Kako odpreti PDF v Wordu

PDF lahko odprete v Wordu, vendar ga Word najprej pretvori v Wordov dokument, zato urejate kopijo in ne izvirnega PDF-ja. Pri pismu ali pogodbi, ki vsebuje le besedilo, je kopija navadno precej podobna izvirniku. Pri dvostolpčnem poročilu, obrazcu ali optično prebranem dokumentu boste morali del vsebine verjetno popraviti ročno. V tem vodniku je opisano, kako odpreti PDF v Wordu, kaj se pri tem običajno poruši in kaj lahko storite namesto tega.

Kaj se dejansko zgodi, ko Word odpre PDF

Word PDF-ja ne odpre neposredno. Ustvari kopijo datoteke in jo pretvori, izvirna datoteka pa ostane nedotaknjena. Microsoft to pojasnjuje takole: »Word ustvari kopijo PDF-ja, jo pretvori v Wordov dokument in poskuša ohraniti postavitev izvirnega PDF-ja.« Pomembna je beseda poskuša: postavitev se znova ustvari, ne prenese.

Rezultat se shrani kot datoteka .docx. Če nato znova potrebujete PDF, je to ločen korak, opisan na koncu tega vodnika.

Odpiranje PDF-ja ni isto kot vstavljanje PDF-ja

Številni vodniki na to temo zamenjujejo dve različni opravili. Če PDF odprete v Wordu, se pretvori, da lahko urejate besedilo. Če PDF vstavite (Vstavi, nato Predmet in nato Ustvari iz datoteke), se kot predmet doda v drug Wordov dokument, pri čemer Microsoft jasno opozarja na omejitev: »Predmet lahko spremenite po velikosti, ne morete pa ga urejati, ko ga vstavite.« Če želite spremeniti besedilo, potrebujete prvo možnost.

Kako korak za korakom odpreti PDF v Wordu

Postopek je enak v Wordu za Microsoft 365 ter v Wordu 2024, 2021, 2019 in 2016:

• 1. korak. Odprite Word.

• 2. korak. Pojdite v Datoteka in nato Odpri.

• 3. korak. Iz računalnika ali mape v oblaku izberite PDF.

• 4. korak. V obvestilu o pretvorbi kliknite V redu.

• 5. korak. Uredite pretvorjeni dokument.

• 6. korak. Shranite ga.

Potrdite obvestilo o pretvorbi

To je korak, ki ga večina ljudi potrdi, ne da bi ga prebrala, vendar natančno pove, kaj lahko pričakujete. Obvestilo o pretvorbi se glasi: »Word bo zdaj vaš PDF pretvoril v Wordov dokument, ki ga je mogoče urejati. To lahko traja nekaj časa. Nastali Wordov dokument bo optimiziran za urejanje besedila, zato morda ne bo videti povsem enako kot izvirni PDF, zlasti če je izvirna datoteka vsebovala veliko grafike«.

Preprosto povedano, to opozorilo o pretvorbi sporoča tri stvari: Word ustvari novo kopijo, kopija je prilagojena urejanju in ne videzu, strani z veliko slikami pa se najverjetneje spremenijo. Klik na V redu je varen. Izvirni PDF se ne spremeni, zato kopijo preprosto zaprite, če je videti napačno, in nič ne bo izgubljeno.

Shranite rezultat v pravilni obliki

Ko pritisnete Shrani, Word privzeto shrani .docx in ne PDF-ja. To preseneti ljudi, ki pričakujejo, da bo datoteka ostala takšna, kot je bila. Uporabite Shrani kot in kopijo poimenujte tako, da bo jasno, kaj je, da boste datoteki pozneje lahko razlikovali: v napravi imate zdaj dve datoteki, izvirni PDF in Wordov dokument, ki ga je mogoče urejati.

Pri čem Word naredi napake

Word PDF-ja ne prenese v dokument, temveč stran ustvari znova od začetka. Zato bolj ko je stran zapletena, bolj kopija odstopa. Če nameravate PDF urejati v Wordu, najprej preverite naslednje.

PDF je optično prebran dokument

PDF, ustvarjen iz fotografije ali skenerja, ne vsebuje besedila, temveč le sliko strani. Word besedila na njem ne prepozna. Kot pojasnjuje prostovoljni moderator na Microsoft Q&A, »Word bo ustvaril datoteko .docx, ki vsebuje enako sliko, ne besedila, ki bi ga bilo mogoče urejati,« in »Word nima zmogljivosti OCR.«

Če se torej sprašujete, kako v Wordu pretvoriti sliko PDF-ja v besedilo, je odgovor, da najprej izvedete prepoznavanje: zaženite OCR za PDF, nato pa rezultat odprite ali pretvorite. Če želite preveriti, kakšen PDF imate, uporabite dvosekundni preizkus označevanja: s kazalcem poskusite označiti vrstico. Če ne morete označiti ničesar, je stran najverjetneje optično prebran dokument ali slika besedila; če lahko, imate PDF z besedilom, ki ga je mogoče označiti.

Stolpci, tabele in glave se premaknejo

Večstolpčna postavitev se pogosto zruši v en dolg tok besedila, tabele se razširijo ali razdelijo, glave in noge pa se premaknejo v telo dokumenta. Razlog je v sami obliki zapisa. Microsoftov vodnik za odpiranje PDF-jev v Wordu to pojasnjuje takole: »PDF shrani tabelo kot nabor črt brez povezave z vsebino znotraj celic tabele.« Word mora ugibati, katere črte tvorijo tabelo in katere besede sodijo v posamezen stolpec.

Če torej iščete način, kako odpreti PDF v Wordu brez izgube oblikovanja, zanj ni stikala. Pretvorbe ni mogoče nastavljati, Microsoftov seznam elementov, ki se ne pretvorijo dobro, pa vključuje tabele z razmiki med celicami, obrobe strani, sprotne opombe, ki segajo čez več kot eno stran, zaznamke PDF in komentarje PDF.

Pisave se zamenjajo

PDF navadno vsebuje vdelane pisave. Wordov dokument uporablja pisave, nameščene v računalniku. Če pisava iz PDF-ja ni nameščena, Word uporabi podobno, dolžine vrstic pa se spremenijo.

Majhne razlike se seštevajo. Če je nadomestna pisava 5 % širša, vrstica s 60 znaki zdaj potrebuje širino 63 znakov, zato se zadnjih nekaj znakov prelomi v novo vrstico, stran, na kateri je bilo 40 vrstic, pa lahko zadnji dve vrstici potisne na naslednjo stran. Pri 12-stranskem poročilu to pomeni približno 24 vrstic zamika, kar je več kot pol strani. To je najbolj opazno pri dopisnih glavah, predlogah z blagovno znamko in obrazcih, kjer mora besedilo ležati na črti.

Polja obrazcev in podpisi izginejo

Polja obrazcev, ki jih je mogoče izpolniti, se navadno spremenijo v navadno besedilo ali izginejo, namesto da bi ostala polja za izpolnitev. Tudi digitalni podpis se ne ohrani. Potrjuje eno določeno datoteko PDF, Wordov dokument pa je nova datoteka, zato podpis nima več česa preverjati. Slika podpisa je lahko še vedno prikazana na strani, vendar kriptografski podpis za njo izgine.

Praktično pravilo: podpisanih dokumentov ne odpirajte v Wordu. Z njimi delajte kot s PDF-ji; če podpisani sporazum potrebuje spremembe, jih je treba opraviti in znova podpisati.

Uredite PDF, ne da bi ga odprli v Wordu

Če je sprememba majhna, na primer napačen znesek na računu, zastarela vrstica v pravilniku ali manjkajoč stavek v spremnem pismu, pretvorba ustvari več dela, kot ga prihrani. Pretvoriti bi morali celotno datoteko, na vsaki strani preveriti odmike postavitve in jo znova izvoziti v PDF, vse to zaradi spremembe ene vrstice.

Preprosteje je urediti PDF v spletu, neposredno v brskalniku. V urejevalniku lahko z možnostjo Uredi besedilo spremenite obstoječe besede na mestu, z možnostjo Besedilo pa dodate novo besedilno polje. Spremeni se le urejena vrstica; preostanek strani se ne ustvari znova.

Če je izvirna pisava v PDF-ju le delno vdelana, so lahko novi znaki prikazani v nadomestni pisavi, zato preverite spremenjeno vrstico. Ko končate, se prijavite za prenos datoteke ali si dajte povezavo za prenos poslati po e-pošti. Word uporabite za opravila, pri katerih Wordov dokument res potrebujete: za prepisovanje dolgih odsekov ali ponovno uporabo vsebine v novi datoteki.

Pretvorite PDF v Word s PDFAid

Kadar potrebujete Wordov dokument, ki ga je mogoče urejati, je samostojen pretvornik alternativa vgrajeni pretvorbi v Wordu: najprej pretvorite v DOCX, nato pa datoteko odprite v Wordu. Word .docx odpre kot lasten zapis, zato ni obvestila o pretvorbi in druge ponovne izgradnje dokumenta (če se pri preneseni datoteki prikaže rumena vrstica zaščitenega pogleda, kliknite Omogoči urejanje). Pretvornik PDF v Word deluje tako:

• 1. korak. Kliknite Naložite za pretvorbo in izberite PDF (do 100 MB). Najprej se odpre v urejevalniku: če želite pred pretvorbo popraviti tipkarsko napako, zaprite pogovorno okno, opravite popravek in nato kliknite Končano, da se vrnete.

• 2. korak. V možnosti Pretvori PDF v izberite DOCX za trenutne različice Worda ali DOC za starejše ter poimenujte datoteko.

• 3. korak. Kliknite Prenesi, nato pa izberite Način pretvorbe: Brez OCR, če je besedilo že mogoče označiti, ali OCR (prepoznavanje besedila) za optično prebrane dokumente in fotografije. To je korak, ki ga Word nima.

• 4. korak. Kliknite Nadaljuj, počakajte, da se datoteka obdela, nato pa se za prenos prijavite z računom Google, Apple ali e-poštnim naslovom oziroma si dajte povezavo za prenos poslati po e-pošti.

Obstajajo tudi slabosti: datoteko je treba naložiti, potrebujete internetno povezavo in za prenos potrebujete račun. Wordova vgrajena pretvorba ohrani vse v vašem računalniku. Noben pretvornik ne more obljubiti popolne kopije vsake postavitve, zato pretvorjeni dokument primerjajte z izvirnikom stran za stranjo, enako kot pri Wordovi različici.

Pretvorba nazaj v PDF

Ko končate z urejanjem, lahko Wordov dokument vedno pretvorite nazaj v PDF. V Wordu odprite datoteko, pojdite v Datoteka, nato v Shrani kopijo (ali Shrani kot, če datoteka še ni bila shranjena) in na seznamu vrst datotek izberite PDF.

Poimenujte ga tako, da ga ni mogoče zamenjati z izvirnikom: ne lease.pdf, kar se lahko prepiše ali zamenja z datoteko, iz katere ste začeli, temveč lease_2026-10_signed-ready.pdf. Microsoftova navodila so v članku Shranjevanje ali pretvorba v PDF. Če uporabljate računalnik brez Worda, pretvornik Word v PDF v brskalniku naredi enako.

Upoštevajte še nekaj: novi PDF je ustvarjen iz urejene Wordove kopije, ne iz izvirnika. Kar se je med pretvorbo izgubilo, na primer polje za izpolnitev ali digitalni podpis, se pri pretvorbi nazaj ne bo vrnilo.

Zaključek: Word ureja kopijo, zato jo preverite

Odpiranje PDF-ja v Wordu je pretvorba, vsaka pretvorba pa ugiba o postavitvi. Rezultat je primeren za navadno besedilo, nezanesljiv pa pri optično prebranih dokumentih, stolpcih, obrazcih in podpisanih datotekah.

Ključne ugotovitve

• Word pretvori kopijo PDF-ja; izvirna datoteka se nikoli ne spremeni.

• Najprej opravite preizkus označevanja: če besedila ne morete označiti, gre najverjetneje za optično prebran dokument in Word vam bo dal le sliko.

• Za popravek ene vrstice uredite PDF neposredno, namesto da ga pretvarjate.

• Podpisane PDF-je in obrazce, ki jih je mogoče izpolniti, ohranite kot PDF-je: digitalni podpis ne preživi prenosa v Word, polja obrazcev pa se redko vrnejo kot polja.

Ko bo PDF naslednjič potreboval spremembe, pred odpiranjem Worda na eni vrstici opravite preizkus označevanja. Traja dve sekundi in pove, kateri pristop izbrati.

Pogosta vprašanja

Ali odpiranje PDF-ja v Wordu spremeni izvirno datoteko?

Ne. Word dela s kopijo vaše datoteke, zato izvirni PDF ostane popolnoma enak, ne glede na spremembe, ki jih naredite.

Zakaj je moj PDF po odprtju v Wordu videti napačno?

Word poskuša nespremenljivo postavitev PDF-ja spremeniti v nekaj, kar je mogoče urejati, pri tem pa lahko popači zapleteno oblikovanje, pisave in postavitev. Bolj ko je izvirna zasnova zapletena, večja je verjetnost, da se kaj premakne.

Ali lahko Word odpre optično prebran PDF?

Da, vendar besedilo ostane del slike, namesto da bi postalo pravo besedilo, ki ga je mogoče urejati. Če želite, da ga lahko označite in urejate, ga najprej obdelajte z našim orodjem OCR.

Katere različice Worda lahko odprejo PDF-je?

Microsoft Word 2013 in novejše različice lahko neposredno odprejo in urejajo datoteke PDF brez dodatne programske opreme.