Hvad er en PDF?

PDF står for Portable Document Format. Denne filtype bevarer sit oprindelige udseende, herunder skrifttyper, tekst, layout og billeder, på alle skærme, hvor du åbner den. I denne guide kan du læse, hvad en PDF er, hvordan den fungerer, hvad den bruges til, samt om typer, fordele, begrænsninger og sammenligninger med andre formater.

Hvad står PDF for

PDF står for Portable Document Format. Hvert ord i det fulde navn beskriver, hvad formatet gør. Portable betyder, at en PDF kan åbnes på telefoner, tablets og computere, uanset hvilket program den er oprettet i. Document betyder, at den er udviklet til at indeholde eksempelvis kontrakter, formularer og rapporter. Format betyder, at layoutet er fast: skrifttyper, tekst og billeder bliver, hvor du placerer dem, så modtageren ser siden præcis, som du gemte den.

Kort sagt er en PDF et digitalt aftryk af et ark papir og ikke en samling symboler, som en browser omarrangerer løbende. Det er hele betydningen af PDF i én sætning, og derfor bruges forkortelsen langt oftere end det fulde navn i både daglig og teknisk skrift.

Hvad er en PDF-fil

En PDF er en enkelt fil, der gemmer en sides tekst, billeder og layout samlet, så den ser ens ud, uanset hvor den åbnes. Her kan du se, hvad den indeholder, og hvordan den gør det.

Hvad kan en PDF indeholde

Hvad en PDF-fil indeholder, afhænger af, hvordan den er oprettet. Den kan blandt andet indeholde følgende:

• Tekst

• Billede

• Vektorgrafik

• Indlejrede skrifttyper

• Interaktive knapper

• Links

• Udfyldelige formularfelter

• Kommentarer

• Videoer og andre medier

• Metadata

• Vedhæftede filer

En PDF er ikke et billede af et dokument, men en beholder til forskellige interaktive elementer. Den indeholder langt mere end statiske sider og giver dig mulighed for at klikke på links, udfylde formularer og i fremvisere, der understøtter det, afspille video eller bruge knapper. Takket være de mange indholdstyper, en PDF kan rumme, er den en alsidig fil, som du kan bruge til papirarbejde og en række forskellige opgaver.

Sådan bevarer en PDF det samme layout overalt

Hvordan fungerer en PDF så, når den indeholder forskellige elementer, men bevarer dem uændrede? En PDF gemmer den præcise placering af hvert element i stedet for at være afhængig af et andet program eller en anden software til at sætte dem i orden igen. Den faste formatering med koordinater for hvert element og indlejrede skrifttyper stammer fra PostScript, som er PDF's forløber. PDF udspringer af PostScript, Adobes sidebeskrivelsessprog. Begge metoder (faste koordinater og indlejrede skrifttyper) gør en fil stabil; den afhænger ikke af den software, den blev oprettet i, enheden eller operativsystemet. I modsætning til en PDF kan en DOCX se anderledes ud end originalen på en anden computer, når det gælder skrifttyper eller struktur. En PDF indeholder præcise instruktioner til lagring af elementernes placeringer, så de kan vises på samme måde overalt.

Sådan genkender du en PDF på din computer

Hvis du vil vide, hvad en PDF er på en computer, eller hvordan du finder den, skal du se efter filtypenavnet .pdf i slutningen af dokumentnavnet. Systemet viser også ikonet for din standard-PDF-fremviser ved siden af filnavnet. Hvis du dobbeltklikker på filen, kan du sandsynligvis ikke redigere den, fordi systemet åbner den i en fremviser. Hvis du vil ændre dokumentet, skal du bruge et særligt værktøj eller konvertere det til et redigerbart format.

Hvad bruges PDF-formatet til

En klar forståelse af, hvad PDF-formatet er, gør det lettere at forklare, hvorfor denne dokumenttype er så populær. Med sit faste layout og alsidige anvendelse er det en velegnet løsning til at underskrive kontrakter, udfylde formularer og udføre andre opgaver. Se de mest almindelige anvendelser af PDF nedenfor.

Kontrakter, fakturaer og aftaler

Juridiske og finansielle dokumenter findes ofte i PDF-format, fordi formatet bevarer den aftalte version. En PDF fastholder det aftalte indhold på siden. Når den indeholder en certifikatbaseret digital underskrift, bryder enhver senere ændring denne underskrift. Du kan bruge værktøjet underskriv PDF til at tilføje en elektronisk underskrift og sende dokumentet via e-mail, så en anden kan underskrive det.

Formularer, som folk udfylder og sender tilbage

Jobansøgninger, skatteformularer og spørgeskemaer gemmes som udfyldelige PDF-filer, fordi felterne er indlejret i en fil. En modtager kan indtaste sine oplysninger og returnere dokumentet uden at skulle skrive det hele igen eller ændre formatet. En PDF kan være en genanvendelig formularskabelon, når forskellige personer skal udfylde den. PDFAids værktøj udfyld PDF gør det muligt at skrive i felterne i browseren, gemme den udfyldte formular og oprette PDF-skabeloner med interaktive felter.

CV'er, rapporter, vejledninger og e-bøger

Det er en god beslutning at vælge PDF-formatet, når dokumenter som et CV, en rapport, en forskningsopgave, en vejledning, en brochure eller en e-bog allerede er beregnet til læsning frem for redigering. Det skyldes, at forfatteren ønsker at bevare filens oprindelige design. Hvis du vil bevare layoutet, som det blev oprettet, når du deler det, kan du konvertere DOCX til PDF med vores værktøj. Når en e-bog har brug for fast formatering, kan det også hjælpe at konvertere EPUB til PDF.

Udskrivningsklare filer til designere

Trykkerier beder ofte om en udskrivningsklar PDF, fordi formatet bevarer alle detaljer, der er nødvendige for udskrivning i høj kvalitet. Den udskrivningsspecifikke standard er PDF/X, og den er reguleret af ISO 15930. Et dokument kan indeholde billeder i høj opløsning, indlejrede skrifttyper og farveprofiler, og en PDF understøtter dem alle. Layoutet udskrives, som en designer har oprettet det, med alle visuelle elementer på plads og uden ændringer.

Scanninger og arkiveret papirarbejde

Vi bruger PDF-formatet, når papirdokumenter som kontrakter, kvitteringer og journaler skal omdannes til digitale filer. Du kan oprette én fil i stedet for at tage og gemme flere fotos. Resultatet ligner et dokument på en skærm, men teksten er stadig ikke søgbar eller redigerbar. Siderne forbliver trods alt billeder.

Typer af PDF-filer

Forskellen mellem typer af PDF afgør, hvad du kan gøre med en fil, og hvilke værktøjer der er nødvendige. Hvis du for eksempel prøver at markere en sætning på skærmen med musen, og der ikke sker noget, betyder det, at du har en scanning. Der findes også PDF Portfolio – én PDF, der indeholder flere filer, såsom en kontrakt, et regneark og fotos.

Digitale PDF-filer

Det er filer, der er oprettet digitalt i Word, Excel, en browser eller designsoftware. Teksten i dette dokument er rigtig tekst, så du kan søge efter og kopiere den i enhver fremviser og ændre den i et PDF-redigeringsværktøj. Det er en af de almindelige PDF-typer, som folk normalt arbejder med. Sådanne filer er kompatible med de fleste værktøjer til redigering, konvertering og andre handlinger.

Scannede PDF-filer

For bedre at forstå, hvad du kan gøre med denne type fil, er det nødvendigt at forklare, hvad en scannet PDF er. Det er et billede af en side, der er gemt i PDF-format. Billederne og teksten, du ser, er en del af denne kopi, og du kan ikke søge i, markere, kopiere eller redigere dem. Teknisk set er det de pixels, som en side består af, og ikke enkelte elementer. Denne type PDF er en side fra en scanner eller et foto taget med en smartphone. Du kan dog konvertere en scannet PDF til et redigerbart dokument på vores platform og foretage ændringer her.

Søgbare PDF-filer

Hvad er så en søgbar PDF-fil, og hvordan arbejder du med den? Når OCR anvendes på et scannet dokument, får det et søgbart tekstlag, selv om det stadig ligner et billede. Det indeholder det indhold, som scanningen har genkendt, og du kan markere eller kopiere det. Det vigtigste er, at OCR downloader en ny fil. Det er ikke en anden slags dokument, men den samme scanning med et tekstlag tilføjet nedenunder. Du kan hurtigt konvertere en scannet fil med værktøjet OCR PDF og søge i en PDF i browseren.

Fordele og begrænsninger ved PDF

Det, formatet er bedst til

Ud over at bevare det oprindelige layout, som nævnt ovenfor, har PDF flere fordele. I et søgbart dokument kan du hurtigt finde og redigere den nødvendige tekst, ord, tal og andre oplysninger uden at skulle gennemgå hver enkelt side. PDF følger den åbne ISO 32000-standard, hvilket gør formatet uafhængigt af en softwareleverandør. Derfor kan sådanne filer deles og vises i en række programmer på forskellige enheder uanset operativsystem. PDF-filer har også sikkerhedsindstillinger som adgangskoder og tilladelser til sikker brug, især ved virksomhedskontrakter, ansøgninger og andre dokumenter med vigtige oplysninger. Andre understøttede funktioner, herunder links, underskrifter og udfyldelige formularer, gør PDF til et af de mest praktiske formater til sociale, akademiske eller arbejdsmæssige formål.

Det, der kan være besværligt

Du bør kende de begrænsninger ved PDF, der kan påvirke arbejdet. Da formatet blev skabt til deling, kræver redigering et ekstra trin, hvilket betyder, at det er nødvendigt at redigere det direkte eller konvertere det til DOCX. Et andet problem opstår med et scannet dokument, der forbliver et billede i stedet for tekst, før du bruger OCR. En lang PDF kan også blive et problem, hvis du skal sende en vedhæftet fil via e-mail på grund af størrelsesbegrænsninger. I så fald kan opdeling eller komprimering af en fil være løsningen. Normalt konverterer folk ikke PDF-filer for konverteringens skyld, men for at få adgang til indholdet.

PDF vs. andre filformater

Filer i forskellige formater passer til bestemte behov og kan være en bedre løsning til nogle opgaver, så derfor sammenligner vi PDF med Word og JPG. Forskellen mellem PDF og Word gennemgås nedenfor.

PDF vs. Word

DOCX fungerer godt som et udkast, du kan redigere, mens en PDF er et praktisk valg til en endelig version. Hvis du skal foretage ændringer i en PDF, kan du konvertere PDF til Word og derefter konvertere Word til PDF igen, når du er færdig. Vær opmærksom på, at en konvertering til DOCX kan påvirke det oprindelige layout, herunder kolonner, billedtekster og andre elementer.

PDF vs. JPG

I modsætning til et PDF-dokument med flere sider, der indeholder søgbar tekst, er en JPG et enkelt billede uden tekstlag. Det er en nyttig løsning, hvis du ikke ved, om modtageren har et program, der kan åbne en PDF. Hvis du vil arbejde med begge filtyper, kan du konvertere PDF til JPG eller JPG til PDF online i browseren.

Sådan åbner du en PDF

Hvis du vil vide, hvordan du åbner en PDF-fil, kan du bruge enhver moderne browser uden at installere software. Træk filen til en åben browserfane, eller højreklik på den og vælg Åbn med > Chrome, Edge eller Safari. Din PDF er straks klar til visning. Hvis du vil søge i tekst, redigere den, tilføje et notat eller udskrive den, kan du bruge et online PDF-læser-værktøj. Upload filen fra en hvilken som helst enhed, og brug de indbyggede værktøjer efter behov. Du kan se, zoome, skifte mellem sider, udskrive, downloade og sende en PDF via e-mail samt åbne den i redigeringsværktøjet, hvis du skal underskrive eller ændre den.

Sådan opretter du en PDF-fil

Der er flere metoder til at oprette en PDF-fil, herunder dokumentkonvertering, at gemme den som PDF i et udskrivningsvindue eller at downloade en webside.

Konverter en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil

Konvertering er den mest populære metode, især når det gælder kontordokumenter, og du vil bevare det oprindelige layout. Konverter DOCX til PDF, hvis du vil dele en kontrakt eller rapport, Excel til PDF for regneark, og konverter PowerPoint til PDF for præsentationer.

Udskriv til PDF i stedet for papir

Du kan udskrive til PDF i stedet for at udskrive et dokument på papir, hvis du vælger denne indstilling i udskrivningsvinduet. Afhængigt af hvilket system du bruger, skal du gøre følgende: Destination > Save as PDF (Chrome og Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); PDF-menuen > Save as PDF (macOS). Det kan du gøre med næsten alle filer, der kan udskrives, fra billeder til dokumenter.

Gem en webside som PDF

Hvis du vil bevare layoutet og indholdet i de filer, du har brug for, kan du gemme en webside som PDF. Med denne metode kan du downloade billetter, ordrebekræftelser og artikler. Brug et online HTML til PDF-værktøj til at konvertere websider til PDF-filer.

Lav fotos eller scanninger om til PDF

Det er en praktisk mulighed, fordi du kan oprette én fil af en samling billeder eller scannede kopier og samtidig bevare siderækkefølgen. Én PDF er nemmere at gemme og dele end separate fotos eller dokumenter. Håndter din fil med JPG til PDF, Scan til PDF og sammenflet billeder til én PDF.

Start en PDF fra bunden

Selv om det ikke er det mest almindelige behov, er det nogle gange nødvendigt at oprette en PDF uden en originalfil. Typisk skal man starte fra bunden, når der er behov for et følgebrev, en enkel formular eller et andet dokument på én side. Brug værktøjet Opret en PDF til at starte med en tom side.

Sådan redigerer du en PDF

At redigere en PDF kræver mere end én handling, da det kan omfatte ændring af tekst og billeder, sammenfletning eller opdeling af filer eller udtrækning af det indhold, De har brug for.

Rediger tekst og billeder

De kan ændre et tal, udskifte et logo eller fjerne et afsnit direkte i vores PDF-redigeringsværktøj. De behøver ikke at opbygge dokumentet igen. Værktøjet lader Dem også redigere tekst med den oprindelige skrifttype, der blev brugt til teksten. Skrifttypen kan kun matches, når den er integreret i PDF-filen, så nogle redigeringer vil bruge en lignende skrifttype. Den særlige funktion PDF-tekstredigering er en nyttig løsning, når den rettede linje skal passe til resten af afsnittet.

Sammenflet, del og omarranger sider

De kan arbejde med en PDF som med et sæt spillekort og omarrangere og sammenflette dem. Sammenflet separate filer til én fil med vores PDF-sammenfletter for at gemme arkiverede dokumenter eller samle rapportoplysninger i én fil. Del PDF, hvis De skal sende en lang fil via e-mail, eller hvis De kun har brug for ét kapitel. Når De skal omorganisere filen, kan De også omarrangere sider i vores arbejdsområde.

Udtræk de sider eller billeder, De har brug for

Hvis De har en fil på 60 sider og kun har brug for 3 af dem, kan De udtrække sider fra en PDF. Udtræk det nødvendige indhold, og send det separat fra hele dokumentet. Vores værktøj Udtræk PDF kan håndtere filer på 100 MB. De kan også udtrække billeder fra en PDF, når De skal gemme et vigtigt skærmbillede, med tjenesten Udtræk billeder.

Tilføj et vandmærke, før De deler

Tilføj et vandmærke til en PDF, når et dokument forlader Deres hænder, før det er færdigt, eller skal mærkes som fortroligt. De kan f.eks. bruge mærkater som Kladde eller Fortroligt. Vælg en tilpasset skabelon til filen, når De tilføjer et vandmærke eller stempler ved hjælp af PDFAids værktøjer.

Gør filen mindre, før De sender den

Store PDF-filer overskrider ofte e-mailtjenesters størrelsesgrænser, især hvis de indeholder en scanning på flere sider lavet af mobilfotos – den kan fylde snesevis af megabyte. Komprimer en PDF for at gøre filen mindre, og send den via e-mail på vores platform. Komprimering kan påvirke billedkvaliteten, men ikke teksten i dokumentet.

Er en PDF sikker

PDF har tre forskellige sikkerhedsmekanismer og tilladelser (der kræver en ejeradgangskode), som De kan vælge afhængigt af Deres formål og opgaver. Adgangskoder (en åbningsadgangskode og en tilladelsesadgangskode), underskrifter samt redigering eller sammenlægning beskrives nedenfor. Valget afhænger af, hvad De har brug for at beskytte.

Adgangskoder og kryptering

PDF-kryptering med adgangskodebeskyttelse forhindrer andre i at åbne filen, medmindre de indtaster den nødvendige adgangskode. Det er nyttigt, når De kun ønsker, at bestemte modtagere skal have adgang til dokumentet. De kan dog have en fil, der ikke længere behøver beskyttelse, og ønske at fjerne krypteringen. Når De kender adgangskoden til en PDF, kan De låse en PDF op og gøre den tilgængelig for visning, ændring og deling.

Digitale og elektroniske underskrifter

Hvad er så en certificeret PDF, og hvorfor er det vigtigt at kende forskellen mellem disse underskrifter? Mange forveksler dem, selv om de ikke ligner hinanden. En elektronisk underskrift er en, De kan skrive, indsætte eller tegne for at vise, at De godkender eller har til hensigt at gøre det, der står. De kan underskrive en PDF på denne måde med vores tjeneste. En digital underskrift er baseret på kryptografisk teknologi og kan bekræfte identiteten og bevare dokumentets integritet efter underskrift. Når forfatteren anvender en certificeringsunderskrift, bliver PDF-filen certificeret: Læsere kan se, hvem der certificerede den, og om nogen har foretaget ændringer, som forfatteren ikke tillod.

Redigering og sammenlægning

Redigering og sammenlægning er to forskellige mekanismer, der kan beskytte dokumentet. Redigering sletter den valgte tekst eller det valgte område permanent fra filen; en sort rektangel, der er tegnet ovenpå, er ikke redigering, fordi teksten forbliver nedenunder og kan kopieres. Sammenlægning fungerer på en anden måde ved at gøre det umuligt at ændre underskrifter og felter. Denne mulighed fastlåser indholdslagene, så andre ikke kan redigere eller fjerne disse elementer. Felterne og underskrifterne bliver en del af siden, så ingen kan redigere eller fjerne dem som formularelementer. Rediger en PDF, når De skal skjule følsomme oplysninger, og sammenlæg en PDF for at gøre den sikker at dele.

En kort historie om PDF

1991 – Dr. John Warnock, der opfandt PDF, starter Camelot-projektet, som er kendt som den tidlige fase af PDF-teknologien.

15. juni 1993 - Adobe lancerer officielt Acrobat 1.0, den første PDF-version.

2008 – PDF 1.7 udgives af International Organization for Standardization som standarden ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO udgiver PDF 2.0 som ISO 32000-2 i 2017, efterfulgt af en anden udgave (ISO 32000-2:2020) i december 2020.

Camelot-projektet, 1991

Dr. John Warnock lancerer Camelot-projektet. Han beskriver idéen om en fil, der kan åbnes og udskrives med det oprindelige layout på enhver computer eller printer. Dengang var det ret problematisk at dele dokumenter, fordi de kunne se forskellige ud på en kollegas skærm. Camelot-projektet blev udviklet for at løse dette problem.

Acrobat og PDF 1.0, 1993

Adobe præsenterede den første Acrobat sammen med et PDF-format den 15. juni 1993. Det gav folk mulighed for at dele dokumenter, samtidig med at deres oprindelige udseende blev bevaret. Udbredelsen af PDF gik dog langsomt, fordi filerne dengang var store, og Adobe Acrobat var betalingssoftware.

En åben standard siden 2008

Adobe overførte specifikationen for Adobe PDF til ISO i 2008, hvilket betød, at en PDF ikke længere styres af én leverandør. Ifølge den nuværende ISO 32000-2 er det en åben standard, der kan bruges uafhængigt af softwareleverandøren.

PDF-standarder, De vil møde

Hvad er en PDF ud fra dens specifikationer? PDF er snarere en familie af forskellige standarder end én enkelt standard. De passer alle til forskellige opgaver, herunder bevaring, tilgængelighed og organisering.

PDF/A til langtidsarkivering

PDF/A er til arkivering af filer og bevaring af dem i lang tid. Denne version kræver, at alle nødvendige elementer, herunder skrifttyper og farveprofiler, er integreret i et dokument. En PDF bør ikke afhænge af eksterne værktøjer eller ressourcer. PDF/A bruges, når filer skal opbevares og fortsat kunne genskabes i årevis, hvilket ofte kræves af domstole, arkiver og offentlige myndigheder.

Tagget PDF og PDF/UA til tilgængelighed

En tagget PDF bevarer en dokumentstruktur, der omfatter overskrifter, lister, læserækkefølge og billedtekster. Takket være dette genkendes indholdet i stedet for at blive behandlet som en samling af elementer. PDF/UA (ISO 14289) fastlægger de regler, en tagget PDF skal opfylde, så skærmlæsere kan læse den i den rigtige rækkefølge. Tilgængelighed er kerneprincippet for taggede PDF-filer.

Lineariseret PDF til hurtig visning på nettet

Først er det nødvendigt at besvare spørgsmålet: Hvad er en lineariseret PDF? Det er en PDF, der er omstruktureret, så De kan se den første side, før browseren er færdig med at downloade den. Denne tilgang er nyttig, når De skal arbejde med store filer online, f.eks. lange kataloger eller forskningsartikler. De behøver ikke at vente, til downloadet er færdigt, og kan begynde at læse en lineariseret PDF med det samme.

Ofte stillede spørgsmål

Er PDF gratis?

Ja. PDF er et åbent format, så det koster ikke noget at åbne, læse og oprette PDF-filer.

Kan jeg få min konverterede fil uden at betale?

Vores værktøj lader Dem konvertere en fil gratis, men det gælder kun ét dokument, og behandlingen tager nogle timer, før filen er klar. Hvis De hellere vil springe ventetiden over, får De resultatet med det samme med et abonnement.

Hvorfor bruger så mange PDF-filer?

PDF, en forkortelse for Portable Document Format, er fortsat populært, fordi det får et dokument til at se ud og være formateret på præcis samme måde på enhver enhed eller ethvert operativsystem.

Hvad er en PDF-læser?

En PDF-læser er software, der er udviklet til at åbne, vise og udskrive filer i PDF eller Portable Document Format.

Hvordan ved jeg, om min PDF er en scanning?

Prøv at vælge eller kopiere noget tekst med musen. Hvis intet fremhæves, er PDF-filen en scanning, altså i praksis et billede af en side frem for redigerbar tekst.

Ser en PDF ens ud på alle enheder?

Ja. En PDF er udviklet til at blive vist identisk på enhver skærm eller printer. Den fastlåser layout, skrifttyper og billeder, så intet flytter sig fra sin placering.