Πώς να ανοίξετε ένα PDF στο Word

Μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο PDF στο Word, όμως το Word το μετατρέπει πρώτα σε έγγραφο Word, επομένως επεξεργάζεστε ένα αντίγραφο και όχι το αρχικό PDF. Για μια επιστολή ή σύμβαση που περιέχει μόνο κείμενο, το αντίγραφο συνήθως είναι αρκετά κοντά στο πρωτότυπο. Για μια αναφορά με δύο στήλες, μια φόρμα ή μια σάρωση, θα χρειαστεί πιθανότατα να διορθώσετε ορισμένα στοιχεία χειροκίνητα. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να ανοίξετε ένα PDF στο Word, τι συνήθως δεν μετατρέπεται σωστά και τι μπορείτε να κάνετε εναλλακτικά.

Τι συμβαίνει όταν το Word ανοίγει ένα PDF

Το Word δεν ανοίγει το ίδιο το PDF. Δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου και το μετατρέπει, ενώ το αρχικό αρχείο παραμένει ανέπαφο. Η Microsoft το διατυπώνει ως εξής: «Το Word δημιουργεί ένα αντίγραφο του PDF, το μετατρέπει σε έγγραφο Word και προσπαθεί να αντιστοιχίσει τη διάταξη του αρχικού PDF.» Η λέξη προσπαθεί είναι η σημαντική: η διάταξη αναδημιουργείται, δεν μεταφέρεται αυτούσια.

Το αποτέλεσμα αποθηκεύεται ως αρχείο .docx. Αν μετά χρειάζεστε ξανά PDF, αυτό είναι ξεχωριστό βήμα, το οποίο καλύπτεται στο τέλος αυτού του οδηγού.

Το άνοιγμα ενός PDF δεν είναι το ίδιο με την εισαγωγή του

Πολλοί οδηγοί για αυτό το θέμα συγχέουν δύο διαφορετικές εργασίες. Το άνοιγμα ενός PDF στο Word το μετατρέπει ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο. Η εισαγωγή ενός PDF (Εισαγωγή, έπειτα Αντικείμενο και μετά Δημιουργία από αρχείο) το τοποθετεί ως αντικείμενο μέσα σε άλλο έγγραφο Word, και η Microsoft διευκρινίζει τον περιορισμό: «Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος του αντικειμένου, αλλά δεν μπορείτε να το επεξεργαστείτε μετά την εισαγωγή του.» Αν θέλετε να αλλάξετε το κείμενο, χρειάζεστε την πρώτη επιλογή.

Πώς να ανοίξετε ένα PDF στο Word βήμα προς βήμα

Η διαδικασία είναι η ίδια στο Word για Microsoft 365, καθώς και στις εκδόσεις Word 2024, 2021, 2019 και 2016:

• Βήμα 1. Ανοίξτε το Word.

• Βήμα 2. Μεταβείτε στο Αρχείο και έπειτα στο Άνοιγμα.

• Βήμα 3. Επιλέξτε το PDF από τον υπολογιστή σας ή από φάκελο cloud.

• Βήμα 4. Κάντε κλικ στο OK στο μήνυμα μετατροπής.

• Βήμα 5. Επεξεργαστείτε το έγγραφο που μετατράπηκε.

• Βήμα 6. Αποθηκεύστε το.

Επιβεβαιώστε το μήνυμα μετατροπής

Αυτό είναι το βήμα που οι περισσότεροι προσπερνούν χωρίς να το διαβάσουν, ενώ εξηγεί ακριβώς τι να περιμένετε. Το μήνυμα μετατροπής αναφέρει: «Το Word θα μετατρέψει τώρα το PDF σας σε επεξεργάσιμο έγγραφο Word. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο. Το έγγραφο Word που θα προκύψει θα βελτιστοποιηθεί ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο, επομένως ίσως να μην μοιάζει ακριβώς με το αρχικό PDF, ειδικά αν το αρχικό αρχείο περιείχε πολλά γραφικά.»

Με απλά λόγια, αυτή η προειδοποίηση μετατροπής λέει τρία πράγματα: το Word δημιουργεί νέο αντίγραφο, το αντίγραφο διαμορφώνεται για επεξεργασία και όχι για εμφάνιση και οι σελίδες με πολλές εικόνες είναι οι πιθανότερες να αλλάξουν. Είναι ασφαλές να κάνετε κλικ στο OK. Το αρχικό PDF δεν τροποποιείται, επομένως, αν το αντίγραφο δεν φαίνεται σωστό, κλείστε το και δεν θα χαθεί τίποτα.

Αποθηκεύστε το αποτέλεσμα στη σωστή μορφή

Όταν πατάτε Αποθήκευση, το Word αποθηκεύει από προεπιλογή ένα .docx, όχι ένα PDF. Αυτό αιφνιδιάζει όσους περίμεναν ότι το αρχείο θα παρέμενε όπως ήταν. Χρησιμοποιήστε την Αποθήκευση ως και δώστε στο αντίγραφο όνομα που να δείχνει τι είναι, ώστε να μπορείτε αργότερα να ξεχωρίζετε τα δύο: τώρα έχετε δύο αρχεία στη συσκευή σας, το αρχικό PDF και το επεξεργάσιμο έγγραφο Word.

Τι δεν μετατρέπει σωστά το Word

Το Word δεν μεταφέρει το PDF σε ένα έγγραφο· αναδημιουργεί τη σελίδα από την αρχή. Επομένως, όσο πιο σύνθετη είναι η σελίδα, τόσο περισσότερο αποκλίνει το αντίγραφο. Αν σκοπεύετε να επεξεργαστείτε ένα PDF στο Word, δείτε πρώτα αυτά τα σημεία.

Το PDF είναι σάρωση

Ένα PDF που δημιουργήθηκε από φωτογραφία ή σαρωτή δεν περιέχει κείμενο, παρά μόνο μια εικόνα της σελίδας. Το Word δεν αναγνωρίζει το κείμενο που περιέχει. Όπως εξηγεί ένας εθελοντής συντονιστής του Microsoft Q&A, «το Word θα δημιουργήσει ένα αρχείο .docx που περιέχει την ίδια εικόνα, όχι επεξεργάσιμο κείμενο» και «το Word δεν διαθέτει δυνατότητα OCR».

Επομένως, αν αναρωτιέστε πώς να μετατρέψετε μια εικόνα PDF σε κείμενο στο Word, η απάντηση είναι να κάνετε πρώτα την αναγνώριση: εκτελέστε OCR στο PDF και έπειτα ανοίξτε ή μετατρέψτε το αποτέλεσμα. Για να ελέγξετε τι είδους PDF έχετε, κάντε το δίλεπτο τεστ επιλογής: προσπαθήστε να επισημάνετε μια γραμμή με τον δρομέα σας. Αν δεν επισημαίνεται τίποτα, η σελίδα είναι πιθανότατα σάρωση ή εικόνα κειμένου· αν επισημαίνεται, έχετε PDF βασισμένο σε κείμενο με επιλέξιμο κείμενο.

Οι στήλες, οι πίνακες και οι κεφαλίδες μετακινούνται

Μια διάταξη με πολλές στήλες συχνά καταρρέει σε μία μακριά ροή κειμένου, οι πίνακες απλώνονται ή διαχωρίζονται και οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα μετακινούνται στο κυρίως σώμα. Ο λόγος είναι η ίδια η μορφή αρχείου. Ο οδηγός της Microsoft για το άνοιγμα PDF στο Word το εξηγεί ως εξής: «Το PDF αποθηκεύει έναν πίνακα ως σύνολο γραμμών χωρίς καμία σχέση με το περιεχόμενο μέσα στα κελιά του πίνακα.» Το Word πρέπει να μαντέψει ποιες γραμμές σχηματίζουν έναν πίνακα και ποιες λέξεις ανήκουν σε κάθε στήλη.

Επομένως, αν αναζητάτε πώς να ανοίξετε ένα PDF στο Word χωρίς να χαθεί η μορφοποίηση, δεν υπάρχει κάποια ρύθμιση για αυτό. Η μετατροπή δεν έχει ρυθμίσεις που μπορείτε να προσαρμόσετε και ο κατάλογος της Microsoft με στοιχεία που δεν μετατρέπονται σωστά περιλαμβάνει πίνακες με διάστιχο κελιών, περιγράμματα σελίδας, υποσημειώσεις που εκτείνονται σε περισσότερες από μία σελίδες, σελιδοδείκτες PDF και σχόλια PDF.

Οι γραμματοσειρές αντικαθίστανται

Ένα PDF συνήθως περιλαμβάνει τις ενσωματωμένες γραμματοσειρές του στο αρχείο. Ένα έγγραφο Word βασίζεται στις γραμματοσειρές που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή. Αν η γραμματοσειρά του PDF δεν είναι εγκατεστημένη, το Word την αντικαθιστά με κάποια παρόμοια και αλλάζει το μήκος των γραμμών.

Οι μικρές διαφορές συσσωρεύονται. Αν η γραμματοσειρά αντικατάστασης είναι κατά 5% πιο πλατιά, μια γραμμή 60 χαρακτήρων χρειάζεται πλέον χώρο για 63, οπότε οι τελευταίοι χαρακτήρες μεταφέρονται στην επόμενη γραμμή και μια σελίδα που χωρούσε 40 γραμμές μπορεί να μεταφέρει τις τελευταίες δύο στην επόμενη σελίδα. Σε μια αναφορά 12 σελίδων, αυτό σημαίνει απόκλιση περίπου 24 γραμμών, δηλαδή πάνω από μισή σελίδα. Το πρόβλημα φαίνεται περισσότερο σε επιστολόχαρτα, επώνυμα πρότυπα και φόρμες όπου το κείμενο πρέπει να τοποθετείται πάνω σε γραμμή.

Τα πεδία φόρμας και οι υπογραφές εξαφανίζονται

Τα συμπληρώσιμα πεδία φόρμας συνήθως μετατρέπονται σε απλό κείμενο ή εξαφανίζονται, αντί να παραμένουν πεδία που μπορείτε να συμπληρώσετε. Ούτε μια ψηφιακή υπογραφή διατηρείται. Πιστοποιεί ένα συγκεκριμένο αρχείο PDF και το έγγραφο Word είναι νέο αρχείο, επομένως δεν υπάρχει κάτι που να μπορεί να επαληθεύσει η υπογραφή. Η εικόνα της υπογραφής μπορεί να εξακολουθεί να φαίνεται στη σελίδα, όμως η κρυπτογραφική υπογραφή που τη συνοδεύει έχει χαθεί.

Ο πρακτικός κανόνας: μην ανοίγετε υπογεγραμμένα έγγραφα στο Word. Εργαστείτε με αυτά ως PDF και, αν μια υπογεγραμμένη συμφωνία χρειάζεται αλλαγές, οι αλλαγές πρέπει να γίνουν και να υπογραφούν ξανά.

Επεξεργαστείτε το PDF χωρίς να το ανοίξετε στο Word

Αν η αλλαγή είναι μικρή, όπως ένα λανθασμένο ποσό σε τιμολόγιο, μια ξεπερασμένη γραμμή σε πολιτική ή μια πρόταση που λείπει από συνοδευτική επιστολή, η μετατροπή δημιουργεί περισσότερη εργασία από όση εξοικονομεί. Θα μετατρέπατε ολόκληρο το αρχείο, θα ελέγχατε κάθε σελίδα για αποκλίσεις στη διάταξη και θα το εξάγατε ξανά σε PDF, μόνο και μόνο για να αλλάξετε μία γραμμή.

Είναι απλούστερο να επεξεργαστείτε το PDF online, απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας, η Επεξεργασία κειμένου σάς επιτρέπει να αλλάζετε υπάρχουσες λέξεις επιτόπου και το Κείμενο προσθέτει νέο πλαίσιο κειμένου. Αλλάζει μόνο η γραμμή που επεξεργαστήκατε· η υπόλοιπη σελίδα δεν αναδημιουργείται.

Αν η αρχική γραμματοσειρά είναι ενσωματωμένη μόνο εν μέρει στο PDF, οι νέοι χαρακτήρες μπορεί να εμφανιστούν με γραμματοσειρά αντικατάστασης, επομένως ελέγξτε τη γραμμή που αλλάξατε. Όταν τελειώσετε, συνδεθείτε για να κατεβάσετε το αρχείο ή για να λάβετε με email έναν σύνδεσμο λήψης. Κρατήστε το Word για εργασίες που πραγματικά απαιτούν έγγραφο Word: για αναδιατύπωση μεγάλων ενοτήτων ή επαναχρησιμοποίηση του περιεχομένου σε νέο αρχείο.

Μετατροπή PDF σε Word με το PDFAid

Όταν χρειάζεστε ένα επεξεργάσιμο έγγραφο Word, ένας ανεξάρτητος μετατροπέας αποτελεί εναλλακτική της ενσωματωμένης μετατροπής του Word: μετατρέψτε πρώτα σε DOCX και έπειτα ανοίξτε αυτό το αρχείο στο Word. Το Word ανοίγει ένα .docx ως δική του μορφή, επομένως δεν εμφανίζεται μήνυμα μετατροπής ούτε γίνεται δεύτερη αναδόμηση (αν εμφανιστεί μια κίτρινη γραμμή Προστατευμένης προβολής σε αρχείο που λάβατε, επιλέξτε Ενεργοποίηση επεξεργασίας). Ο μετατροπέας PDF σε Word λειτουργεί ως εξής:

• Βήμα 1. Κάντε κλικ στο Upload to convert και επιλέξτε το PDF (έως 100 MB). Ανοίγει πρώτα στο πρόγραμμα επεξεργασίας: για να διορθώσετε ένα τυπογραφικό λάθος πριν από τη μετατροπή, κλείστε το παράθυρο διαλόγου, κάντε τη διόρθωση και έπειτα κάντε κλικ στο Done για να το επαναφέρετε.

• Βήμα 2. Στο Convert PDF to, επιλέξτε DOCX για τις τρέχουσες εκδόσεις του Word ή DOC για παλαιότερες εκδόσεις και ονομάστε το αρχείο.

• Βήμα 3. Κάντε κλικ στο Download και έπειτα επιλέξτε τη Conversion method: No OCR αν το κείμενο είναι ήδη επιλέξιμο ή OCR (αναγνώριση κειμένου) για σαρώσεις και φωτογραφίες. Αυτό είναι το βήμα που δεν διαθέτει το Word.

• Βήμα 4. Κάντε κλικ στο Συνεχίστε, περιμένετε την επεξεργασία του αρχείου και έπειτα συνδεθείτε με Google, Apple ή μια διεύθυνση email για να το κατεβάσετε ή για να λάβετε με email έναν σύνδεσμο λήψης.

Υπάρχουν και μειονεκτήματα: πρέπει να ανεβάσετε το αρχείο, χρειάζεστε σύνδεση στο διαδίκτυο και χρειάζεστε λογαριασμό για να το κατεβάσετε. Η ενσωματωμένη μετατροπή του Word διατηρεί τα πάντα στον υπολογιστή σας. Επίσης, κανένας μετατροπέας δεν μπορεί να υποσχεθεί τέλειο αντίγραφο κάθε διάταξης, επομένως ελέγξτε το έγγραφο που μετατράπηκε σελίδα προς σελίδα σε σύγκριση με το πρωτότυπο, όπως θα κάνατε και με την έκδοση του Word.

Μετατροπή ξανά σε PDF

Όταν ολοκληρώσετε τις επεξεργασίες, μπορείτε πάντα να μετατρέψετε το έγγραφο Word ξανά σε PDF. Στο Word, ανοίξτε το αρχείο, μεταβείτε στο Αρχείο, έπειτα στο Αποθήκευση αντιγράφου (ή στο Αποθήκευση ως αν το αρχείο δεν έχει αποθηκευτεί ακόμη) και επιλέξτε PDF στη λίστα τύπων αρχείου.

Ονομάστε το ώστε να μη συγχέεται με το πρωτότυπο: όχι lease.pdf, το οποίο μπορεί να αντικαταστήσει ή να συγχέεται με το αρχείο από το οποίο ξεκινήσατε, αλλά lease_2026-10_signed-ready.pdf. Οι οδηγίες της Microsoft βρίσκονται στο Αποθήκευση ή μετατροπή σε PDF. Αν χρησιμοποιείτε υπολογιστή χωρίς Word, ο μετατροπέας Word σε PDF κάνει το ίδιο στο πρόγραμμα περιήγησης.

Ένα σημείο που πρέπει να θυμάστε: το νέο PDF δημιουργείται από το επεξεργασμένο αντίγραφο Word, όχι από το πρωτότυπο. Ό,τι χάθηκε κατά τη μετατροπή, όπως ένα συμπληρώσιμο πεδίο ή μια ψηφιακή υπογραφή, δεν θα επανέλθει κατά την αντίστροφη μετατροπή.

Συμπέρασμα: το Word επεξεργάζεται αντίγραφο, επομένως ελέγξτε το αντίγραφο

Το άνοιγμα ενός PDF στο Word είναι μετατροπή και κάθε μετατροπή αποτελεί εκτίμηση της διάταξης. Το αποτέλεσμα είναι καλό για απλό κείμενο και αναξιόπιστο για σαρώσεις, στήλες, φόρμες και υπογεγραμμένα αρχεία.

Βασικά σημεία

• Το Word μετατρέπει αντίγραφο του PDF· το αρχικό αρχείο δεν αλλάζει ποτέ.

• Κάντε πρώτα το τεστ επιλογής: αν το κείμενο δεν επισημαίνεται, είναι πιθανότατα σάρωση και το Word θα σας δώσει μόνο μια εικόνα.

• Για διόρθωση μιας γραμμής, επεξεργαστείτε το ίδιο το PDF αντί να το μετατρέψετε.

• Διατηρήστε τα υπογεγραμμένα PDF και τις συμπληρώσιμες φόρμες ως PDF: μια ψηφιακή υπογραφή δεν μπορεί να επιβιώσει στη μεταφορά στο Word και τα πεδία φόρμας σπάνια επανέρχονται ως πεδία.

Την επόμενη φορά που ένα PDF χρειάζεται αλλαγές, δοκιμάστε το τεστ επιλογής σε μία γραμμή πριν ανοίξετε το Word. Χρειάζονται δύο δευτερόλεπτα και θα σας δείξει ποια προσέγγιση να ακολουθήσετε.

Συχνές ερωτήσεις

Η άνοιγμα ενός PDF στο Word αλλάζει το αρχικό αρχείο;

Όχι. Το Word λειτουργεί με ένα αντίγραφο του αρχείου σας, επομένως το αρχικό PDF παραμένει ακριβώς όπως ήταν, ανεξάρτητα από τις αλλαγές που κάνετε.

Γιατί το PDF μου φαίνεται λάθος μετά το άνοιγμά του στο Word;

Το Word προσπαθεί να μετατρέψει τη σταθερή διάταξη του PDF σε κάτι επεξεργάσιμο και αυτή η διαδικασία μπορεί να αλλοιώσει σύνθετη μορφοποίηση, γραμματοσειρές και διάταξη. Όσο πιο σύνθετος είναι ο αρχικός σχεδιασμός, τόσο πιθανότερο είναι κάτι να μετακινηθεί από τη θέση του.

Μπορεί το Word να ανοίξει σαρωμένο PDF;

Ναι, αλλά το κείμενο παραμένει μέρος της εικόνας αντί να γίνεται πραγματικό, επεξεργάσιμο κείμενο. Για να γίνει επιλέξιμο και επεξεργάσιμο, εκτελέστε πρώτα το εργαλείο OCR μας.

Ποιες εκδόσεις του Word μπορούν να ανοίξουν PDF;

Το Microsoft Word 2013 και οι νεότερες εκδόσεις μπορούν να ανοίγουν και να επεξεργάζονται αρχεία PDF απευθείας, χωρίς να χρειάζεται πρόσθετο λογισμικό.