Co je PDF?

PDF je zkratka pro Portable Document Format, tedy přenositelný formát dokumentů. Tento typ souboru zachovává původní vzhled včetně písem, textu, rozvržení a obrázků na každé obrazovce, na které jej otevřete. V tomto průvodci zjistíte, co je PDF, jak funguje, k čemu se používá, jaké existují typy, výhody a omezení a jak se srovnává s jinými formáty.

Co znamená zkratka PDF

PDF znamená Portable Document Format, tedy přenositelný formát dokumentů. Každé slovo v úplném názvu popisuje, co tento formát dělá. Portable znamená, že PDF otevřete na telefonech, tabletech i počítačích bez ohledu na software, ve kterém bylo vytvořeno. Document znamená, že je určen pro obsah, jako jsou smlouvy, formuláře a zprávy. Format znamená, že rozvržení je pevné: písma, text a obrázky zůstanou tam, kam je umístíte, takže příjemce uvidí stránku přesně tak, jak jste ji uložili.

Zjednodušeně řečeno je PDF digitální otisk listu papíru, nikoli sada symbolů, kterou prohlížeč průběžně přeskupuje. To je význam PDF v jedné větě a důvod, proč se v běžném i odborném psaní používá zkratka mnohem častěji než celý název.

Co je soubor PDF

PDF je jeden soubor, který společně ukládá text, obrázky a rozvržení stránky, takže vypadá stejně všude, kde jej otevřete. Zde je uvedeno, co obsahuje a jak toho dosahuje.

Co může PDF obsahovat

Soubor PDF může podle způsobu vytvoření obsahovat různé typy obsahu. Patří mezi ně:

• Text

• Obrázek

• Vektorová grafika

• Vložená písma

• Interaktivní tlačítka

• Hypertextové odkazy

• Vyplnitelná pole formuláře

• Komentáře

• Videa a další média

• Metadata

• Připojené soubory

PDF není obrázek dokumentu, ale kontejner pro různé interaktivní prvky. Obsahuje mnohem více než statické stránky: umožňuje kliknout na odkazy, vyplňovat formuláře a v prohlížečích, které je podporují, přehrávat videa nebo používat tlačítka. Díky mnoha typům obsahu, které může PDF zahrnovat, jde o univerzální soubor, který můžete využít pro administrativu i řadu dalších úkolů.

Jak PDF zachovává stejné rozvržení všude

Jak tedy PDF funguje, když obsahuje různé prvky, ale zachovává je beze změny? PDF ukládá přesnou pozici každého prvku, místo aby spoléhalo na jiný program nebo software, který je znovu uspořádá. Pevné formátování zahrnující souřadnice každého prvku a vložená písma vychází z PostScriptu, předchůdce PDF. PDF vzniklo z PostScriptu, jazyka Adobe pro popis stránek. Oba přístupy (pevné souřadnice a vložená písma) zajišťují stabilitu souboru; nezávisí na softwaru, ve kterém byl vytvořen, na zařízení ani operačním systému. Na rozdíl od PDF se DOCX může na jiném počítači lišit od původního vzhledu, pokud jde o písma nebo strukturu. PDF obsahuje přesné pokyny pro uložení pozic prvků, díky nimž se zobrazí všude stejným způsobem.

Jak poznat PDF v počítači

Pokud vás zajímá, co je PDF v počítači nebo jak ho najít, hledejte příponu souboru .pdf na konci názvu dokumentu. Systém vedle názvu souboru také zobrazuje ikonu výchozího prohlížeče PDF. Po dvojitém kliknutí na tento soubor jej s největší pravděpodobností nebudete moci upravovat, protože ho systém otevře v prohlížeči. Chcete-li dokument změnit, budete potřebovat speciální nástroj nebo jej převést do upravitelného formátu.

K čemu se formát PDF používá

Jasné pochopení toho, co je formát PDF, usnadňuje vysvětlit, proč je tento typ dokumentu tak oblíbený. Díky pevnému rozvržení a univerzálnosti je vhodným řešením pro podepisování smluv, vyplňování formulářů a další úkoly. Níže najdete nejběžnější využití PDF.

Smlouvy, faktury a dohody

Právní a finanční dokumenty často používají formát PDF, protože zachovává dohodnutou verzi. PDF uchovává na stránce dohodnutý obsah. Jakmile obsahuje digitální podpis založený na certifikátu, každá pozdější změna tento podpis poruší. Pomocí nástroje Podepsat PDF můžete přidat elektronický podpis a odeslat dokument e-mailem k podpisu další osobě.

Formuláře, které lidé vyplní a odešlou zpět

Žádosti o zaměstnání, daňové formuláře a dotazníky se ukládají jako vyplnitelná PDF, protože pole jsou vložena přímo do souboru. Příjemce může zadat své údaje a dokument vrátit, aniž by jej musel přepisovat nebo měnit formát. PDF může sloužit jako opakovaně použitelná šablona formuláře, když jej potřebují vyplnit různí lidé. Nástroj PDFAid Vyplnit PDF vám umožní psát do polí v prohlížeči, uložit vyplněný formulář a vytvářet šablony PDF s interaktivními poli.

Životopisy, zprávy, příručky a e-knihy

Volba formátu PDF je vhodná, když jsou dokumenty, jako životopis, zpráva, výzkumná práce, návod, brožura nebo e-kniha, určené spíše ke čtení než k úpravám. Důvodem je, že autor chce zachovat původní vzhled souboru. Chcete-li při sdílení zachovat vytvořené rozvržení, můžete pomocí našeho nástroje převést DOCX do PDF. Pokud e-kniha vyžaduje pevné formátování, pomůže také převod EPUB do PDF.

Soubory připravené k tisku pro designéry

Tiskárny často požadují PDF připravené k tisku, protože tento formát zachovává všechny podrobnosti potřebné pro kvalitní tisk. Standardem pro tisk je PDF/X, který upravuje norma ISO 15930. Dokument může obsahovat obrázky ve vysokém rozlišení, vložená písma a barevné profily a PDF podporuje všechny tyto prvky. Rozvržení se vytiskne tak, jak jej designer vytvořil, se všemi vizuálními prvky na svém místě a bez změn.

Skeny a archivované dokumenty

Formát PDF používáme, když potřebujeme převést papírové dokumenty na digitální soubory, například smlouvy, účtenky a zdravotní záznamy. Můžete vytvořit jeden soubor namísto pořizování a uchovávání více fotografií. Na obrazovce pak vypadá jako dokument, stále však nejde o text, ve kterém lze vyhledávat nebo který lze upravovat. Stránky jsou přece jen obrázky.

Typy souborů PDF

Rozdíl mezi typy PDF určuje, co můžete se souborem dělat a které nástroje budete potřebovat. Pokud se například pokusíte myší označit frázi na obrazovce a nic se nestane, znamená to, že máte sken. Existuje také PDF Portfolio — jedno PDF, které obsahuje několik souborů, například smlouvu, tabulku a fotografie.

Digitální PDF

Jde o soubory vytvořené digitálně ve Wordu, Excelu, prohlížeči nebo designovém softwaru. Text v tomto dokumentu je skutečný, takže jej můžete v libovolném prohlížeči vyhledávat a kopírovat a měnit v Editoru PDF. Jde o jeden z běžných typů PDF, se kterým lidé obvykle pracují. Takové soubory jsou kompatibilní s většinou nástrojů pro úpravy, převod a další akce.

Naskenované PDF

Pro lepší pochopení toho, co s tímto typem souboru můžete dělat, je třeba objasnit, co je naskenované PDF. Jde o obrázek stránky uložený ve formátu PDF. Obrázky a text, které vidíte, jsou součástí této kopie a nelze je vyhledávat, označovat, kopírovat ani upravovat. Technicky jde o pixely, ze kterých se stránka skládá, nikoli o jednotlivé prvky. Tento typ PDF vzniká ze stránky ze skeneru nebo z fotografie pořízené chytrým telefonem. Naskenovaný PDF převést na upravitelný dokument a provádět v něm změny však můžete na naší platformě.

PDF s možností vyhledávání

Co je tedy soubor PDF s možností vyhledávání a jak s ním pracovat? Naskenovaný dokument po použití OCR získá textovou vrstvu s možností vyhledávání, přestože stále vypadá jako obrázek. Obsahuje text rozpoznaný ze skenu, který můžete označit nebo zkopírovat. Důležité je, že OCR stáhne nový soubor. Nejde o jiný typ dokumentu, ale o stejný sken s přidanou textovou vrstvou pod ním. Naskenovaný soubor můžete rychle převést pomocí nástroje OCR PDF a v prohlížeči vyhledávat v PDF.

Výhody a omezení PDF

V čem formát vyniká

Kromě zachování původního rozvržení, jak bylo uvedeno výše, má PDF několik dalších výhod. Ve vyhledávatelném dokumentu můžete rychle najít potřebný text, slova, čísla a další informace a upravovat je, aniž byste museli procházet každou stránku. PDF odpovídá otevřenému standardu ISO 32000, takže není závislé na dodavateli softwaru. Takové soubory proto lze sdílet a zobrazovat v různých programech na různých zařízeních bez ohledu na operační systém. PDF má také možnosti zabezpečení, například hesla a oprávnění k bezpečnému používání, zejména u firemních smluv, žádostí a dalších dokumentů s důležitými údaji. Další podporované funkce, včetně hypertextových odkazů, podpisů a vyplnitelných formulářů, dělají z PDF jeden z nejpraktičtějších formátů pro osobní, studijní i pracovní účely.

Kde může překážet

Měli byste znát omezení PDF, která mohou ovlivnit práci. Protože byl tento formát vytvořen pro sdílení, úpravy vyžadují další krok, což znamená, že jej musíte upravit přímo nebo převést do DOCX. Další problém představuje naskenovaný dokument, který před použitím OCR zůstává obrázkem místo textu. Dlouhý PDF může být problémem také tehdy, když potřebujete e-mailem odeslat přílohu kvůli omezení velikosti. Řešením v takovém případě může být rozdělení nebo komprese souboru. Lidé obvykle nepřevádějí PDF kvůli samotnému převodu, ale aby získali přístup k obsahu.

PDF vs. jiné formáty souborů

Soubory různých formátů vyhovují konkrétním potřebám a pro některé úkoly mohou být lepší volbou, proto porovnáme PDF s Wordem a JPG. Rozdíl mezi PDF a Wordem je vysvětlen níže.

PDF vs. Word

DOCX se dobře hodí jako návrh, který můžete upravovat, zatímco PDF je praktickou volbou pro konečnou verzi. Pokud potřebujete provést změny v PDF, můžete převést PDF do Wordu a po dokončení znovu převést Word do PDF. Mějte na paměti, že převod do DOCX může ovlivnit původní rozvržení včetně sloupců, popisků obrázků a dalších prvků.

PDF vs. JPG

Na rozdíl od vícestránkového dokumentu PDF s textem, ve kterém lze vyhledávat, je JPG jeden obrázek bez textové vrstvy. Je to užitečné řešení, pokud nevíte, zda má příjemce program, který otevře PDF. Pro práci s oběma typy souborů můžete online v prohlížeči převést PDF do JPG nebo JPG do PDF.

Jak otevřít PDF

Pokud chcete vědět, jak otevřít soubor PDF, můžete použít libovolný moderní prohlížeč bez nutnosti instalovat software. Přetáhněte soubor na otevřenou kartu prohlížeče nebo na něj klikněte pravým tlačítkem a vyberte Otevřít v programu > Chrome, Edge nebo Safari. PDF bude ihned k dispozici k zobrazení. Chcete-li vyhledávat text, upravovat jej, přidat anotaci nebo dokument vytisknout, můžete použít online nástroj prohlížeč PDF. Nahrajte soubor z libovolného zařízení a podle potřeby použijte vestavěné nástroje. PDF můžete zobrazit, přiblížit, přecházet mezi stránkami, vytisknout, stáhnout a odeslat e-mailem nebo ho otevřít v editoru, pokud ho potřebujete podepsat či změnit.

Jak vytvořit soubor PDF

Existuje několik způsobů vytvoření souboru PDF, včetně převodu dokumentu, uložení jako PDF v okně tisku nebo stažení webové stránky.

Převod souboru Word, Excel nebo PowerPoint

Převod je nejoblíbenější metodou, zejména u kancelářských dokumentů, pokud chcete zachovat původní rozvržení. Pokud chcete sdílet smlouvu nebo zprávu, převeďte DOCX do PDF, pro tabulky Excel do PDF a pro prezentace převeďte PowerPoint do PDF.

Tisk do PDF místo na papír

Pokud tuto možnost vyberete v okně tisku, můžete dokument vytisknout do PDF místo na papír. Podle používaného systému postupujte takto: Cíl > Uložit jako PDF (Chrome a Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); nabídka PDF > Uložit jako PDF (macOS). Tento postup můžete použít téměř pro všechny tisknutelné soubory, od obrázků po dokumenty.

Uložení webové stránky jako PDF

Chcete-li zachovat rozvržení a obsah potřebných souborů, uložte webovou stránku jako PDF. Tato metoda vám umožní stáhnout vstupenky, potvrzení objednávek a články. K převodu webových stránek do PDF použijte online nástroj HTML do PDF.

Převod fotografií nebo skenů do PDF

Jde o praktickou možnost, protože můžete vytvořit jeden soubor ze souboru obrázků nebo naskenovaných kopií a zachovat pořadí stránek. Jedno PDF se ukládá a sdílí snáze než samostatné fotografie nebo dokumenty. Se souborem můžete pracovat pomocí nástrojů JPG do PDF, Sken do PDF a sloučit obrázky do jednoho PDF.

Vytvoření PDF od začátku

Ačkoli to není nejběžnější potřeba, někdy je nutné vytvořit PDF bez původního souboru. Lidé obvykle začínají od začátku, když potřebují motivační dopis, jednoduchý formulář nebo jiný jednostránkový dokument. Pomocí nástroje Vytvořit PDF můžete začít s prázdnou stránkou.

Jak upravit PDF

Úprava PDF vyžaduje více než jeden krok, protože může zahrnovat změnu textu a obrázků, slučování nebo rozdělování souborů či vytažení potřebného obsahu.

Změna textu a obrázků

Číslo můžete změnit, logo nahradit nebo odstavec odstranit přímo v našem Editoru PDF. Dokument nebudete muset vytvářet znovu. Tento nástroj vám navíc umožní upravovat text s původním písmem použitým v textu. Písmo lze přesně použít jen tehdy, když je vložené v PDF, takže některé úpravy použijí podobné písmo. Funkce Editor textu PDF je užitečným řešením, když opravený řádek musí odpovídat zbytku odstavce.

Slučování, rozdělování a změna pořadí stránek

S PDF můžete pracovat podobně jako s balíčkem karet a stránky přesouvat i slučovat. Samostatné soubory spojíte do jednoho pomocí našeho nástroje Sloučit PDF, abyste mohli ukládat archivované dokumenty nebo mít podrobnosti zprávy v jednom souboru. Rozdělit PDF, pokud potřebujete dlouhý soubor poslat e-mailem nebo potřebujete jen jednu kapitolu. Když potřebujete soubor uspořádat jinak, můžete v našem pracovním prostoru také změnit pořadí stránek.

Vytažení potřebných stránek nebo obrázků

Máte-li soubor o 60 stránkách a potřebujete z něj pouze 3, můžete stránky z PDF extrahovat. Vyjměte potřebný obsah a odešlete ho odděleně od celého dokumentu. Náš nástroj Extrahovat PDF zpracuje soubory do 100 MB. Pokud si potřebujete ponechat důležitý snímek obrazovky, můžete z PDF také extrahovat obrázky pomocí služby Extrahovat obrázky.

Před sdílením přidejte vodoznak

Přidejte do PDF vodoznak, když dokument ještě není hotový a opouští vaše ruce nebo má být označen jako Důvěrné. Můžete například použít označení jako Koncept nebo Důvěrné. Při přidání vodoznaku nebo vložení razítka pomocí nástrojů PDFAid si pro soubor vyberte vlastní šablonu.

Před odesláním soubor zmenšete

Velké soubory PDF pravděpodobně neprojdou limity velikosti e-mailových služeb, zejména pokud obsahují vícestránkový sken vytvořený z fotografií z telefonu – ten může mít desítky megabajtů. Pomocí nástroje Komprimovat PDF soubor zmenšete a na naší platformě ho odešlete e-mailem. Komprese může ovlivnit pouze kvalitu obrázků, nikoli text v dokumentu.

Je PDF bezpečné

PDF má tři různé mechanismy zabezpečení a oprávnění (vyžadující heslo vlastníka), které můžete zvolit podle svého účelu a úkolu. Níže jsou popsána hesla (heslo pro otevření a heslo oprávnění), podpisy a redigování nebo sloučení vrstev. Vaše volba závisí na tom, co potřebujete chránit.

Hesla a šifrování

Šifrování PDF s ochranou heslem zabrání ostatním otevřít váš soubor, pokud nezadají potřebné heslo. Je užitečné, když chcete, aby k dokumentu měli přístup jen určití příjemci. Můžete však mít soubor, který už ochranu nepotřebuje, a chcete šifrování odstranit. Jakmile znáte heslo k PDF, můžete PDF odemknout a zpřístupnit ho k prohlížení, úpravám a sdílení.

Digitální a elektronické podpisy

Co je tedy certifikované PDF a proč je důležité znát rozdíl mezi těmito podpisy? Mnoho lidí si je plete, přestože nejsou podobné. Elektronický podpis můžete napsat, vložit nebo nakreslit, abyste vyjádřili souhlas nebo záměr učinit to, co je uvedeno. Tímto způsobem můžete pomocí naší služby podepsat PDF. Digitální podpis je založen na kryptografické technologii a může ověřit totožnost a zachovat integritu dokumentu po podpisu. Když autor použije certifikační podpis, PDF se stane certifikovaným: čtenáři uvidí, kdo ho certifikoval a zda někdo provedl změny, které autor nepovolil.

Redigování a sloučení vrstev

Redigování a sloučení vrstev jsou dva odlišné mechanismy, které mohou chránit váš dokument. Redigování trvale odstraní vybraný text nebo oblast ze souboru; černý obdélník nakreslený přes text není redigování, protože text pod ním zůstává a lze ho zkopírovat. Sloučení vrstev funguje jinak a znemožňuje provádět změny podpisů a polí. Tato možnost zafixuje vrstvy obsahu, takže ostatní nemohou tyto prvky upravovat ani odstranit. Pole a podpisy se stanou součástí stránky, takže je nikdo nemůže upravovat ani odstranit jako prvky formuláře. Když potřebujete skrýt citlivé údaje, redigujte PDF, a pokud ho chcete zabezpečit pro sdílení, slučte vrstvy PDF.

Stručná historie PDF

1991 – Dr. John Warnock, který vynalezl PDF, zahajuje projekt Camelot, známý jako raná fáze technologie PDF.

15. června 1993 – Adobe oficiálně uvádí Acrobat 1.0, první verzi PDF.

2008 – Mezinárodní organizace pro normalizaci vydává PDF 1.7 jako normu ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO vydává PDF 2.0 jako ISO 32000-2 v roce 2017, po němž následuje druhé vydání (ISO 32000-2:2020) v prosinci 2020.

Projekt Camelot, 1991

Dr. John Warnock zahajuje projekt Camelot. Popisuje myšlenku souboru, který lze otevřít a vytisknout s původním rozvržením na jakémkoli počítači nebo tiskárně. Sdílení dokumentů bylo tehdy poměrně problematické, protože na obrazovce kolegy mohly vypadat jinak. Projekt Camelot měl tento problém vyřešit.

Acrobat a PDF 1.0, 1993

Adobe představilo první Acrobat spolu s formátem PDF 15. června 1993. Lidem umožnil sdílet dokumenty se zachováním jejich původního vzhledu. Rozšíření PDF však bylo pomalé, protože soubory byly v té době velké a Adobe Acrobat byl placený software.

Otevřený standard od roku 2008

Adobe v roce 2008 převedlo specifikaci Adobe PDF na ISO, což znamenalo, že PDF už není kontrolováno jediným dodavatelem. Podle aktuální normy ISO 32000-2 jde o otevřený standard, který lze používat nezávisle bez ohledu na poskytovatele softwaru.

Standardy PDF, se kterými se můžete setkat

Co je PDF z hlediska specifikací? PDF je spíše skupina různých standardů než jeden standard. Každý z nich se hodí pro jiné úkoly, včetně archivace, přístupnosti a organizace.

PDF/A pro dlouhodobou archivaci

PDF/A slouží k archivaci souborů a jejich dlouhodobému uchování. Tato verze vyžaduje, aby všechny potřebné prvky včetně písem a barevných profilů byly vloženy do dokumentu. PDF by nemělo záviset na externích nástrojích ani zdrojích. PDF/A se používá, když musí být soubory uloženy a po léta zůstat reprodukovatelné, což často vyžadují soudy, archivy a vládní orgány.

Tagované PDF a PDF/UA pro přístupnost

Tagované PDF zachovává strukturu dokumentu, která zahrnuje nadpisy, seznamy, pořadí čtení a popisky obrázků. Díky tomu je obsah rozpoznán namísto toho, aby se s ním zacházelo jako se souborem prvků. PDF/UA (ISO 14289) stanovuje pravidla, která musí tagované PDF splňovat, aby ho čtečky obrazovky dokázaly číst ve správném pořadí. Přístupnost je základním principem tagovaných PDF.

Linearizované PDF pro rychlé zobrazení na webu

Nejprve je třeba odpovědět na otázku: co je linearizované PDF? Jde o PDF, které je restrukturalizováno tak, abyste mohli vidět první stránku ještě před dokončením stahování v prohlížeči. Tento přístup je užitečný, když pracujete online s velkými soubory, například dlouhými katalogy nebo výzkumnými pracemi. Nemusíte čekat na dokončení stahování a linearizované PDF můžete začít číst ihned.

Časté dotazy

Je PDF zdarma?

Ano. PDF je otevřený formát, takže otevření, čtení a vytváření PDF nic nestojí.

Mohu získat převedený soubor bez placení?

Náš nástroj umožňuje převést soubor zdarma, ale platí to pouze pro jeden dokument a zpracování trvá několik hodin, než je soubor připraven. Pokud nechcete čekat, s předplatným získáte výsledek hned.

Proč tolik lidí používá PDF?

PDF, zkratka pro Portable Document Format, zůstává oblíbené, protože dokument vypadá a je formátován úplně stejně na jakémkoli zařízení nebo operačním systému.

Co je čtečka PDF?

Čtečka PDF je software určený k otevírání, prohlížení a tisku souborů ve formátu PDF neboli Portable Document Format.

Jak poznám, zda je moje PDF sken?

Zkuste myší vybrat nebo zkopírovat část textu. Pokud se nic nezvýrazní, vaše PDF je sken, tedy v podstatě obrázek stránky, nikoli upravitelný text.

Vypadá PDF na každém zařízení stejně?

Ano. PDF je vytvořeno tak, aby se zobrazovalo stejně na jakékoli obrazovce nebo tiskárně. Upevňuje rozvržení, písma a obrázky na místě, takže se nic neposune ze své pozice.