Du ved altså, hvordan man krypterer en PDF, men metoden virker ikke, og De tænker: "Jeg har angivet adgangskoden, men den virker ikke … hvad gør jeg nu?" At begrænse adgangen til filen og forbyde handlinger er ikke det samme. En PDF har to adgangskoder, og den, der forhindrer åbning, er brugeradgangskoden (adgangskode til åbning). De har forskellige formål, så denne vejledning gennemgår, hvad de hver især beskytter, hvordan De angiver dem på Windows, Mac og i Word, og hvordan De sender filen sikkert.
Hvad PDF-kryptering faktisk beskytter
Der findes bruger- og ejeradgangskoder, og De kan angive enten den ene eller begge. Nedenfor kan De se, hvad de hver især fungerer bedst til.
Brugeradgangskode kontra ejeradgangskode
Hvis De vil låse en PDF, så andre ikke kan åbne eller redigere den, skal De kende forskellen mellem de to:
Brugeradgangskode. Kaldes også en adgangskode til åbning og låser dokumentet for andre, så ingen kan se indholdet. PDF-filen forbliver krypteret, og ingen kan få adgang til den uden den korrekte adgangskode.
Ejeradgangskode. Kaldes også en tilladelsesadgangskode. Brug den, hvis PDF-filen skal kunne læses, men De vil begrænse redigering, udskrivning eller kopiering.
Hvis andre stadig kan åbne Deres låste PDF, har De sandsynligvis kun angivet en ejeradgangskode.
Hvad hver adgangskode faktisk blokerer
Handling | Åbn filen |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | Kræver adgangskoden. |
Med en ejeradgangskode | Den kan åbnes uden at angive en adgangskode. |
Handling | Læs teksten |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | De skal bruge en adgangskode for at åbne og læse PDF-filen. |
Med en ejeradgangskode | Der kræves ingen adgangskode for at se indholdet. |
Handling | Udskriv |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | De kan udskrive filen, når den er åbnet. |
Med en ejeradgangskode | PDF-filen er beskyttet mod udskrivning. |
Handling | Kopiér tekst |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | Denne handling er tilladt, når De har angivet adgangskoden. |
Med en ejeradgangskode | Kopiering er begrænset. |
Handling | Rediger sider |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | De kan foretage ændringer i et dokument. |
Med en ejeradgangskode | De kan ikke redigere det. |
Handling | Udfyld en formular |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | Det er muligt at udfylde formularer. |
Med en ejeradgangskode | Adgangskoden tillader ikke udfyldning af formularer. |
Handling | Tilføj kommentarer |
|---|---|
Med en brugeradgangskode | De kan efterlade kommentarer. |
Med en ejeradgangskode | Filen er begrænset for kommentarer. |
Når De har brug for begge
De kan sikre Deres PDF med begge adgangskoder for at bevare kontrollen over dokumentet. På den måde kan kun personer med adgangskoden til åbning læse den, og fremviserappen vil afvise at udskrive eller redigere den. Husk, at en ejeradgangskode alene er en svag metode til at beskytte oplysninger i filen, fordi begrænsningerne afhænger af det PDF-software, der anvender dem. Hvis indholdet er privat, skal De sørge for at tilføje en brugeradgangskode.
Beskyt en PDF med adgangskode på Windows
Der er to måder at beskytte en PDF-fil med adgangskode på Windows:
Brug et PDF-redigeringsværktøj til skrivebordet. Windows har ingen indbygget måde at beskytte en PDF med adgangskode på, så De skal downloade et.
Angiv en adgangskode i Microsoft Word. Det kan De gøre, hvis De endnu ikke har konverteret dokumentet til PDF. Når De gemmer det som PDF, skal De klikke på Filer > Gem som > vælge PDF > Indstillinger... > markere "Kryptér dokumentet med en adgangskode" > OK > indtaste adgangskoden to gange.
Mange glemmer denne mulighed, og den er hurtigere end at åbne et separat PDF-redigeringsværktøj.
Beskyt en PDF med adgangskode på Mac med Forhåndsvisning
For at beskytte en PDF-fil med adgangskode på Mac skal De bruge appen Forhåndsvisning. Der skal ikke installeres noget ekstra:
Trin 1. Åbn dokumentet.
Trin 2. Vælg Arkiv > Eksporter….
Trin 3. Klik på knappen Tilladelser.
Trin 4. Vælg Kræv adgangskode for at åbne dokument.
Trin 5. Indtast en adgangskode, og indtast den derefter igen for at bekræfte.
Trin 6. Indtast en adgangskode i afsnittet Ejeradgangskode, og indtast den derefter igen for at bekræfte.
Trin 7. Klik på Anvend, og klik derefter på Gem.
Der er en vigtig detalje, De skal huske: Forhåndsvisning opretter kun en ny krypteret fil, mens originalen forbliver ubeskyttet. Opbevar den første version separat, og beskyt eller slet den, hvis den skal være et privat dokument.
Beskyt en PDF med adgangskode fra Word eller Google Docs
Word og Google Docs håndterer dette forskelligt. I Word kan De angive en adgangskode, når De eksporterer til PDF. Denne mulighed er ikke integreret i Google Docs, så De skal udføre et ekstra trin. Download filen som PDF, og beskyt den derefter med en adgangskode.
Vælg en adgangskode, der faktisk beskytter dokumentet
Tre ting gør adgangskoden værd at angive:
Vælg en længere kombination frem for specialtegn. En lang adgangskode er sværere at gætte end en kort adgangskode fyldt med tegn, så De kan sætte nogle få ord sammen eller lave en blanding af bogstaver, tal og symboler.
Opret en helt ny adgangskode. Undgå at bruge en kombination, De allerede bruger til Deres onlinekonti, for hvis nogen opdager den, kan vedkommende også bruge den til Deres fil.
Send ikke adgangskoden i samme e-mail som filen. Hold den adskilt fra PDF-filen, og send den via en sikker kanal, så andre med adgang til den e-mail ikke kan åbne PDF-filen.
Words PDF-eksport bruger som standard 128-bit AES-kryptering, så De behøver ikke justere indstillingerne for at øge beskyttelsesniveauet.
Send en beskyttet PDF via e-mail
To vaner holder en PDF, De krypterer til e-mail, beskyttet.
Del adgangskoden via en anden kanal
De kan sende en PDF til enhver modtager med vores værktøj. Bemærk, at vores værktøj fungerer med ubeskyttede filer, så adgangskodebeskyttede PDF-filer skal sendes via Deres egen e-mailklient. Når De deler filen via e-mail, skal De ikke medtage adgangskoden, da det svarer til ingen beskyttelse. Send den separat i en besked, eller ring til modtageren og oplys den over telefonen. Nævn ikke navnet på en PDF, hvis den indeholder følsomme oplysninger: Emnelinjen er ikke krypteret, så den vises i notifikationsforhåndsvisninger og for alle med adgang til postkassen.
Brug et link i stedet for en vedhæftet fil
Hvis De sender en stor PDF eller følsomt indhold, bør De overveje at sende et link, der udløber, i stedet for en fil (Google Drive til Workspace-konti, OneDrive eller Dropbox' indstillinger for udløb af delingslink). Det er mere sikkert og praktisk, fordi De kan annullere adgangen, og filen ikke bliver gemt i nogens postkasse i årevis.
Hvad der kan gå galt
Selv en korrekt angivet adgangskode kan medføre tre problemer:
En modtager kan ikke åbne filen. Det sker, fordi deres PDF-fremviser er forældet og ikke understøtter moderne kryptering. Bed dem opdatere softwaren eller åbne dokumentet i en anden, nyere fremviser.
De har glemt en adgangskode. Når De beskytter en PDF med adgangskode, skal De huske, at De ikke kan få adgang til den uden den korrekte kombination, og at den ikke kan gendannes. For at undgå denne situation bør De opbevare den et sikkert sted.
Filen er for stor til at sende via e-mail. Kryptering ændrer ikke størrelsen. Komprimer PDF-filen først, og tilføj derefter adgangskoden. Kryptering gør ikke filen mindre.
Fjern adgangskoden, når den ikke længere er nødvendig
Når dokumentet ikke længere er følsomt, bør De fjerne adgangskoden. Ellers glemmer De den måske og kan ikke åbne filen om et år eller deromkring. Hvis De kender den, kan De låse en PDF op med vores tjeneste direkte i browseren. Husk, at De kun må dekryptere Deres egen fil eller en fil, som ejeren har givet tilladelse til.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg beskytte en PDF med adgangskode gratis?
Ja. De kan tilføje en adgangskode gratis på en Mac eller i Microsoft Word.
Hvad er forskellen på en adgangskode til åbning og en tilladelsesadgangskode?
En adgangskode til åbning (også kaldet en brugeradgangskode) styrer, hvem der kan åbne en PDF, mens en tilladelsesadgangskode (også kaldet en ejer- eller hovedadgangskode) styrer, hvad man kan gøre med filen, når den er åben, f.eks. udskrive eller redigere den.
Kan en adgangskodebeskyttet PDF åbnes uden adgangskoden?
Ikke hvis den har en adgangskode til åbning. Uden den kan filen ikke åbnes.
Virker adgangskodebeskyttelse på telefoner?
Ja. Når De åbner en beskyttet PDF på telefonen, beder fremviseren om adgangskoden.
Kan jeg beskytte en PDF i Google Docs?
Nej. Google Docs har ikke denne mulighed, så De skal tilføje en adgangskode som et separat trin, efter De har downloadet filen.