Word में PDF कैसे खोलें

आप Word में PDF फ़ाइल खोल सकते हैं, लेकिन Word पहले उसे Word दस्तावेज़ में कन्वर्ट करता है, इसलिए आप मूल PDF नहीं बल्कि उसकी कॉपी एडिट करते हैं। केवल टेक्स्ट वाले पत्र या अनुबंध के लिए कॉपी आम तौर पर काफी हद तक सही रहती है। दो-कॉलम रिपोर्ट, फ़ॉर्म या स्कैन के लिए, कुछ हिस्सों को हाथ से ठीक करने की अपेक्षा रखें। इस गाइड में बताया गया है कि Word में PDF कैसे खोलें, क्या-क्या बिगड़ सकता है और इसके बजाय क्या करें।

Word में PDF खोलने पर वास्तव में क्या होता है

Word PDF को सीधे नहीं खोलता। यह फ़ाइल की एक कॉपी बनाकर उसे कन्वर्ट करता है और मूल फ़ाइल में कोई बदलाव नहीं होता। Microsoft इसे इस तरह कहता है: "Word PDF की एक कॉपी बनाता है, उसे Word दस्तावेज़ में कन्वर्ट करता है और मूल PDF के लेआउट से मेल खाने का प्रयास करता है।" यहां प्रयास शब्द महत्वपूर्ण है: लेआउट को फिर से बनाया जाता है, सीधे स्थानांतरित नहीं किया जाता।

नतीजा .docx फ़ाइल के रूप में सेव होता है। बाद में फिर से PDF चाहिए हो, तो वह अलग चरण है, जिसके बारे में इस गाइड के अंत में बताया गया है।

PDF खोलना और उसे सम्मिलित करना एक ही बात नहीं है

इस विषय पर कई गाइड दो अलग-अलग कामों को मिला देती हैं। Word में PDF खोलने से वह कन्वर्ट हो जाती है, ताकि आप टेक्स्ट एडिट कर सकें। PDF सम्मिलित करने पर (Insert, फिर Object, फिर Create from File) वह किसी दूसरे Word दस्तावेज़ में ऑब्जेक्ट के रूप में रखी जाती है, और Microsoft इसकी सीमा स्पष्ट करता है: "आप ऑब्जेक्ट का आकार बदल सकते हैं, लेकिन सम्मिलित करने के बाद उसे एडिट नहीं कर सकते।" शब्द बदलने हों, तो आपको पहला तरीका चाहिए।

Word में PDF चरण-दर-चरण कैसे खोलें

Word for Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 और 2016 में प्रक्रिया समान है:

• चरण 1. Word खोलें।

• चरण 2. फ़ाइल पर जाएं, फिर खोलें पर क्लिक करें।

• चरण 3. अपने कंप्यूटर या क्लाउड फ़ोल्डर से PDF चुनें।

• चरण 4. कन्वर्ज़न संदेश में ठीक है पर क्लिक करें।

• चरण 5. कन्वर्ट किए गए दस्तावेज़ को एडिट करें।

• चरण 6. इसे सेव करें।

कन्वर्ज़न संदेश की पुष्टि करें

अधिकांश लोग इस चरण को पढ़े बिना क्लिक करके आगे बढ़ जाते हैं, जबकि यह साफ बताता है कि क्या अपेक्षा रखें। कन्वर्ज़न संदेश में लिखा होता है: "Word अब आपके PDF को एडिट करने योग्य Word दस्तावेज़ में कन्वर्ट करेगा। इसमें कुछ समय लग सकता है। बने हुए Word दस्तावेज़ को टेक्स्ट एडिट करने के लिए अनुकूलित किया जाएगा, इसलिए यह मूल PDF जैसा बिल्कुल नहीं दिख सकता, खासकर यदि मूल फ़ाइल में बहुत अधिक ग्राफ़िक्स हों।"

सरल शब्दों में, यह कन्वर्ज़न चेतावनी तीन बातें कहती है: Word नई कॉपी बनाता है, कॉपी को दिखावट के बजाय एडिटिंग के लिए तैयार किया जाता है और बहुत अधिक छवियों वाले पृष्ठों में बदलाव होने की संभावना सबसे अधिक होती है। ठीक है पर क्लिक करना सुरक्षित है। मूल PDF में बदलाव नहीं होता, इसलिए कॉपी गलत दिखे तो उसे बंद कर दें; कुछ भी नहीं खोएगा।

परिणाम को सही फ़ॉर्मेट में सेव करें

Save दबाने पर Word डिफ़ॉल्ट रूप से .docx सेव करता है, PDF नहीं। यह उन लोगों को हैरान करता है जिन्हें उम्मीद होती है कि फ़ाइल पहले जैसी ही रहेगी। इस रूप में सेव करें का उपयोग करें और कॉपी को ऐसा नाम दें जो बताए कि वह क्या है, ताकि बाद में दोनों में अंतर कर सकें: अब आपके डिवाइस पर दो फ़ाइलें हैं, मूल PDF और एडिट करने योग्य Word दस्तावेज़।

Word क्या गलत करता है

Word PDF को दस्तावेज़ में स्थानांतरित नहीं करता; वह पृष्ठ को शुरू से फिर बनाता है। इसलिए पृष्ठ जितना जटिल होगा, कॉपी में उतना अधिक अंतर आएगा। यदि आप Word में PDF एडिट करने की योजना बना रहे हैं, तो पहले इन जगहों को देखें।

PDF एक स्कैन है

फ़ोटो या स्कैनर से बनी PDF में टेक्स्ट नहीं होता, केवल पृष्ठ की छवि होती है। Word उसमें टेक्स्ट को पहचान नहीं पाता। जैसा कि Microsoft Q&A का स्वयंसेवी मॉडरेटर बताता है, "Word एक .docx फ़ाइल बनाएगा जिसमें वही चित्र होगा, एडिट करने योग्य टेक्स्ट नहीं," और "Word में OCR क्षमता नहीं है।"

इसलिए यदि आप सोच रहे हैं कि Word में PDF छवि को टेक्स्ट में कैसे कन्वर्ट करें, तो जवाब है पहले पहचान करना: PDF पर OCR चलाएं, फिर परिणाम को खोलें या कन्वर्ट करें। आपके पास किस प्रकार की PDF है, यह जांचने के लिए दो सेकंड का चयन परीक्षण करें: कर्सर से एक पंक्ति हाइलाइट करने का प्रयास करें। कुछ भी हाइलाइट न हो, तो पृष्ठ संभवतः स्कैन या टेक्स्ट की छवि है; हाइलाइट हो जाए, तो आपके पास चुने जा सकने वाले टेक्स्ट वाली टेक्स्ट-आधारित PDF है।

कॉलम, टेबल और हेडर खिसक जाते हैं

बहु-कॉलम लेआउट अक्सर टेक्स्ट की एक लंबी धारा में बदल जाता है, टेबल फैल जाती हैं या विभाजित हो जाती हैं और हेडर व फुटर मुख्य टेक्स्ट में खिसक जाते हैं। इसकी वजह फ़ॉर्मेट ही है। Word में PDF खोलने के लिए Microsoft की गाइड इसे इस तरह समझाती है: "PDF टेबल को रेखाओं के एक समूह के रूप में स्टोर करता है, जिनका टेबल सेल के अंदर की सामग्री से कोई संबंध नहीं होता।" Word को अनुमान लगाना पड़ता है कि कौन-सी रेखाएं टेबल बनाती हैं और कौन-से शब्द किस कॉलम के हैं।

इसलिए यदि आप फ़ॉर्मेटिंग खोए बिना Word में PDF खोलने का तरीका खोज रहे हैं, तो इसके लिए कोई स्विच नहीं है। कन्वर्ज़न में समायोजित करने के लिए कोई सेटिंग नहीं होती, और Microsoft की उन तत्वों की सूची में, जो अच्छी तरह कन्वर्ट नहीं होते, सेल स्पेसिंग वाली टेबल, पृष्ठ बॉर्डर, एक से अधिक पृष्ठ पर फैले फ़ुटनोट, PDF बुकमार्क और PDF टिप्पणियां शामिल हैं।

फ़ॉन्ट बदल जाते हैं

PDF में आम तौर पर एम्बेड किए गए फ़ॉन्ट फ़ाइल के अंदर होते हैं। Word दस्तावेज़ कंप्यूटर पर इंस्टॉल फ़ॉन्ट पर निर्भर करता है। PDF वाला फ़ॉन्ट इंस्टॉल न हो, तो Word उससे मिलता-जुलता फ़ॉन्ट लगा देता है और पंक्तियों की लंबाई बदल जाती है।

छोटे अंतर जुड़ते जाते हैं। यदि विकल्प वाला फ़ॉन्ट 5% अधिक चौड़ा हो, तो 60-वर्णों वाली पंक्ति को अब 63 की चौड़ाई चाहिए होगी, इसलिए अंतिम कुछ वर्ण अगली पंक्ति में चले जाएंगे और जिस पृष्ठ में 40 पंक्तियां आती थीं, उसकी आखिरी दो पंक्तियां अगले पृष्ठ पर जा सकती हैं। 12-पृष्ठों की रिपोर्ट में यह लगभग 24 पंक्तियों का अंतर है, यानी आधे से अधिक पृष्ठ। यह सबसे अधिक लेटरहेड, ब्रांडेड टेम्पलेट और ऐसे फ़ॉर्म में दिखता है जहां टेक्स्ट को किसी रेखा पर बैठना होता है।

फ़ॉर्म फ़ील्ड और सिग्नेचर गायब हो जाते हैं

भरने योग्य फ़ॉर्म फ़ील्ड आम तौर पर ऐसे फ़ील्ड बने रहने के बजाय सादे टेक्स्ट में बदल जाते हैं या गायब हो जाते हैं, जिन्हें आप भर सकते हैं। डिजिटल सिग्नेचर भी नहीं बचता। यह एक विशिष्ट PDF फ़ाइल को प्रमाणित करता है और Word दस्तावेज़ नई फ़ाइल होता है, इसलिए सिग्नेचर के सत्यापित करने के लिए कुछ नहीं रहता। सिग्नेचर का चित्र पृष्ठ पर दिख सकता है, लेकिन उसके पीछे वाला क्रिप्टोग्राफ़िक सिग्नेचर चला जाता है।

व्यावहारिक नियम: साइन किए गए दस्तावेज़ Word में न खोलें। उन पर PDF के रूप में काम करें और यदि साइन किए गए समझौते में बदलाव चाहिए, तो बदलाव करके फिर से साइन करना होगा।

PDF को Word में खोले बिना एडिट करें

परिवर्तन छोटा हो, जैसे इनवॉइस में गलत अंक, नीति में पुरानी पंक्ति या कवर लेटर में छूटा हुआ वाक्य, तो कन्वर्ज़न जितना काम बचाता है उससे अधिक काम बना देता है। केवल एक पंक्ति बदलने के लिए आपको पूरी फ़ाइल कन्वर्ट करनी होगी, लेआउट के अंतर के लिए हर पृष्ठ जांचना होगा और फिर उसे PDF में वापस एक्सपोर्ट करना होगा।

इसे ब्राउज़र में सीधे PDF को ऑनलाइन एडिट करना अधिक सरल है। एडिटर में टेक्स्ट एडिट करें से आप मौजूदा शब्दों को उसी जगह बदल सकते हैं और टेक्स्ट नया टेक्स्ट बॉक्स जोड़ता है। केवल एडिट की गई पंक्ति बदलती है; बाकी पृष्ठ फिर से नहीं बनाया जाता।

मूल फ़ॉन्ट PDF में केवल आंशिक रूप से एम्बेड हो, तो नए वर्ण विकल्प वाले फ़ॉन्ट में दिख सकते हैं, इसलिए बदली हुई पंक्ति देख लें। काम पूरा होने पर फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए साइन इन करें या डाउनलोड लिंक अपने ईमेल पर मंगवाएं। Word को उन कामों के लिए रखें जिनमें वास्तव में Word दस्तावेज़ चाहिए: लंबे अनुभाग दोबारा लिखना या सामग्री को नई फ़ाइल में इस्तेमाल करना।

PDFAid से PDF को Word में कन्वर्ट करें

जब आपको एडिट करने योग्य Word दस्तावेज़ चाहिए, तो अलग कन्वर्टर Word के अंतर्निहित कन्वर्ज़न का विकल्प है: पहले DOCX में कन्वर्ट करें, फिर उस फ़ाइल को Word में खोलें। Word .docx को अपने ही फ़ॉर्मेट के रूप में खोलता है, इसलिए कोई कन्वर्ज़न संदेश या दूसरी बार पुनर्निर्माण नहीं होता (डाउनलोड की गई फ़ाइल पर पीली Protected View पट्टी दिखाई दे, तो Enable Editing पर क्लिक करें)। PDF से Word में कन्वर्टर इस तरह काम करता है:

• चरण 1. कन्वर्ट करने के लिए अपलोड करें पर क्लिक करें और PDF चुनें (100 MB तक)। यह पहले एडिटर में खुलती है: कन्वर्ट करने से पहले टाइपिंग की गलती ठीक करने के लिए डायलॉग बंद करें, सुधार करें, फिर उसे वापस लाने के लिए हो गया पर क्लिक करें।

• चरण 2. PDF को इसमें कन्वर्ट करें में, Word के वर्तमान संस्करणों के लिए DOCX या पुराने संस्करणों के लिए DOC चुनें और फ़ाइल को नाम दें।

• चरण 3. डाउनलोड पर क्लिक करें, फिर कन्वर्ज़न विधि चुनें: टेक्स्ट पहले से चुना जा सकता हो तो कोई OCR नहीं, या स्कैन और फ़ोटो के लिए OCR (टेक्स्ट पहचान)। यह वह चरण है जो Word में नहीं होता।

• चरण 4. जारी रखें पर क्लिक करें, फ़ाइल प्रोसेस होने तक प्रतीक्षा करें, फिर इसे डाउनलोड करने के लिए Google, Apple या ईमेल पते से साइन इन करें, या डाउनलोड लिंक अपने ईमेल पर मंगवाएं।

कुछ कमियां भी हैं: फ़ाइल को अपलोड करना पड़ता है, इंटरनेट कनेक्शन चाहिए और डाउनलोड के लिए अकाउंट चाहिए। Word का अंतर्निहित कन्वर्ज़न सब कुछ आपके कंप्यूटर पर रखता है। और कोई भी कन्वर्टर हर लेआउट की बिल्कुल सही कॉपी का वादा नहीं कर सकता, इसलिए कन्वर्ट किए गए दस्तावेज़ को मूल से पृष्ठ-दर-पृष्ठ जांचें, जैसे आप Word के संस्करण के साथ करते हैं।

इसे वापस PDF में बदलना

एडिट पूरे होने पर आप Word दस्तावेज़ को हमेशा वापस PDF में बदल सकते हैं। Word में फ़ाइल खोलें, फ़ाइल पर जाएं, फिर कॉपी सेव करें पर क्लिक करें (या फ़ाइल अभी तक सेव न की हो तो इस रूप में सेव करें) और फ़ाइल प्रकार की सूची में PDF चुनें।

ऐसा नाम दें जिससे इसे मूल से भ्रमित न किया जा सके: lease.pdf नहीं, जो ओवरराइट हो सकती है या जिस फ़ाइल से आपने शुरुआत की थी उसके साथ भ्रमित हो सकती है, बल्कि lease_2026-10_signed-ready.pdf। Microsoft के निर्देश PDF में सेव या कन्वर्ट करें में हैं। Word के बिना कंप्यूटर पर, Word से PDF में कन्वर्टर ब्राउज़र में यही काम करता है।

एक बात ध्यान रखें: नई PDF एडिट की गई Word कॉपी से बनती है, मूल से नहीं। कन्वर्ज़न के दौरान जो भी खो गया, जैसे भरने योग्य फ़ील्ड या डिजिटल सिग्नेचर, वह वापस नहीं आएगा।

निष्कर्ष: Word कॉपी एडिट करता है, इसलिए कॉपी जांचें

Word में PDF खोलना एक कन्वर्ज़न है और हर कन्वर्ज़न लेआउट के बारे में एक अनुमान है। परिणाम सामान्य टेक्स्ट के लिए अच्छा है और स्कैन, कॉलम, फ़ॉर्म तथा साइन की गई फ़ाइलों के लिए अविश्वसनीय है।

मुख्य बातें

• Word PDF की कॉपी कन्वर्ट करता है; मूल फ़ाइल कभी नहीं बदलती।

• पहले चयन परीक्षण करें: टेक्स्ट हाइलाइट नहीं होता, तो वह संभवतः स्कैन है और Word आपको केवल चित्र देगा।

• एक पंक्ति के सुधार के लिए कन्वर्ट करने के बजाय PDF को ही एडिट करें।

• साइन किए गए PDF और भरने योग्य फ़ॉर्म को PDF ही रखें: डिजिटल सिग्नेचर Word में जाने के बाद नहीं बच सकता और फ़ॉर्म फ़ील्ड शायद ही कभी फ़ील्ड के रूप में वापस आते हैं।

अगली बार जब PDF में बदलाव चाहिए हो, Word खोलने से पहले एक पंक्ति पर चयन परीक्षण करें। इसमें दो सेकंड लगते हैं और इससे पता चलता है कि कौन-सा तरीका अपनाना है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या Word में PDF खोलने से मूल फ़ाइल बदल जाती है?

नहीं। Word आपकी फ़ाइल की कॉपी के साथ काम करता है, इसलिए आप कोई भी बदलाव करें, मूल PDF बिल्कुल वैसी ही रहती है।

Word में खोलने के बाद मेरी PDF गलत क्यों दिखती है?

Word PDF के स्थिर लेआउट को एडिट करने योग्य रूप में बदलने की कोशिश करता है और इस प्रक्रिया में जटिल फ़ॉर्मेटिंग, फ़ॉन्ट और लेआउट बिगड़ सकते हैं। मूल डिज़ाइन जितना जटिल होगा, किसी चीज़ के अपनी जगह से खिसकने की संभावना उतनी अधिक होगी।

क्या Word स्कैन की गई PDF खोल सकता है?

हां, लेकिन टेक्स्ट वास्तविक, एडिट करने योग्य टेक्स्ट बनने के बजाय छवि का हिस्सा बना रहता है। उसे चुनने और एडिट करने योग्य बनाने के लिए पहले हमारे OCR टूल से प्रोसेस करें।

Word के कौन-से संस्करण PDF खोल सकते हैं?

Microsoft Word 2013 और उसके बाद के संस्करण बिना किसी अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर के सीधे PDF फ़ाइलें खोल और एडिट कर सकते हैं।