Τι είναι το PDF;

PDF σημαίνει Portable Document Format. Αυτός ο τύπος αρχείου διατηρεί την αρχική του εμφάνιση, συμπεριλαμβανομένων των γραμματοσειρών, του κειμένου, της διάταξης και των εικόνων, ίδια σε κάθε οθόνη όπου το ανοίγετε. Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθετε τι είναι ένα PDF, πώς λειτουργεί στην πράξη, σε τι χρησιμοποιείται, καθώς και τους τύπους, τα πλεονεκτήματα, τους περιορισμούς και τη σύγκρισή του με άλλες μορφές αρχείων.

Τι σημαίνει PDF

PDF σημαίνει Portable Document Format. Κάθε λέξη της πλήρους ονομασίας περιγράφει τη λειτουργία της μορφής. Το Portable σημαίνει ότι ένα PDF ανοίγει σε τηλέφωνα, tablet και υπολογιστές, ανεξάρτητα από το λογισμικό στο οποίο δημιουργήθηκε. Το Document σημαίνει ότι έχει σχεδιαστεί για να περιέχει στοιχεία όπως συμβάσεις, φόρμες και αναφορές. Το Format σημαίνει ότι η διάταξη είναι σταθερή: οι γραμματοσειρές, το κείμενο και οι εικόνες παραμένουν εκεί όπου τα τοποθετήσατε, ώστε ο παραλήπτης να βλέπει τη σελίδα ακριβώς όπως την αποθηκεύσατε.

Με απλά λόγια, ένα PDF είναι το ψηφιακό αποτύπωμα ενός φύλλου χαρτιού και όχι ένα σύνολο συμβόλων που ένα πρόγραμμα περιήγησης αναδιατάσσει δυναμικά. Αυτή είναι η έννοια του PDF σε μία πρόταση και γι’ αυτό η συντομογραφία χρησιμοποιείται πολύ συχνότερα από την πλήρη ονομασία στην καθημερινή και τεχνική γραφή.

Τι είναι ένα αρχείο PDF

Ένα PDF είναι ένα μεμονωμένο αρχείο που αποθηκεύει μαζί το κείμενο, τις εικόνες και τη διάταξη μιας σελίδας, ώστε να έχει την ίδια εμφάνιση όπου κι αν ανοίξει. Δείτε τι περιέχει και πώς το επιτυγχάνει.

Τι μπορεί να περιέχει ένα PDF

Όσον αφορά το περιεχόμενο ενός αρχείου PDF, μπορεί να περιλαμβάνει διαφορετικούς τύπους περιεχομένου, ανάλογα με τον τρόπο δημιουργίας του. Σε αυτούς περιλαμβάνονται:

• Κείμενο

• Εικόνα

• Διανυσματικά γραφικά

• Ενσωματωμένες γραμματοσειρές

• Διαδραστικά κουμπιά

• Υπερσύνδεσμοι

• Πεδία συμπληρώσιμης φόρμας

• Σχόλια

• Βίντεο και άλλα πολυμέσα

• Μεταδεδομένα

• Επισυναπτόμενα αρχεία

Ένα PDF δεν είναι μια εικόνα εγγράφου, αλλά ένα δοχείο για διαφορετικά διαδραστικά στοιχεία. Περιέχει πολύ περισσότερα από στατικές σελίδες, επιτρέποντάς σας να κάνετε κλικ σε συνδέσμους, να συμπληρώνετε φόρμες και, σε προγράμματα προβολής που τα υποστηρίζουν, να αναπαράγετε βίντεο ή να χρησιμοποιείτε κουμπιά. Χάρη στους πολλούς τύπους περιεχομένου που μπορεί να περιλαμβάνει ένα PDF, είναι ένα αρχείο πολλαπλών χρήσεων που μπορείτε να αξιοποιήσετε για γραφειοκρατικές εργασίες και την ολοκλήρωση ποικίλων εργασιών.

Πώς ένα PDF διατηρεί την ίδια διάταξη παντού

Πώς λειτουργεί, λοιπόν, ένα PDF όταν περιέχει διαφορετικά στοιχεία αλλά τα διατηρεί αναλλοίωτα; Ένα PDF αποθηκεύει την ακριβή θέση κάθε στοιχείου, αντί να βασίζεται σε άλλο πρόγραμμα ή λογισμικό για να τα τακτοποιήσει ξανά. Η σταθερή μορφοποίηση που περιλαμβάνει τις συντεταγμένες κάθε στοιχείου και ενσωματωμένες γραμματοσειρές προέρχεται από τη PostScript, πρόγονο του PDF. Το PDF προέκυψε από τη PostScript, τη γλώσσα περιγραφής σελίδας της Adobe. Και οι δύο προσεγγίσεις (σταθερές συντεταγμένες και ενσωματωμένες γραμματοσειρές) καθιστούν ένα αρχείο σταθερό: δεν εξαρτάται από το λογισμικό στο οποίο δημιουργήθηκε, τη συσκευή ή το λειτουργικό σύστημα. Σε αντίθεση με ένα PDF, ένα DOCX μπορεί να διαφέρει από την αρχική του εμφάνιση σε άλλον υπολογιστή όσον αφορά τις γραμματοσειρές ή τη δομή. Ένα PDF περιέχει ακριβείς οδηγίες για την αποθήκευση των θέσεων των στοιχείων, καθιστώντας δυνατή την ίδια εμφάνισή τους παντού.

Πώς να αναγνωρίσετε ένα PDF στον υπολογιστή σας

Αν αναρωτιέστε τι είναι ένα PDF στον υπολογιστή ή πώς να το βρείτε, αναζητήστε την επέκταση αρχείου .pdf στο τέλος του ονόματος του εγγράφου. Το σύστημά σας εμφανίζει επίσης το εικονίδιο του προεπιλεγμένου προγράμματος προβολής PDF δίπλα στο όνομα του αρχείου. Αν κάνετε διπλό κλικ σε αυτό το αρχείο, πιθανότατα δεν θα μπορείτε να το επεξεργαστείτε, επειδή το σύστημα το ανοίγει σε πρόγραμμα προβολής. Για να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο, θα χρειαστείτε ένα ειδικό εργαλείο ή να το μετατρέψετε σε επεξεργάσιμη μορφή.

Σε τι χρησιμοποιείται η μορφή PDF

Η σαφής κατανόηση της μορφής PDF διευκολύνει την εξήγηση του γιατί αυτός ο τύπος εγγράφου είναι τόσο δημοφιλής. Με δεδομένη τη σταθερή του διάταξη και τον πολυλειτουργικό του χαρακτήρα, αποτελεί ιδανική λύση για την υπογραφή συμβάσεων, τη συμπλήρωση φορμών και την ολοκλήρωση άλλων εργασιών. Δείτε παρακάτω τις πιο συνηθισμένες χρήσεις του PDF.

Συμβάσεις, τιμολόγια και συμφωνίες

Τα νομικά και οικονομικά έγγραφα συχνά διατίθενται σε μορφή PDF, επειδή διατηρεί τη συμφωνημένη έκδοση. Ένα PDF διατηρεί το συμφωνημένο περιεχόμενο στη σελίδα. Μόλις φέρει ψηφιακή υπογραφή βασισμένη σε πιστοποιητικό, κάθε μεταγενέστερη αλλαγή ακυρώνει την υπογραφή αυτή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο Υπογραφής PDF για να προσθέσετε ηλεκτρονική υπογραφή και να το στείλετε με email ώστε να το υπογράψει κάποιος άλλος.

Φόρμες που συμπληρώνονται και επιστρέφονται

Οι αιτήσεις εργασίας, οι φορολογικές φόρμες και τα ερωτηματολόγια αποθηκεύονται ως συμπληρώσιμα PDF, επειδή τα πεδία είναι ενσωματωμένα σε ένα αρχείο. Ο παραλήπτης μπορεί να εισαγάγει τα στοιχεία του και να επιστρέψει το έγγραφο χωρίς να το πληκτρολογήσει ξανά και να αλλάξει τη μορφοποίησή του. Ένα PDF μπορεί να λειτουργήσει ως επαναχρησιμοποιήσιμο πρότυπο φόρμας όταν χρειάζεται να το συμπληρώσουν διαφορετικά άτομα. Το εργαλείο Συμπλήρωσης PDF του PDFAid σάς επιτρέπει να πληκτρολογείτε στα πεδία μέσω του προγράμματος περιήγησης, να αποθηκεύετε τη συμπληρωμένη φόρμα και να δημιουργείτε πρότυπα PDF με διαδραστικά πεδία.

Βιογραφικά, αναφορές, εγχειρίδια και eBooks

Η επιλογή της μορφής PDF είναι η σωστή απόφαση όταν έγγραφα, όπως βιογραφικό, αναφορά, ερευνητική εργασία, οδηγία, φυλλάδιο ή eBook, προορίζονται ήδη για ανάγνωση και όχι για επεξεργασία. Ο λόγος είναι ότι ο δημιουργός θέλει να διατηρήσει τον αρχικό σχεδιασμό του αρχείου. Για να διατηρήσετε τη διάταξη όπως δημιουργήθηκε κατά την κοινοποίηση, μπορείτε να μετατρέψετε DOCX σε PDF με το εργαλείο μας. Όταν χρειάζεστε σταθερή μορφοποίηση για ένα eBook, θα βοηθήσει επίσης η μετατροπή EPUB σε PDF.

Αρχεία έτοιμα για εκτύπωση για σχεδιαστές

Τα τυπογραφεία συχνά ζητούν ένα PDF έτοιμο για εκτύπωση, επειδή η μορφή διατηρεί όλες τις λεπτομέρειες που είναι απαραίτητες για εκτύπωση υψηλής ποιότητας. Το ειδικό πρότυπο για εκτυπώσεις είναι το PDF/X και ρυθμίζεται από το ISO 15930. Ένα έγγραφο μπορεί να περιλαμβάνει εικόνες υψηλής ανάλυσης, ενσωματωμένες γραμματοσειρές και προφίλ χρωμάτων, και ένα PDF υποστηρίζει όλα αυτά. Η διάταξη θα εκτυπωθεί όπως τη δημιούργησε ο σχεδιαστής, με όλα τα οπτικά στοιχεία στη θέση τους και χωρίς καμία αλλαγή.

Σαρώσεις και αρχειοθετημένα έγγραφα

Χρησιμοποιούμε τη μορφή PDF όταν χρειάζεται να μετατρέψουμε έντυπα έγγραφα σε ψηφιακά αρχεία, όπως συμβάσεις, αποδείξεις και ιατρικά αρχεία. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μόνο αρχείο αντί να δημιουργείτε και να διατηρείτε πολλές φωτογραφίες. Ως αποτέλεσμα, μοιάζει με έγγραφο στην οθόνη, αλλά το κείμενο εξακολουθεί να μην είναι αναζητήσιμο ή επεξεργάσιμο. Άλλωστε, οι σελίδες παραμένουν εικόνες.

Τύποι αρχείων PDF

Η διαφορά μεταξύ των τύπων PDF καθορίζει τι μπορείτε να κάνετε με ένα αρχείο και ποια εργαλεία χρειάζονται. Για παράδειγμα, αν προσπαθήσετε να επιλέξετε μια φράση στην οθόνη με το ποντίκι και δεν συμβεί τίποτα, σημαίνει ότι έχετε μια σάρωση. Υπάρχει επίσης το PDF Portfolio — ένα PDF που περιλαμβάνει πολλά αρχεία, όπως μια σύμβαση, ένα υπολογιστικό φύλλο και φωτογραφίες.

Ψηφιακά PDF

Πρόκειται για αρχεία που δημιουργήθηκαν ψηφιακά σε Word, Excel, πρόγραμμα περιήγησης ή λογισμικό σχεδίασης. Το κείμενο σε αυτό το έγγραφο είναι πραγματικό, επομένως μπορείτε να το αναζητήσετε και να το αντιγράψετε σε οποιοδήποτε πρόγραμμα προβολής και να το αλλάξετε σε έναν Επεξεργαστή PDF. Είναι ένας από τους συνηθισμένους τύπους PDF με τους οποίους εργάζονται συνήθως οι χρήστες. Τέτοια αρχεία είναι συμβατά με τα περισσότερα εργαλεία για επεξεργασία, μετατροπή και άλλες ενέργειες.

Σαρωμένα PDF

Για να κατανοήσετε καλύτερα τι μπορείτε να κάνετε με αυτόν τον τύπο αρχείου, χρειάζεται να διευκρινιστεί τι είναι ένα σαρωμένο PDF. Είναι μια εικόνα μιας σελίδας αποθηκευμένη σε μορφή PDF. Οι εικόνες και το κείμενο που βλέπετε αποτελούν μέρος αυτού του αντιγράφου και δεν μπορείτε να τα αναζητήσετε, να τα επιλέξετε, να τα αντιγράψετε ή να τα επεξεργαστείτε. Τεχνικά, πρόκειται για τα pixel από τα οποία αποτελείται μια σελίδα και όχι για μεμονωμένα στοιχεία. Αυτός ο τύπος PDF είναι μια σελίδα από σαρωτή ή μια φωτογραφία που τραβήχτηκε με smartphone. Ωστόσο, μπορείτε να μετατρέψετε ένα σαρωμένο PDF σε επεξεργάσιμο έγγραφο στην πλατφόρμα μας και να κάνετε αλλαγές εδώ.

PDF με δυνατότητα αναζήτησης

Τι είναι, λοιπόν, ένα αρχείο PDF με δυνατότητα αναζήτησης και πώς το χρησιμοποιείτε; Ένα σαρωμένο έγγραφο, μετά την εφαρμογή OCR, αποκτά ένα επίπεδο κειμένου με δυνατότητα αναζήτησης, παρότι εξακολουθεί να μοιάζει με εικόνα. Περιέχει το περιεχόμενο που αναγνωρίστηκε από τη σάρωση και μπορείτε να το επιλέξετε ή να το αντιγράψετε. Το βασικό είναι ότι το OCR δημιουργεί ένα νέο αρχείο για λήψη. Δεν πρόκειται για διαφορετικό είδος εγγράφου, αλλά για την ίδια σάρωση με ένα επίπεδο κειμένου που προστέθηκε από κάτω. Μπορείτε να μετατρέψετε γρήγορα ένα σαρωμένο αρχείο με το εργαλείο OCR PDF και να αναζητήσετε σε PDF στο πρόγραμμα περιήγησης.

Πλεονεκτήματα και περιορισμοί του PDF

Πού υπερέχει η μορφή

Το PDF έχει αρκετά πλεονεκτήματα, πέρα από τη διατήρηση της αρχικής διάταξης που αναφέρθηκε παραπάνω. Μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα το απαραίτητο κείμενο, λέξεις, αριθμητικά στοιχεία και άλλες πληροφορίες σε ένα έγγραφο με δυνατότητα αναζήτησης και να το επεξεργάζεστε, χωρίς να χρειάζεται να προβάλετε κάθε σελίδα. Το PDF συμμορφώνεται με το ανοικτό πρότυπο ISO 32000, γεγονός που το καθιστά ανεξάρτητο από τον προμηθευτή λογισμικού. Επομένως, τέτοια αρχεία μπορούν να κοινοποιούνται και να προβάλλονται σε διάφορα προγράμματα και συσκευές, ανεξάρτητα από το λειτουργικό σύστημα. Επίσης, τα PDF διαθέτουν επιλογές ασφαλείας, όπως κωδικούς πρόσβασης και δικαιώματα για ασφαλή χρήση, ιδίως σε εταιρικές συμβάσεις, αιτήσεις και άλλα έγγραφα με σημαντικά διαπιστευτήρια. Άλλες υποστηριζόμενες λειτουργίες, όπως υπερσύνδεσμοι, υπογραφές και συμπληρώσιμες φόρμες, καθιστούν το PDF μία από τις πιο πρακτικές μορφές για προσωπικούς, ακαδημαϊκούς ή επαγγελματικούς σκοπούς.

Πού μπορεί να σας δυσκολέψει

Πρέπει να γνωρίζετε τους περιορισμούς του PDF που μπορούν να επηρεάσουν την εργασία σας. Επειδή αυτή η μορφή δημιουργήθηκε για κοινοποίηση, η επεξεργασία απαιτεί ένα επιπλέον βήμα, δηλαδή πρέπει να το επεξεργαστείτε απευθείας ή να το μετατρέψετε σε DOCX. Ένα ακόμη ζήτημα αφορά ένα σαρωμένο έγγραφο που παραμένει εικόνα αντί για κείμενο μέχρι να χρησιμοποιήσετε OCR. Ένα μεγάλο PDF μπορεί επίσης να αποτελέσει πρόβλημα αν χρειάζεται να στείλετε συνημμένο μέσω email λόγω περιορισμών μεγέθους. Ο διαχωρισμός ή η συμπίεση ενός αρχείου μπορεί να είναι λύση σε αυτή την περίπτωση. Συνήθως, οι χρήστες μετατρέπουν PDF όχι για τη μετατροπή αυτή καθαυτή, αλλά για να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο.

PDF σε σύγκριση με άλλες μορφές αρχείων

Αρχεία διαφορετικών μορφών εξυπηρετούν συγκεκριμένες ανάγκες και μπορεί να είναι καλύτερη επιλογή για ορισμένες εργασίες, γι’ αυτό θα συγκρίνουμε το PDF με το Word και το JPG. Η διαφορά μεταξύ PDF και Word παρουσιάζεται στη συνέχεια.

PDF σε σύγκριση με Word

Το DOCX λειτουργεί καλά ως προσχέδιο που μπορείτε να επεξεργαστείτε, ενώ το PDF είναι μια πρακτική επιλογή για την τελική έκδοση. Αν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές σε ένα PDF, μπορείτε να μετατρέψετε PDF σε Word και, όταν τελειώσετε, να μετατρέψετε ξανά Word σε PDF. Λάβετε υπόψη ότι η μετατροπή σε DOCX μπορεί να επηρεάσει την αρχική διάταξη, συμπεριλαμβανομένων των στηλών, των λεζάντων εικόνων και άλλων στοιχείων.

PDF σε σύγκριση με JPG

Σε αντίθεση με ένα πολυσέλιδο έγγραφο PDF που περιέχει κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης, ένα JPG είναι μία μόνο εικόνα χωρίς επίπεδο κειμένου. Είναι χρήσιμη λύση αν δεν γνωρίζετε αν ο παραλήπτης διαθέτει πρόγραμμα που ανοίγει PDF. Για να εργαστείτε και με τους δύο τύπους αρχείων, μετατρέψτε PDF σε JPG ή JPG σε PDF online στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

Πώς να ανοίξετε ένα PDF

Αν θέλετε να μάθετε πώς να ανοίγετε ένα αρχείο PDF, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό. Σύρετε το αρχείο σε μια ανοιχτή καρτέλα του προγράμματος περιήγησης ή κάντε δεξί κλικ επάνω του και επιλέξτε Άνοιγμα με > Chrome, Edge ή Safari. Το PDF σας θα είναι αμέσως διαθέσιμο για προβολή. Για αναζήτηση κειμένου, επεξεργασία, προσθήκη σχολίου ή εκτύπωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα online εργαλείο προγράμματος ανάγνωσης PDF. Ανεβάστε το αρχείο από οποιαδήποτε συσκευή και χρησιμοποιήστε τα ενσωματωμένα εργαλεία, αν χρειάζεται. Μπορείτε να προβάλετε, να μεγεθύνετε, να μεταβαίνετε μεταξύ σελίδων, να εκτυπώνετε, να κατεβάζετε και να στέλνετε με email ένα PDF, καθώς και να το ανοίγετε στον επεξεργαστή αν χρειάζεται να το υπογράψετε ή να το αλλάξετε.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF, όπως η μετατροπή εγγράφου, η αποθήκευσή του ως PDF από το παράθυρο εκτύπωσης ή η λήψη μιας ιστοσελίδας.

Μετατροπή αρχείου Word, Excel ή PowerPoint

Η μετατροπή είναι η πιο δημοφιλής μέθοδος, ειδικά για έγγραφα γραφείου, όταν θέλετε να διατηρήσετε την αρχική διάταξη. Μετατρέψτε DOCX σε PDF αν θέλετε να κοινοποιήσετε μια σύμβαση ή αναφορά, Excel σε PDF για υπολογιστικά φύλλα και Μετατροπή PowerPoint σε PDF για παρουσιάσεις.

Εκτύπωση σε PDF αντί για χαρτί

Μπορείτε να εκτυπώσετε σε PDF αντί να εκτυπώσετε ένα έγγραφο σε χαρτί, αν επιλέξετε αυτή την επιλογή στο παράθυρο του εκτυπωτή. Ανάλογα με το σύστημα που χρησιμοποιείτε, κάντε τα εξής: Destination > Save as PDF (Chrome και Edge)· Microsoft Print to PDF (Windows)· μενού PDF > Save as PDF (macOS). Μπορείτε να το κάνετε αυτό με σχεδόν όλα τα εκτυπώσιμα αρχεία, από εικόνες έως έγγραφα.

Αποθήκευση ιστοσελίδας ως PDF

Για να διατηρήσετε τη διάταξη και το περιεχόμενο των αρχείων που χρειάζεστε, αποθηκεύστε μια ιστοσελίδα ως PDF. Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να κατεβάζετε εισιτήρια, επιβεβαιώσεις παραγγελιών και άρθρα. Χρησιμοποιήστε ένα online εργαλείο HTML σε PDF για να μετατρέψετε ιστοσελίδες σε PDF.

Μετατροπή φωτογραφιών ή σαρώσεων σε PDF

Είναι μια πρακτική επιλογή, επειδή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο από μια συλλογή εικόνων ή σαρωμένων αντιγράφων, διατηρώντας τη σειρά των σελίδων. Ένα PDF είναι ευκολότερο να αποθηκευτεί και να κοινοποιηθεί από ξεχωριστές φωτογραφίες ή έγγραφα. Διαχειριστείτε το αρχείο σας με τα εργαλεία JPG σε PDF, Σάρωση σε PDF και συγχώνευση εικόνων σε ένα PDF.

Δημιουργία PDF από την αρχή

Αν και δεν είναι η πιο συνηθισμένη ανάγκη, μερικές φορές χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα PDF χωρίς αρχικό αρχείο. Συνήθως, οι χρήστες πρέπει να ξεκινήσουν από την αρχή όταν απαιτείται συνοδευτική επιστολή, απλή φόρμα ή άλλο μονοσέλιδο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Δημιουργία PDF για να ξεκινήσετε από κενή σελίδα.

Πώς να επεξεργαστείτε ένα PDF

Η επεξεργασία ενός PDF απαιτεί περισσότερες από μία ενέργειες, καθώς μπορεί να περιλαμβάνει αλλαγές σε κείμενο και εικόνες, συγχώνευση ή διαχωρισμό αρχείων ή εξαγωγή του περιεχομένου που χρειάζεστε.

Αλλάξτε κείμενο και εικόνες

Μπορείτε να αλλάξετε έναν αριθμό, να αντικαταστήσετε ένα λογότυπο ή να αφαιρέσετε μια παράγραφο απευθείας στον Επεξεργαστή PDF μας. Δεν θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ξανά το έγγραφό σας. Επιπλέον, αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε κείμενο με την αρχική γραμματοσειρά που χρησιμοποιήθηκε. Η αντιστοίχιση της γραμματοσειράς είναι δυνατή μόνο όταν είναι ενσωματωμένη στο PDF, επομένως σε ορισμένες επεξεργασίες θα χρησιμοποιείται μια παρόμοια γραμματοσειρά. Η ξεχωριστή λειτουργία Επεξεργαστής κειμένου PDF είναι χρήσιμη όταν η διορθωμένη γραμμή πρέπει να ταιριάζει με την υπόλοιπη παράγραφο.

Συγχωνεύστε, διαχωρίστε και αναδιατάξτε σελίδες

Μπορείτε να χειριστείτε ένα PDF σαν μια τράπουλα, αναδιατάσσοντας και συνδυάζοντας τις σελίδες του. Ενώστε ξεχωριστά αρχεία σε ένα με το Εργαλείο συγχώνευσης PDF μας, ώστε να αποθηκεύσετε αρχειοθετημένα έγγραφα ή να διατηρήσετε τις λεπτομέρειες μιας αναφοράς σε ένα αρχείο. Χρησιμοποιήστε τον Διαχωρισμό PDF αν χρειάζεται να στείλετε με email ένα μεγάλο αρχείο ή αν χρειάζεστε μόνο ένα κεφάλαιο. Όταν χρειάζεται να αναδιοργανώσετε το αρχείο σας, μπορείτε επίσης να αναδιατάξετε σελίδες στον χώρο εργασίας μας.

Εξαγάγετε τις σελίδες ή τις εικόνες που χρειάζεστε

Αν έχετε ένα αρχείο 60 σελίδων και χρειάζεστε μόνο 3 από αυτές, μπορείτε να εξαγάγετε σελίδες από ένα PDF. Εξαγάγετε το απαραίτητο περιεχόμενο και στείλτε το ξεχωριστά από ολόκληρο το έγγραφο. Το εργαλείο Εξαγωγή PDF χειρίζεται αρχεία 100 MB. Επίσης, εξαγάγετε εικόνες από ένα PDF όταν χρειάζεται να διατηρήσετε ένα σημαντικό στιγμιότυπο οθόνης με την υπηρεσία Εξαγωγή εικόνων.

Προσθέστε υδατογράφημα πριν από την κοινοποίηση

Προσθέστε υδατογράφημα σε ένα PDF όταν ένα έγγραφο φεύγει από τα χέρια σας προτού οριστικοποιηθεί ή όταν πρέπει να επισημανθεί ως Εμπιστευτικό. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενδείξεις όπως Πρόχειρο ή Εμπιστευτικό. Επιλέξτε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο για το αρχείο σας όταν προσθέτετε υδατογράφημα ή προσθέτετε σφραγίδα με τα εργαλεία του PDFAid.

Μειώστε το μέγεθος του αρχείου πριν το στείλετε

Τα μεγάλα PDF είναι απίθανο να περάσουν τα όρια μεγέθους των υπηρεσιών email, ιδίως αν περιλαμβάνουν σάρωση πολλών σελίδων από φωτογραφίες κινητού — η οποία μπορεί να φτάσει δεκάδες megabyte. Συμπιέστε ένα PDF για να μικρύνετε το αρχείο σας και στείλτε το με email στην πλατφόρμα μας. Η συμπίεση μπορεί να επηρεάσει μόνο την ποιότητα των εικόνων και όχι το κείμενο του εγγράφου σας.

Είναι ασφαλές ένα PDF

Το PDF διαθέτει τρεις διαφορετικούς μηχανισμούς ασφαλείας και δικαιώματα (που απαιτούν κωδικό πρόσβασης κατόχου), τα οποία μπορείτε να επιλέξετε ανάλογα με τους σκοπούς και τις εργασίες σας. Οι κωδικοί πρόσβασης (κωδικός ανοίγματος και κωδικός δικαιωμάτων), οι υπογραφές και η απόκρυψη ή η ισοπέδωση περιγράφονται παρακάτω. Η επιλογή σας εξαρτάται από το τι χρειάζεται να προστατεύσετε.

Κωδικοί πρόσβασης και κρυπτογράφηση

Η κρυπτογράφηση PDF με προστασία κωδικού πρόσβασης δεν επιτρέπει σε άλλους να ανοίξουν το αρχείο σας, εκτός αν εισαγάγουν τον απαιτούμενο κωδικό. Είναι χρήσιμη όταν θέλετε να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο μόνο συγκεκριμένοι παραλήπτες. Ωστόσο, μπορεί να έχετε ένα αρχείο που δεν χρειάζεται πλέον προστασία και να θέλετε να αφαιρέσετε την κρυπτογράφηση. Μόλις γνωρίζετε έναν κωδικό πρόσβασης PDF, μπορείτε να ξεκλειδώσετε ένα PDF και να το καταστήσετε διαθέσιμο για προβολή, αλλαγές και κοινοποίηση.

Ψηφιακές και ηλεκτρονικές υπογραφές

Τι είναι, λοιπόν, ένα πιστοποιημένο PDF και γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ αυτών των υπογραφών; Πολλοί άνθρωποι τις συγχέουν, παρόλο που δεν είναι ίδιες. Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι μια υπογραφή που μπορείτε να πληκτρολογήσετε, να εισαγάγετε ή να σχεδιάσετε, για να δείξετε ότι εγκρίνετε ή σκοπεύετε να κάνετε όσα αναφέρονται. Μπορείτε να υπογράψετε ένα PDF με αυτόν τον τρόπο χρησιμοποιώντας την υπηρεσία μας. Η ψηφιακή υπογραφή βασίζεται σε κρυπτογραφική τεχνολογία και μπορεί να επαληθεύσει την ταυτότητα και να διατηρήσει την ακεραιότητα του εγγράφου μετά την υπογραφή. Όταν ο συντάκτης εφαρμόζει υπογραφή πιστοποίησης, το PDF γίνεται πιστοποιημένο: οι αναγνώστες μπορούν να δουν ποιος το πιστοποίησε και αν κάποιος έκανε αλλαγές που δεν επέτρεψε ο συντάκτης.

Απόκρυψη και ισοπέδωση

Η απόκρυψη και η ισοπέδωση είναι δύο διαφορετικοί μηχανισμοί που μπορούν να προστατεύσουν το έγγραφό σας. Η απόκρυψη διαγράφει οριστικά το επιλεγμένο κείμενο ή την επιλεγμένη περιοχή από το αρχείο· ένα μαύρο πλαίσιο σχεδιασμένο από πάνω δεν αποτελεί απόκρυψη, επειδή το κείμενο παραμένει από κάτω και μπορεί να αντιγραφεί. Η ισοπέδωση λειτουργεί διαφορετικά, καθιστώντας αδύνατη την αλλαγή υπογραφών και πεδίων. Αυτή η επιλογή σταθεροποιεί τα επίπεδα περιεχομένου, ώστε άλλοι να μην μπορούν να επεξεργαστούν ή να αφαιρέσουν αυτά τα στοιχεία. Τα πεδία και οι υπογραφές γίνονται μέρος της σελίδας, επομένως κανείς δεν μπορεί να τα επεξεργαστεί ή να τα αφαιρέσει ως στοιχεία φόρμας. Συντάξτε ένα PDF όταν χρειάζεται να αποκρύψετε ευαίσθητες λεπτομέρειες και ισοπεδώστε ένα PDF για να το καταστήσετε ασφαλές για κοινοποίηση.

Σύντομη ιστορία του PDF

1991 – Ο Dr. John Warnock, που εφηύρε το PDF, ξεκινά το Camelot Project, το οποίο θεωρείται το πρώιμο στάδιο της τεχνολογίας PDF.

15 Ιουνίου 1993 - Η Adobe κυκλοφορεί επίσημα το Acrobat 1.0, την πρώτη έκδοση PDF.

2008 – Το PDF 1.7 δημοσιεύεται από τον International Organization for Standardization ως το πρότυπο ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – Ο ISO δημοσιεύει το PDF 2.0 ως ISO 32000-2 το 2017 και ακολουθεί δεύτερη έκδοση (ISO 32000-2:2020) τον Δεκέμβριο του 2020.

Το έργο Camelot, 1991

Ο Dr. John Warnock ξεκινά το Camelot Project. Περιγράφει την ιδέα ενός αρχείου που μπορεί να ανοίξει και να εκτυπωθεί με την αρχική του διάταξη σε οποιονδήποτε υπολογιστή ή εκτυπωτή. Τότε, η κοινοποίηση εγγράφων ήταν αρκετά προβληματική, επειδή μπορούσαν να εμφανίζονται διαφορετικά στην οθόνη ενός συναδέλφου. Το έργο Camelot σχεδιάστηκε για να λύσει αυτό το πρόβλημα.

Acrobat και PDF 1.0, 1993

Η Adobe παρουσίασε το πρώτο Acrobat μαζί με μια μορφή PDF στις 15 Ιουνίου 1993. Έδωσε στους ανθρώπους τη δυνατότητα να μοιράζονται έγγραφα διατηρώντας την αυθεντική εμφάνισή τους. Ωστόσο, η υιοθέτηση του PDF ήταν αργή, επειδή τα αρχεία ήταν μεγάλα εκείνη την εποχή και το Adobe Acrobat ήταν λογισμικό επί πληρωμή.

Ανοιχτό πρότυπο από το 2008

Η Adobe μεταβίβασε τις προδιαγραφές Adobe PDF στον ISO το 2008, πράγμα που σήμαινε ότι το PDF δεν ελέγχεται πλέον από έναν μόνο προμηθευτή. Σύμφωνα με το τρέχον ISO 32000-2, είναι ένα ανοιχτό πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιείται ανεξάρτητα από τον πάροχο λογισμικού.

Πρότυπα PDF που θα συναντήσετε

Τι είναι ένα PDF από άποψη προδιαγραφών; Το PDF είναι περισσότερο μια οικογένεια διαφορετικών προτύπων παρά ένα ενιαίο πρότυπο. Όλα εξυπηρετούν διαφορετικές εργασίες, όπως η διατήρηση, η προσβασιμότητα και η οργάνωση.

PDF/A για μακροχρόνια αρχειοθέτηση

Το PDF/A προορίζεται για την αρχειοθέτηση αρχείων και τη διατήρησή τους για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτή η έκδοση απαιτεί όλα τα απαραίτητα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων γραμματοσειρών και προφίλ χρωμάτων, να είναι ενσωματωμένα σε ένα έγγραφο. Ένα PDF δεν πρέπει να εξαρτάται από εξωτερικά εργαλεία ή πόρους. Το PDF/A χρησιμοποιείται όταν τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται και να παραμένουν αναπαραγώγιμα για χρόνια, κάτι που απαιτείται συχνά από δικαστήρια, αρχεία και κρατικές υπηρεσίες.

PDF με ετικέτες και PDF/UA για προσβασιμότητα

Ένα PDF με ετικέτες διατηρεί μια δομή εγγράφου που περιλαμβάνει επικεφαλίδες, λίστες, σειρά ανάγνωσης και λεζάντες εικόνων. Χάρη σε αυτό, το περιεχόμενο αναγνωρίζεται αντί να αντιμετωπίζεται ως μια συλλογή στοιχείων. Το PDF/UA (ISO 14289) ορίζει τους κανόνες που πρέπει να πληροί ένα PDF με ετικέτες, ώστε τα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης να μπορούν να το διαβάζουν με τη σωστή σειρά. Η προσβασιμότητα είναι η βασική αρχή για τα PDF με ετικέτες.

Γραμμικοποιημένο PDF για γρήγορη προβολή στο διαδίκτυο

Πρώτα, είναι απαραίτητο να απαντηθεί το ερώτημα: τι είναι ένα γραμμικοποιημένο PDF; Είναι ένα PDF που αναδιαρθρώνεται ώστε να μπορείτε να δείτε την πρώτη του σελίδα πριν ολοκληρώσει το πρόγραμμα περιήγησης τη λήψη του. Αυτή η προσέγγιση είναι χρήσιμη όταν πρέπει να χειριστείτε μεγάλα αρχεία online, όπως μεγάλους καταλόγους ή ερευνητικές εργασίες. Δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η λήψη και μπορείτε να αρχίσετε να διαβάζετε ένα γραμμικοποιημένο PDF αμέσως.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι δωρεάν το PDF;

Ναι. Το PDF είναι μια ανοιχτή μορφή, επομένως το άνοιγμα, η ανάγνωση και η δημιουργία PDF δεν κοστίζουν τίποτα.

Μπορώ να λάβω το αρχείο που μετέτρεψα χωρίς πληρωμή;

Το εργαλείο μας σάς επιτρέπει να μετατρέψετε ένα αρχείο δωρεάν, αλλά αυτό ισχύει μόνο για ένα έγγραφο και η επεξεργασία διαρκεί μερικές ώρες προτού το αρχείο σας είναι έτοιμο. Αν προτιμάτε να παραλείψετε την αναμονή, μια συνδρομή σάς δίνει το αποτέλεσμα αμέσως.

Γιατί τόσοι πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν PDF;

Το PDF, συντομογραφία του Portable Document Format, παραμένει δημοφιλές επειδή διατηρεί την εμφάνιση και τη μορφοποίηση ενός εγγράφου ακριβώς ίδιες σε κάθε συσκευή ή λειτουργικό σύστημα.

Τι είναι ένα πρόγραμμα ανάγνωσης PDF;

Ένα πρόγραμμα ανάγνωσης PDF είναι λογισμικό σχεδιασμένο για το άνοιγμα, την προβολή και την εκτύπωση αρχείων σε μορφή PDF ή Portable Document Format.

Πώς μπορώ να ξέρω αν το PDF μου είναι σάρωση;

Δοκιμάστε να επιλέξετε ή να αντιγράψετε λίγο κείμενο με το ποντίκι σας. Αν δεν επισημαίνεται τίποτα, το PDF σας είναι σάρωση, δηλαδή ουσιαστικά εικόνα μιας σελίδας και όχι επεξεργάσιμο κείμενο.

Εμφανίζεται ένα PDF το ίδιο σε κάθε συσκευή;

Ναι. Ένα PDF έχει σχεδιαστεί ώστε να εμφανίζεται με τον ίδιο τρόπο σε κάθε οθόνη ή εκτυπωτή. Σταθεροποιεί τη διάταξη, τις γραμματοσειρές και τις εικόνες, ώστε τίποτα να μη μετακινείται από τη θέση του.