in Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); meni PDF > Save as PDF (macOS). To lahko naredite s skoraj vsemi datotekami, ki jih je mogoče natisniti, od slik do dokumentov.

Shranite spletno stran kot PDF

Če želite ohraniti postavitev in vsebino potrebnih datotek, spletno stran shranite kot PDF. S to metodo lahko prenesete vstopnice, potrdila o naročilu in članke. Za pretvorbo spletnih strani v PDF-je uporabite spletno orodje HTML v PDF.

Pretvorite fotografije ali skene v PDF

To je priročna možnost, saj lahko iz zbirke slik ali optično prebranih kopij ustvarite eno datoteko in pri tem ohranite vrstni red strani. En PDF je lažje shraniti in deliti kot ločene fotografije ali dokumente. Datoteko obdelajte z orodji JPG v PDF, Sken v PDF in združi slike v en PDF.

Ustvarite PDF od začetka

Čeprav to ni najpogostejša potreba, je včasih treba ustvariti PDF brez izvirne datoteke. Ljudje običajno začnejo od začetka, kadar potrebujejo spremno pismo, preprost obrazec ali drug enostranski dokument. Za začetek s prazno stranjo uporabite orodje Ustvari PDF.

Kako urediti PDF

Urejanje PDF-ja zahteva več kot eno dejanje, saj lahko vključuje spreminjanje besedila in slik, združevanje ali razdeljevanje datotek oziroma pridobivanje vsebine, ki jo potrebujete.

Spremenite besedilo in slike

Številko lahko spremenite, logotip zamenjate ali odstavek odstranite neposredno v našem Urejevalniku PDF. Dokumenta vam ne bo treba znova ustvariti. To orodje vam omogoča tudi urejanje besedila z izvirno pisavo, uporabljeno v besedilu. Pisavo je mogoče ujemati le, če je vdelana v PDF, zato bodo pri nekaterih urejanjih uporabljene podobne pisave. Posebna funkcija Urejevalnik besedila PDF je koristna rešitev, kadar se mora popravljena vrstica ujemati s preostankom odstavka.

Združite, razdelite in prerazporedite strani

S PDF-jem lahko delate podobno kot s kompletom kart ter strani prerazporejate in združujete. Ločene datoteke združite v eno z našim orodjem Združi PDF, da shranite arhivirane dokumente ali ohranite podrobnosti poročila v eni datoteki. Uporabite Razdeli PDF, če morate po e-pošti poslati obsežno datoteko ali potrebujete le eno poglavje. Ko morate datoteko preurediti, lahko v našem delovnem prostoru tudi prerazporedite strani.

Izvlecite strani ali slike, ki jih potrebujete

Če imate datoteko s 60 stranmi in potrebujete le 3, lahko strani izvlečete iz PDF-ja. Izvlecite potrebno vsebino in jo pošljite ločeno od celotnega dokumenta. Naše orodje Izvleci PDF obdeluje datoteke do 100 MB. Kadar želite ohraniti pomemben posnetek zaslona, lahko s storitvijo Izvleci slike iz PDF-ja izvlečete tudi slike.

Pred deljenjem dodajte vodni žig

Vodni žig dodajte v PDF, kadar dokument zapusti vaše roke, preden je dokončan, ali kadar ga želite označiti kot zaupnega. Uporabite lahko na primer oznake, kot sta Osnutek ali Zaupno. Ko z orodji PDFAid dodate vodni žig ali uporabite žig, lahko za datoteko izberete predlogo po meri.

Pred pošiljanjem zmanjšajte datoteko

Veliki PDF-ji verjetno ne bodo ustrezali omejitvam velikosti e-poštnih storitev, zlasti če vsebujejo večstranski sken, ustvarjen iz fotografij telefona – ta lahko doseže več deset megabajtov. Stisnite PDF, da zmanjšate datoteko, in jo na naši platformi pošljite po e-pošti. Stiskanje lahko vpliva le na kakovost slik, ne pa na besedilo v dokumentu.

Ali je PDF varen

PDF ima tri različne varnostne mehanizme in dovoljenja (za katera je potrebno lastniško geslo), ki jih lahko izberete glede na svoj namen in naloge. V nadaljevanju so opisani gesla (geslo za odpiranje in geslo za dovoljenja), podpisi ter redigiranje ali sploščitev. Izbira je odvisna od tega, kaj želite zaščititi.

Gesla in šifriranje

Šifriranje PDF-ja z zaščito z geslom drugim preprečuje odpiranje datoteke, razen če vnesejo potrebno geslo. Uporabno je, kadar želite, da do dokumenta dostopajo samo določeni prejemniki. Morda pa imate datoteko, ki zaščite ne potrebuje več, in želite odstraniti šifriranje. Ko poznate geslo za PDF, lahko odklenete PDF ter ga omogočite za ogledovanje, spreminjanje in deljenje.

Digitalni in elektronski podpisi

Kaj je torej certificiran PDF in zakaj je pomembno poznati razliko med temi podpisi? Veliko ljudi jih zamenjuje, čeprav si niso podobni. Elektronski podpis lahko vtipkate, vstavite ali narišete, da pokažete svoje soglasje ali namen storiti, kar je navedeno. Na ta način lahko z našo storitvijo podpišete PDF. Digitalni podpis temelji na kriptografski tehnologiji in lahko preveri identiteto ter ohranja celovitost dokumenta po podpisu. Ko avtor uporabi certifikacijski podpis, PDF postane certificiran: bralci lahko vidijo, kdo ga je certificiral in ali je kdo opravil spremembe, ki jih avtor ni dovolil.

Redigiranje in sploščitev

Redigiranje in sploščitev sta dva različna mehanizma, ki lahko zaščitita vaš dokument. Redigiranje iz datoteke trajno izbriše izbrano besedilo ali območje; črn pravokotnik, narisan čez besedilo, ni redigiranje, saj besedilo ostane spodaj in ga je mogoče kopirati. Sploščitev deluje drugače, saj onemogoči spreminjanje podpisov in polj. Ta možnost fiksira plasti vsebine, zato drugi teh elementov ne morejo urejati ali odstraniti. Polja in podpisi postanejo del strani, zato jih nihče ne more urejati ali odstraniti kot elemente obrazca. Kadar morate skriti občutljive podatke, redigirajte PDF, za varno deljenje pa sploščite PDF.

Kratka zgodovina PDF-ja

1991 – Dr. John Warnock, izumitelj PDF-ja, začne projekt Camelot, ki velja za zgodnjo fazo tehnologije PDF.

15. junij 1993 - Adobe uradno izda Acrobat 1.0, prvo različico PDF-ja.

2008 – Mednarodna organizacija za standardizacijo objavi PDF 1.7 kot standard ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO leta 2017 objavi PDF 2.0 kot ISO 32000-2, decembra 2020 pa mu sledi druga izdaja (ISO 32000-2:2020).

Projekt Camelot, 1991

Dr. John Warnock začne projekt Camelot. Opisal je zamisel o datoteki, ki jo je mogoče odpreti in natisniti z izvirno postavitvijo na katerem koli računalniku ali tiskalniku. Takrat je bilo deljenje dokumentov precej težavno, saj so lahko bili na zaslonu sodelavca videti drugače. Projekt Camelot je bil zasnovan za rešitev te težave.

Acrobat in PDF 1.0, 1993

Adobe je 15. junija 1993 predstavil prvi Acrobat skupaj s formatom PDF. Ljudem je omogočil deljenje dokumentov ob ohranjanju njihovega pristnega videza. Vendar se je PDF uveljavljal počasi, ker so bile datoteke takrat velike, Adobe Acrobat pa je bil plačljiva programska oprema.

Odprti standard od leta 2008

Adobe je leta 2008 specifikacijo Adobe PDF prenesel na ISO, kar je pomenilo, da PDF ni več pod nadzorom enega ponudnika. Po trenutnem standardu ISO 32000-2 je to odprti standard, ki ga je mogoče uporabljati neodvisno od ponudnika programske opreme.

Standardi PDF, na katere boste naleteli

Kaj je PDF z vidika svojih specifikacij? PDF je prej družina različnih standardov kot en sam standard. Vsi so prilagojeni različnim nalogam, vključno z ohranjanjem, dostopnostjo in organizacijo.

PDF/A za dolgoročno arhiviranje

PDF/A je namenjen arhiviranju datotek in njihovemu dolgoročnemu ohranjanju. Ta različica zahteva, da so vsi potrebni elementi, vključno s pisavami in barvnimi profili, vdelani v dokument. PDF ne sme biti odvisen od zunanjih orodij ali virov. PDF/A se uporablja, kadar je treba datoteke hraniti in ohraniti njihovo obnovljivost več let, kar pogosto zahtevajo sodišča, arhivi in državni organi.

Označeni PDF in PDF/UA za dostopnost

Označeni PDF ohranja strukturo dokumenta, ki vključuje naslove, sezname, vrstni red branja in napise slik. Zato je vsebina prepoznana, namesto da bi bila obravnavana kot zbirka elementov. PDF/UA (ISO 14289) določa pravila, ki jih mora izpolnjevati označeni PDF, da ga lahko bralniki zaslona preberejo v pravilnem vrstnem redu. Dostopnost je osrednje načelo označenih PDF-jev.

Linearizirani PDF za hitro spletno ogledovanje

Najprej je treba odgovoriti na vprašanje: kaj je linearizirani PDF? To je PDF, ki je prestrukturiran tako, da lahko vidite njegovo prvo stran, preden brskalnik dokonča prenos. Tak pristop je uporaben pri delu z velikimi datotekami v spletu, kot so obsežni katalogi ali raziskovalni članki. Ni vam treba čakati, da se prenos konča, saj lahko linearizirani PDF začnete brati takoj.

Pogosta vprašanja

Ali je PDF brezplačen?

Da. PDF je odprt format, zato odpiranje, branje in ustvarjanje PDF-jev nič ne stane.

Ali lahko pretvorjeno datoteko dobim brez plačila?

Naše orodje omogoča brezplačno pretvorbo datoteke, vendar to velja le za en dokument, obdelava pa traja nekaj ur, preden je datoteka pripravljena. Če se želite izogniti čakanju, vam naročnina rezultat zagotovi takoj.

Zakaj toliko ljudi uporablja PDF-je?

PDF, okrajšava za Portable Document Format, ostaja priljubljen, ker ohranja videz in oblikovanje dokumenta popolnoma enaka v kateri koli napravi ali operacijskem sistemu.

Kaj je bralnik PDF?

Bralnik PDF je programska oprema, namenjena odpiranju, ogledovanju in tiskanju datotek v formatu PDF oziroma Portable Document Format.

Kako vem, ali je moj PDF sken?

Z miško poskusite izbrati ali kopirati nekaj besedila. Če se nič ne označi, je vaš PDF sken, torej v bistvu slika strani in ne besedilo, ki ga je mogoče urejati.

Ali je PDF videti enako v vsaki napravi?

Da. PDF je zasnovan tako, da se na vsakem zaslonu ali tiskalniku prikaže enako. Postavitev, pisave in slike ohrani na mestu, tako da se nič ne premakne iz položaja.